下载文档原格式
秘书部规章制度
第一条，秘书部的职责。
1. 秘书部负责公司文件的收发、整理和归档工作。
2. 秘书部负责公司领导的日程安排和会议安排。
3. 秘书部负责公司来访客户或合作伙伴的接待工作。
第二条，秘书部的工作流程。
1. 秘书部接收文件后，应及时整理并交由相关部门或领导审阅。
2. 秘书部应根据公司领导的日程安排，提前安排好会议室和相
关会议材料。
3. 秘书部应在来访客户或合作伙伴到访前，做好接待准备工作，确保接待工作的顺利进行。
第三条，秘书部的工作要求。
1. 秘书部应保护公司文件的机密性，不得擅自泄露公司机密信息。
2. 秘书部应保持工作效率和责任心，确保文件和日程安排的准确无误。
3. 秘书部应具备良好的沟通能力和服务意识，做好来访客户或合作伙伴的接待工作。
第四条，秘书部的工作纪律。
1. 秘书部工作时间为公司正常工作时间，不得擅自迟到早退。
2. 秘书部应遵守公司的相关规定和制度，不得有违规行为。
3. 秘书部应保持工作环境的整洁和文明，不得有影响工作秩序的行为。
第五条，秘书部的奖惩制度。
1. 秘书部工作出色的员工将受到公司的表扬和奖励。
2. 秘书部工作不力或违反规定的员工将受到公司的批评和处罚。
以上为秘书部的规章制度，希望全体秘书部员工严格遵守，确
保工作的顺利进行。
办公室秘书工作职责范本办公室秘书是公司中非常重要的职位之一，其工作涉及到行政管理、信息传递、文件管理、会议组织等多个方面。
下面是一个办公室秘书的职责范本，以供参考。
一、行政管理1. 管理办公室日常运营，包括设备维护、供应品采购、办公区域管理等；2. 维护公司文件和记录的机密性，确保文件的安全性和保密性；3. 确保公司的各类许可证和证书的有效性，并及时更新；4. 准备和更新公司文件和模板，如员工手册、公司政策等；5. 协助制定和执行公司的行政政策和流程。
二、信息传递1. 负责公司内外的邮件、传真、电话等信息的收发，并及时转达；2. 维护公司员工联系信息的数据库，并定期更新；3. 负责公司公告的制作、发布以及挂载在可见位置；4. 协助组织和安排公司内部会议和外出活动的日程安排和行程预定；5. 协助处理访客和客户的接待工作。
三、文件管理1. 协助制定公司文件管理流程，并负责文件的分类、存档和归档；2. 确保文件和数据的有效性和准确性；3. 根据需要编写和编辑各类文件和报告，如备忘录、报销单等；4. 负责公司文件的复制和分发，确保相关人员能够及时获得所需文件；5. 协助组织和管理公司内部和外部的文件传递渠道。
四、会议组织1. 协助组织公司内部和外部会议，包括会议策划、会议室预订、会议材料准备等；2. 负责会议议程的制定和会议记录的整理；3. 组织与会人员的邀请信函的发送和会议提醒的发布；4. 协助参会人员的差旅安排和住宿预订；5. 确保会议设备和技术的正常运行，及时解决可能出现的问题。
五、其他工作1. 协助人力资源部门进行员工招聘和入职流程；2. 组织员工培训活动的日程安排和材料准备；3. 协助处理行政事务和办公设施的维护；4. 执行上级主管安排的其他工作任务。
总结：办公室秘书是公司中非常重要的一个职位，其工作涉及到行政管理、信息传递、文件管理、会议组织等多个方面。
办公室秘书需要具备良好的组织能力、沟通能力和协调能力，能够高效处理多项工作并保持工作的机密性和保密性。
秘书部规章制度第一条，秘书部的职责。
1. 秘书部负责协助领导安排日常工作，处理文件、资料，组织会议和活动等事务。
2. 秘书部负责收集、整理、分发和保管各类文件、资料，并做好保密工作。
3. 秘书部负责领导的日程安排、出差安排、会议安排等事务。
4. 秘书部负责协助领导处理来访人员、来电来信等事务。
第二条，秘书部的工作原则。
1. 秘书部工作要遵循机密、准确、及时、高效的原则。
2. 秘书部要严格保守机密，不得擅自泄露领导的工作和个人信息。
3. 秘书部要准确、完整地处理各类文件、资料，确保无遗漏、错误。
4. 秘书部要及时地处理各项工作，确保领导工作的顺利进行。
5. 秘书部要高效地处理各项事务，提高工作效率，为领导提供更好的服务。
第三条，秘书部的工作流程。
1. 收集文件、资料，整理分类，并交领导审阅。
2. 根据领导的要求，安排会议、活动等事务，准备相关材料。
3. 协助领导处理日常工作，包括接待来访人员、来电来信等。
4. 完成领导交办的其他工作。
第四条，秘书部的工作纪律。
1. 秘书部成员要严格遵守工作纪律，服从领导安排，不得擅自处理工作。
2. 秘书部成员要保持良好的工作态度，积极主动地完成工作任务。
3. 秘书部成员要保持团结协作的精神，互相帮助，共同完成工作。
4. 秘书部成员要保持良好的职业操守，不得利用职务谋取私利。
第五条，秘书部的考核制度。
1. 对秘书部成员的工作表现进行定期考核，根据考核结果进行奖惩。
2. 对秘书部的工作情况进行定期检查，发现问题及时进行整改。
第六条，秘书部的附则。
1. 秘书部成员要遵守国家法律法规，维护国家和组织的利益。
2. 秘书部成员要不断提高自身素质，提升工作能力，为领导提供更好的服务。
以上规章制度自颁布之日起生效。
如有违反，将按规定进行处理。
秘书工作手册：日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。
“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。
秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。
本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。
日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。
这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。
作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。
在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。
此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。
