公司报纸、邮件收发管理制度

公司邮件收发管理制度第一章总则为规范公司邮件的收发管理，提高工作效率，加强信息安全，特制定本管理制度。

第二章邮件的分类1. 按照邮件的重要性和紧急程度进行分类，分为紧急邮件、重要邮件、一般邮件等。

2. 紧急邮件：指需要立即处理的邮件，涉及公司核心业务或重要决策，需在规定时间内回复或处理。

3. 重要邮件：指对公司业务有重要影响的邮件，需及时处理，并在规定时间内回复。

4. 一般邮件：指一般工作日常邮件，可根据工作时间安排处理。

第三章邮件的处理流程1. 收件箱管理：每位员工应及时查看收件箱，对重要或紧急邮件进行标记，并根据规定时间内回复或处理。

2. 发件箱管理：发送邮件前应认真核对收件人邮箱地址，避免发送错误。

3. 回复邮件：对于收到的邮件，应根据重要性和紧急程度及时回复，并在邮件主题前加上“回复”二字。

4. 转发邮件：对于需要转发的邮件，应注明转发原因和接收人，避免信息泄露。

5. 保存邮件：重要邮件应及时保存到指定文件夹中，以备参考和查阅。

第四章邮件安全管理1. 署名规范：发件人应在签名前注明姓名及职务，以便接收人准确识别发件人身份。

2. 附件处理：发送邮件时，应慎重考虑附件的安全性，避免发送含有病毒或恶意程序的文件。

3. 邮件加密：对于涉及公司机密信息的邮件，应采用加密传输的方式，确保信息安全。

4. 邮件审查：公司有权对员工发出或接收的邮件进行审查，保护公司信息安全。

第五章邮件使用规范1. 邮件内容应正确、清晰、准确，避免使用不文明用语或涉及敏感话题。

2. 遵守公司规定的邮件发送时间，避免在非工作时间发送邮件，影响他人休息。

3. 禁止私人邮件和不相关工作邮件使用公司邮箱发送，避免占用公司资源。

第六章邮件管理责任1. 部门领导应负责监督并检查本部门邮件的发送和接收情况，确保邮件管理规定得到落实。

2. IT 部门负责监管整个公司的邮件使用情况，及时排查邮件安全隐患。

第七章处罚机制1. 对违反公司邮件管理制度的行为，公司将给予相应的处罚，包括警告、记过、降职等。

公司收发快递管理规定模版一、目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本规定。

二、范围本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部寄至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。

三、权责3.1、行政前台、值班人员：负责公司快递物品的收件管理。

3.2、物流部：负责公司邮件、快递物品的收发管理。

3.3、各部门：对本部门的快递费进行管控、寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。

四、作业要求：4.1、快递的接收4.1.1、行政部前台、当天值班人员或物流部在收到快递时，应核对以下内容：①收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回;②优先通知收件人本人签收;③检查信件、快递包装是否完好无损;④了解清楚付费情况(如是到付，需联系收件人收件或电话知会收件人，收件委托其他人签收处理);④快递物品与《快递单》内容(特别是托寄内容)是否无误。

4.1.2、在《快递单》收件人签名处签上本人的名字，并注明日期和时间，然后在《快递签收记录表》上登记快递情况(收件人本人签收快递可不登记);4.1.3、通知快递收件人到前台领取，快递收件人在《快递签收记录表》上签字接收，特殊情况下，收件人不在公司，可拔打手机号码告知对方，快递收件人若交待告知部门同事帮忙代领，代领取人必须在《快递签收记录表》上签字确认，以备查验核对。

4.1.4、如是到付件，收件人应提前填写《快递收发申请表》(返修机有维修退货单的除外)，交上级主管批准后交物流部签收、报销。

4.2、快递的发送4.2.1、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写《快递发送申请表》(有出货申请单、维修送货单及快递费用不是公司付款的除外)经部门负责人审批后，方可将《快递发送申请表》、《快递单》、快递物件一起交往物流部，由物流部联系快递公司统一发送。

