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秘书应用手册秘书应用手册1. 介绍作为一名秘书，你将成为公司高层管理人员的重要助手和支持者。
你的工作将包括协助管理人员完成各种工作任务，处理日常业务，安排会议，处理文件和资料，以及提供有效的沟通和协调支持等。
本手册将帮助你了解秘书职位的职责和技能要求，以及提供一些实用的建议和技巧，帮助你更好地履行职责。
2. 职责和技能要求作为一名秘书，你需要具备以下职责和技能要求：- 处理来自高层管理人员的日常通信，包括电子邮件，传真和邮件。
及时回复，转发和处理所有相关信息，并确保机密性。
- 安排和组织会议、会议室和其他相关活动。
确保会议的顺利进行，并及时准备相关文件和资料。
- 协助管理人员完成工作任务，包括报告的准备、文件的整理和资料的搜集等。
- 处理来访人员和电话咨询。
与来访人员保持礼貌和专业的沟通，并及时解答问题或转接至相关人员。
- 协调和安排差旅和会议行程。
包括预订机票、酒店和交通工具等，并确保一切安排井然有序。
- 管理办公室的文件和档案。
确保文件的归档和储存，以便随时查阅。
- 熟悉和使用办公软件和设备，包括Microsoft Office和打印、复印机等。
- 具备良好的沟通和协调能力。
能够与不同层次的员工、客户和合作伙伴进行有效的沟通和协调。
3. 建议和技巧作为一名优秀的秘书，以下建议和技巧可能对你有所帮助：- 细心和细致。
注意细节并且专注于工作任务的完成。
对文档和资料的准备进行仔细的审查和校对。
- 保持机密性。
作为一名秘书，你可能处理一些敏感的信息和文件。
确保保密性，并妥善管理和储存相关资料。
- 与上司保持良好的沟通。
了解上司的需求和要求，并随时与其保持沟通和协调。
及时解决问题和反馈工作进展。
- 学习和提升自己的技能。
秘书职位需要不断学习和提升技能。
通过参加培训和学习新的工具和技术来提高自己的竞争力。
- 保持专业形象。
作为一名秘书，你是公司的形象代表。
保持良好的仪表和礼仪，并与他人保持良好的沟通和协调。
实用经典——秘书工作手册目录前言 (2)第一章秘书必备的素质 (4)第二章秘书的重要职业技能 (5)第一部分日常事务处理 (5)电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排 (9)总体日程安排 (10)出差日程安排 (12)会议安排 (18)媒体采访 (24)大型活动 (28)突发来访接待 (32)第三部分沟通与协调 (34)内部沟通 (34)外部沟通 (34)秘书应具备的礼仪 (35)秘书礼仪素质的培养 (37)第四部分文字支持 (39)第五部分会议支持 (42)前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。
秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务,从而体现出其自身价值。
优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。
然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。
在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下,大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。
在领导处理每一项工作的时侯,我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。
别看都是秘书,但由于所服务的对象不同,各部门性质不同，其所进行的工作任务也必然存在着很大差异,但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据.事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。
无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。
因此,什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质,什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢？这些是我们一直以来需要探索的问题,也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。
秘书的工作手册学习计划第一章：秘书的基本知识1.1 秘书的定义1.2 秘书的职责和工作内容1.3 秘书的素质和能力要求第二章：秘书的基本技能2.1 书信处理能力2.2 会议组织和管理能力2.3 文件管理能力2.4 档案管理能力2.5 信息收集和整理能力2.6 行政协助和支持能力第三章：秘书工作的沟通技巧3.1 口头表达能力3.2 书面表达能力3.3 良好的人际沟通能力3.4 能够有效倾听3.5 协调能力第四章：秘书的时间管理技巧4.1 做好时间规划4.2 有效的工作安排4.3 处理紧急事务能力4.4 处理多重任务的能力4.5 有效利用工作时间第五章：秘书的信息技术应用5.1 办公软件的使用5.2 电子邮件处理和管理5.3 信息检索和利用5.4 会议管理软件的使用5.5 互联网和信息管理第六章：秘书的职业素养培养6.1 职业道德和职业操守6.2 领导能力培养6.3 协作和团队精神6.4 自我管理和自我提升6.5 与上级领导的关系处理第七章：秘书工作的法律知识7.1 文件处理和保管7.2 机密文件的管理7.3 合同和协议的处理7.4 办公室管理的法律知识7.5 保护企业利益的法律常识第八章：秘书的危机处理能力8.1 预防危机的能力8.2 应对突发事件的能力8.3 处理危机事件的能力8.4 应变和应急处理能力8.5 危机公关和舆论处理能力第九章：秘书的管理技能9.1 领导团队和管理下属9.2 组织协调能力9.3 决策和执行能力9.4 项目管理和组织能力9.5 岗位管理和转化能力第十章：秘书的工作实践10.1 实际工作经验积累10.2 定期总结和学习10.3 主动参与企业活动10.4 不断提升素质和能力10.5 注重在职培训和学习机会学习计划安排在学习秘书工作手册的过程中，我将按照以下计划进行学习和实践：1. 确定学习目标：我将明确自己学习秘书工作手册的目的和意义，努力做到学以致用，不断提升自己的工作能力和素质。
