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《油类记录簿》的管理和填写第一、船舶《油类记录簿》的配备和管理一、关于《油类记录簿》《MARPOL73/78》附则Ⅰ的第20条规定：“凡150总吨及以上的油船和400总吨及以上的非油船，应备有《油类记录薄》第一部分（机器处所的作业）”，本文提及的《油类记录簿》正是指适用于这种非油轮船舶。
1、《油类记录簿》由国际公约统一规范，为国际通用法定文书，所有《油类记录簿》必须与《MARPOL 73/78》及其修正案附则I 第IV章附录III规定的格式一致。
各海事主管机关核发的《油类记录簿》，其记录项目，代码等原则性要求都是一样的。
虽然公约本身并未一定要求使用船旗国自己印制并盖章的《油类记录簿》，但是，巴拿马旗船舶必需使用由其印制并签章后的《油类记录簿》；中国旗船舶必需使用中国海事局监制且签章的《油类记录簿》；香港旗船舶的《油类记录簿》不需签章，也没有硬性规定要用香港印制的记录本。
（编者注：巴拿马印制的，800港元/本；香港印制的，26港元/本；国内印制的，50元人民币/本）。
2、启用新本，首先在首页上填写船名、呼号、总吨位及使用起始日期，并有船籍港海事局的盖章（香港旗船舶不要求盖章）。
每页记录前，首先将该页上部填写船名、呼号，并将不适合的内容删去。
3、《油类记录簿》是船上的法定文书之一，必须严格、认真、正确、及时地记录。
根据《73／78防污公约》附则I第20条（4）的规定，对于持有《国际防止油污证书》的国际营运船舶，《油类记录簿》应使用船旗国的官方文字记录，还必须有英文或法文的记录（编者注:我司的国际营运船舶，除中国旗船舶须有中/ 英文对照记录外，其它船舶用英文记录即可）。
遇有争议或不相一致的情况时，以船旗国的官方文字记录为准。
4、《油类记录簿》在填写完最后一页后，应在船保存3年。
5、《MARPOL 73/78》缔约国政府主管当局，可以对停靠本国港口或近海装卸站的任何船舶检查《油类记录簿》，并可将该《油类记录簿》中的任何记录复制成副本（可要求主管当局在根据本项规定而制作副本时，应尽快进行，避免造成船舶不当延误），也可要求船长证明该副本是该项记录的真实副本。
【轮机】油类记录簿的规范化记录1日期？日？月（英文简写大写）？年2签名1.每一项操作3/E签名2.每一项操作C/E签名3.每一页记录完Captain签名4.签名尽量用英文（汉语拼音）3修改修改前的内容要清楚，划斜线，并签名.4主要记录项目1.各污油柜，污油舱每星期（间隔时间不能超过一星期）记录一次存量.日期：？日？月？年项目：PIC项序及内容：11.1油柜名称FO Drain TK；H.F.O SLudge TK；NO.1 Waste oil Tk；NO.2Waste Oil Tk；L.O Drain TK；L.O SLudge TK；Scav.Box Drain TK；Stuffing Box Drain TK11.2油柜总容积（固定值，与油类记录簿登记值一致）11.3实际测量值11.4手动回收污油量（每月需要记录1～2次，每次0.02m3左右，清洗滤器的残油，厨房的污油等）签名：3/E，C/E（日期：？日？月？年）2.每星期记载污油舱存量（距前一次记载日期不能超过7天）日期：？日？月？年项目：PlC项序及内容：11.1 Bilge oil tank11.2 Cap.?m3（总舱容）11.3 Retained(残留量实际测量值）11.4 手动回收油量签名：3/E，C/E（日期：？日？月？年）3.每星期记载污水柜存量（距前一次记载不能超过7天）日期：？日？月？年项目：I项序：（空）内容：Weekly inventory of Bilge TKCap.?m3（总舱容）Retained?m3（残留量测量值）签名：3/E，C/E（日期？日？月？年）4.主机冷凝水放入污水柜（有需要放入时记载）日期：？日？月？年项目：I项序：（空）内容：？m3 water from cooler of M/E drain toBilge TK.Cap.？m3（总舱容）Retained ？