秘书工作手册
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秘书应用手册
秘书应用手册秘书应用手册1. 介绍作为一名秘书，你将成为公司高层管理人员的重要助手和支持者。
你的工作将包括协助管理人员完成各种工作任务，处理日常业务，安排会议，处理文件和资料，以及提供有效的沟通和协调支持等。
本手册将帮助你了解秘书职位的职责和技能要求，以及提供一些实用的建议和技巧，帮助你更好地履行职责。
2. 职责和技能要求作为一名秘书，你需要具备以下职责和技能要求：- 处理来自高层管理人员的日常通信，包括电子邮件，传真和邮件。
及时回复，转发和处理所有相关信息，并确保机密性。
- 安排和组织会议、会议室和其他相关活动。
确保会议的顺利进行，并及时准备相关文件和资料。
- 协助管理人员完成工作任务，包括报告的准备、文件的整理和资料的搜集等。
- 处理来访人员和电话咨询。
与来访人员保持礼貌和专业的沟通，并及时解答问题或转接至相关人员。
- 协调和安排差旅和会议行程。
包括预订机票、酒店和交通工具等，并确保一切安排井然有序。
- 管理办公室的文件和档案。
确保文件的归档和储存，以便随时查阅。
- 熟悉和使用办公软件和设备，包括Microsoft Office和打印、复印机等。
- 具备良好的沟通和协调能力。
能够与不同层次的员工、客户和合作伙伴进行有效的沟通和协调。
3. 建议和技巧作为一名优秀的秘书，以下建议和技巧可能对你有所帮助：- 细心和细致。
注意细节并且专注于工作任务的完成。
对文档和资料的准备进行仔细的审查和校对。
- 保持机密性。
作为一名秘书，你可能处理一些敏感的信息和文件。
确保保密性，并妥善管理和储存相关资料。
- 与上司保持良好的沟通。
了解上司的需求和要求，并随时与其保持沟通和协调。
及时解决问题和反馈工作进展。
- 学习和提升自己的技能。
秘书职位需要不断学习和提升技能。
通过参加培训和学习新的工具和技术来提高自己的竞争力。
- 保持专业形象。
作为一名秘书，你是公司的形象代表。
保持良好的仪表和礼仪，并与他人保持良好的沟通和协调。
秘书岗位职责说明书(3篇)
秘书岗位职责说明书一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
三、做好各种会议的记录及会务工作。
四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
六、做好来访接待工作。
七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。
八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。
秘书岗位职责说明书（2）职位名称：秘书岗位职位概述：秘书是一种为上级或团队提供支持和协助的职位。
秘书负责组织和管理办公室日常工作，并提供行政支持，以确保团队的高效运行。
秘书还负责安排会议、处理文件和资料、处理电话和电子邮件等各种日常事务。
职责说明：以下是秘书岗位的主要职责：1. 组织和管理办公室日常工作：负责安排和协调办公室日常活动，包括接待访客、处理文件和资料、安排会议和行程等等。
2. 提供行政支持：为上级或团队成员提供行政支持，包括处理文件和资料、准备会议材料、管理日程安排等。
3. 处理电话和电子邮件：接听和转接电话，处理来访者的询问和请求；管理电子邮件，回答和处理内外部邮件。
4. 安排会议和行程：协助上级或团队成员安排会议和行程，包括预订会议室、安排交通和住宿等。
5. 维护办公室设备和供应：负责办公设备的日常维护和保养，并确保办公室的供应充足。
6. 处理机密和敏感信息：保护机构的敏感信息和文件，并确保其安全性和保密性。
7. 协助人力资源管理：支持人力资源部门的工作，包括处理员工福利和离职手续等。
8. 协助团队合作：与团队成员紧密合作，提供支持和协助，促进团队工作的顺利进行。
岗位要求：以下是秘书岗位的一些基本要求：1. 学历要求：本科及以上学历，相关专业优先考虑。
文秘工作手册
文秘工作是一项重要的工作（一）一、什么是文秘？文秘工作的范围有哪些？文秘工作说到底是一种管理工作，是带有辅助性质的管理（辅助领导进行管理）。
它具有政治性（重要性）、综合性和应用性的特点。
文秘工作的范围：一是文书和秘书工作。
包括公文的收、发、传、查办；印章的管理；领导指示的传达；信息和调研等。
二是文书档案的收集、整理、归档、立卷、保管、查阅利用。
三是接待和行政事务、会议的准备。
四是高层次的工作内容，如对领导指示落实的查办、对各项管理制度执行的检查、对文件要求完成的事项进行跟踪查办、对上级批复或通知内容的落实等。
下属公司的文秘岗位，还兼带诸如人事、统计、行政后勤等工作。
二、文秘岗位职责和文秘人员职业道德主要职责：一是参谋助手。
围绕着企业中心任务，开展信息与调研工作，准确、及时、全面地整理编写信息，向领导提供各种真实新鲜的信息，以供领导决策。
在文件起草、校核把关、会议预案的准备中提出预案或意见。
通过办文、办事的经常性的基础工作发挥办事效能，提供参谋服务，又提供事务性服务，成为领导的直接助手。
