项目往来文件管理程序

工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。

二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。

三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。

负责归档工作的人员应具备相关资质。

2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。

3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。

4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。

5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。

四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。

2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。

3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。

五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。

2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。

3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。

4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。

六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。

2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。

3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。

项目文件管理制度细则一、概述项目文件管理是项目管理过程中的重要环节，它涉及到项目的信息流转、文件的保存、归档和检索等方面。

一个良好的项目文件管理制度可以提高项目的效率、保障项目的质量、提升团队的协作能力。

本文将围绕项目文件管理制度展开，详细介绍项目文件的分类、保存、归档和检索等方面的细则。

二、项目文件的分类项目文件是指在项目实施过程中产生的各类文件，包括项目计划、项目合同、项目报告、会议纪要、沟通记录等。

根据文件的形式和用途，项目文件可以分为以下几类：1. 项目计划类：包括项目计划书、项目进度表、里程碑计划等，用于规划和跟踪项目的执行进度。

2. 项目合同类：包括项目合同书、合同变更单、验收报告等，用于明确项目的合作关系和双方责任。

3. 项目报告类：包括项目周报、月报、季度报告等，用于向相关人员和部门反馈项目的进展情况。

4. 会议纪要类：包括项目会议的召开通知、会议议程、会议纪要等，用于记录项目会议的内容和决策。

5. 沟通记录类：包括项目组内部的沟通记录、邮件往来等，用于保留项目沟通的证据。

三、项目文件的保存1. 文件命名规范：每个项目文件都应按照一定的命名规范命名，以便于快速准确地查找和识别。

2. 文件格式标准：项目文件应保存为通用的文件格式，如Word、Excel、PDF 等，以保证文件的可读性和可分享性。

3. 文件存储位置：项目文件应存放在专门的文件库或文件夹中，便于管理和备份。

同时，应建立权限管理机制，限制文件的访问权限，保护项目的机密性。

4. 文件备份策略：对于重要的项目文件，应定期进行备份，以防文件丢失或损坏引发的信息丢失。

四、项目文件的归档项目文件的归档是指将项目文件按照一定的分类规则整理、封存和保存，以备将来的查阅和利用。

在项目文件归档过程中，应注意以下几点：1. 文件分类归档：根据项目文件的类型和内容，将文件进行分类整理，并制定相应的归档规则和标准。

2. 文件封存保存：归档完成后，将文件封存在专用的文件柜或存储设备中，定期检查文件的完整性和可读性。

关于规范项目部往来函件管理的通知
1.为了进一步加强项目部文件管理能力, 提高项目执行效率, 降低项目风
险。

根据公司《管理制度汇编（上册）》第二篇第十四章“档案管理制度”
和《施工现场管理标准汇编》第一章第五节“现场档案资料管理制度”
等相关规定, 特通知各项目部需要规范往来函件的管理工作, 具体要求如下:
2.各项目部应根据项目管理部提供的《XX项目部收发文件登记表》对本项
目部收发文件登记, 登记周期为每天。

3.《XX项目部收发文件登记表》应随项目部每月工作计划、合同分解学习
计划等文件于每月28日前提报项目管理部备案。

《XX项目部》样式见附件, 各项目部改为EXCEL文件, 进行登记记录。

文件保存名称为“XX项目部收发文件登记表”, 项目管理部收到最新的登记表后自动替换原有旧登记表。

特此通知, 请各项目部遵照执行。

项目管理部
二〇一五年三月十一日
XX项目部往来函件登记表
注: 所有往来函件、邮件均应登记；发文单位和接收单位为业主、咨询、项目部、公司各部室；备注应注明相关文件序号。

项目资料整理、归档管理规定
1范围
本标准规范了项目资料整理，归档管理规定
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

3管理规定
3.1 项目结束（通常指项目考核验收结束）后，项目经理应组织项目组成员在三个月内完成项目管理文件和资料的整理、归档入库工作。

3.2 项目管理文件应按照下列分类进行整理：
-项目综合类管理文件
-合同管理文件
-项目基础资料
-设计管理文件
-施工管理文件
-开车管理文件
-项目进度管理文件
-项目材料管理文件
-项目风险管理文件
-项目职业健康、安全和环保管理文件
-项目验收及收尾管理文件
3.3 项目管理文件的编号见《文件编号规定》
3.4 项目组成员应在项目实施过程中，就按照管理文件的分类和编码进行管理，以防止管理文件的丢失或项目结束时项目管理文件混乱。