(各需求部门于每日16:30前提出需求)，《快递发送申请表》未经部门负责人审批的，物流部可拒接受理，且快递费用可酌情不予报销，或本人承担相关费用。

公司邮件快递收发管理制度需要向外部发送文件、资料、货物或其他物品的员工必须前往物流部填写《邮件快递寄发登记表》进行登记。

登记完成后，需等待部门负责人审批，审批通过后，将文件交予物流部处理。

物流部将负责联系快递公司，统一进行发送。

所有需求部门必须在每日下午4:30之前将物品送至物流部。

若未经登记或快递物品缺少部门负责人审批，物流部有权拒绝接收，并将不合格的包裹退回给发件人。

在选择快递公司时，应遵循合理、负责任和低成本的原则。

寄件人应根据物品性质，负责任地选择性价比高的快递服务，以低成本完成寄送。

若物品适合普通邮寄，则不应选择快递服务。

需求人员必须在《邮件快递寄发登记表》上详细记录收件人姓名、地址、所寄物品名称以及快递承运单位和快递单号，以便查验和核对。

若资料登记不清晰或不完整，物流部有权要求当事人补充完善。

对于无故拒不按要求填写或物流要求无效的情况，物流部有权拒绝发送该物品，并将情况报告给部门负责人处理。

填写快递单时，请用正楷字清晰填写收件方和寄件方的详细资料，包括地址、收件人、联系电话和邮编等。

寄件相关规定如下：7.1.1 物件分类：- A类：紧急件- B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）- C类：普通件（如资料、文件、普通配件等）- D类：普通信函、贺卡等7.1.2 快递公司选择参照表：- 序号 1 2 寄件类型选择快递公司- A B 发顺丰快递- C D 发EMS或顺丰快递- 物流部将提供各快递公司的优势特点及价格，供参考选择。

7.1.3 普通物品、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递）。

若为特急件、贵重配件或物品，可选择顺丰快递等邮寄方式。

7.1.4 严禁使用公费寄送私人物品，一经发现，将按快递费的10倍进行处罚。

7.1.5 为便于寄回公司物品损坏时的索赔，外派人员必须选择有资质且能出具发票的快递物流公司。

7.1.6 寄回公司的物品，由寄件人直接付款。

物流部自本通知发出之日起，将不再支付快递公司到付付款。

文书管理制度文印室管理规定文件、档案保存年限表文件收发规定企业报刊、邮件、函电收发制度企业打字、油印工作制度文书管理规定企业文件管理制度公文管理规定公文处理实施细则一、文印室管理规定第一条公司的文件，有打印必要时方予打印。

内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

第二条公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。

一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。

第三条私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。

第四条文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。

对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取回，不得延误。

第五条文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。

属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列行政开支。

第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。

三、文件收发规定(一)公司的文件由办公室负责起草和审核，公司总经理签发;党支部的文件由办公室负责起草和审核，党支部书记签发;公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，总经理签发。

(二)文件签发后，送办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

(三)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

(四)属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。

秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

(五)文件统一由办公室负责发送。

送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。

公司收发快递管理规定第一章总则第一条为规范公司的快递收发工作，加强对物品的管理和保护，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司内部所有部门和人员的快递收发工作。

第三条快递包括文件、资料、物品等，由公司内部人员或外部单位送达公司的相关物品。

第四条快递收发工作应严格按照本规定的要求进行操作，确保物品的安全和准确交接。

第五条所有快递的收发均应记录在快递收发登记簿中，以备查阅。

第二章快递收发的基本流程第六条快递收发人员应按照以下基本流程进行工作：（一）收件：收件人员应认真核对快递单上的收件人、电话号码等信息，并在快递单上签名确认。

（二）验收：验收人员应仔细检查包裹外观，查看有无破损、湿漏等情况，并对内件进行清点。

（三）登记：接收部门应将快递信息登记在快递收发登记簿中，包括收件日期、快递号、收发人员等。

（四）送达：送达人员应将快递及时送达指定地点，并要求收件人签字确认。

第三章快递收发的责任与要求第七条快递收发人员应具备以下责任和要求：（一）严格按照操作流程进行工作，不得违规操作；（二）认真核对快递信息，确保收件人和送达地址的准确性；（三）保护快递物品的完整性，防止遗失和破损；（四）严禁私自拆封快递包裹，未经批准不得转交他人；（五）保密工作要做好，不得泄露客户及公司的重要信息；（六）遵守公司内部安全制度和规章制度。

第四章快递包裹的安全管理第八条快递包裹的安全管理应遵循以下原则：（一）快递包裹应妥善保管，防止遗失、破损和被盗；（二）重要文件和贵重物品的快递应加强安全措施，如密封、包装、封箱等；（三）外包装应清晰标明收发单位、地址、联系方式等信息，并及时更换；（四）对于特殊物品的快递，应提前告知收发人员，做好特殊处理。

第五章快递收发的检查与评估第九条公司应定期对快递收发工作进行检查和评估，包括但不限于以下方面：（一）收发操作流程是否规范、完善；（二）快递信息的准确性和及时性；（三）物品的保护和安全措施是否到位；（四）收发人员的工作情况和表现。