二是综合协调。
这是文秘的一个主要职能。
三是督促检查。
这是文秘岗位的重要职责。
文秘岗位的重要性，要求文秘人员必须具备较高的综合素质。
职业道德：素质是成事之基，立身之要。
在当今现代企业制度框架之下的企业，对文秘岗位的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面提出了更新更高的要求。
忠于职守：热爱本职岗位，忠诚事业，认真钻研业务。
甘于奉献：牺牲休息、随时候命、召之急来，来之能战、战之能胜。
服从领导：就是要有严格的工作纪律。
实事求是：任何场合必须公正不掺加个人观点；端正文风，恰如其分，不夸大或缩小。
谦虚文明：窗口和门面形象的要求，也是个人素质的综合展现。
保密守纪：保密观念和习惯是必备的素养。
除上述外，还要有能胜任岗位的写作能力；为领导出谋划策的助手能力；有协调左右、沟通上下的处事能力；有善于调查研究、为领导提供信息的统筹能力；以及热情大方、有礼有节的交际能力。
秘书工作手册(实用经典43页)
实用经典——秘书工作手册目录前言 (2)第一章秘书必备的素质 (4)第二章秘书的重要职业技能 (5)第一部分日常事务处理 (5)电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排 (9)总体日程安排 (10)出差日程安排 (12)会议安排 (18)媒体采访 (24)大型活动 (28)突发来访接待 (32)第三部分沟通与协调 (34)内部沟通 (34)外部沟通 (34)秘书应具备的礼仪 (35)秘书礼仪素质的培养 (37)第四部分文字支持 (39)第五部分会议支持 (42)前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。
秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务,从而体现出其自身价值。
优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。
然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。
在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下,大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。
在领导处理每一项工作的时侯,我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。
别看都是秘书,但由于所服务的对象不同,各部门性质不同，其所进行的工作任务也必然存在着很大差异,但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据.事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。
无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。
因此,什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质,什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢？这些是我们一直以来需要探索的问题,也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。
秘书的工作手册学习计划
秘书的工作手册学习计划第一章：秘书的基本知识1.1 秘书的定义1.2 秘书的职责和工作内容1.3 秘书的素质和能力要求第二章：秘书的基本技能2.1 书信处理能力2.2 会议组织和管理能力2.3 文件管理能力2.4 档案管理能力2.5 信息收集和整理能力2.6 行政协助和支持能力第三章：秘书工作的沟通技巧3.1 口头表达能力3.2 书面表达能力3.3 良好的人际沟通能力3.4 能够有效倾听3.5 协调能力第四章：秘书的时间管理技巧4.1 做好时间规划4.2 有效的工作安排4.3 处理紧急事务能力4.4 处理多重任务的能力4.5 有效利用工作时间第五章：秘书的信息技术应用5.1 办公软件的使用5.2 电子邮件处理和管理5.3 信息检索和利用5.4 会议管理软件的使用5.5 互联网和信息管理第六章：秘书的职业素养培养6.1 职业道德和职业操守6.2 领导能力培养6.3 协作和团队精神6.4 自我管理和自我提升6.5 与上级领导的关系处理第七章：秘书工作的法律知识7.1 文件处理和保管7.2 机密文件的管理7.3 合同和协议的处理7.4 办公室管理的法律知识7.5 保护企业利益的法律常识第八章：秘书的危机处理能力8.1 预防危机的能力8.2 应对突发事件的能力8.3 处理危机事件的能力8.4 应变和应急处理能力8.5 危机公关和舆论处理能力第九章：秘书的管理技能9.1 领导团队和管理下属9.2 组织协调能力9.3 决策和执行能力9.4 项目管理和组织能力9.5 岗位管理和转化能力第十章：秘书的工作实践10.1 实际工作经验积累10.2 定期总结和学习10.3 主动参与企业活动10.4 不断提升素质和能力10.5 注重在职培训和学习机会学习计划安排在学习秘书工作手册的过程中，我将按照以下计划进行学习和实践：1. 确定学习目标：我将明确自己学习秘书工作手册的目的和意义，努力做到学以致用，不断提升自己的工作能力和素质。