3.5 项目结束后项目组有关成员，在项目实施过程中保存的管理文件，均应按本文件第2.2款的类目整理，送交项目文控员供整编入库。

3.6 按照规定不需要归档入库的文件和资料（例如草稿、草图等）在项目结束之后应
清理销毁。

3.7 项目管理文件的立卷成册工作，由项目经理指定负责人，立卷成册之后由立卷成册负责人签字，送项目经理审核确认。

3.8 项目管理文件的归档入库工作由项目资料员办理入库手续。

4项目存档资料明细表
项目存档资料明细表。

工程收发文件流制度规定第一章总则第一条为规范工程文件的收发流程，提高工程项目的管理效率和信息传递效果，制定本制度。

第二条本制度适用于工程项目管理中的各类文件的收发过程，包括合同文书、工程进度报告、设计文件、施工图纸、变更通知、验收报告等。

第三条工程文件的收发流程应遵循便捷、准确、及时的原则，确保文件的内容真实、完整、合法。

第四条工程文件的收发主要采用电子文档传递，确保信息的安全、完整和可追溯。

第五条工程文件的收发应遵循严格的审批流程，确保文件的真实性和准确性。

第六条工程文件的收发应有专门的人员负责管理和监督，确保文件的存档和备份工作得到有效执行。

第七条工程文件的收发应遵循法律法规和国家标准，不得违法违规。

第八条工程文件的收发应遵循保密原则，不得泄露工程项目的商业机密和个人隐私。

第二章工程文件的收发流程第九条工程文件的收发流程包括发送、接收、审批和存档等环节，具体流程如下：（一）发送方应将要发出的文件进行整理和打包，填写相关信息，包括收件人、抄送人、主题和正文内容等，确认无误后进行发送。

（二）接收方应及时查收收到的文件，核对文件内容和重要信息，如有疑问应及时与发送方联系。

（三）审批环节包括对文件内容的审核和批准，需经过主管领导或部门负责人审批后方可发出。

（四）收到文件后，接收方应及时存档和备份，确保文件安全可靠。

第十条发送方应根据文件的重要性和紧急程度，选择合适的方式进行发送，如电子邮件、传真、快递等。

第十一条接收方应及时查阅和处理收到的文件，如有疑问或需要进一步说明，应及时与发送方联系，避免出现误解和延误。

第三章工程文件的管理和监督第十二条工程文件的管理应由项目管理部门或专门的文件管理员负责，制定管理制度和流程，定期进行检查和评估。

第十三条工程文件应按照文件类型、日期等进行分类和归档，确保文件的秩序和便于查找。

第十四条工程文件的备份应定期进行，确保文件的安全和完整存档。

第十五条工程文件的管理人员应加强监督和培训，确保工程文件的安全和准确。

关于规范项目文件往来管理的通知
XX号
各部门：
为进一步规范项目文件管理，提高项目沟通执行效率，降低沟通往来风险，兹对项目文件往来作出如下规定：
一、文件存放
1.小文件：100M以下的文件存放至XX平台对应项目文件夹下，可在填写工作日志时直接作为交付件上传，也可到项目文件夹下上传后再关联工作任务；
2.大文件：100M以上的文件或数据类文件，存放在XX服务器对应项目文件夹下，XX平台关联存放地址；
3.代码类：代码统一存放在SVN服务器上。

二、文件管理
1.XX平台及XX服务器上的文件由资料员统一管理；
2.SVN服务器上的文件由XX统一管理。

三、文件往来
1.项目组在文件外发或收到外来文件时需将最新版文件提供至资料员处登记备案；
2.资料员收到文件后，对相关材料进行归类、归档，并将相关信息在《项目收发文件登记表》上登记备案；
3.项目办资料员登记完成后，需外发的文件提交至项目管理办公室负责人处，确认版本、内容等无误后提供给XX，由其统一对接，做好文件往来、工作衔接。