m3（残留值测量值）签名：3/E，C/E（日期：？日？月？年）5.机舱污水井污水收集泵入污水舱日期：？日？月？年项目：PID项序及内容：13.？m3bilge water from E/R bilge well to Bilge TK.14.start：？（开始时间）stop：？（结束时间）15.3 Bilge tank Cap.？m3（总舱容）Retained ？m3（残留测量值）签名：3/E，C/E（日期：？日？月？年）6.污水舱污水通过15PPM油水分离器距最近通岸线12海里以上排放入海.日期：？日？月？年项目：PID项序及内容：13.？m3 of Bilge water from Bilge TK.to overboard.Cap.？m3（总舱容）Retaind ？m3（残留测量值）14.start：？stop：？（船钟时间～要和油水分离器电子记录仪上时间一致）15.1.Through 15PPM equipment overboard.position start：？（船位～甲板部提供）position stop：？（船位～甲板部提供）签名：3/E，C/E（日期：3/E，C/E）7.各污油柜驳入污油舱.日期：？日？月？年项目：PIC项序：12.2内容：？m3 Waste Oil from Seav. Box Drain TK.toBilge oil TK.Cap.？m3；Retained ？m3m3 Sludge oil from L.O. sludge TK. to Bilge oil TK.Cap.?m3； Retained ？m3m3 Sludge oil from H.F.O. Sludge TK.toBilge oil TK.Cap.？m3；Retained ？m3.Bilge Oil Tank.Cap.? m3; Retained ? m3.签名：3/E，C/E（日期：？日？月？年）8.污油回收记载（附污油接收证明）.日期：？日？月？年项目：PIC项序：12.1内容：？m3 sludge oil from Bilge oil TK.to Shore Facility(岸上接受装置～最好注明污油船船名或者卡车公司）during ? (港口名称）Port.Bilge Oil TK. Cap.?m3;Retained ?m3签名：3/E，C/E（日期：？日？月？年）。
7. 终止排放时的船位。
8. 排放期间的船速。
9. 排放的方法。
.1 通过100ppm设备；.2 通过15ppm设备；.3 排入接收设备。
10.排放的数量。
（C）残油（油泥）的收集和处理11.残油的收集每航次结束时船上留存的残油（油泥）的数量，这种航行必须超过一周，当船舶在短航程上，残油量应每周记录一次：.1 适用于分离出的油泥（燃油和润滑油的净化所产生的油泥）和其他残油。
－注明油舱编号－油舱的容量（立方米）－留存残油的总量（立方米）；.2 适用于除.1以外的舱室布置，其他残油（例如在机器处所的排水口，泄漏，耗损油等所产生的残油）。
－注明油舱编号－油舱的容积（立方米）－留存残油的总量（立方米）；12.残油的处理方法陈述油舱排空时处理的残油量和保留在舱里的油量：.1 排放接收设备（注明港口）［注（2）］；.2 驳入另一（其他）油舱（注明油柜编号和油舱的总容量）；.3 焚烧（注明操作的整个时间）；.4 其他方法（予以说明）（D）机器所处积存的舱底水非自动排出舷外或其他处理13. 排放和处理的数量。
14. 排放和处理的时间（开始和结束）。
15. 排放和处理的方法：.1 通过100ppm设备（注明开始和结束时的船位）；.2 通过15ppm设备（注明开始和结束时的船位）；.3 排入接收设备（注明港口）［（2）］；.4 驳入污水舱和货舱（注明油柜编号；说明转驳的数量和油舱里保留的总量）（E）机器处所积存的舱底水自动排出舷外或其他处理16. 系统转入自动方式操作，向舷外排放的时间和船位。
17. 系统转入自动方式操作，把舱底水驳入货舱的时间（注明油舱编号）。
18. 系统转入手动方式操作的时间。
19. 向舷外排放的方法：.1 通过100ppm设备；.2 通过15ppm设备。