秘书工作手册
强化保密意识
时刻保持警惕，不随意谈论、传播和复制涉密信息，确保公司信 息安全。
定期接受保密培训
积极参加公司组织的保密培训，了解最新的保密要求和技能，不 断提高自己的保密能力。
职业操守规范
忠诚敬业
对公司忠诚，积极履行工作职责，为公司发展贡 献自己的力量。
诚信为本
在工作中保持诚实、守信的品质，不欺瞒、不谎 报，树立良好的职业形象。
文件分类与归档
根据文件性质、重要性和 紧急程度进行分类，建立 合理的归档系统，确保文 件易于查找和使用。
文件传递与登记
及时接收、登记、传递和 处理各类文件，确保信息 畅通，避免延误或遗漏。
文件保密与安全
严格遵守保密规定，确保 涉密文件的安全，防止泄 密事件发生。
会议安排与记录
会议筹备
根据会议主题、时间和地点，协 助领导做好会议筹备工作，包括 会议通知、资料准备、场地布置
和想法。
积极倾听
认真倾听同事的发言，给予积 极的反馈和回应，促进良好的
互动和交流。
合作共赢
在沟通中强调团队合作和共同 目标，寻求双方都能接受的解
决方案。
商务礼仪规范
着装整洁
在商务场合，要保持整洁、得体的着装，展 现专业和尊重的形象。
尊重他人
尊重他人的文化背景和习惯，避免冒犯或歧 视言行。
守时守信
严格遵守会议和约定的时间，树立良好的时 间管理意识。
秘书是组织内部和外部信 息的重要传递者，需要确 保信息的准确、及时传递。
形象代表
秘书往往代表着组织或管 理者的形象，需要具备高 度的职业素养和形象塑造 理 来往邮件、电话和访客接待等
日常事务。
会议筹备与记录
负责会议的筹备工作，包括会 议通知、场地安排、资料准备 等，并做好会议记录。
时刻保持警惕，不随意谈论、传播和复制涉密信息，确保公司信 息安全。
定期接受保密培训
积极参加公司组织的保密培训，了解最新的保密要求和技能，不 断提高自己的保密能力。
职业操守规范
忠诚敬业
对公司忠诚，积极履行工作职责，为公司发展贡 献自己的力量。
诚信为本
在工作中保持诚实、守信的品质，不欺瞒、不谎 报，树立良好的职业形象。
文件分类与归档
根据文件性质、重要性和 紧急程度进行分类，建立 合理的归档系统，确保文 件易于查找和使用。
文件传递与登记
及时接收、登记、传递和 处理各类文件，确保信息 畅通，避免延误或遗漏。
文件保密与安全
严格遵守保密规定，确保 涉密文件的安全，防止泄 密事件发生。
会议安排与记录
会议筹备
根据会议主题、时间和地点，协 助领导做好会议筹备工作，包括 会议通知、资料准备、场地布置
和想法。
积极倾听
认真倾听同事的发言，给予积 极的反馈和回应，促进良好的
互动和交流。
合作共赢
在沟通中强调团队合作和共同 目标，寻求双方都能接受的解
决方案。
商务礼仪规范
着装整洁
在商务场合，要保持整洁、得体的着装，展 现专业和尊重的形象。
尊重他人
尊重他人的文化背景和习惯，避免冒犯或歧 视言行。
守时守信
严格遵守会议和约定的时间，树立良好的时 间管理意识。
秘书是组织内部和外部信 息的重要传递者，需要确 保信息的准确、及时传递。
形象代表
秘书往往代表着组织或管 理者的形象，需要具备高 度的职业素养和形象塑造 理 来往邮件、电话和访客接待等
日常事务。
会议筹备与记录
负责会议的筹备工作，包括会 议通知、场地安排、资料准备 等，并做好会议记录。
学会办事秘书工作手册
学会办事秘书工作手册一、秘书工作的基本要求1. 了解公司业务及相关信息，掌握公司内外部人员的联系方式和工作职责。
2. 具备一定的文字处理能力，包括电子邮件、文件整理、会议记录等。
3. 具备良好的沟通能力，能够与公司内外部人员进行有效的沟通和协调。
4. 具备一定的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作任务和时间。
二、秘书工作的具体内容1. 文件处理a. 负责公司文件的整理、归档和保管，确保文件的安全和完整。
b. 负责公司文件的复印、传真和扫描工作，保证文件的及时传递和处理。
c. 负责电子文件的管理和整理，确保文件的清晰和有序。
2. 会议安排a. 负责公司会议的安排和组织，包括会议室的预订、会议材料的准备和会议记录的整理。
b. 负责会议的通知和邀请工作，确保与会人员的准时参加。
c. 负责会议后的跟进工作，包括会议纪要的整理和分发。
3. 行政协助a. 协助公司领导处理日常工作，包括行程安排、会议安排和文件处理等。
b. 协助公司部门处理一些行政事务，包括文件整理、资料查询和信息收集等。
c. 协助公司领导处理一些个人事务，包括私人日程安排和私人文件处理等。
4. 电话接听a. 负责公司电话的接听和转接工作，确保电话的畅通和及时处理。
b. 负责电话留言的记录和转达工作，确保留言的准确和及时传达。
