基于Excel的差旅费报销单处理浅析

会计信息化ｌ　ＡＣＣＯＵＮＴＩＮＧ　ＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮ　

基于Ｅｘｃｅｌ的差旅费报销单处理浅析　

江西省农业科学院　袁文华　谢晟　

随着财务会计相关制度的改革，目前使用的差旅费报销单单　

据的项目已不能满足新的差旅费管理办法的项目要求，财务人员　

审核时容易出现审核不仔细漏错报的情况。笔者结合实践和单位　

规定利用Ｅｘｃｅｌ设计了差旅费报销单，表格基本涵盖了差旅费管理　办法的规定。差旅费报销规定用Ｅｘｃｅｌ表格及函数表达，通过录入　

数据，来完成差旅费的审核、报销及打印工作。　

一、增加工作表　根据差旅费的管理办法增加ｉ个工作表，分别为：出差标准、　

数据录人、打印报销单。　

二、完善工作衷项目与格式　如同１、同２、图３所示。图１主要是用表格列示所有差旅费住宿、　伙食补助、公杂费标准及一些较常用的火车车次的行程时间。　２列　

示差旅费报销时需要审核的相关项目条件，做到录入、审核同时完　成。该表可用于填制一人不同时间的ｆＪ５差也可用于多人同时出差的　

录入。图３是根据录入数据后生成的差旅费表打印出来。　黼礴黧蕊　豳豳鞠褥黼黼　一　ｌ薹ｌ　ｙ鬟羹ｌｌ　ｌ衰Ｉ；住宿费标准明细表　翳　职务　省内　省外　强鬻　厅级　３００　３００　辇鬟　正高　３００　３００　麓藤　处级　ｌ５Ｏ　ｌ５Ｏ　黧豳　副高　ｌ００　１５０　鞠豳　中级　１００　１５０　疆霞　初级　１００　１５０　翳鬻　科级　１００　１５０　豳　其他　１００　ｌ５０　豳　衰２：伙食补助标准明细：　菱　骚　项目　省内　省外　黼　一般出差　２０　３０　省内　省级　地市级　县级　省外　壤　派出学习　９　９　６　１　Ｅ　隧　派出培训　９　９　６　１　Ｅ　＿　表３，公杂费补助标准明蜘表　ｌ　项目　省内　省外　—般出差　１５　３０　酲　单位所在地培训　学习　６　馥　表４；列车时刻表　曩　车次　出发地　到达地　全程时间　ｌ　Ｔ１６８　南昌　北京　１６小时４４分　ｉｌ　ｚ６８　南昌　北京　儿小时３６分　豳麟　Ｚ６６　南昌　北京　１ｌ小时３０分　ｌ缵　Ｎ５１６　南昌　福州　９小时５６分　ｌ麟　Ｎ５１８　福州　南昌　ｌ０小时ｌ４分　ｌ霞　１１６０次　南昌　西安　２２小时１分　ｌ霞　１１５８次　西安　南昌　２０小时５２分　留　ＲＴ１６８　惰量　关Ｂ州　ｌｏ／ｂ时１２分　《ｇ　《越　荸　港月■∞■目■Ｅ％ｇＩ＿ｇ＿目＿＿＿＿黼　鬻　鏊冀襄薹ｌ　麓　图１　三、设置数据录入工作表的公式与格式　

设置Ｂ３选项内容。主要是选出出差人的职务或职称情况，在插　入一名称—定义中增加“职务”，并将其公式定义为＝出差标准！￥Ａ　

￥３：￥Ａ￥１０，再在数据有效性设置为“序列”，来源为“＝职务”。Ｂ５、　

Ｂ６、Ｂ８、Ｂ９、Ｂ１６进行有效性设置。选Ｂ５单元格在数据有效性设置选　项卡中选择“序列”，在来源中录入“是，否”，然后复制到Ｂ６、Ｂ８、　

Ｂ１６，Ｂ９在来源设置“省外，省级，地市级，县级”。计算出差天数公　

甜今通孔・综合２ｏｌ０年第４期（上）　图２　式。Ｂ１２＝ＩＦ（ＡＮＤ（ＢＩＯ＝…’，Ｂ１１＝…’），…’，ＤＡＴＥＤＩＦ（ＢＩＯ，ＢＩ１，”ｄ”）　＋１）。伙食补助标准及金额公式。Ｂ１３＝ＩＦ（Ｂ５＆Ｂ８＝””，…　，ＩＦ　