报刊邮件收发管理制度一、总则为了规范报刊邮件收发工作，提高工作效率，优化服务质量，制定本管理制度。

二、适用范围本管理制度适用于所有相关部门和工作人员。

三、报刊邮件收发流程1.收件（1）收到报刊邮件后，接收人员应及时进行登记，并确认邮件的紧急程度。

（2）在确认邮件紧急程度后，按照紧急程度进行分类，并分配给相应的处理人员。

2.处理（1）处理人员应按照职责和权限处理邮件。

（2）对于紧急邮件，要优先处理，并在24小时内反馈处理结果。

（3）对于一般邮件，应在48小时内处理，并及时反馈处理结果。

3.回复（1）处理人员在完成邮件处理后，应及时回复发件人，告知处理结果。

（2）回复应准确、明确，并在邮件中标注处理时间和结果。

4.归档（1）处理完毕的邮件应进行归档，并按照一定的分类和时效进行整理。

（2）归档应做好备份工作，确保文件的安全性和可追溯性。

四、相关责任1.部门负责人应监督和管理报刊邮件收发工作，确保按照相关制度进行操作。

2.接收人员应及时登记邮件，并分配给相应的处理人员。

3.处理人员应按时处理邮件，并及时回复发件人。

4.发件人应提供准确、清晰的邮件内容，并在需要时提供必要的附件。

五、不服从规定处理机制对于不服从规定处理机制的行为，将进行相应的处理：1.违反收件规定的，给予批评教育，并进行相关培训；2.违反回复规定的，给予警告，并加强督促；3.经多次警告仍不改正的，将进行严肃处理，并追究相应的责任。

六、附则本管理制度自发布之日起生效，并由相关部门负责解释。

如有需要修改或完善的地方，应进行讨论和协商，并由相关部门进行审批。

报纸信函收发管理制度尊敬的编辑部：首先感谢您对我们媒体管理制度的关注和支持。

我们认真整理了我们的信函收发管理制度，以确保我们能够高效、有序地处置日常信函的收发工作。

一、收发信函的主要方式包括电子邮件、快递和平信。

我们将分别针对这三种方式进行管理。

1. 电子邮件管理1.1 建立规范的邮箱命名体系1.2 统一发送邮箱后缀，统一回复格式1.3 设立专用邮箱接受订阅、邮箱定时清理机制1.4 加强垃圾邮件拦截，防止恶意邮件传布2. 快递管理2.1 制定快递领取制度，规范领取流程2.2 对重要文件进行专人接收签收并建档保存2.3 建立合理的快递费用报销制度，减少浪费3. 平信管理3.1 设立专人接收平信3.2 建立平信登记制度，确保信件准确无误地送达二、信函处理1. 保密文件、重要文件、紧急文件有专人保管和处理2. 及时处理得到回复3. 拒绝收受无业务关联文件4. 建立归档整理机制三、物流快递管理1. 统一快递渠道，建立公司合作伙伴2. 严格审批流程，避免冗余投入3. 统一快递费用支出报销标准四、通信安全1. 及时清理垃圾信函2. 保护本公司商业信息不被利用3. 加密重要文件，保证安全传输五、沟通管理1. 建立快速沟通机制，保证重要信息的及时传递2. 加强员工对信函管理制度的宣传和培训3. 加强网络邮件审查和安全防护以上为信函收发管理制度，希望能够得到尊重。

如果存在不规范和管理不到位的地方，我们期待您的指导和建议。

祝商祺！此致敬礼XXX公司行政部。

信件、快递、包裹、报刊收发管理制度一、目的为规范公司信件、快递、包裹及报刊的收发管理，确保各类邮件的安全、准确、及时地送达，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工及所有与邮件收发相关的活动。