5. 邮件处理a. 负责公司电子邮件的接收和处理工作，确保邮件的及时和准确处理。
b. 负责邮件的分类和整理工作，确保邮件的清晰和有序。
三、秘书工作的技巧和方法1. 学会合理安排时间，根据工作的紧急程度和重要程度进行合理的时间安排。
2. 学会有效沟通，能够与公司内外部人员进行有效的沟通和协调。
3. 学会灵活应对，能够根据工作的变化和需求进行灵活的处理和安排。
4. 学会团队合作，能够与公司内外部人员进行良好的团队合作和协调。
四、秘书工作的注意事项1. 保护公司机密，严格遵守公司的保密制度，确保公司机密的安全和保密。
2. 注意工作细节，确保工作的准确和完整，避免出现错误和遗漏。
秘书工作手册
秘书工作手册秘书工作手册目录一、秘书工作概述二、秘书的职责与要求三、秘书的技能与能力四、秘书的工作流程五、秘书的常见问题解决方法六、总结一、秘书工作概述秘书是一个组织中不可或缺的角色，负责协助高层管理人员进行日常工作，保证工作的高效运转。
秘书在保证高效办公的同时，也需要具备高超的沟通和组织能力。
二、秘书的职责与要求1. 职责秘书的主要职责包括但不限于：- 安排高层的日程安排和会议安排；- 策划并组织重要活动和会议；- 处理来自内外部的各种文件和信函，并做好归档工作；- 对高层关注的工作进行跟踪和反馈；- 协助高层处理日常事务。
2. 要求秘书需要具备以下要求：- 良好的沟通和协作能力，能够与各个层面的员工进行有效沟通；- 出色的组织和时间管理能力，能够高效地处理各种任务；- 较强的解决问题的能力，能够在紧急情况下迅速作出正确的决策；- 熟练掌握办公软件和各种办公设备的使用。
三、秘书的技能与能力1. 技能- 熟练掌握各种办公软件的使用，如Microsoft Office等；- 具备基本的汉字输入与处理能力；- 了解并熟练运用各种办公设备，如传真机、复印机等。
2. 能力- 沟通能力：帮助高层处理来自各个层面的沟通问题，使沟通顺畅、高效；- 组织能力：合理安排高层的日程安排和会议安排，确保工作的顺利进行；- 时间管理能力：根据工作的紧急程度合理安排工作时间，提高工作效率；- 解决问题的能力：在紧急情况下能够迅速作出正确决策，解决各种问题。
四、秘书的工作流程1. 安排会议和活动- 根据高层的日程安排，合理安排会议和活动的时间地点；- 确定参会人员，发送邀请函并保证参会人员的到场；- 准备会议资料，包括会议议程、演示文稿等。
2. 文件管理- 按照公司规定，对各类文件进行分类、存档，确保文件的安全性与完整性；- 根据需要整理相关文件，并及时送达相关人员。
3. 日常事务处理- 协助高层处理日常事务，如电话、邮件的答复；- 处理来访者的接待工作。
企业文秘文员工作手册
企业文秘文员工作手册第一章：岗位职责1.1 文秘文员的概述文秘文员是企业办公室的重要人员，主要负责文档管理、文件处理和信息协调等工作。
他们需要熟悉各类办公软件的使用，具备良好的沟通协调能力和文案撰写能力。
1.2 工作职责1.2.1 文档管理负责文件的收集、整理、分类和归档，确保文档的准确性和完整性。
同时，需要制定相关文档管理制度，提高文档管理的效率和质量。
1.2.2 文件处理处理来自内外部的文件，如传真、快递、电子邮件等，并及时转交相关人员。
对于重要文件，需要进行归档和备份，确保文件的安全性和可追溯性。
1.2.3 会议组织与协调协助上级组织会议，并负责会议的安排、预订会议室、发送邀请函等工作。
会议结束后，需要整理会议纪要并及时发送给参会人员。
1.2.4 信息协调负责与内外部人员的信息协调工作，包括电话联系、邮件往来、会议安排等。
及时传达相关信息，确保信息的准确传递和及时反馈。
第二章：工作规范2.1 保密制度文秘文员需要遵守企业的保密制度，严守商业机密和个人隐私，不得泄露关键信息。
在处理文件和信息时，要保证数据的安全性和机密性。
2.2 工作纪律文秘文员需要遵守企业的工作纪律，如按时上下班、服从上级安排、不迟到早退等。
同时，要保持良好的职业操守，提高工作效率和质量。
2.3 文书规范在处理文档和写作文案时，文秘文员需要遵循相关的规范和标准，如文字排版、用词准确性、语法表达等。
确保文档的规范化和专业性。
2.4 保持学习文秘文员需要不断学习和提升自己的能力，如掌握新技术、学习行业知识等。
通过学习，不断提高自己的专业素养和工作能力。
第三章：工作技巧3.1 时间管理合理安排工作时间，制定工作计划和优先级，提高工作效率。
学会分配时间，合理安排不同任务的完成时间，确保工作的及时性和连贯性。
3.2 沟通协调作为文秘文员，良好的沟通协调能力是必不可少的。
与同事和上下级保持良好的沟通关系，及时沟通和反馈问题，避免信息交流中的误解和延误。
秘书工作手册日程安排
秘书工作手册:日程安排控制日程,意味着您与总经理一起有序工作。
“日程安排”就是指时间排定的领导工作计划,就是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映,就是时间管理艺术的集中体现。
秘书的职责就是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备,并提醒领导实施。
