电子政务系统与办公自动化系统.ppt

第三章、电子政务与办公自动化
3.1 办公自动化的应用
随着机构改革的深化和政府机构宏观管理职能的加 强，政府机构面临的信息来源、信息量和处理要求 都在迅速增长，改革开放的社会对政府机构的效率 和对公众需求的反应速度也提出了更高的要求。原 有的办公模式已经不能满足日益增长的事务处理、 信息处理和决策支持等方面的要求。为保证政府机 关决策的科学化和准确化，充分利用先进的高新技 术和设备、多渠道、全方位地掌握信息，利用电子 信息技术进行加工、检索、预测，已成为当务之急。 伴随着政府的高度重视和有力推进，作为电子政务 重要组成部分的办公自动化系统，在其应用的广度 和深度都得到了充分的发展。。
（三）办公自动化有效降低办公成本
办公自动化最大的节约是对人力资源的节约，一般性的、重 复性的事务交由计算机处理，办事人员就有更多的时间考虑 更高层次的问题。这不仅节约了人力资源，而且提高了人力 资源的使用效率。
（四）有利于实现资源共享
计算机的出现和数据库技术的应用，是人类社会的一个相当 大的进步，信息部门有什么，用户就可以用什么，网络的形 成能充分实现资源共享。
（三）在Internet上建立公用网站，进行信息采集、发布， 部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范主要是指利用先进的科学技 术将办公人员和计算机技术、网络技术、现 代化办公用品等先进设备结合起来构成人机 信息处理系统。
（三）我国办公自动化系统的应用和 发展历程
第一代办公自动化系统，是从20世纪80年代中期到90年代 中期以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据统计和 文档写作电子化，即办公信息载体从纸介质方式转向比特方 式。
们接触到的信息载体逐渐由以纸介质向以电子介质 为主转变。 （二）办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效 手段 通过互联网，人与人的沟通、工作的协调、任务的 控制都可以在网上进行，不仅速度快，而且效率高。 如发文，从拟稿到签发，中间有许多环节需要沟通 和协调，可通过网络来实现，简单方便，省时省力。
现代办公自动化系统在传统办公自动化系统基础上以扩展为一个多功能 的信息处理平台。通过它，全面实现从手工办公到无纸办公的过渡，以 网上办公方式代替传统手工方式，更重要的是以信息交流、知识管理为 核心，实现政府的网上共享和交流，协同完成工作事务，并尽可能充分 利用各种信息资源，提高政府工作人员的工作效率和工作质量。
四、办公自动化系统的开发
（三）系统实施 系统交付用户使用后，把意见反馈给开发人员，进
行优化，直至满足需求为止。 （四）系统维护 系统投入运行后，需要对系统进行维护，由专人保
管整套系统及相关文档，以保证系统正常运行。 （五）系统评价 检查系统是否达到预期目标，指出优点和缺点，从
（一）提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本要求 （二）处理大量的复合文档型的数据信息 （三）包含大量的工作流应用 （四）支持协同工作和移动办公 （五）应有完整的安全性 （六）能集成其他业务应用系统和Internet
三、办公自动化和Web技术的结合是实现电 子政务的基础
（三）系统用户不同
办公自动化的用户多为办公人员，而电子政务由于一般是互 动式进行的，所以，其系统用户的范围很广，有政府部门的 工作人员，还有相关的企事业单位工作人员特别是社会公众 等。
二、电子政务系统中办公自动化的建设
政府部门办公自动化 、系统应以公文处理和机关事务管理为 核心，同时提供信息通讯和服务等重要功能，因此，典型的 办公自动化系统应用包括公文处理、督查管理、政务信息采 集与发布、内部请示报告管理、档案管理等。鉴于Internet 在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与 Internet留有平滑的接口。
一、电子政务系统与办公自动化系统的区别
（一）应用定位不同
电子政务侧重于政府部门内部以及跨部门、系统和地区的应 用，而办公自动化系统的应用重点一般是在部门内部，并且 主要集中于办公人员的个人层面
（二）应用主体不同
办公自动化几乎广泛应用于所有的党政机关和企事业单位， 电子政务则主要应用于各级政府部门和其他公共管理部门。
（一）在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论 坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同 工作。
（二）组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本 建立起网上协同办公的意识后，考虑在办公网络内进行一些 日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、 信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务等。