（Ｂ５＆Ｂ８＝”是ｌ否”，３０，ＩＦ（Ｂ５＆Ｂ８＝”否否”，２０，ＩＦ（ＯＲ（Ｂ９＝出差标准！　

￥Ｂ￥Ｉ５，Ｂ９＝出差标准！￥Ｃ￥１５），９，ＩＦ（Ｂ９＝出差标准！￥Ｄ￥１５，６，ＩＦ　

（Ｂ９＝山差标准！￥Ｅ￥１４，１８））））））；Ｂ１４＝ＩＦ（ＢＩ２＝…　，””，Ｂ１３＊Ｂ１２）。通　过本公式来区分省内、外及是否参加学习或培训并在“出差标准”中　

选择对应补助金额；住宿标准控制数倍数（我院文件补充规定）。　

Ｂ１７＝ＩＦ（Ｂ１６＝”是”，ＩＦ（Ｂ５＝”是”，Ｂ１５＂２，ＩＦ（Ｂ５＝”否”，Ｂ１５＊１．５）），　Ｂ１５）。通过本公式来区分省内、外及是否是单人或异性单数出差，满　

足“单人出差或男、女出差人员为单数，其单个人员可选择单间或标　

准间住宿，其住宿费按照不超过规定限额标准两倍（省内１．５倍）”，　

系数是１．５或２倍，＿否则为１倍。住宿费控制数公式。Ｂ１８＝ＩＦ（Ｂ１０＝…’，　

…’，ＩＦ（ＯＲ（Ｂ３＝”正高”，Ｂ３＝”厅级”），３００＂Ｂ１７，ＩＦ（Ｂ３＝”处级”，　１５０＂Ｂ１７，ＩＦ（ＯＲ（Ｂ３＝”副高”，Ｂ３＝”中级”，Ｂ３＝”初级”，Ｂ３＝”科级”，　

Ｂ３－－”其他”），ＩＦ（Ｂ５＝”是”，１５０＂Ｂｌ７，ｌＯ０＊Ｂ１７）））））。通过本公式来　

区分省内、外及出差人的职务　在出差标准中对应选择金额。设置　住宿金额行的单元格为条件格式。如果Ｂ１６、Ｃ１６、Ｄ１６、Ｅｌ６、Ｆ１６数值　大于相应的１４行数值则显示为红字，提醒是否超标。公杂费标准及　

金额公式。Ｂ１９＝ＩＦ（Ｂ８＝”是”，””，ＩＦ（Ｂ５＝”是”，ＩＦ（Ｂ６＝”否”，出差标准！　￥Ｃ￥２０，出差标准！￥Ｃ￥２０／２），ＩＦ（数据录入！Ｂ６＝”否”，出差标准！￥　