本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动与突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版,希望能给大家的工作提供参考。
日程就是领导的工作质量,工作效率,工作成果的一种体现,而规划、安排领导的工作日程就是秘书的一项基本工作。
这项工作瞧似简单,但却十分重要,它就是秘书辅助总经理工作的基础,安排好总经理的日程,意味着秘书将与总经理一起进行有序的工作。
作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯与做事风格,调整自己的工作方法,主动适应领导的工作节拍。
在没有达成默契的情况下,最好在合作之初与领导做一次深入沟通,准确了解领导的要求、需求,并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识,为日后工作的顺利开展做铺垫。
此外,勤于思考,多做总结对于秘书日常工作效率的提高就是十分必要的,把瞧得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录,时常翻瞧,补己之短,扬己所长这不仅提高了自己的工作水准,同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。
一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作,即事先有计划的相对固定的工作(如会议、出差、接待等)与突发性工作(临时安排的事情)两类。
而秘书的通常做法就是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中,同时细致灵活地安排好突发随机事件。
(一)总体原则:➢了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况,-优化工作方法,细心观察总经理的工作习惯与做事风格,主动适应其工作节拍;-了解公司业务发展情况,特别就是所服务总经理的业务进展情况,留意近期的工作兴奋点;➢对计划内事情预先写入日程;及时整理日程表,以免安排冲突;➢明确事情的优先级,在处理事务时注意理顺与排序,分清轻重缓急,酌情安排处理;➢定期与总经理沟通,将双方的要求、需求与可能会遇到情况的处理原则达成共识,以利工作开展;➢注意日程安排的时间松紧,适当安排;(二)经验与技巧➢周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务;➢在两个约会间留出机动时间,防止会议延长引起时间冲突,并给总经理留出整理思路的时间;同时预留时间处理日常事务;➢根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其她信息;➢对于总经理的各项安排熟记于心,及时提醒已定下来的安排,防止冲突;每日安排相对固定时间与总经理核对日程,保证秘书与总经理日程表内容一致;➢不要代替领导做决定,在总经理的同意下针对其工作习惯与时间对各种预约酌情处理;➢控制约会时间,适时打断,防止拖延,以免影响下面的日程;➢掌握近期要回避的人物;月/周计划安排模版➢可使用NOTES日历功能,填入相关安排,打印即可;➢也可按照总经理习惯,自行制作日程表;二、出差日程安排做为秘书,安排总经理出差就是经常的一项工作,同时也就是需要更加细致的一项工作。
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董事长秘书工作手册：领导日程安排一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。
而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则：了解董事长的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观察董事长的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，留意近期的工作重点；对计划内事情预先写入日历；及时整理日历，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；保持与董事长及时沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个会议间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用相关软件APP日历功能，制作周计划表、月计划表的相关安排，打印即可；二、出差日程安排（一）国内出差出差前：确定出差目的和日期；确认董事长出差陪同人熟悉每日商务行程，及时与当地负责人对接。
出发、到达时及时打电话沟通。
确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息、时间、地点、对方参会人、议程等。
）（见范例）。