三、管理职责1. 行政管理部职责负责制定和更新邮件收发管理制度。

负责邮件收发的日常管理和监督。

负责处理邮件收发过程中的异常情况。

2. 各部门职责指定专人负责本部门邮件的接收和分发。

确保邮件及时准确地送达指定人员。

3. 员工个人职责正确填写邮件信息，确保邮件能准确送达。

及时领取个人邮件，并对邮件内容保密。

四、邮件收发流程1. 信件收发所有进入公司的信件由前台统一接收。

前台对信件进行分类，并及时通知收件人领取。

2. 快递和包裹收发快递和包裹由指定的物流服务台接收。

服务台对快递和包裹进行登记，并通知收件人。

3. 报刊收发报刊由行政管理部指定专人负责接收和分发。

报刊应按照订阅人员名单进行分发。

五、邮件登记管理1. 登记要求所有邮件在接收时必须进行详细登记。

登记内容包括邮件类型、寄件人、收件人、时间等。

2. 登记方式采用电子表格或专业软件进行登记管理。

确保登记信息的准确性和可追溯性。

六、邮件分发管理1. 分发原则邮件分发应遵循及时、准确、保密的原则。

邮件分发应避免延误和错误。

2. 分发流程邮件到达后，由专人负责分类和分发。

分发人员应确保邮件在规定时间内送达。

七、邮件异常处理1. 邮件丢失发现邮件丢失，应立即报告行政管理部。

行政管理部负责调查原因并采取补救措施。

2. 邮件延误发现邮件延误，应及时通知收件人。

采取措施避免类似情况再次发生。

3. 邮件损坏发现邮件损坏，应记录损坏情况并及时通知收件人。

根据损坏情况决定是否需要赔偿。

八、安全与保密1. 安全管理邮件收发区域应有适当的安全措施。

确保邮件在收发过程中的安全。

2. 保密管理对涉及公司机密的邮件进行特殊管理。

确保机密邮件的保密性。

九、培训与宣传1. 培训对涉及邮件收发的员工进行定期培训。

收发通讯管理制度一、总则为规范和加强公司内部的收发通讯管理工作，提高工作效率，保障信息的及时传递和准确性，特制定本收发通讯管理制度。

二、范围本收发通讯管理制度适用于公司所有部门和员工在工作中的各种书面和电子通讯活动。

三、收发通讯的分类和方式（一）书面通讯的方式1. 信函公司内部之间或与外部单位之间进行书面通讯时，可通过信函的方式进行，信函需注明发件人、收件人、联系方式、日期等基本信息。

2. 传真对于一些需要及时传递的信息，可以通过传真的方式进行通讯，传真需注明发件人、收件人、联系方式、日期等基本信息。

3. 纸质邮件公司内部之间的文件传递可以通过纸质邮件的方式进行，邮件需标明发件人、收件人、日期等基本信息。

4. 其他书面通讯方式除上述方式外，还可以通过其他书面通讯方式进行传递，需保证信息的准确性和及时性。

（二）电子通讯的方式1. 电子邮件公司内部之间或与外部单位之间进行电子通讯时，可通过电子邮件的方式进行，邮件需标明发件人、收件人、主题、日期等基本信息。

2. 企业微信公司内部员工之间可以通过企业微信进行通讯，需规范使用，并保证信息的保密性和准确性。

3. 其他电子通讯方式除上述方式外，还可以通过其他电子通讯方式进行传递，需遵守相应的规定和要求。

四、通讯文件的保管和归档（一）公司内部文件所有公司内部通讯文件需统一管理和保管，每个部门设立专门负责文件管理的人员进行管理，文件需要按照时间和内容进行分类归档。

（二）公司对外文件公司对外通讯文件也需进行统一管理和保管，保留一定时间后可进行销毁或归档处理，保证信息的安全性和保密性。

五、通讯安全和保密（一）保密性对于涉及公司机密的通讯文件，需进行加密处理并提醒相关人员注意保密，避免信息泄露。

（二）安全性电子通讯文件需使用安全的通讯工具和网络进行传递，避免信息被黑客攻击或泄露。

六、通讯管理的监督和评估（一）监督公司设立通讯管理监督部门，对通讯工作进行监督和检查，及时发现问题并进行处理。

报刊、邮件收发规定
为提高服务质量，确保报刊和邮件迅速、准确地投递到客户手中，特拟定如下规则：
一、报刊类
1、完善登记分类：凡客户所订购报刊，须向客户索取报刊订
阅收据的复印件。

分类登记后，保存留底备查。

2、根据收据将客户所订阅的报刊分类登记后，制成分拣明细
表，表内须有单元号、订阅份数、报刊代号、起止日期等项
目。

3、杂志除按上述方法登记外，还需逐期登记，以便查找。

二、邮件类
1、普通平信：分拣后直接投入信箱。

（在正式信箱设立之前，
逐户送交至客户签收）
2、挂号信、包裹单、包裹等特殊邮件：
2.1 在工作时间内（周一至周五）由邮件房领取，逐一核实
登记后，送交客户做签收。

2.2 非工作时间（下班后/周六/周日）由物业部代签收。

2.3 大宗汇款单：除按上述规定办理外，还必须注明收件人身份证号码。

三、对短缺报刊的处理
1、经清点，如有报刊短缺应及时与邮局联系，查明原因，第
一时间内通知客户。

2、客户因短缺报刊提出投诉时，应作好登记，并妥善处理。

四、对已损坏邮件、误投邮件的处理
1、对已损坏邮件，视其情况严重，及时与邮局进行协商，协
商同意后，按邮局有关规定注明“收到如此”字样并加盖收
发室印章及签字。

2、对误投信件，按邮政常规退回。

在退回之前须有详细记录，
挂号信、包裹单等特殊邮件必须注明信件号码、退回日期等，
并在交与邮局时由其签收。

以上诸条，在执行过程中进行明确分工，责任到人。