第二代办公自动化系统，是从90年代中期开始的以网络技术 和协同工作技术为主要特征，实现工作流程自动化，即将收 发文从传统的手工方式转向工作流程自动化方式；实现了政 府不同职能部门间的工作流程自动化，使不同部门及其工作 人员间的协作大大加强，使政府的办公效率得到很大的提高。 而且，以internet为基础，办公自动化系统实现了移动办公， 政府资源的利用不再受通信技术的限制，从而实现了电子政 务的第一步；政府内部的电子化和网络化办公。
办公系统的最本质的区别
是信息存储和传输的媒介不同。
传统的办公系统利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄影机 胶片记录影像，利用录音机记录声音。这些都属于模拟存储介质，所利 用的各种设备之间没有自动的配合，难以实现高效率的信息处理、检索 和传输，存储介质占用的空间也很大。现代化的办公自动化系统中，利 用计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中存储和流动，软件 系统管理各种设备自动地按照协议配合工作，使人们能够高效率地进行 信息处理、传输和利用。办公自动化技术的发展将使办公活动向着数字 化的方向发展，最终实现无纸化办公。
（五）办公自动化是科学管理的必由之路
办公自动化的发展以单项业务处理为中心发展到以信息处理 为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心，其目的是为 了获得与应用知识，实现管理的科学化。
四、办公自动化系统的开发
开发办公自动化系统一般可以分为5个阶段：系统 需求分析、系统设计、系统实施、系统维护、系统 评价。
一、什么是办公自动化？
（一）产生背景
办公自动化是20世纪70年代中期发达国家为解决办公业务量 急剧增加对企业生产率产生巨大影响的背景下，发展起来的 一门综合技术。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人 们借助各种信息设备解决对部分办公业务的处理，达到提高 生产率、工作效率、方便管理和决策的目的。随着政府信息 化的发展，企业信息化的成功经验逐渐引入政府管理中来。 办公自动化系统在20世纪80年代开始在我国普及应用。在这 期间内，各级政府机关、企业和团体都采用了不同的解决方 案来建设符合自己实际需要的办公自动化系统。
四、办公自动化系统的开发
（一）系统需求分析 主要室确定系统的目标，解决要做什么的问题。目标确定是
否合理是设计成败的关键，因此在确定系统目标时必须统筹 兼顾，认真调研，并要求用户与开发人员密切配合。在此阶 段，用户的参与是十分重要的，只有这样，开发人员才能更 清楚了解用户的需要。系统设计的好坏很大程度上取决于是 否能满足用户的需要。 （二）系统设计 主要根据系统目标，解决怎么做的问题。本阶段把系统目标 进一步细化，在选择设计工具时，需要考虑的因素：系统运 行的效率、可靠性和可扩充性。
三、办公自动化的作用
办公自动化系统是为加强管理而建立的，其目的是 通过实现办公现代化而高效地完成管理工作，通过 采用合适的组织结构和体系，以尽可能低的成本， 达到提高效率、增强创造性、提高协同工作能力的 目的。
三、办公自动化的作用
（一）办公自动化系统是对传统办公方式的变革 随着计算机的广泛应用和网络技术的飞速发展，人
二、办公自动化的模式
（一）事务型办公系统 应具有文字处理、文件库管理、行文处理、邮件处理、文档
资料处理、编辑排版、电子报表和其他数据处理功能。具有 通信功能的多机事务处理型办公系统，应能承担起电视会议、 联机检索和图形、图像、声音等处理任务。 （二）管理型办公系统 具备事务型的全部功能，同时增加管理信息系统（MIS）功 能。 （三）决策办公系统 具备管理型的功能，增强辅助决策功能DDS，具备由专家系 统和人工职能保障的决策功能。
（三）我国办公自动化系统的应用和 发展历程
第三代办公自动化系统，是融信息处理、业 务流程和知识管理于一体的应用系统。它以 知识管理为核心，提供丰富的学习功能与知 识共享机制，确保使用者随时随地根据需要 向专家学习、向组织的现有知识学习，使员 工在办公自动化系统中的地位从被动向主动 转变。
（四）传统的办公系统和现代化
而指出系统改进和发展的方向。
办公自动化操作
3.2、电子政务系统与办公自动化系统
电子政务系统是一个综合的信息系统，不同于简单的“上 网”，它的服务对象不仅包括政府机关内部，还包括其他机 关、团体、企业和社会公众。它处理的信息包括政府机关内 部信息、可在一定范围内交流的信息和可以公开发布的信息。 在处理方法上，采用模拟机关内部政务处理流程的处理方式， 并进一步促进内部协作，加速信息发布，受理各类申请、投 诉、建议和要求。也就是说，电子政务系统既包括信息的发 布和接受，也包括信息的交互式处理。