一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。
而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。
秘书处工作计划
一、工作目标。
1. 提高秘书处工作效率和质量。
2. 确保公司日常行政工作的顺利进行。
3. 提供优质的文书处理和文件管理服务。
4. 协助领导完成各项工作任务。
二、工作内容。
1. 组织和协调公司会议、活动和行政安排。
2. 管理领导的日程安排和出差行程。
3. 负责公司文件的整理、归档和保管。
4. 协助处理来访客户和电话咨询。
5. 协助领导完成各项工作任务。
三、工作重点。
1. 加强团队合作，提高工作效率。
2. 优化文件管理系统，提高工作质量。
3. 提升服务意识，为领导和员工提供更好的支持。
四、工作计划。
1. 每周一，对本周工作安排进行总结和规划。
2. 每日上班前，对领导的日程进行安排和提醒。
3. 每日下班后，对公司文件进行整理和归档。
4. 每月底，对秘书处工作进行总结和评估，提出改进建议。
五、工作措施。
1. 加强团队沟通和协作，提高工作效率。
2. 定期进行文件管理培训，提升工作质量。
3. 加强服务意识培训，提高服务质量。
六、工作效果评估。
1. 定期对工作目标进行评估，确保工作效果达到预期。
2. 收集员工和领导的意见和建议，及时调整工作计划和措施。
以上为秘书处工作计划，希望通过团队的努力和合作，为公司提供更好的行政支持和服务。
秘书部规章制度
第一条，秘书部的职责。
1.1 秘书部负责协助领导安排日常工作，协调会议安排和文件
管理。
1.2 秘书部负责处理领导的日常行政事务，包括接待来访人员、安排出差和会议等。
1.3 秘书部负责管理领导的日程安排，确保领导的工作有序进行。
第二条，秘书部的工作流程。
2.1 秘书部应按照领导的要求，及时准确地完成各项工作任务。
2.2 秘书部应与其他部门密切合作，确保领导的工作顺利进行。
2.3 秘书部应及时向领导汇报工作进展和问题，及时解决工作
中的困难和矛盾。
第三条，秘书部的工作原则。
3.1 秘书部应保守领导的商业秘密和个人隐私，维护领导的形象和声誉。
3.2 秘书部应严格遵守公司的规章制度，做到言行一致，廉洁自律。
3.3 秘书部应保持良好的工作态度，积极主动地为领导服务，提高工作效率。
第四条，秘书部的工作要求。
4.1 秘书部应具备良好的沟通能力和协调能力，能够与不同部门和人员有效沟通和协调工作。
4.2 秘书部应具备熟练的办公技能，包括文字处理、文件管理和会议安排等。
4.3 秘书部应具备一定的组织能力和应变能力，能够灵活处理各种突发事件和紧急情况。
以上为秘书部规章制度，凡违反上述规定者，将按公司规定进行处理。
秘书部主要职责范文1、秘书处指协会办事具体机构，必须受协会领导开展工作。
2、秘书处宗旨是整合行业资源，规范型业行为，开展行业活动，维护行业利益，推广行业发展。
3、宣传、推广和普及行业法律法规及行业知识，共同构建行业信息网等有关媒体。
4、建立企业信用体系，通过行业统计，行业调查，全面掌握业内企业的经营、服务、发展等基本情况;在政府的授权下，发布行业信息、出具公信证明;积极向国家、省市、地区的重点建设项目推荐行业的信誉企业。
5、受协会委托发展会员，反映会员，管理会员意见，对会员提供咨询和服务。
6、受协会委托指定管理会员登记，颁发相应证书等管理工作。
7、指定行业活动计划并实施，举办本区域内各类、各级行业地方性活动。
8、组织开展行业公益事业及有益于协会的其他活动、承办协会交办的其他工作事项。
9、负责协会财务的管理情况。
秘书部主要职责范文（2）秘书部是公司组织中一个重要的支持部门，担负着协调、沟通、安排及高效组织运转的职责。
秘书部的职能涵盖了多个方面，其主要职责如下：1. 文件管理：作为公司信息管理的核心部门，秘书部负责管理公司各类文件和文档。
包括接收、分发和归档文件，确保文件的准确性、完整性和机密性。
此外，秘书部还协助制作会议记录、报告和备忘录，并确保它们按时传达给相关人员。
2. 会议和日程管理：秘书部负责安排公司内外各类会议、会所活动和外访行程。
他们需要与各部门协调，查看领导的日程安排，预订会议室和相关设施，并提供会议所需的材料和资源。
此外，秘书部还负责发起、组织和记录会议，并及时向相关人员传达会议决定和行动计划。
3. 信息协调和沟通：作为公司内外部信息传递的桥梁，秘书部需要与各级领导、内部员工以及外部合作伙伴保持及时沟通和有效协调。
他们需要收集、整理和传达公司内外部的各类信息和通知，并确保信息的准确性和时效性。
此外，秘书部还负责对外联络工作，处理来访电话、客户咨询和申请等事宜。
4. 日常办公支持：秘书部还承担各类常规办公事务的支持工作。
企业办公室秘书职责范本企业办公室秘书是公司内重要的管理岗位之一，主要负责协助高级管理人员进行日常办公和业务活动的组织与安排。
作为企业办公室的中枢，秘书承担着一系列重要的职责，既需要协调各方之间的工作，又要保证办公室的高效运转。
以下是企业办公室秘书常见的职责范本，以供参考。
一、会议管理1. 组织各类会议，包括内部会议、部门会议和外部会议等。
2. 协调参会人员的日程安排，制定会议时间表和议程，并通知相关人员。
3. 准备会议材料和PPT，协助主持人提供相关支持。
4. 跟进会议纪要的起草、汇总和分发，并督促相关人员按时完成会议议题的落实。
二、出差和差旅管理1. 协助安排员工的出差行程和交通工具，包括机票、酒店预订、车辆安排等。
2. 跟进差旅报销事宜，核对报销凭证和报销单据，确保报销程序的及时和准确。
3. 维护企业的差旅政策和相关合作伙伴，并及时更新差旅行程手册和指南。
三、文件和资料管理1. 负责公司文件、档案的归档和存储，确保文件的完整性和机密性。
2. 定期整理和备份公司文件，防止文件遗失或损坏。
3. 建立和维护公司档案和资料管理系统，便于文件的检索和利用。
四、办公设备和物品管理1. 负责办公设备的采购和维修，包括电脑、打印机、复印机等。
2. 管理办公物品的库存和分发，确保办公用品的充足和合理使用。
3. 跟进办公设备的维修和更换，确保办公环境的正常运转。
五、员工行政事务管理1. 负责员工的入职和离职手续，包括签订劳动合同、填写相关表格和办理相关手续。