秘书职业技巧手册秘书职业技巧手册作为一名优秀的秘书，需要拥有扎实的专业知识和出色的沟通能力，能够高效地处理日常工作，并具备良好的人际关系与协调能力。
本手册将分享一些秘书职业中的重要技巧和需要注意的事项，以期帮助读者成为一名卓越的秘书。
一、专业知识与技能1. 精通办公软件：秘书工作通常需要使用各类办公软件进行文档处理、时间安排等日常操作，包括Word、Excel、PPT等。
掌握这些软件的基本功能，并能迅速操作，将会使工作更加高效。
2. 具备多语种能力：在现代社会，秘书职业对多语种的需求日趋增加。
能够流利地使用英语或其他外语，对开拓国际市场、接待外宾等工作非常有帮助。
3. 信息管理：秘书工作需要处理大量的信息，如邮件、消息、文件等。
良好的信息管理能力可以帮助准确、高效地处理这些信息，防止丢失或错过重要信息。
二、沟通能力1. 有效倾听：秘书需要与各方沟通并理解他们的需求和要求。
有效的倾听能力让你更好地领会对方的意思，并能更准确地回答问题和提供帮助。
2. 清晰表达：秘书需要将复杂的信息转化为简洁明了的语言，与上司、同事和客户进行有效的交流。
良好的表达能力可以确保信息准确传达，避免产生误解。
3. 社交技巧：作为公司的代表之一，秘书需要与外界保持良好的沟通与协调。
在社交场合要注意礼仪、言谈举止的得体与得当，以及与各方保持积极的互动和合作。
三、组织与管理能力1. 时间管理：对于秘书来说，合理安排时间至关重要。
要学会根据重要性和紧急程度的不同来合理安排工作时间，以及如何应对突发事件的处理，从而提高工作效率。
2. 文件管理：秘书的工作中需要处理各种文件，如合同、档案、报告等。
建立一个完善的文件管理系统，包括分类、编号、存档等，能够提高文件的查找速度和准确性。
3. 会议管理：秘书通常需要组织和安排各类会议。
在会议筹备方面，要事先准备好会议议程、材料等，并根据需要安排好会议场地和设备，确保会议的顺利进行。
四、灵活机智1. 应急处理：秘书需要随时面对各种突发情况和问题，如会议变动、文件丢失等。
学会办事秘书工作手册一、秘书工作的基本要求1. 了解公司业务及相关信息，掌握公司内外部人员的联系方式和工作职责。
2. 具备一定的文字处理能力，包括电子邮件、文件整理、会议记录等。
3. 具备良好的沟通能力，能够与公司内外部人员进行有效的沟通和协调。
4. 具备一定的组织能力和时间管理能力，能够合理安排工作任务和时间。
二、秘书工作的具体内容1. 文件处理a. 负责公司文件的整理、归档和保管，确保文件的安全和完整。
b. 负责公司文件的复印、传真和扫描工作，保证文件的及时传递和处理。
c. 负责电子文件的管理和整理，确保文件的清晰和有序。
2. 会议安排a. 负责公司会议的安排和组织，包括会议室的预订、会议材料的准备和会议记录的整理。
b. 负责会议的通知和邀请工作，确保与会人员的准时参加。
c. 负责会议后的跟进工作，包括会议纪要的整理和分发。
3. 行政协助a. 协助公司领导处理日常工作，包括行程安排、会议安排和文件处理等。
b. 协助公司部门处理一些行政事务，包括文件整理、资料查询和信息收集等。
c. 协助公司领导处理一些个人事务，包括私人日程安排和私人文件处理等。
4. 电话接听a. 负责公司电话的接听和转接工作，确保电话的畅通和及时处理。
b. 负责电话留言的记录和转达工作，确保留言的准确和及时传达。
5. 邮件处理a. 负责公司电子邮件的接收和处理工作，确保邮件的及时和准确处理。
b. 负责邮件的分类和整理工作，确保邮件的清晰和有序。
三、秘书工作的技巧和方法1. 学会合理安排时间，根据工作的紧急程度和重要程度进行合理的时间安排。
2. 学会有效沟通，能够与公司内外部人员进行有效的沟通和协调。
3. 学会灵活应对，能够根据工作的变化和需求进行灵活的处理和安排。
4. 学会团队合作，能够与公司内外部人员进行良好的团队合作和协调。
四、秘书工作的注意事项1. 保护公司机密，严格遵守公司的保密制度，确保公司机密的安全和保密。
2. 注意工作细节，确保工作的准确和完整，避免出现错误和遗漏。
秘书工作手册秘书工作手册目录一、秘书工作概述二、秘书的职责与要求三、秘书的技能与能力四、秘书的工作流程五、秘书的常见问题解决方法六、总结一、秘书工作概述秘书是一个组织中不可或缺的角色，负责协助高层管理人员进行日常工作，保证工作的高效运转。
秘书在保证高效办公的同时，也需要具备高超的沟通和组织能力。
二、秘书的职责与要求1. 职责秘书的主要职责包括但不限于：- 安排高层的日程安排和会议安排；- 策划并组织重要活动和会议；- 处理来自内外部的各种文件和信函，并做好归档工作；- 对高层关注的工作进行跟踪和反馈；- 协助高层处理日常事务。
2. 要求秘书需要具备以下要求：- 良好的沟通和协作能力，能够与各个层面的员工进行有效沟通；- 出色的组织和时间管理能力，能够高效地处理各种任务；- 较强的解决问题的能力，能够在紧急情况下迅速作出正确的决策；- 熟练掌握办公软件和各种办公设备的使用。
三、秘书的技能与能力1. 技能- 熟练掌握各种办公软件的使用，如Microsoft Office等；- 具备基本的汉字输入与处理能力；- 了解并熟练运用各种办公设备，如传真机、复印机等。
2. 能力- 沟通能力：帮助高层处理来自各个层面的沟通问题，使沟通顺畅、高效；- 组织能力：合理安排高层的日程安排和会议安排，确保工作的顺利进行；- 时间管理能力：根据工作的紧急程度合理安排工作时间，提高工作效率；- 解决问题的能力：在紧急情况下能够迅速作出正确决策，解决各种问题。
四、秘书的工作流程1. 安排会议和活动- 根据高层的日程安排，合理安排会议和活动的时间地点；- 确定参会人员，发送邀请函并保证参会人员的到场；- 准备会议资料，包括会议议程、演示文稿等。
2. 文件管理- 按照公司规定，对各类文件进行分类、存档，确保文件的安全性与完整性；- 根据需要整理相关文件，并及时送达相关人员。
3. 日常事务处理- 协助高层处理日常事务，如电话、邮件的答复；- 处理来访者的接待工作。
