青地铁集团发〔〕号附件青岛地铁工程建设档案管理规定(暂行)DOC

青岛市地铁工程建设档案管理规定（暂行）第一章总则第一条为适应青岛市地铁工程建设发展的需要，统一地铁工程文件归档标准，形成完整、准确、系统的工程档案，确保工程档案的安全保管和有效利用，根据CJJ/T180-2012《城市轨道交通档案整理标准》、国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》（国档发…2006‟2号）、《建设工程文件归档整理规范》等制定本规定。

第二条本规定适应青岛市地铁2号线一期工程、蓝色硅谷线及新建工程档案的整理、验收和报送。

第三条青岛市地铁工程文件的归档，除应符合本规定外，尚应符合国家现行有关标准的规定。

第四条地铁建设工程（以下简称工程）文件是指在城市轨道交通工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件（在立项、审批、征地、勘察、设计、招标等工程准备阶段形成的文件）、监理文件（在工程设计、施工的监理过程中形成的文件）、施工文件（在工程施工过程中形成的文件）、竣工图和竣工验收文件（建设工程项目竣工验收活动中形成的文件）、电子文件、声像资料等。

电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；声像资料是指用照片、影片、录音带、录像带、光盘等记录反映工程建设现场原地物、地貌和施工主要过程及建成新貌的声音或影像资料。

第二章工程档案管理第五条青岛地铁工程文件的形成与管理应与工程建设进度同步进行，应反映工程建设的全过程。

集团、勘测、设计、监理、施工等参建单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节，纳入领导议事日程，纳入工程建设计划和年终考核内容，纳入本单位有关部门和有关人员的职责范围。

并将形成的文件由经过专业培训或具有相应资质的资料管理人员收集和保管。

第六条工程文件应采取计算机管理。

电子文件、声像资料应与纸质文件同步归档第七条工程竣工图应由施工单位绘制，可委托具有相关资质的设计单位绘制。

第八条勘测、设计、监理、施工等参建单位应将工程建设中随时收集、整理与工程相关的具有价值的声像资料，并编制成声像档案向建设单位移交。

第三章工程档案管理职责第九条参建单位在工程文件的形成、整理和档案的验收、报送等工作中应履行下列职责;（一）建设单位的工作职责：1. 在进行工程招标及与参建（勘察、测绘、设计、监理、施工等）单位签订协议或合同时，应对工程文件的归档、报送提出明确的要求。

2. 整理工程前期准备文件、竣工验收文件，汇总各参建（勘察、测绘、设计、监理、施工等）单位整理的工程档案。

3. 负责监督、检查和指导各参建（指勘察、测绘、设计、监理、施工等）单位工程文件的形成、整理和组卷工作。

4. 负责接收和汇总各参建（勘察、测绘、设计、监理、施工等）单位报送的工程档案，并按规定进行严格的检查验收。

5. 负责工程档案的著录工作，著录要符合“附录C”《建设工程竣工档案整理的基本要求》“四、案卷编目”的要求。

6. 在工程竣工验收合格后，负责向青岛市城建档案处报送一套符合规定的工程档案。

7. 按照国家及地方城建档案管理的相关规定，办理工程档案的验收、备案。

（二）勘察、测绘、设计单位的职责：负责工程勘察、测绘、设计文件的整理、组卷，在自验合格的基础上向建设单位报送。

（三）工程监理单位的工作职责：1. 负责工程监理工作中形成的工程监理文件的收集、整理、组卷，在自验合格后向建设单位报送。

2. 负责督促、检查监理范围内有关参建单位工程文件的形成、收集和整理工作。

（四）施工单位的工作职责：1. 负责工程竣工图的编绘以及施工过程中形成的工程文件的收集、整理、组卷，其归档范围按《青岛市地铁工程归档内容》（见附录A）收集。

按相关规定将自验合格的竣工档案向建设单位报送。

2. 建设项目实行总承包的，各分包单位负责分包范围内工程竣工图的编绘以及本单位形成的工程施工文件的整理、组卷，在自验合格后向总承包单位报送。

总承包单位检查汇总后向建设单位移交。

并按《建设工程竣工档案整理的基本要求》（见附录C）进行严格的检查、验收。

（五）勘察、测绘、设计、监理、施工等参建单位应在工程建设过程中，随时收集、整理与工程相关的具有保存价值的声像资料，并按要求编制成声像档案向建设单位报送。

（六）监理单位应对所监理的各施工单位的工程文件的整理、竣工图的编制进行综合审查，以确保工程文件的真实性、完整性、准确性。

对按规定由监理签认的工程资料予以签认后报集团建设分公司，由集团建设分公司及相关职责处室兼职档案员审查合格后，报送集团档案室。

（七）委托单位（管线迁改、招标代理、第三方监测等）应按合同和规范要求完成委托项目资料的形成、积累、整理、归档工作；对所提供资料的真实性、完整性、有效性负责。

（八）集团在工程建设过程中，对工程的收集、整理、归档工作应接受市档案局、市城建档案管理处、市政工程管理处的监督、检查、指导，并满足其要求，获得相关认可文件后方可组织工程竣工验收。

第十条市地铁集团接受青岛市档案局、市城建档案管理处、市政工程管理处对地铁工程档案管理的跟踪服务和业务指导，参加地铁工程建设的档案人员，定期参加其业务培训。

第十一条地铁集团建设分公司、施工单位项目经理部、监理部门等应当在工程建设过程中，将档案工作纳入工程技术人员的岗位责任制，明确档案主管负责人、档案机构、档案专、兼职人员（持有档案工作人员上岗证），并制定行之有效的制度，以确保工程档案与工程建设同步进行。