2. 跨部门协调，解决员工在工作中遇到的行政问题和困难。
3. 组织公司活动和聚餐，提供相关支持和协助。
六、信息和沟通管理1. 负责公司内部和外部信息的传递和汇总，确保信息的及时和准确。
2. 维护公司的公共邮箱和通讯录等信息管理系统。
3. 协助公司高级管理人员进行外部合作伙伴的沟通和协调。
七、来访客户和电话管理1. 负责接待来访客户，及时安排会议室和提供相关支持。
秘书工作计划
秘书的工作计划可以包括以下内容：
1. 管理和安排日常工作日程，包括会议安排、行程安排等。
2. 协助处理文件和资料，确保信息的及时传达和整理。
3. 维护和更新领导的联系人数据库和日程安排。
4. 协助整理和打印重要文件、报告和信函。
5. 协助组织会议和活动，包括会议室预订、餐饮安排等。
6. 协助领导完成日常工作任务，如准备会议材料、安排差旅等。
7. 处理来自领导和其他部门的邮件和电话。
8. 协助维护办公室的日常运作，包括接待客人、管理办公用品等。
9. 协助处理各种突发事件和问题，能够灵活处理和解决。
10. 不断提升自己的专业技能和知识，为领导提供更好的服务支持。
秘书工作手册：日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。
“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。
秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。
本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。
日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。
这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。
作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。
在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。
此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。
一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。
而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍； -了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。
通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。
（一）国内出差出差前：确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。
）确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。
根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。
（见范例）出差中在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。
根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。
根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；出差后及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；向总经理认为有必要的合作方致感谢函。
各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：根据公司最新业务情况准备PRESETATION （中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。
机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带；根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；准备当地的地图及国家风情资料；确认对方还是我方提供翻译服务；回国后向邀请方致谢。
（三）陪同出差陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理；每日及时核对本日及第二天的日程安排；提前设置清晨叫醒，并安排早餐；根据当天的日程安排落实车辆；及时提醒并事先落实各项安排；携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。
.附件一：出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘2张往返机票（将保险费保留在秘书手中）书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联系人通讯录访问时间主要活动地点备注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光游览酒店结帐、乘车前往金浦机场汉城——北京汉城市区及近郊陪同人：导游、LG商事（17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟路程召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。
组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。
会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。
保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。