秘书手册文档秘书手册第一章：概述本手册旨在为秘书工作人员提供必要的指导和建议，使他们能够胜任并高效地完成各项任务。
秘书是一个组织中不可或缺的角色，负责协调安排会议、管理文件、撰写信函等工作。
本手册将详细介绍秘书工作的流程和方法，帮助秘书在日常工作中得心应手。
第二章：职责和责任1. 日常办公室运作：包括接待访客、接听电话、处理电子邮件、管理文件和文件归档等。
2. 安排和协调会议：包括安排会议时间、地点和参与人员，准备相关文件和材料，并跟进会议结果和行动计划。
3. 行政支持：包括为领导和团队成员提供行政支持，协助安排差旅和会议行程，处理费用报销等。
4. 文件和数据库管理：包括维护文件和数据库的准确性和完整性，确保信息的安全和保密。
5. 书面沟通：包括撰写和编辑信函、报告等文档，并确保语法和格式的正确性。
6. 项目支持：与团队成员合作，提供项目支持，包括协调进度、收集并归档相关文件和信息等。
第三章：技能和素质要求1. 语言能力：具备流利的口头和书面沟通能力，能够准确表达和传达信息。
2. 组织能力：能够有效地安排和协调各种任务和活动，确保按时完成。
3. 协调能力：能够与不同背景和职能的人合作，协调各种资源和需求。
4. 机密性和保密性：能够处理机密信息，并确保其安全和保密。
5. 时间管理：能够根据紧急程度和重要性优先处理任务。
6. 多任务处理：能够处理多个任务和活动，保持高效和精确。
7. 技术技能：熟悉常用办公软件和办公设备，具备良好的技术应用能力。
第四章：常用工具和资源1. 办公软件：如Microsoft Office，用于处理文件、撰写邮件等。
2. 数据库管理系统：用于维护和管理文件和数据，如Microsoft Access。
3. 项目管理工具：如Microsoft Project，用于协调和跟踪项目进展。
4. 电子邮件和互联网：用于接收和发送邮件，搜索和获取相关信息。
5. 绘图和图表工具：如Microsoft Visio，用于制作流程图和组织架构图。
办公文秘日常事务工作手册办公文秘日常事务工作手册一、岗位职责：作为办公文秘，你将负责以下日常事务工作：1. 会议安排和组织：- 根据领导的要求，安排会议的时间、地点和日程安排。
- 预订会议室并确保会议室的设备和资源的可用性。
- 发送会议邀请函和议程给与会人员。
- 协助准备会议所需的文件和资料，并准备会议记录。
2. 文件管理：- 管理文件归档系统，确保所有文件的存档和检索工作按时完成。
- 确定文件存储位置和分类标准，并维护文件索引。
- 跟踪和汇报文件的流程，确保文件的准确性和完整性。
3. 邮件和快递管理：- 分发收件箱的信件和包裹。
- 处理日常邮件和快递的寄送和签收事宜。
- 维护邮件和快递记录，并及时通知相关人员。
4. 会务安排：- 协助安排公司内外部活动和会务，包括会议、培训和庆典等。
- 预订场地、餐饮和交通，确保活动的顺利进行。
- 制定详细计划和时间表，并协调相关人员的工作。
5. 日常办公支持：- 协助处理办公设备的故障和维修。
- 接待来访者并提供必要的帮助和指导。
- 协助处理电话、传真和电子邮件等通信工作。
- 处理文件复印、传真和扫描等复制工作。
6. 信息收集和分发：- 收集和整理各类信息，如行业动态、市场研究和竞争对手情报等。
- 将收集到的信息进行归档和分类，并及时向相关人员分发。
7. 行政支持：- 协助领导和部门处理行政事务，如订餐、景点预订和车辆安排等。
- 协助安排领导和部门的商务出差行程。
二、常用工具和软件：作为办公文秘，你需要熟练使用以下常用工具和软件：1. 办公软件：- Microsoft Office套件，包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook等。
- Adobe Acrobat Reader，用于查看和编辑PDF文件。
2. 文件管理工具：- 文件夹和文件夹标签，用于管理和分类文件。
- 云存储服务，如Google Drive或Dropbox，用于备份和共享文件。
秘书工作手册：石头一、引言《秘书工作手册：石头》是一本旨在指导秘书提升职业素养，优化工作流程的实用手册。
本手册以“石头”为隐喻，象征着秘书工作的坚实、稳重和持久。
通过本手册，你将学习到秘书工作的基本职责、高效时间管理、有效沟通技巧、会议筹备与记录、文件管理与保密等关键内容。
二、秘书基本职责1. 接待来访者，接听电话，并妥善处理相关信息；2. 安排并协调上司的日程，确保工作顺利进行；3. 协助上司处理邮件、文件、报告等文书工作；4. 保持办公室整洁有序，营造良好的办公环境；5. 完成上司交办的其他临时任务。
三、高效时间管理1. 制定工作计划，合理安排任务优先级；2. 善于利用碎片时间，提高工作效率；3. 避免拖延症，及时完成工作任务；4. 学会拒绝非重要事务，确保核心工作不受干扰。
四、有效沟通技巧1. 保持积极倾听，充分理解对方需求；2. 表达清晰、准确，避免歧义；3. 学会换位思考，增强沟通效果；4. 善于处理突发情况，保持冷静和耐心。
五、会议筹备与记录1. 协助上司筹备会议，包括确定会议主题、时间、地点、参会人员等；2. 提前准备会议所需资料，确保会议顺利进行；3. 做好会议记录，准确传达会议精神；4. 会议结束后，及时整理会议纪要并发送给相关人员。
六、文件管理与保密1. 建立完善的文件管理制度，确保文件安全有序；2. 定期对文件进行整理、归档和备份，防止丢失或损坏；3. 严格遵守保密规定，不得泄露公司机密或客户隐私；4. 对于重要文件，要进行加密处理，确保信息安全。
七、结语《秘书工作手册：石头》旨在为秘书提供一套全面、实用的工作指南。
通过学习和实践本手册的内容，你将能够更好地履行秘书职责，提高工作效率和质量，为公司和上司创造更大的价值。
同时，也希望你能够在职业生涯中不断成长和进步，成为一名优秀的秘书。
