集团秘书手册

秘书手册集团办公室编制目录前言 (1)第一章素质与技能 (4)第二章秘书工作原则 (5)第三章礼仪 (7)第四章拨打和接听电话 (11)第五章领导办公保障 (15)第六章文书处理 (17)第七章文书支持 (19)第八章档案管理 (27)第九章证照办理及管理 (29)第十章印信管理 (36)第十一章后勤保障 (37)第十二章会议管理 (39)第十三章日常事务 (41)第十四章教育培训 (42)附则 (43)前言“秘书”是什么呢？1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

你真的理解了吗？那么企业秘书又有什么不同呢？看着身边来来往往、忙忙碌碌的秘书们的身影，我们可能陷入认识上的困惑。

虽然我们对秘书这个职业难以准确定义，但我们对秘书的感受是大同小异的：秘书是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，他们起着辅助和参谋作用；秘书工作具有很强的服务性，他们必须时时刻刻、全心全意并准确无误地为领导和部门同事提供支持与服务。

优秀的秘书会使人联想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态，联想到在他们脸上展现的处变不惊、胸有成竹的样子……无论如何，“秘书”这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。

然而，秘书所从事的是一种什么样的工作？秘书需要具备什么样的素质和技能？秘书如何才能做好本职工作？这是问题都是被很多人所忽视的。

在三正，秘书及行政助理、部门文员是一支庞大的队伍，在三正的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。

在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情不可或缺的某一环节。

有时我们需要扮演更多角色，以适应工作安排和领导需要。

尽管都是秘书，但由于所服务的对象不同，各部门工作性质不同，其所从事的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。

文秘工作知识手册经理办秘书处二〇〇九年三月前言办公室文秘人员是企业有效开展办公事务的决定因素，而要成为一名好的文秘人员，不仅需要掌握秘书工作的基本常识和具备分析、表达等能力，更应时刻关注企业的发展，通过加强学习和经验积累，不断规范和完善自己，同时给他人和部门以支持，并为领导决策充分发挥好参谋、助手作用。

本手册对秘书处各项业务的工作内容、工作流程以及一些工作经验进行了简单整理和汇总。

一是使大家进一步了解所承担的业务工作，充分体会到秘书工作的重要意义；二是进一步明确工作流程，对秘书日常工作提供指导和规范；三是通过经验介绍，以加快部门新人成长，不断促进秘书处各项业务的顺利开展。

此外，随着企业其他方面业务知识的不断整理，知识手册内容将逐步丰富和完善，并将作为秘书处人员培训、管理的内部资料。

目录一、文书工作二、机要工作三、会务工作四、督（查）办工作五、综合文字工作六、调研工作七、信息工作八、计算机工作注：*表示不属于本岗位工作内容，但由于岗位特点和部门工作需要安排承担的其他工作。

文书工作一、工作简介及工作内容文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称。

文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作，是机关工作的纽带，是保守企业机密的重要环节，是档案工作的基础。

其主要任务是制发、收办、管理文件，其他还包括印信管理等方面工作。

文书工作的内容主要有：1.负责完成国家、省、市各部门文件、资料的接收、传递。

文件来源：市政府机要站取回及平时邮寄的信件。

2.负责完成集团各单位、机关各处（部）室、集团领导间文件、材料的接收、传递。

文件来源：秘书处处长点传递过来的请示报告（传到文书点和总裁点）。

3.负责完成集团上报、下发文件的登记、编号、排版工作。

4.负责完成各年度各类文件和有关材料的归档工作，平时做好材料整理工作。

5.负责集团介绍信、印鉴、传真的管理、使用工作。

6.涉及本单位人员参加的省、市有关部门会议的通知工作。

秘书手册（试讲稿）××××科技实业股份有限公司企管部秘书处2005年３月结构框架前言第一部分总裁秘书岗位建设●岗位职责●岗位标准●岗位流程与规范●管理工具（见附页）第二部分工作注意事项第三部分岗位历史分析与案例前言---------在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。

秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。

优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一贯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。

然而,秘书的工作到底包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。

在众友的大环境下，身为总裁秘书支撑着许多日常繁杂事项的处理。

在总裁处理每一项工作的时侯，总裁秘书会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时总裁秘书需要扮演更多角色，以适应工作安排和总裁需要。

无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书不遗不弃的职业操守，而总裁秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。

因此，什么是总裁秘书应该具备的职责，在众友,作为总裁秘书怎样开展工作以提高工作效率呢？××××科技实业股份有限责任公司总裁秘书岗位建设一、岗位名称：总裁秘书二、岗位职能描述：协助总裁处理日常事务性工作，承担会议管理职能。