特此通知，请各部门遵照执行！
附件：项目收发文件登记表。

工程建设文件管理交接制度一、目的为规范和管理工程建设项目文件的流转、使用和保存，明确各阶段责任主体，保障工程建设项目文件的安全性和完整性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于所有单位内的工程建设项目文件管理交接工作。

三、主要内容1.文件管理责任主体1.1. 项目部负责对工程建设项目文件的管理和监督工作，并向领导汇报。

1.2. 工程部门根据项目进度和需要，及时收集、整理和归档项目文件。

1.3. 保管员负责对工程项目文件的保管与安全工作，保证文件不丢失、不损坏。

2.文件管理流程2.1. 文件接收：工程部门接收文件后，应及时登记，并将文件整理归档。

2.2. 文件传递：当需要交接文件时，按照规定流程，填写交接单，由双方签字确认，并留存备查。

2.3. 文件归档：文件按照分类和编号进行归档，确保文件的整齐及时性。

2.4. 文件查询：任何单位成员需要查询文件时，应先向保管员提出申请，经批准后方可查询。

3.文件管理制度3.1. 文件管理要求：文件应按照项目名称、日期进行分类存档，制作文件目录，并按照保密级别加以区分。

3.2. 文件保护要求：文件保管员要定期检查文件的存放情况，发现问题及时处理，并对文件进行备份，确保信息安全。

3.3. 文件交接制度：文件交接应填写交接单，并由双方签字确认，保证文件的安全流转。

4.文件保密和销毁4.1. 文件保密：文件保管员要严格遵守保密规定，保护文件安全。

对于涉密文件要进行机密处理。

4.2. 文件销毁：文件达到保管期限后，应由领导审批，按照要求进行销毁，保证文件不外泄。

四、附则1.未尽事宜，按照国家有关规定执行。

2.本制度自颁布之日起开始执行。

3.本制度的释义权属于领导部门。

以上为工程建设文件管理交接制度，相关人员应严格遵守，确保文件的安全、完整性和真实性，保障工程建设项目的顺利进行。

项目工程收发文管理制度一、总则为规范项目工程收发文管理工作，提高文书管理效率，保障项目工程顺利进行，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于项目工程中的各类文件、资料的收发管理工作。

三、文件编号管理1.1 文件编号的设置在项目工程中，每一份文件都必须设置文件编号，编号由项目管理部门负责统一制定。

1.2 编号的规范文件编号采用YYMMDD+3位流水号的形式，例如20220101001，其中YYMMDD为年月日，流水号从001开始递增。

1.3 文件编号的管理文件编号由项目管理部门负责管理，各部门在发文时需向项目管理部门申请文件编号并按规定方式填写。

四、文件收发管理2.1 发文（1）发文单位应按照文件编制格式，完整填写文件内容，并加盖单位公章。

（2）发文前，应向项目管理部门申请文件编号，并在文中标明文件编号。

（3）发文单位应将发出的文件及时送交收文单位，并留存一份备查。

2.2 收文（1）收文单位应按规定时间接收来文，并及时办理相关手续。

（2）收文单位应认真查阅文件内容，如有问题及时反馈给发文单位。

2.3 预警和催办收文单位在遇到重要文件未到达或超时未办理问题时，应及时向发文单位发送预警或催办函，催促对方尽快处理。

五、文件归档管理3.1 归档要求项目工程中的文件应按照文件类型、时间顺序、重要性等要素进行分类归档。

3.2 归档责任各部门应指定专人负责文件归档工作，并严格执行归档规定，确保文件整齐、清晰、易寻。

3.3 归档保管项目管理部门应配备专门设备用于文件归档，并设置访问权限，保障文件安全。

六、文件查阅管理4.1 查阅申请任何单位或个人需要查阅项目工程中的文件，需提出书面申请，经项目管理部门批准后方可查阅。

4.2 查阅时限查阅单位或个人应在规定时间内查阅完毕，并保证文件的完整性。

4.3 查阅注意事项查阅单位或个人在查阅文件时，应注意保护文件的安全性，严禁擅自复制、篡改文件内容。

七、违章处理对于违反本制度规定，擅自篡改文件内容、私自处理或泄漏文件、滞留文件等违规行为，将按照相关规定给予相应处罚。

工程建设项目文件资料往来管理办法1.1 文件往来1.1.1承包人向监理处报送文件时，直接报至监理处。

1.1.2文件要求承包人的文件或监理的文件，均应有文件台头、标题、文号、签发人、签发日期、签发单位公章、抄报单位和抄送单位。

文件均采用A4复印纸张打印后报送。

文件应主题明确、内容简洁，叙述清楚，附有必要的原始记录或数据。

1.1.3 文件办理监理处将在合同规定的期限内以书面形式回复承包人的文件，如在处理该文件过程中需要承包人提供更进一步的资料，承包人必须在监理工程师要求的时间内予以满足。