用车需求：确认出行方式，和司机沟通好出发时间。
确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；酒店房间：原则上不订套房，确认酒店有非常安静的房间，要相关负责人或酒店尽量选择层高、远离街道和远离电梯间的房间。
确认酒店有薄被子。
湿气重的地方，请提前通知相关人员准备除湿系统；根据董事长的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
赵总证件：在集团法务处申领赵总身份证、护照、APEC卡。
赵总行李：提前与赵总家大刘姐沟通（），提前三天及时发送天气预报信息，以便大刘姐准备赵总衣物；山区及热带地区备好驱蚊喷雾，蚊虫叮咬药膏，遮阳伞；随身携带维达（无香味）小包纸巾，无香味湿纸巾。
备用金准备：需要申请备用金的，根据出差时间提前一周申请好备用金。
出发前在集团法务处申领赵总钱包，备用金的一部分现金放在赵总那里，数额自己要记好。
（外币请提前两周做好申请）。
与董事长确认礼品并做好准备工作；机场登机：1、办理值机手续：国内短途出差，无需托运的情况，至少提前一天网上值机。
出发当天提前半小时先到机场，等待赵总到达机场，陪伴赵总一同过安检；国内长途或国际出差，需要托运，陪同赵总到达机场，点清全部行李，帮助赵总办理托运手续，保管好行李票。
2、座位偏好：为赵总安排第一排靠走道的座位，如果已满，则选择第二排靠走道的座位。
自己的座位尽量安排在靠近头等舱的前排，以便自己可以迅速下飞机。
3、机场安检：头等舱和国航终身白金卡，一般情况，可以陪同赵总走贵宾通道进入候机楼。
（APEC卡适用国家每卡可携带一人）。
4、陪伴赵总候机：赵总在贵宾休息区等待候机，及时询问赵总需求，是否要喝点东西或者吃点东西；随时关注航班信息，飞机起飞前半小时提醒赵总可以准备登机了。
5、登机：上飞机后帮助赵总放好行李，整理好赵总机上需要看的文件；6、告知起飞：起飞前告知目的地接待人员，确认到达后的对接方式。
7、延误等情况：及时与航空公司联系改签；到达：1、下飞机：帮助赵总拿好随身物品，陪同赵总下机。
到达后第一时间联系目的地接待人员，确认接机情况无误。
2、过海关：团队出行的情况下，若无特殊安排，走在最前面，告知海关我们是一个团队的，后面的成员英语不好，并回答海关关于行程信息的问题。
3、行李提取：帮助赵总提取行李，点清行李数量。
出差中着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；董事长出差生活方面：入住酒店：1、check in：办理入住登记，再次跟酒店确认房间一定要安静。
2、安顿：带好行李，送赵总进房间；帮助赵总连好手机、电脑、Ipad等电子设备的Wifi信号；烧好水；换好被子；征求赵总意见，是否需要协助整理衣物用品，是否需要吃点东西等。
将自己房间的号码和电话、赵总房间的号码和电话写在便签纸上放在赵总床头。
3、早餐确认：赵总一般不在酒店用早餐，需要征求赵总意见，如果用早餐，要告知早餐时间和地点；如果不在酒店用早餐，需要到附近的超市挑选好水果。
（青苹果，买好水果刀）4、信息确认：每天抽时间和赵总核对本日及第二天的日程安排；确认第二天行程和其他注意事项。
赵总出差日常习惯：早晨：1、出发前：与赵总沟通好起床时间，一般出发前半小时去赵总房间。
烧水倒好温水，削好青苹果。
早晨药品：三七粉（温水调好）赵总喝完后给温水漱口；中药:一袋半每天出发前，比集合时间提前10分钟左右提醒赵总要出发了。
2、开会时：倒好温水（或常温苏打水），纸巾和激光笔放好在赵总位置，做好录音及纪要；3、午餐：提醒服务员倒温水、或常温苏打水；放好纸巾；询问赵总是否需要喝药酒；药品：维生素（赵总包中绿色小包里，透明小袋装，多种颜色不一样的药丸），赵总入座后放在她位置上，她会随餐服用；餐后：准备牙线；4、晚餐：药品：月见草（四颗金黄色透明袋子装）随餐服用餐后牙线；中药：一袋半5、赵总睡前：提醒赵总喝药酒；将透明质酸口服液开好，放床头；电话叫醒：打电话到前台预约电话叫醒服务；业务方面：根据总经理日程安排，随时联系相关参会人员，做好通知协调工作；做好出差期间的会议记录，传达会议精神；及时掌握集团动态及业务相关信息，积极配合打印相关资料，将信息及时汇报给董事长；参观时做好记录，根据董事长口头分配的任务，配合督办相关业务进度；根据情况及时与董事长沟通，及时调整日程安排；出差后及时向董事长汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；向董事长认为有必要的合作方致感谢函。
各种差旅费用报销；跟进、配合督办业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒注意以下几点：根据公司最新业务情况准备PRESETATION （中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备打印机和打印稿。
注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带；出访美国要记得带好赵总美国驾照。