协助总裁对各部门工作进行协调，做好管理调查工作，发挥辅助和参谋作用。

三、岗位职责1、负责总裁的办公服务工作。

2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料。

3、负责公司会议的准备、通知、组织工作，对会议过程中不清楚的地方有义务提出疑问。

秘书工作手册：日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。

“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。

秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。

本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。

日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。

这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。

作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。

在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。

此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。

一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。

而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

（一）总体原则：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。

秘书应用手册秘书应用手册1. 介绍作为一名秘书，你将成为公司高层管理人员的重要助手和支持者。

你的工作将包括协助管理人员完成各种工作任务，处理日常业务，安排会议，处理文件和资料，以及提供有效的沟通和协调支持等。

本手册将帮助你了解秘书职位的职责和技能要求，以及提供一些实用的建议和技巧，帮助你更好地履行职责。

2. 职责和技能要求作为一名秘书，你需要具备以下职责和技能要求：- 处理来自高层管理人员的日常通信，包括电子邮件，传真和邮件。

及时回复，转发和处理所有相关信息，并确保机密性。

- 安排和组织会议、会议室和其他相关活动。

确保会议的顺利进行，并及时准备相关文件和资料。

- 协助管理人员完成工作任务，包括报告的准备、文件的整理和资料的搜集等。

- 处理来访人员和电话咨询。

与来访人员保持礼貌和专业的沟通，并及时解答问题或转接至相关人员。

- 协调和安排差旅和会议行程。

包括预订机票、酒店和交通工具等，并确保一切安排井然有序。

- 管理办公室的文件和档案。

确保文件的归档和储存，以便随时查阅。

- 熟悉和使用办公软件和设备，包括Microsoft Office和打印、复印机等。

- 具备良好的沟通和协调能力。

能够与不同层次的员工、客户和合作伙伴进行有效的沟通和协调。

3. 建议和技巧作为一名优秀的秘书，以下建议和技巧可能对你有所帮助：- 细心和细致。

注意细节并且专注于工作任务的完成。

对文档和资料的准备进行仔细的审查和校对。

- 保持机密性。

作为一名秘书，你可能处理一些敏感的信息和文件。

确保保密性，并妥善管理和储存相关资料。

- 与上司保持良好的沟通。

了解上司的需求和要求，并随时与其保持沟通和协调。

及时解决问题和反馈工作进展。

- 学习和提升自己的技能。

秘书职位需要不断学习和提升技能。

通过参加培训和学习新的工具和技术来提高自己的竞争力。

- 保持专业形象。

作为一名秘书，你是公司的形象代表。

保持良好的仪表和礼仪，并与他人保持良好的沟通和协调。

数码集团秘书手册文书支持一、公文写作基本要求（一）符合政策法令，不悖集团规章制度等；（二）行文周密严谨；（三）格式合乎规范。

二、公文写作一般步骤（一）明确发文主旨。

1、在动笔之前，要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的。

2、要明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，做到心中有数。

（二）收集有关资料，进行调查研究。

掌握全面的、大量的素材，了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个系统认识。

（三）拟出提纲，安排结构。

正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，更有逻辑和条理性。

（四）落笔起草、拟写正文。

1、要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。

2、拟写公文应一文一事；3、拟写正文应做到情况要确实，观点要鲜明，用材要得当，条理要清楚，层次要分明，语句要精练，标点要准确，篇幅要简短，交代要清楚。

4、注意选词。

多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

5、人名、地名、数字、引文要准确，时间应写全、写具体。

公文中的数字，除必须用阿拉伯数字者外，一般用汉字书写。

6、序码标示的使用要规范。

通常情况下，序码的使用层级如下： 第一层：一、二、三、四……第二层：（一、（二）（三第四层：（1、（2）7、对于两页以上的文件应标明页码。

正文较长的文书应编写目录。

（五）反复检查，认真修改。

1、修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

2、检查时，应注意检查主题是否明确，论述是否集中、深刻，观点是否正确，表达有无问题，语句是否通顺，有无错别字符等。

三、公文规范（一）公文文种国家行政公文有十二类十三种,即命令（令）；议案；决定；意见；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。