监理处在所发文件中对承包人提出的各种要求，承包人应认真执行，并将执行情况书面报监理处。

承包人和各级监理机构应及时整理并妥善保存这些文件，以便日后查阅和竣工文件的编制。

1.2 资料往来1.2.1承包人必须严格按照合同条款和监理工作程序的要求按时填报监理要求的各种资料。

1.2.2承包人提交的与工程直接有关的资料，一般直接报给负责本工程的现场监理工程师。

1.2.3监理处下发承包人的资料一般由承包人来监理处办公室领取，并登记。

1.2.4 承包人申报的各种资料必须及时、真实、字迹工整、填写清楚、签字齐全、手续完备。

1.2.5资料的处理（1）监理处人员按照合同的规定及时处理承包人提交的各种资料。

承包人应按照监理的处理意见及时更正或整理这些资料。

（2）监理处人员、承包人应定期分类整理各种资料，为竣工文件的编制打下良好的基础。

1.3 其他要求1.3.1根据合同条款规定，对于本工程实施过程中发生的任何需要通知或请示监理工程师或需要监理工程师与业主协商解决的事件，承包人均应及时以书面形式报监理工程师，以便监理工程师裁定或上报业主解决。

1.3.2 承包人与业主之间的各种往来，凡与监理工作有关的，均应通过监理处转报。

1.3.3当监理工程师或其代表要求承包人就本工程施工过程中的有关事宜提出书面报告或说明时，承包人应在监理工程师规定的期限内上报。

1.目的:为使文件与资料处理迅速、正确流通、应用及管理，以确保各相关单位能适时获得适当且有效之最新文件。

2.范围:本厂内部外部联系或客户／供应商往来之有关品质及技术文件均适用之。

3.权责:参阅〈文件审核权责表〉（如附件一）4.定义:本厂文件类别区分四阶4.1 文件阶码如下：M：一阶文件P：二阶文件WI：三阶文件FR：四阶文件E：外来文件(客户检验标准、客户技术图纸（也称技术性文件）等。

4.2 系统文件:环境手册、质量健康安全手册为本厂第一阶文件。

4.3 程序文件:管理审查、内部品质稽核、品质制度、文件管理等，依品质手册所订之各项程序，为本厂第二阶文件。

4.4 指导书文件:作业标准书、作业细则、作业办法、规范、通则，为本厂第三阶文件。

4.5 制造文件:制造工程图、承认资料、模具资料、治具资料、作业指导书、检具资料，作业工艺卡、操作规范、检验规范等凡在制程上需使用之资料文件皆属之，为本厂第三阶文件。

4.6 记录：校验记录、检验记录、测试记录及执行第二、三阶所衍生的记录资料等为本厂第四阶文件。

4.7 外来文件与资料：从天成以外获得技术标准性文件、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍、客户原图等。

4.8 承认资料：本厂客户承认资料，或零件承认资料，及其它书面（如正式订单即代表已承认）、书面改写等项。

4.9 治具资料：本厂生产用治具制作的图面及相关等资料。

4.10 作业指导书：生产作业所依据的操作方法及动作流程之标准资料。

4.11 检具资料：客户要求实际装配之检具及检查用量具或相关资料、图面等。

4.12 质量过程管理体系文件均按该程序控制执行。

4.13 字体要求：各阶文件的题目英文和数字统一使用中文简体宋体20号，文件内容用字体12号，行距用固定值20磅。

5.作业内容：5.1 文件与资料管制程序流程（附件二）。

5.2 各阶文件编号5.2.1手册编码原则7码第1-2码公司简称CX ；第3码为中杠；第4码手册简称M；第5码-7码文件流水码，由体系工程统一编号。