（F）排油监控系统的状况20. 系统故障的时间。
21. 系统恢复运转的时间。
22. 故障的原因。
（G）意外的或其他异常的排油23. 发生的时间。
油类记录簿格式7. 终止排放时的船位。
8. 排放期间的船速。
9. 排放的方法。
.1 通过100ppm设备；.2 通过15ppm设备；.3 排入接收设备。
10.排放的数量。
（C）残油（油泥）的收集和处理11.残油的收集每航次结束时船上留存的残油（油泥）的数量，这种航行必须超过一周，当船舶在短航程上，残油量应每周记录一次：.1 适用于分离出的油泥（燃油和润滑油的净化所产生的油泥）和其他残油。
－注明油舱编号－油舱的容量（立方米）－留存残油的总量（立方米）；.2 适用于除.1以外的舱室布置，其他残油（例如在机器处所的排水口，泄漏，耗损油等所产生的残油）。
－注明油舱编号－油舱的容积（立方米）－留存残油的总量（立方米）；12.残油的处理方法陈述油舱排空时处理的残油量和保留在舱里的油量：.1 排放接收设备（注明港口）［注（2）］；.2 驳入另一（其他）油舱（注明油柜编号和油舱的总容量）；.3 焚烧（注明操作的整个时间）；.4 其他方法（予以说明）（D）机器所处积存的舱底水非自动排出舷外或其他处理13. 排放和处理的数量。
14. 排放和处理的时间（开始和结束）。
15. 排放和处理的方法：.1 通过100ppm设备（注明开始和结束时的船位）；.2 通过15ppm设备（注明开始和结束时的船位）；.3 排入接收设备（注明港口）［（2）］；.4 驳入污水舱和货舱（注明油柜编号；说明转驳的数量和油舱里保留的总量）（E）机器处所积存的舱底水自动排出舷外或其他处理16. 系统转入自动方式操作，向舷外排放的时间和船位。
17. 系统转入自动方式操作，把舱底水驳入货舱的时间（注明油舱编号）。
18. 系统转入手动方式操作的时间。
19. 向舷外排放的方法：.1 通过100ppm设备；.2 通过15ppm设备。
（F）排油监控系统的状况20. 系统故障的时间。
21. 系统恢复运转的时间。
22. 故障的原因。
（G）意外的或其他异常的排油23. 发生的时间。
油类记录簿的填写要点1.在油类记录簿使用前，应对其检查看适用范围是否符合，对机舱来说应使用----机器处所作业，同时在封页上应有海事主管机关的签署章，对该页的相关内容应作填写如船名、船舶编号或呼号、吨位、开始使用时间等。
2.在记录操作前应对记录页上方的船名和船舶编号或呼号作填写，同时将不适用者用记录笔划去如货油∕压载的作业3.油类记录簿是法定文件，记录应真实同时应尽可能用代码，日期按年月顺序排列，每记完一项作业时，作业负责人应签署姓名和日期，每记完一页时，应送船长审阅签署。
4.记录簿中油水数量应准确，一般掌握在小数点后一位，数量有条件还应考虑温度等对其的影响。
5.机舱对油类记录簿记录情况一般只在“C”“D”“H”发生，对其它项只在特殊情况下才使用。
6 具体记录示范6、1加油作业(本项记录仅指对船舶自用的燃润油作业)例：“恒顺达”号轮2002年11月19日在南京2泊位，加20号重柴油50吨，0号轻柴油10吨，14号散装滑油1000升。
重柴油加入船舶A舱和B舱两舱，A舱(舱容38M3)原舱内存油5吨，加入油后为30吨；B舱(舱容50M3)原舱内无存油，加入油后为25吨。
0号柴油加入轻油日用柜和2号轻油柜，轻油日用柜(舱容5、5M3)原舱内有油2吨，加入后存油为4吨；2号轻油柜(舱容18M3)原舱内有油5吨，加入油后存油13吨。
14号散装滑油加入滑油贮存柜(舱容2M3)，原有400升加入后1400升。
作业时间为1430---1600，作业负责人为王强●记录要求加入舱应该记录两个数据：加入的量和加入后油舱内的总量如上A舱25吨（30吨）。
25吨为加入的数量，30吨为加入后舱内留存的总量。
●加入油的总量=各受油舱的加入量之和，如重柴油50吨位=A舱25吨+B舱25吨。
轻柴油10吨=轻油日用柜2吨+2吨轻油柜8吨。
●加入后留存舱内的数量不得大于舱容M3和密度（比重）之积，否则表明该油舱溢油或记录不真实。
