办公自动化
办公自动化简称是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式#是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域# 是信息化社会的产物$ 它是利用计算机及其他电子机械设备辅助办公工作的进行#将各种数据有效地存储在计算机中#由计算机加工处理并经电子通信线路传送#并组成一个处理效率高%数据安全性好的信息系统$在行政机关工作中#是采用31-*41*-531-401*- 技术#基于工作流的概念#以计算机为中心#采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术#广泛%全面%迅速地收集%整理%加工%存储和使用信息#使内部人员方便快捷地共享信息#高效地协同工作#为科学管理和决策服务#提高办公质量%办公效率#从而达到提高行政效率的目的$#!
电子政务概念
电子政务就是政府及其他公共管理主体应用信息%通信技术和其他先进技术#对自身的组织机构%业务流程进行优化重组以提高内部协调与管理的效率#以及公共服务的质量与效率$ 从上述的电子政务的内涵中#我们可以看出电子政务的特征是具有网络性%技术性的新型管理#电子政务的顺利实施#不仅是一个全新的技术概念#而且是一种崭新的政府管理模式$
电子政务与政府办公自动化的关系
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关#又在应用侧重点%用户群体以及采用的技术等方面都有所差异$总的来说#前者在用户的范畴上包含后者#电子政务是更广意义上的政府办公自动化或者理解为&面向社会的政府办公自动化’全球性的网络化信息化进程正改变着人们的生活方式技术应用及电子商务的飞速增长给人们生活%工作的各个层面带来了深刻的影响。目前在应用方面政府部门已建立了自己的6*7 服务器和网站#有的还实现了一些简单的网上业务$ 但由于政府各相关单位在信息化建设中的技术差别和经验欠缺#所以电子政务并未在真正意义上得以实现$
办公自动化系统的支撑技术和实现
89$ 支撑技术
办公自动化系统的支撑技术有计算机技术%通信技术%自动化技术数据库技术和中间件技术等$从物化的角度看#支撑技术就是办公自动化系统的硬件和
软件$办公自动化系统的软件包括系统支撑软件%办公自动化系统通用软件和专用软件$其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件#如6(1:;%<(=-0 等操作系统和中间软件服务器#如服务器%邮件服务器等$ 通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件#如 6.4>%?@)*A 等$ 专用软件是指面向特定单位%部门#有针对性地开发的办公应用软件#如文件处理%会议安排等$&+ 系统建设中#主要是对系统支撑软件的部署# 专用软件的开发和通用软件的二次开发
实现技术
目前流行的办公自动化系统平台有的基于有的基于;也有的基于910-#技术架构也是多种演示的#不过以B!** 为主流$ B!**是基于B0C0 技术的一整套应用开发标准和规范以及同硬件无关的运行环境#能够为开发的产品带来显著地可移植性%可伸缩性%稳定性%安全性和可管理性$ 在&+ 系统中#应该充分利用各种技术的优点#将其结合起来#使之发挥最大的作用$&!
政府办公自动化系统的需求和目标
政府机关办公活动就是对数据%文字%声音%图像%图形等各类办公信息进行采集%存储%处理%传送和输出的过程#大量的数据和信息产生于办公活动中#需要采用电子化手段进行办公活动提高效率$ 主要实现下面七个方面的功能(!"# 建立内部的通信平台$ 建立组织内部的邮件系统#使组织内部的通信和信息交流快捷通畅$!"$ 建立信息发布的平台$ 在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所#使内部的规章制度%新闻简报%技术交流%公告事项等能够机关内部员工之间得到广泛的传播# 使员工能够了解单位的发展动态$
实现工作流程的自动化$ 这牵涉到流转过程的实时监控%跟踪#解决多岗位%多部门之间的协同工作问题#实现高效率的协作$!%’实现文档管理的自动化$ 可使各类文档!包括各种文件%知识%信息"能够按权限进行保存%共享和使用#并有一个方便的查找手段$
!%! 辅助办公$ 它牵涉的内容比较多#像会议管理%车辆管理等与日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公#实现这些辅助办公的自动化$ !%( 信息集成$ 每一个单位#都存在大量的业务系统#办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成#使相关的人员能够有效地获得整体的信息#提
高整体的反应速度和决策能力$!%) 实现分布式办公$ 这就是要支持多分支机构%跨地域的办公模式以及移动办公$现在来讲#地域分布越来越广#移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求$’!
政府办公自动化系统建设中应注意的问题
整体规划与分步实施
政府办公自动化系统作为电子政务的基础和重要组成部分#必须重视规划的整体性$ 我们目前可能已经发现#本单位开发多了个应用系统#每个应用系统都投入巨资并采用最新技术进行开发#每个系统开发时只关心该系统的应用#没有或者说没有能力考虑这些不同的应用系统之间的关系#结果常常造成各个系统数据库不统一%开发语言不统一%显示模式不统一%操作平台不统一#造成数据共享和使用的困难$ 因此#在分步实施时需要强调整体规划$
应用与标准化的关系
政府办公自动化系统要实现行业化和网络化#但为了搞标准化而延误应用的时机不但不合理#而且还会最终阻碍标准化推进进程$ 因此#要处理好应用与标准化的关系#以应用为核心#以应用推进标准化$ 政府办公自动化系统要采用合理可行的标准化策略#明确哪些标准可以由用户自行采用#哪些标准用户没有选择权而必须接受有关方面的决定$
安全性
政府办公自动化作为信息网络的一个特殊应用领域#运行着大量需要保护的数据和信息#相对于企业信息化的电子商务#具有自身特殊性(一是信息内容的高保密性%高敏感度)二是电子政务发挥行政监督力度)三是利用网络环境为社会提供公共服务$ 如果系统安全性被破坏#造成敏感信息暴露或丢失#或网络被攻击等安全事件#产生的后果必然不堪设想$对政府部门而言#没有信息安全解决方案#就没有信息基础设施的安全保证$
(!结束语
随着信息社会的不断发展#利用计算机技术%网络技术开展办公业务已成为当今社会发展的必由之路!办公自动化发展到今天!人们的认识仅仅限于采用先进的设备简单地模仿人们的手工行为!如何通过实现办公自动化系统来规范政府的办事行为!提高政府的办事效率和决策效能是我们要进一步研究的问题"