Ｂ￥２０，出差标准！￥Ｂ￥２０／２）））。通过本公式先判断是否为学习或　培训，因文件规定学习或培训无公杂费补助。然后再来区分省内、　

外及出差人是否自带车并在“出差标准”中选择对应补助金额。乘车　

超时伙食补助金额公式。通过公式来表达差旅费管理办法中“为鼓　

励出差人员乘坐火车，不乘飞机，以节约开支，并鉴于在途期间伙　

食费较高等原因，对省外出差人员在途期间，连续乘车超过１２４＂，时　的『含１２小时］，可凭车票满１　２小时，加发２０元伙食补助费”。Ｂ２５＝　

ＩＦ（（Ｂ２３—５）＞０，６０＋（Ｂ２３—５）＊１０，Ｏ）＋ＩＦ（（Ｂ２４—５）＞Ｏ，６０＋（Ｂ２４－５）　

１０．０）。

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ＥＲＰ环境下会计业务流程重组初探　

辽宁对外经贸学院　李露　

会计业务流程是指财务会汁部门为实现财务会计目标　进行　

的一系列活动所经过的全部过程。会计业务流程中的各项活动都　体现为对信息的某种作用，并构成一个有序的数据处理和信息生　

成过程，这一过程町以分为若干部分，每一部分都有各自的处理任　

务，所有部分干Ｈ互联系、互相配合、服从于一个统一的目标，形成一　

个会计活动的有机警体一会汁信息系统。　

一、会计业务流程重组必要性分析　（一）传统会计业务流程的现状与缺陷一是传统会汁业务流　

程的现状。传统会汁业务流程是建立在劳动分工论下的一种顺序　

化业务流程，从其发展历程可以分为手Ｔ会计业务流　和会计电　算化环境下的会计业务流程。手　会计核算方式下，会计业务流程　

的顺序为：经济业务发生一编制凭证或分录一登记账簿一编制试　

算平衡表一编制报表。这种核算方式的特点是：它所依赖的技术环　

境是由纸张、笔墨等所构成；其信息收集、处理、储存和传输表现为　

信息的“只读性”和“顺序化”特征；会计信息的产生是会计原始数　

据在会计信息系统中单向运动的结果；会计信息使用者得到的会　计信息并不是直接的ｆ　是经过加工处理后的高度综合的信息。在　

会计电算化环境下，会计业务充分利用了计算机的功能，简化ｒ手　

工操作的处理流程。其会计流程主要为：会计人员手ｌｌｌ：收集数据一　

进行分类和编制记账凭证一将记账凭证输入计算机一计算机自动　登记账簿一Ⅲ＋生成会计报表。在会计电算化方式下其核算方式的特　

点是：计算机的高速运算速度和巨大的数据存储能力对会计人员　的工作压力有一定缓解，但从它的会计流程中可以看出，现有的会　计电算化信息系统并未突破手丁会计核算方式的框架，没有从本　

质上优化会计业务流程。二是传统会计业务流程的缺陷。主要包　

括：（１）信息的局限性。传统的会计信息系统以货币为计量单位，而　

许多重要资源无法用货币汁量。财务部门只是记录经济业务的资　

金流信息，并不采集业务活动的全部数据，同一经济业务的相关数　

据被分别保存在财会人员和非财会人员手中，这样忽略了大量管　理信息，导致会计信息系统与其他业务系统数据有可能不一致或　

信息隔阂及信息重复，无法满足管理者的需要。（２）信息的封闭性。　

传统的会计信息是通过对原始凭证、记账凭证、明细账及总账进行　“筛选”得出的，从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过　