●滑油一般只对散供滑油作记录，加桶装滑油可以不记载。
正确记录《油类记录簿》20110220发布时间：2011-02-23（编者按：本篇于2011年2月份根据IMO于2010年11月8日MEPC.1/Circ.736发布的ANNEX《GUIDANCE FOR RECORDING OF OPERATION IN THE RECORD BOOK PART I －MACHINEERY SPACE OPERATIONS (ALL SHIPS) 》进行更新修改。
）正确记录《油类记录簿》《油类记录簿》是船上重要的、享有法律效力的船舶防污文书，是各港口国检查（PSC）的必查项目之一。
根据《MARPOL 73/78》的规定，凡150总吨及以上的油船、400总吨及以上的非油船，均应设有《油类记录簿》并正确记录。
油船应备有两种，一种用于机器处所的操作，由轮机部保管；一种用于货油的操作，由大副保管。
一、《油类记录簿》的内容每当船舶进行下列任何一项作业时，均应填写《油轮记录簿》。
1、机器处所的作业（所有船舶）（1）燃油舱的压载或清洗；（2）燃油舱的压载水或洗舱水的排放；（3）残油（油泥）的处理；（4）机器处所积存的舱底水向舷外的排放或处理；（5）在港期间加装燃油；（6）意外或其他特殊情况下的排放。
2、货油/压载的作业（油船）（1）货油的装载；（2）航行中货油的内部转驳；（3）货油的卸载；（4）货油舱的清洁压载舱的压载；（5）货油舱的清洗（包括原油洗舱）；（6）污压舱水的排放（但从专用压载舱排放者除外）（7）污油水舱水的排放；（8）污油水排放作业后所使用的阀门或类似装置的关闭；（9）污油水舱排放作业后，为清洁压载舱与货油或扫舱管路隔离所需阀门的关闭；（10）残油的处理；（11）排油监控系统的状况；（12）意外或其他特殊情况的排油。
所有船舶机舱处所《油类记录簿》的记载，都应按《油类记录簿》前页的记载细目综合一览表所规定的作业代号和细目数码填写。
二、《油类记录簿》记录中常存在的问题就机器处所《油类记录簿》的记录来说，在船舶上有的轮机长自己记录，有的是有二管轮或三管轮操作后，先记录初稿，再由轮机长复核后正式记录。
船舶油类记录簿的填写汇总首先，油类记录簿需要准确、完整地记录船舶内各种油类的使用情况。
这包括船舶的燃油消耗、发电机的润滑油消耗、船舶主机和辅机的润滑油消耗等。
记录应包括油类的种类、消耗量、剩余量、补给量以及日期和时间等信息。
准确记录这些信息可以帮助船舶管理者掌握油料的使用情况，以便及时补给和合理调配。
其次，油类记录簿需要将油类使用情况与船舶运营情况相结合进行分析。
例如，船舶在不同的航行条件下的燃油消耗量可能会有所不同。
通过记录并分析数据，可以评估船舶的航行性能、油耗情况，从而进行合理的规划和预测，提高航行效率，节约成本。
另外，油类记录簿还需要记录船舶油料的储存情况。
这包括船舶油舱、储罐的油料容量、储存质量以及更新换代的情况。
定期检查和记录油料储存情况可以确保船舶油料的安全储存，并及时发现和处理可能存在的问题，从而保障船舶运营的安全性。
除了记录船舶内油类的使用和储存情况，油类记录簿还需要填写和汇总相关的法定要求和合规性。
船舶运营过程中，需要遵守国家和国际相关法律法规，如国际海事组织（IMO）的国际防污染法规。
在油料记录中，需要确保记录和报告相关的参数，如船舶主机的排放量、污染物排放控制情况等。
这些记录可以帮助船舶管理者进行合规性评估，及时发现和纠正不合规的行为，保护海洋环境。
为了有效的填写和汇总油类记录簿，船舶管理者需要做到以下几点。
首先，确保记录的准确性和及时性，在每次航行结束后，对油类使用情况进行记录，并及时进行汇总和分析。
其次，加强与船舶其他管理部门的沟通，如船舶机务、船舶操作部门等，确保获取准确的数据和信息。
此外，邀请油料供应商和相关专业人员进行定期的培训和指导，提高船舶管理人员的专业水平和技能，确保正确填写和汇总油类记录簿。
总之，船舶油类记录簿的填写汇总对船舶管理至关重要。
准确、完整地记录油类使用情况和储存情况，结合船舶运营情况进行分析，遵守法律法规，可以提高船舶运营效率和管理水平，保障船舶运营的安全性和合规性。
