信件收发管理制度一、前言本规章制度旨在规范企业的信件收发流程，提高企业内部沟通的效率与质量，确保信件的安全可靠性。
全部员工均应遵守本制度，并依照规定履行相关职责和义务。
二、管理标准2.1 信件分类依据信件的内容性质，将信件分为“紧要文件”和“普通信函”两类。
紧要文件指与企业战略、财务、安全等紧要事项有关的信件，普通信函指与日常工作相关的信件。
2.2 信件收发责任人每个部门应指定专人负责信件的收发工作，包含收件人、发件人、审核人等，并供应清楚的联系方式。
2.3 信件收发流程1.收信流程：–收件人接收来信，确保信息的完整性与准确性。
–针对紧要文件，收件人应及时将其送交相关部门，确保紧急事务的及时处理。
–针对普通信函，依据内容分类并转发至相应的部门或员工。
2.发信流程：–发件人编写信件时，应确保内容准确、清楚、简洁，并标明件类型（紧要文件或普通信函）。
–对于紧要文件，发件人应寄送实体信函，并于信件上加盖公章，以确保其真实性与合法性。
–对于普通信函，发件人可选择以实体信函或电子邮件形式发送，但需确保信息的安全性与机密性。
3.审核流程：–针对紧要文件，需要经过审核人审核才略进行发件或收件操作，并在相关流程中记录审核看法。
–针对普通信函，不需要进行审核，但若涉及紧要事项，审核人有权参加审核。
2.4 信件存档与保管1.紧要文件的存档：–紧要文件应进行归档，建立文件编号并存储于指定位置。
–文件编号应包含发文单位、发文年份与发文序号，以便日后检索。
–归档文件应明确记录批复或处理的相关数据，确保审计与追溯的需要。
2.普通信函的存档：–针对每封普通信函，应在电脑上建立相应的文件夹进行存档。
–存档文件夹应依照年份和月份进行分类，方便查找和管理。
3.信件保管：–对于实体信件，应存放在特地的信件盒、抽屉或保险柜中，确保安全性与防火措施。
–电子邮件应进行定期备份，并设置合适的权限与加密，防止信息泄露。
2.5 保密与机密信息管理1.保密标识：–对于紧要文件或信函中的保密信息，应在其上方标注“保密”，并设置文件或文件夹权限。