秘书必备的素质一、职业化秘书的标准:敬业精神; 正直--公平，坚持既定政策和原则表率作用; 诚实--实事求是领导风范; 敬业--以工作为荣，设定高的工作水准业务能力; 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密指挥与控制能力; 勤奋--努力工作，不断学习合作精神; 有序--利落，有条不斋学习与创新能力; 高效--追求效率和效益知人善任的能力; 可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时对待意见与批评大局观二、秘书的职业态度主动性（Initiative)适应性(Flexibility)团队精神(Team work)尊重他人(Respect for People)创新精神(Creativity)坚持原则(Uncompromising Integrity)服务与贡献(Service & Contribution)认同与分享 (Sharing)双赢与相互依存(Win-win & Interdependence)温柔的心和自省秘书工作日常事务处理一、拨打/接听电话的程序和技巧1、打电话前的准备①准备好电话记录本和笔②把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
③准备好通话时需要的文件资料。
④查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打电话：①拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是某公司电脑公司**部**。
”②如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
③如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录，逐一将事情说明，注意语言简明、准确；④通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话：3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是**部**。
”判断WHO，分以下几种情况：来电人员：总经理、公司员工、其他人员4、通话技巧：日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。
如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。
如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。
如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话；如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。
在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接；也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。
在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。
整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。
二、传真1、将传真分类：1）需要总经理本人审阅的，根据总经理授意处理2）由秘书来待为处理的：A、转给其他相关负责人B、由秘书本人回复使用电脑公司标准CI格式遵守公文写作规范保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认。
需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。
2、必要的传真分类存档三、邮件1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。
2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：1）需要总经理本人审阅的，存入相应文件夹，部分根据总经理授意回复邮件，或督促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。
以总经理名义回复时，要在语气上予以注意，并从总经理信箱发出；以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。
2）由秘书来待为处理的：A、转给其他相关负责人;B、由秘书本人回复3、如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。
4、需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；5、重要邮件及时进行存档四、文件管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文件处理流程）1、阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。
2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由），便于总经理3、按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定），必要的事情进行追踪，反馈结果。
4、必要文件进行存档。
注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、存放：名片盒录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）3、应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。
秘书工作总体日程安排一、总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。
而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（一）总体原则：了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。
通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的一个体现。