《集团公文处理规范》中未包括：命令（令）、公告、议案、意见、函。

但增加了：指令、通令、指示、决议、备忘录。

集团文书操作中，还用到了一些具有公文性质的文种。

秘书的工作手册学习计划第一章：秘书的基本知识1.1 秘书的定义1.2 秘书的职责和工作内容1.3 秘书的素质和能力要求第二章：秘书的基本技能2.1 书信处理能力2.2 会议组织和管理能力2.3 文件管理能力2.4 档案管理能力2.5 信息收集和整理能力2.6 行政协助和支持能力第三章：秘书工作的沟通技巧3.1 口头表达能力3.2 书面表达能力3.3 良好的人际沟通能力3.4 能够有效倾听3.5 协调能力第四章：秘书的时间管理技巧4.1 做好时间规划4.2 有效的工作安排4.3 处理紧急事务能力4.4 处理多重任务的能力4.5 有效利用工作时间第五章：秘书的信息技术应用5.1 办公软件的使用5.2 电子邮件处理和管理5.3 信息检索和利用5.4 会议管理软件的使用5.5 互联网和信息管理第六章：秘书的职业素养培养6.1 职业道德和职业操守6.2 领导能力培养6.3 协作和团队精神6.4 自我管理和自我提升6.5 与上级领导的关系处理第七章：秘书工作的法律知识7.1 文件处理和保管7.2 机密文件的管理7.3 合同和协议的处理7.4 办公室管理的法律知识7.5 保护企业利益的法律常识第八章：秘书的危机处理能力8.1 预防危机的能力8.2 应对突发事件的能力8.3 处理危机事件的能力8.4 应变和应急处理能力8.5 危机公关和舆论处理能力第九章：秘书的管理技能9.1 领导团队和管理下属9.2 组织协调能力9.3 决策和执行能力9.4 项目管理和组织能力9.5 岗位管理和转化能力第十章：秘书的工作实践10.1 实际工作经验积累10.2 定期总结和学习10.3 主动参与企业活动10.4 不断提升素质和能力10.5 注重在职培训和学习机会学习计划安排在学习秘书工作手册的过程中，我将按照以下计划进行学习和实践：1. 确定学习目标：我将明确自己学习秘书工作手册的目的和意义，努力做到学以致用，不断提升自己的工作能力和素质。

实用经典——秘书工作手册目录前言 (2)第一章秘书必备的素质 (4)第二章秘书的重要职业技能 (5)第一部分日常事务处理 (5)电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排 (9)总体日程安排 (10)出差日程安排 (12)会议安排 (18)媒体采访 (24)大型活动 (28)突发来访接待 (32)第三部分沟通与协调 (34)内部沟通 (34)外部沟通 (34)秘书应具备的礼仪 (35)秘书礼仪素质的培养 (37)第四部分文字支持 (39)第五部分会议支持 (42)前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。

秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。

优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。

然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。

在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。

在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。

别看都是秘书，但由于所服务的对象不同,各部门性质不同,其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。

事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。

无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。

因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。

秘书手册文档秘书手册第一章：概述本手册旨在为秘书工作人员提供必要的指导和建议，使他们能够胜任并高效地完成各项任务。

秘书是一个组织中不可或缺的角色，负责协调安排会议、管理文件、撰写信函等工作。

本手册将详细介绍秘书工作的流程和方法，帮助秘书在日常工作中得心应手。

第二章：职责和责任1. 日常办公室运作：包括接待访客、接听电话、处理电子邮件、管理文件和文件归档等。

2. 安排和协调会议：包括安排会议时间、地点和参与人员，准备相关文件和材料，并跟进会议结果和行动计划。

3. 行政支持：包括为领导和团队成员提供行政支持，协助安排差旅和会议行程，处理费用报销等。

4. 文件和数据库管理：包括维护文件和数据库的准确性和完整性，确保信息的安全和保密。

5. 书面沟通：包括撰写和编辑信函、报告等文档，并确保语法和格式的正确性。

6. 项目支持：与团队成员合作，提供项目支持，包括协调进度、收集并归档相关文件和信息等。

第三章：技能和素质要求1. 语言能力：具备流利的口头和书面沟通能力，能够准确表达和传达信息。

2. 组织能力：能够有效地安排和协调各种任务和活动，确保按时完成。

3. 协调能力：能够与不同背景和职能的人合作，协调各种资源和需求。

4. 机密性和保密性：能够处理机密信息，并确保其安全和保密。

5. 时间管理：能够根据紧急程度和重要性优先处理任务。

6. 多任务处理：能够处理多个任务和活动，保持高效和精确。

7. 技术技能：熟悉常用办公软件和办公设备，具备良好的技术应用能力。

第四章：常用工具和资源1. 办公软件：如Microsoft Office，用于处理文件、撰写邮件等。

2. 数据库管理系统：用于维护和管理文件和数据，如Microsoft Access。

3. 项目管理工具：如Microsoft Project，用于协调和跟踪项目进展。

4. 电子邮件和互联网：用于接收和发送邮件，搜索和获取相关信息。

5. 绘图和图表工具：如Microsoft Visio，用于制作流程图和组织架构图。