这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别介绍。
（一）内部会议安排总经理主持的会议开始确定会议目的、参会人员、时间、议程安排会议室、落实参会人员修改注意事项：会前与GM 及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；综合考虑各种因素（如GM 全天日程安排），安排会议地点及时间； 下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认；会中协助放映PPT ，并时刻关注会场内情况，随机应变； 对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给GM ；总经理参加的会议NY时间冲突NY注意：把握前往会议地点出发时间的安排。
确认时间 与对方确认后 请示总经理 是否参加回复邀请部门并准备材料会前协助准备总经理参会 会后材料整理 工作跟进反馈结束（二）外部会面安排总经理主持的外部会面接受会面请求NO 婉拒或该请他人注意：讲明原因，以免对方误解注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及GM商讨决定，同时提供背景材料以供GM做出判断Y与对方确认时间、地点、人员、议程，并落实我方人员、地点拟定meeting agenda, ppt 修改（中英文标准版、及业务回顾）发会议通知，并落实参会人员会前准备工作会中服务会中达成共识的跟踪反馈结束注意事项：综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人；会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；在会前拟制meeting agenda （见模版）在制作PPT 时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文； --初次会面PPT 应包括：联想总体情况及业务情况介绍；--再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。
帮总经理准备名片，并提醒会面时携带；提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度； 提醒总经理参会，在GM 同意后陪同参会，参会中协助放映ppt ，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；会面结束后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；总经理参加的外部会面总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。
但应从较专业的角度协助安排。
并关注以下几点：NY开始 接到参会邀请 征询GM 是否参会 婉拒并请对方改请 回复对方参会，并 写入日程表 关注对方会议组织 情况，并适时提出 建议 在会面前给GM 提供背景材料 提醒GM 参会 总经理参会 结束注意事项：会前为总经理准备详细的背景材料；会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈；外部会面会议备忘模版Guest Meeting Table Guest’s Company: AMDGuest’s Name and Position Legend’s Participant and PositionMr. Hector de J. RuizCOOMr. Raymond Leeof Asia Sales & MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales Manager Mr. ―――Vice President of Legend Compute r systemGeneral Manager of Desktop busin ess DivisionMr. ―――Vice President of Legend Compute r systemGeneral Manager of Notebook busi ness DivisionMr. ―――General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ―――Manager of Material Management D ivision of DTBMr. ―――InterpreterMeeting Agenda:15:00-15:05 Introduction15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan)15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee)15:30-15:45 Legend update (Mr. ――)15:45-16:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒体采访媒体采访流程说明：1、接受采访联想电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求必须转交品牌推广部处理；对直接联系的记者要特别礼貌，要向对方说明公司采访规定，请对方理解；应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人； 从品推得到采访提纲；将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；YN判断YN采访在公司？预定会议室接待记者检查采访场地准备电话设备 总经理接受采访与记者联系，落实播出或见报时间通知总经理收看提醒总经理出发采访前20分钟采访结束检查设备对总经理接受的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起；对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采访，必要时可帮助品推人员进行沟通联络。