机舱油类记录簿填写指南（2011）《〈73/78防污公约〉修正案》已经正式实行，为了方便广大轮机员尽快适应新修正并正确填写机舱《油类记录簿》，特编写此指南。
本指南包含了机舱《油类记录簿》中《记载项目一览表》的C、D、E、H项。
供参考。
一、《油类记录簿》的常规填写规范：1、划去不适用项目划去不适用项目应用直尺划单横线。
2、日期填写日期填写格式应为dd-mm-yyyy。
填写内容应为该项操作完成的时间。
3、数据填写填写小数点后位数，参阅IOPPC内关于舱容的小数点后位数。
数据单位必需填写。
注意区分m3/MT等，避免笔误。
4、中文、英文的使用设备英文名的描述与IOPPC上一致。
填写时先填中文项，然后换行填写对应英文项。
如中文项一行内填写不完则换行填写，待中文项填写完整后再换行填写对应英文项。
即中文英文各占一格、互不穿插。
5、简化对相关的舱柜进行编号可以简化《油类记录簿》的填写。
（非强制）6、签注每完成一个字母代号的记录都需要填写人员签注并标明日期。
签注格式为：签名（空格）职务（空格）英文名（空格）dd-mm-yyyy 。
记录每填写一页后船长签字为该页记录完成。
7、修改笔误认真填写不要随意涂改。
如必须修改，应用直尺划单横线将错误部分划去，并在修改部分附近签注。
禁止涂黑、修正液覆盖等错误操作。
8、实例：船名NAME OF SHIP 年池NIAN CHI船舶编号或呼号DISTINCTIVE NUMBER BPGBOR LETTERS货油/压载的作业（油轮）* / 机器处所的作业（所有船舶）*CARGO/BALLAST OPERA TIONS ( OIL TANKERS ) * / MACHINERY SPACEOPERA TIONS ( ALL SHIPS ) *Delete as appropriate Signature of Master 周玉才二、C残油（油泥的收集、转移、和处理）11 残油的收集该项目主要用以每周结存，请每7天记录一次。
正确记录《油类记录簿》发布时间：2011-02-23（编者按：本篇于2011年2月份根据IMO于2010年11月8日 MEPC.1/Circ.736发布的ANNEX《GUIDANCE FOR RECORDING OF OPERATION IN THE RECORD BOOK PART I － MACHINEERY SPACE OPERATIONS (ALL SHIPS) 》进行更新修改。
）正确记录《油类记录簿》《油类记录簿》是船上重要的、享有法律效力的船舶防污文书，是各港口国检查（PSC）的必查项目之一。
根据《MARPOL 73/78》的规定，凡150总吨及以上的油船、400总吨及以上的非油船，均应设有《油类记录簿》并正确记录。
油船应备有两种，一种用于机器处所的操作，由轮机部保管；一种用于货油的操作，由大副保管。
一、《油类记录簿》的内容每当船舶进行下列任何一项作业时，均应填写《油轮记录簿》。
1、机器处所的作业（所有船舶）（1）燃油舱的压载或清洗；（2）燃油舱的压载水或洗舱水的排放；（3）残油（油泥）的处理；（4）机器处所积存的舱底水向舷外的排放或处理；（5）在港期间加装燃油；（6）意外或其他特殊情况下的排放。
2、货油/压载的作业（油船）（1）货油的装载；（2）航行中货油的内部转驳；（3）货油的卸载；（4）货油舱的清洁压载舱的压载；（5）货油舱的清洗（包括原油洗舱）；（6）污压舱水的排放（但从专用压载舱排放者除外）（7）污油水舱水的排放；（8）污油水排放作业后所使用的阀门或类似装置的关闭；（9）污油水舱排放作业后，为清洁压载舱与货油或扫舱管路隔离所需阀门的关闭；（10）残油的处理；（11）排油监控系统的状况；（12）意外或其他特殊情况的排油。
所有船舶机舱处所《油类记录簿》的记载，都应按《油类记录簿》前页的记载细目综合一览表所规定的作业代号和细目数码填写。
二、《油类记录簿》记录中常存在的问题就机器处所《油类记录簿》的记录来说，在船舶上有的轮机长自己记录，有的是有二管轮或三管轮操作后，先记录初稿，再由轮机长复核后正式记录。