第四章工程档案的归档范围及要求第十二条归档的工程文件应完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

其具体要求：（一）应按照《建设工程竣工档案整理的基本要求》（见附录C）整理。

（二）编制竣工图的过程中应按照《青岛市建设工程竣工图的编制方法》（见附录 D）进行整理,任何人不得任意涂改、伪造、随意抽撤或损坏丢失资料，对弄虚作假的单位和个人，将追究单位和个人的相应责任。

（三）音像档案应按照《青岛市地铁工程建设项目音像档案整理要求》（见附录F）整理。

（四）电子文件按照青地铁集团发…2013‟72号《青岛地铁集团有限公司电子档案管理办法》整理。

（五）归档内容应符合《青岛市地铁工程归档内容》（见附录A）、《轨道交通声像材料归档范围》（见附录B）的规定。

（六）工程的组卷和装具应按照《建设工程竣工档案整理的基本要求》（见附录C）标准整理。

第十三条鉴于地铁工程建设周期长，为保证工程资料的系统、完整，由建设单位负责组织相关部门按标段或专业分阶段验收。

第十四条工程档案移交归档时应一式三套，其中一套报送青岛市城建档案管理处。

其余二套报送青岛市地铁集团。

同时，实行电子档案与纸质档案双套制报送，电子文件必须与纸质文件材料一一对应。

第十五条施工单位在移交纸制档案的同时应向市城建档案管理处、青岛市档案局各移交一套音像档案、向地铁集团移交两套音像档案。

第五章工程档案的登记和验收第十六条在办理建设工程手续前，市地铁集团向青岛市档案局填报《青岛市重点建设项目档案管理登记表》，同时与市城建档案管理处签定《山东省建设工程档案移交责任书（合同书）》。

第十七条市地铁集团持《山东省建设工程档案移交责任书（合同书》到质量监督部门（市政工程管理处）办理工程质量监督手续。

第十八条竣工档案验收与工程竣工同步进行，即分别进行预验收、验收，形成验收意见书，验收意见书《青岛市建设工程竣工档案（预）验收申请表》（见附录L）。

第十九条工程档案预验收时，应具备下列条件：（一）主体工程及附属设施等已按设计要求基本建成，能够达到工程初步验收条件。

（二）工程建设全过程文件材料已基本收集齐全并进行了分类、整理和编目。

（三）建设、监理、施工单位完成了工程档案预验收前的自查工作，并形成了预验收自评意见和预验收报告。

第二十条工程档案验收时，应具备下列条件：（四）主体工程及附属设施等已按设计要求建成，能满足运行使用要求。

（五）完成了工程建设全过程文件材料的收集、分类、整理和编目。

（六）完成了工程档案质量评价报告。

（七）完成了工程档案验收自评报告。

验收自评报告应包括下列内容：1. 工程建设及工程档案管理概况。

2. 保证了工程档案完整、准确、系统所采取的控制措施。

3. 工程文件材料的形成、收集、整理与竣工图的编制质量状况。

4. 对工程预验收中提出问题的整改情况。

5. 其它需要说明的问题。

第二十一条工程档案验收内容应符合下列要求：（一）工程档案内容真实、准确地反映工程实际情况和建设全过程。

（二）工程档案的整理、立卷和著录符合《建设工程竣工档案整理的基本要求》（见附录C）中的规定。

（三）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，准确标有变更依据。

要求图面整洁、竣工图章及签字手续完整。

（四）文件的形成、来源符合工程实际，单位和个人盖（签）章手续完备。

（五）文件材质、幅面、书写、绘图、托裱等符合《建设工程竣工档案整理的基本要求》（见附录C）中的规定。

（六）工程声像档案拍摄内容真实、准确、清晰和完整，符合声像材料归档质量要求，并应有归档检测合格证明文件。

（七）工程电子文件应与相应的纸质或者其它载体形式的文件在内容、相关说明及描述上保持一致，符合电子文件归档质量要求。

第二十二条工程档案报送应符合下列要求：（一）工程档案已通过验收并取得城建档案管理机构的认可文件。

（二）工程档案在工程竣工验收后6个月内，将包括工程备案文件、工程决算书等后期形成的项目档案，由青岛地铁集团向城建档案管理处报送。

由青岛市城市建设档案管理处核发《山东省建设工程档案合格证》。

（三）地铁集团报送工程档案时，应按规定办理交接手续，填写报送清册一式四份，交接双方须签字、盖章。

（四）报送清册由封面、编制说明和案卷目录组成。

报送清册封面的构成要素和式样应符合《档案报送清册样式》、《案卷目录的样式》（见附录H）的规定，编制说明应符合《城市轨道交通档案整理标准》第5.6.5、5.6.6条的规定，报送清册封面内容应按下列要求填写：1. 工程名称应填写工程项目的全称。

2. 案卷数量应使用阿拉伯数字填写报送档案的总卷数。

3. 报送人盖章或签字应由报送单位项目经办人签章。

4. 接收人盖章或签名册字应由城建档案管理部门经办人签章。

5. 负责人盖章或签名册字应由交接双方负责人分别签章。

6. 报送单位盖章应由报送单位加盖公章。

7. 接收单位盖章应加盖城建档案管理部门档案接收专用章。

8. 清册页数应使用阿拉伯数字填写整编说明和案卷目录的总页数。

9. 报送时间应使用阿拉伯数字填写交接工程档案的日期、年代应填写四位数。

（五）案卷的装帧要求按照《建设工程竣工档案整理的基本要求》（见附录C）的规定。

（六）案卷装具要求按照青岛市城建档案管理处规定的装具要求进行。

第二十三条停建、缓建工程档案应由建设单位保管。