（国际）外币请提前两周做好申请；根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；准备当地的地图及国家风情资料；确认对方还是我方提供翻译服务；回国后向邀请方致谢。
附件一：出差物品携带表物品数量物品数量附件三：国内出差日程范例董事长出差深圳日程安排（月日）附件四：国外出差日程安排表---执行副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）三、会议安排（一） 内部会议安排董事长主持的会议NY确定会议目的、安排会议室、修改下发修改结束N注意事项：会前与相关负责人明确会议内容、议程和参加人；综合考虑各种因素（如董事长全天日程安排），安排会议地点及时间；下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认；会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给；董事长参加的会议N 判断与董事长是否有关Y时间冲突NY注意：把握前往会议地点出发时间的安排。
（二）外部会议安排董事长主持的外部会面接受会面请求婉拒或该请他人注意：讲明原因，以免对方误解注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及董事长商讨决定，同时提供背景材料以供董事长做出判断Y与对方确认时间、地点、人员、议程，并落实我方人员、地点拟定meeting agenda, ppt 修改（中英文标准版、及业务回顾）发会议通知，并落实参会人员会前准备工作会中服务会中达成共识的跟踪反馈结束注意事项：综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；注意准备桌签、翻页器、激光笔；会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；如需安排参观，提前与集团行政联系，安排参观陪同人；会前给董事长提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与董事长沟通洽谈事宜；在会前拟制meeting agenda（见模版）在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文；--初次会面PPT应包括：集团总体情况及业务情况介绍；--再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。
帮董事长准备名片，并提醒会面时携带；提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度；提醒董事长参会，参会中关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；会面结束后，代董事长或陪同送客人离去；之后整理会中材料文件、笔记本电脑等仪器设备；董事长参加的外部会面总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书应从较专业的角度协助安排。
并关注以下几点：征询GMNY回复对方参关注对方会议在会面前给G注意事项：会前为总经理准备详细的背景材料；会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间；对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈；外部会面会议备忘模版Guest Meeting TableMeeting Agenda:15:00-15:05 Introduction15:05-15:10 AMD Introduction (Mr. Perry Cha n)15:10-15:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee)15:30-15:45 Legend update (Mr. ――)15:45-16:00 Discussion about cooperation bet ween AMD andLegend四、媒体采访媒体采访流程说明：1、接受采访联想电脑公司的采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外的采访需求必须转交品牌推广部处理；对直接联系的记者要特别礼貌，要向对方说明公司采访规定，请对方理解；应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推接口人；从品推得到采访提纲；将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；对总经理接受的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起；对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采访，必要时可帮助品推人员进行沟通联络。