《油类记录簿》的管理和填写
第一、船舶《油类记录簿》的配备和管理
一、关于《油类记录簿》
《MARPOL73/78》附则Ⅰ的第20条规定：“凡150总吨及以上的油船和400总吨及以上的非油船，应备有《油类记录薄》第一部分（机器处所的作业）”，本文提及的《油类记录簿》正是指适用于这种非油轮船舶。
1、《油类记录簿》由国际公约统一规范，为国际通用法定文书，所有《油类记录簿》必须与《MARPOL 73/78》及其修正案附则I 第IV章附录III规定的格式一致。
各海事主管机关核发的《油类记录簿》，其记录项目，代码等原则性要求都是一样的。
虽然公约本身并未一定要求使用船旗国自己印制并盖章的《油类记录簿》，但是，巴拿马旗船舶必需使用由其印制并签章后的《油类记录簿》；中国旗船舶必需使用中国海事局监制且签章的《油类记录簿》；香港旗船舶的《油类记录簿》不需签章，也没有硬性规定要用香港印制的记录本。
（编者注：巴拿马印制的，800港元/本；香港印制的，26港元/本；国内印制的，50元人民币/本）。
2、启用新本，首先在首页上填写船名、呼号、总吨位及使用起始日期，并有船籍港海事局的盖章（香港旗船舶不要求盖章）。
每页记录前，首先将该页上部填写船名、呼号，并将不适合的内容删去。
3、《油类记录簿》是船上的法定文书之一，必须严格、认真、正确、及时地记录。
根据《73／78防污公约》附则I第20条（4）的规定，对于持有《国际防止油污证书》的国际营运船舶，《油类记录簿》应使用船旗国的官方文字记录，还必须有英文或法文的记录（编者注:我司的国际营运船舶，除中国旗船舶须有中/ 英文对照记录外，其它船舶用英文记录即可）。
遇有争议或不相一致的情况时，以船旗国的官方文字记录为准。
4、《油类记录簿》在填写完最后一页后，应在船保存3年。
5、《MARPOL 73/78》缔约国政府主管当局，可以对停靠本国港口或近海装卸站的任何船舶检查《油类记录簿》，并可将该《油类记录簿》中的任何记录复制成副本（可要求主管当局在根据本项规定而制作副本时，应尽快进行，避免造成船舶不当延误），也可要求船长证明该副本是该项记录的真实副本。
凡经船长证明为船上《油类记录簿》中某项记录的真实副本后，该副本（文件）将在任何法律诉讼中成为该项记录中所述事实的证据。
二、《油类记录簿》的管理和填写要求
建立防污工作的法制意识，提高防污工作的自觉性和主动性，熟悉相关公约法规及所属船旗国海事主管部门的要求，特别是充分理解了《MARPOL73/78公约》附则I第II章第9、10、11、12、20等条款，才能真实、正确、规范使用《油类记录簿》。
1、认真负责，如实填写《油类记录簿》的各个细目。
正如前文中所分析的原因，《油类记录簿》必须是船舶在处理所有油类物质的真实记录簿，“欺瞒”总会露出破绽，早晚会带来严重后果。
2、正确填写《油类记录簿》，不漏记、不错记。
1）凡是涉及添加燃、滑油（添加桶装滑油不必记）、污油水排岸接收、舱底水排出（散货船仅指“机器处所”的舱底水）、舱底水驳进污水柜、污油（泥）柜污油（泥）的变化、污油（泥）柜之间的转驳等均应记录。
记录中涉及的污水、油（油渣）柜必需是IOPP证书附录中标有的，且柜名要相同。
2）填写笔划清晰，不得涂、抹。
如有记错，应将错误字句划一横线删去，被删去字句仍应清楚可见，更正字句写在错误字句的下面，并签字确认更正情况。
如有漏写，程度不严重时，可在原文上面写上补充字句，并在其后签字，签字要标
以括号。
如果过后才发现有严重错误，就必须提供同期的证据来证明没有实质上的错误操作，确实是属于无意中的错写。
3）《油类记录簿》应依时间顺序记录，不允许整行留空（没有填满整行，则不算遗留的空行），可允许转行继续填写。
如发现有整行空行，应用横线或斜线删去。
每记完一项作业，应由轮机长签署姓名和日期，每记完一页，应由船长审阅并签字。
如船长本人熟悉公约规定和记录要求，在签字时就能真正把好关，《油类记录簿》虽然是由轮机长记载，但与船长的重视程度和清楚记录规定也有很大的关系：可以查错补漏，减少在港口国检查中的缺陷批注；即使有一点小问题，事前心中有数，届时也便于向检查官员解释，妥善解决问题。