程。南于过于细分的核算结构，使各个核算子系统之间彼此分割，　会计人员很少涉及业务层面的流程，会计人员只负责业务发生的　

单据流转和记录，而不涉及业务本身，缺乏会计数据传输的一致　性、系统性。这就可能在客观上导致会计信息与业务信息不一致问　

题，降低了会计信息的质量。（３）信息的滞后性。传统的会计信息系　

统将全部会计信息存放于资产负债表、利润表、现金流量表及其附　

表中，由于会计业务流程的顺序化特点，使得信息只能靠金字塔似　

的结构进行一级一级地逐步传递，不能跳跃。会计信息需求者只能　

存会计人员报出的月末、季末或年报的会计报表中得到一定的会　

计信息，使得会计信息缺乏实时性和及时性。而在现今的经济环境　

下，这种信息披露模式已经不能满足信息使用者的需要。　

四、设置打印报销单工作表的公式　每行填写一个¨｛差人的出差项日。８行是取“数据录入表”中Ｂ列　对应的数据，９行是取“数据录入表”中ｃ列对应的数据，其他行以此　

类推。公式如：Ａ８＝ＩＦ（ＩＳＴＥＸＴ（数据录入！Ｂ４），数据录入！Ｂ４，…　），Ａ８：　

Ｔ１２区域的单冗格公式基本相同。Ｕ８＝ＩＦ（ＡＮＤ（Ｈ８＝…’，Ｋ８＝…’，　

Ｍ８＝…　，０８＝…’，Ｐ８＝””，Ｒ８＝””，Ｔ８＝””），””，Ｎ（Ｈ８）＋Ｎ（Ｋ８）＋Ｎ（Ｍ８）＋Ｎ　（０８）＋Ｎ（Ｐ８）＋Ｎ（Ｒ８）＋Ｎ（Ｔ８））向下拖拽至Ｕ１２。因这些单元格郡是公　

式，通过Ｎ函数将逻辑值转换为数值。Ｖ８设置同ｕ８。ｈｌ３，ｋ１３，１１３，　ｍ１３，ｎ１３，ｏｌ３，ｐ１３，ｒｌ３，ｓｌ３，ｔ１３，ｕ１３，ｖｌ３公式类似为＝ＩＦ（ＳＵＭ（Ｈ８：　

Ｈ１２）＝０．０，ＳＵＭ（Ｈ８：Ｈ１２））；Ｍ１３＝ＩＦ（ＳＵＭ（Ｍ８：Ｍ１２）＝Ｏ，０，ＭＩＮ　（ＳＵＭ（Ｍ８：Ｍ１２），ＳＵＭ（数据录入！Ｂ１６：Ｆ１６））），此公式可总额控制　

出差人员住宿费限额，超过控制数的按控制数列支，小于的按实际　

数列支。Ｈ１４＝ＳＵＢＳＴＩＴＵＴＥ（ＳＵＢＳＴＩＴＵＴＥ（ＴＥＸＴ（ＴＲＵＮＣ（ＦＩＸＥＤ　（Ｕ１３）），”Ｉｄｂｎｕｍ２］Ｇ／通用格式元；负Ｉｄｂｎｕｍ２］Ｇ／通用格式元；”＆ＩＦ　

（Ｕ１３＞一０．５％，，”负”））＆ＴＥＸＴ（ＲＩＧＨＴ（ＦＩＸＥＤ（Ｕ１３），２），”［ｄｂｎｕｍ２１　０角０分：；”＆ＩＦ（ＡＢＳ（Ｕ１３）＞ｌ％，”整”，）），”零角”，ＩＦ（ＡＢＳ（Ｕ１３）＜１，，　

”零”）），”零分”，”整”），此单元格是将小写金额转换为大写金额的　公式。设置“打印报销单”工作表的纸张大小为信封ｃ５，选择针式　

打印机，可用单位的记账凭证纸打印。设置单元格及工作表保护公　

式。先将各工作表中　能修改的区域用黄色标记，　“保护”中的　允许编辑区域”中新建区域，指定该区域范围，保护工作表中选中　

保护工作表及锁定的单元格内容”在允许此工作表的所有用户进　

行列表中选中“选定未锁定的单元格”，然后设置密码。　

羔　江西省农韭科学豌差　｜攘费报鹅单　

埴单日期；　：　２００９—１１－２　Ｉ　ｉ　ｌ　差＾磋三ｉ　６　｛　Ｉ职　副高　副高副高Ｉ事由　课题事宜　黎车　超时　台计　＃ｉ十　ｒＬ　天　每天　金额　票价　补助　金额　单据　金额　单据　金额　伙食　每天　金额　单据　金额　金额　张数　出差　一　数　标准　比例　｛＊数　ｉ＊数　补助　标准　｛＊数　地　月　日　月　日　全窘瞄　１捌　ｇ　２５　８　２７　３　２０　∞　５　３００　０　３２１　１５　４５　７２６　１４　Ｉ＊　ｅ　２ｌ　９　２７　７　３０　２１０　５　７００　２５０　３０　２１０　１３７０　５　∞　ｊ慌　１０　２０　１０　２７　８　１８　ｔ　５　７５０　２６０　３０　２４０　１３９４　５　ｉ