（一）国内出差出差前：①确定出差目的和日期；②确认总经理出差陪同人；③与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。
）④确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；⑤完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）；⑥根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）；⑦拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。
（见范例）出差中：①在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员；②根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况；③配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息；④根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；出差后：①及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；②出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；③向总经理认为有必要的合作方致感谢函。
④各种差旅费用报销；⑤跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点：①根据公司最新业务情况准备PRESETATION （中/英文），与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。
②机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型；③根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物；④准备当地的地图及国家风情资料；⑤确认对方还是我方提供翻译服务；⑥回国后向邀请方致谢。
（三）陪同出差陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：①登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；②到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理；③每日及时核对本日及第二天的日程安排；④提前设置清晨叫醒，并安排早餐；⑤根据当天的日程安排落实车辆；⑥及时提醒并事先落实各项安排；⑦携带总经理名片、必要的会议资料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；⑧注意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）⑨着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；⑩出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，并及时办理费用报销、资料整理。
三、会议安排召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。
组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。
会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。
保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。
这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别介绍。
（一）内部会议安排（1）总经理主持的会议注意事项：会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人；综合考虑各种因素（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间；下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认；会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给GM；（2）总经理参加的会议时间冲突注意：把握前往会议地点出发时间的安排。
（二）外部会面安排总经理主持的外部会面接受会面请求 NO 婉拒或该请他人注意：讲明原因，以免对方误解注意：在收到会面请求时，经与部门相关负责人及GM商讨决定，同时提供背景材料以供GM做出判断与对方确认时间、地点、人员、议程，并落实我方人员、地点拟定meeting agenda, ppt 修改（中英文标准版、及业务回顾）发会议通知，并落实参会人员会前准备工作会中服务会中达成共识的跟踪反馈结束注意事项：综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物；在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备；如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人；会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；在会前拟制meeting agenda（见模版）在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文；初次会面PPT应包括：某公司总体情况及业务情况介绍；再次会面应注意：有针对性的业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。