4）轮机长接班后应对《油类记录簿》进行认真查核。
新任轮机长到任后，除了自己要正确无误的填记外，应对以前的记录情况进行认真的查核：记录方式、涉及的污水（油）的数量和去向等是否合理、正常。
通常港口检查员只对现任轮机长记录中的错误追究责任，如对以前的记录情况进行过认真的查核，做到心中有数，一是避免自己出错，二是如港口检查员提出以前记录有误时，便于解释和应对。
3、细化管理，建立《油类记录簿》专用文件夹。
《油类记录簿》填写与检查，都必然会联系到《国际防止油污证书》（以下简称IOPP证书）、有关图纸、实际舱柜布置和设备状况等一系列问题。
因此，建议各船舶建立《油类记录簿》专项管理档案。
可由船长牵头、轮机长负责，根据本轮的实际情况，收集整理如下资料，与《油类记录簿》一起，整理成一个专用文件夹。
日常由轮机长管理、使用，抵港前，交船长审核、保存，以便于接受有关方面的检查。
1）燃、滑油舱布置图，同时应标明舱柜的名称和容积数，并制作燃、滑油舱柜容积表。
2）机舱污油水系统及舱柜的布置图，应标明舱柜的名称和容积数。
3）《国际防止油污证书》（IOPP证书）附录的复印件。
船长、轮机长都应熟悉本船的IOPP证书。
有时检验、修船后换发的IOPP证书的附录中个别原标列的污水（油）柜会有变更。
船长、轮机长务必要核对证书内容有何变更，尤其新上船的船长和轮机长更要注意。
轮机长应复印留存现行有效的IOPP证书及其附录，以便随时查阅。
4）每次排入接收设备的有效收据或证明。
另外，油水分离器、油份浓度监控装置、焚烧炉的说明书和型式认可证书也是检查官核查的重要资料，即使未列入专用文件夹，也应清楚存放位置，随时备查。
良好的文件管理，在被检查防污设施和《油类记录簿》时，本身就会给检查员留下好印象。
三、《油类记录簿》填写中常见的问题
在实际工作中，经常出现填写方面的差错，典型问题有如下几种情况：
1、没有如实记录。
有些船舶的记录看上去很全、很正规，但稍加推敲，就会发现有明显的“不合理”。
若被检查官查到，很难推脱“作伪”之嫌。
如：舱底水通过油水分离器向舷外排放，油分器最大排量1m3/h，记录为经过2个小时，油分器处理2.5m3舱底水；船舶最大航速为10节，按记录的油水分离器作业前后经纬度计算距离，2个小时却航行28海里。
又如：记录显示油水分离器设备长期、正常使用，但分离器的滤芯是清洁干净，很难使人相信是长期作业过的。
2、存在油泥去向不明的嫌疑。
船舶在正常营运中油泥的生成量究竟有多少？当然首先取决于所用燃油的机械杂质含量和燃油的总耗量，事实上燃油净化设备不可能将这些杂质全部“分”出，且在分滤中一定会把不是杂质的“油泥”带了出
来。
在《MARPOL73/78》附则Ⅰ统一解释中给出了有关船舶应有的最小油泥舱舱容的计算公式，虽然该解释明确说明这不是给定时间内产生油泥总量的依据，但依此推算，对于使用需净化重质燃油的船舶，每日产生的油泥量有日燃油消耗量的1.0-1.5%，是合理的，也与现实相近的。
通过H项加油记录选择1-2个月的时间，推算出船上产生的油泥量，如推算值与船上C项记录或实际测量结果误差较大，则怀疑船上油泥去向不明。
如C项记录，一般讲，靠港频繁的应每周记录一次，远途航行时间较长，应中间加记若干次：分油机分离的油泥应记入C项11.1；油水分离器分离的残油及机器处所、油管滴漏收集应记入C项11.2；检查员常常通过C项记录来估算和验证一段时间内船舶污油的生成量和去向。
4、记录欠缺。
如船舶进坞修理时，清洗油舱或船舶根据航行需要，在特定的条件下进行油舱压载，应该有A、B两项的记录。
5、错误更正不规范。
有的船舶在填写时出错，便用墨水涂黑，使之不能辨别。
应用一条直划线表示删除，使原来的字迹清晰可辨，并在其下方进行改正，更正后签字。
6、记载情况与证书不符。
记录中提到的舱、柜在IOPP证书的附录中没有标示过，与证书不符。
7、在禁排区域作业。
（编者注：我司某轮就出现过明白无误的在禁排区域的作业记录）
8、没有签字确认。
如轮机长在每次作业记录后没有签名，船长在每页记完后没有签名。
来源：中国海事服务论坛。
