商务礼仪之发邮件.pptx

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邮件门：女秘书单挑外企老板
下班锁门引起总裁不满：总裁写了一封措辞严厉的“谴责信” 4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。陆纯初难抑怒火，在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告诉过你，想东西、做事情不要想当然！……”陆在发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。
邮件门：女秘书单挑外企老板
邮件被数千人转发：有人称“解气”“骂得好”
邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书，瑞贝卡也离开了公司。EMC内部对此噤若寒蝉，一些参与转发邮件的员工挨个儿被人事部门找去谈话尽管无论是邮件附加的个人点评还是BBS上的讨论，力挺瑞贝卡的声音都超过了八成，但外企人力资源部的管理层却并不买账。记者在电话中表明身份，瑞贝卡就明白了，“这事儿闹得太厉害，我已经找不到工作了”。她没有料到邮件会被转发出去，也没有料到目前的局面
回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。
关于称呼与问候
恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如 “某经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络
■ 两位当事人陆纯初(Loke Soon Choo)，男，新加坡人。 EMC公司大中华区总裁，统管EMC在中国的所有运营业务。据悉，陆拥有新加坡大学工商管理学位，是名资深的IT专业人士，也曾出任 IBM、西门子等知名国际企业的高管。在赴 EMC履新之前，他曾担任甲骨文大中华区总裁。瑞贝卡是他的高级秘书：曾经历过EMC大中国区多任总裁，属于相当高级的“大秘”，在北京已经可以列入高级白领阶层。

《电子邮件礼仪》PPT课件

6.釐清建議或意見若要表達對某一事情的看法,可先簡要地描述事情緣起,再陳述自己的意見；若是想引發行動, 則應針對事情可能的發展提出看法與建議.有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚,收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見,因而造成不必要的誤解或行動.
一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範
< 二 >注意撰寫信件內容
切記收信對象是一個「人」,而不是一台機器因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的,使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠端的「人」.許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出,而傷到對方甚至引起衝突.記住寫電子郵件,實際上和你寫一封信是完全一樣的,只是差別在傳遞的方式不同罷了.
7.考慮替代性的溝通管道回覆電子信件前,再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆? 別忘了,電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助<如表情、肢體語言等>.見面三分情,即使是使用電話,狀況也會完全不一樣的,更何況目前太多的人都是以非自己母語的英文進行電子郵件溝通,誤解與糾紛自然在所難免.
2.電子信件「標題」要明確且具描述性電子郵件一定要註明標題<Subject>,因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容.此外,郵件標題應盡量寫得具描述性,或是與內容相關的主旨大意, 讓人一望即知,以便對方快速了解與記憶. 常常郵件到中途討論就離題<跟 Subject 不同>. 這時建議更改郵件標題並移除不相關的3人.考量他人電腦的容量
3.謹慎處理惡意中傷的郵件在網際空間中,惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames".對於Flames的處理要非常謹慎,以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為.應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過著自己正常而理性的生活.

商务电子邮件撰写礼仪.ppt

有关主送、抄送机关的规范
（二）关于抄送
抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
有关主送、抄送机关的规范
1．应当抄送的情况（1）除主送人外，需要执行或知晓公文的其他人员，应列为抄送人；（2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级部门；（3）上级部门向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级部门；（4）隔级沟通：下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送受文人的直接上级。
邮件结构：
第一段与最后一段是重点
• 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段 • 如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。
要求：
主动说出你期待对方做的事情
• 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求 • 如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
格式上的要求：
（5）署名：写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已设置自动签名，可省略）（6）日期发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行（因电子邮件的即时性，可省略）
商务电子邮件的礼仪规范
一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：
1. 主题要明确收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了 2. 语言要流畅尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料最好标明出处，以便核对 3.邮件的内容要简洁内容应当简明扼要，愈短愈好
收件人、抄送人的区别：
在功能上无特别区别在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的主次用。收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个或多个抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、跨级、领导

邮件礼仪PPT课件

隐私保护与数据安全
随着人们对隐私保护和数据安全的重视，未来邮件礼仪将更加注重保护个人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参加的原因。
提出替代方案，如果可能的话。
最后，再次表达感谢并祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮件的主要内容，方便收件人快速了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件的核心内容，方便收件人快速了解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题，以免让收件人对邮件内容产生误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要，避免冗长和复杂的句子结构。
在邮件中明确表达自己的需求或目的，避免让收件人猜测或误解。
尽量使用简洁的语言表达意思，避免过多的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。

电子邮件礼仪培训 ppt课件

电子邮件礼仪
ppt课件
1
电子邮件礼仪
据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。
•Email开头结尾最好要有问候语
ppt课件 Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best
5
邮件正文（1）
正文是邮件最重要的部分，注意以下几点：
•Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
ppt课件 4
称呼与问候
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好处的，即便邮件中有些地方表达欠妥，对方也能平静的看待。注意以下两点：
•恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

商务电子邮件撰写礼仪(PPT41页)

模板，模板！
使用模板充分利用模板。模板使用得当，可以节省大量时间。模板提供了基本的词汇和结构，你只需根据特定的情况来改变内容即可。
注意模板的使用原则：（一）模板需根据你要不断发送的基本信息来生成。（二）不断更新模板：删掉不需要的信息，或者修改信息。（三）只在适合的情况下使用模板。因为有时修改模板比
（一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直接写作了。如果是这样，要试着将信息组织一下，重新安排，否则这封邮件将令人费解。
（二）是否有多余信息。尽管仔细思考了，但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中，好像我们
再次强调的几点——
写邮件时，需要注意：（一）在敏感的、复杂的、机密的情况下，要再三考虑电子邮件是否是传递信
商务邮件的修辞也需要注意！
撰写商务电邮前，不妨想到此时是面对着对方，而不是面对键盘与屏幕，这样可以让语气温暖一点；
书写时要比口语对话再稍微正式一点设想对方看了你的信之后可能有的观点，也就是要在
别人的思考里思考了解对方和你一样都是大忙人，讲重点即可多一点体贴，想办法让你的电邮，看起来简短扼要，
一般不要通过电子邮件传送以下信息：（一）公司或个人的秘密信息：电子邮件中没有所谓的隐私权。在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前，要想想万一有人将其刊登在报纸上会怎么样。（二）敏感的话题：电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。
一封令人舒服的电邮需要什么？电子邮件的商务格式怎么写？电子邮件也是有写作礼仪规范的！收件人、抄送人也需要精心选择的！还需要注意什么呢？

电子邮件往来的礼仪要求.pptx

• 2. 不要来，
签名档应进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
• 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
六、回复邮件的技巧
项目三
司法秘书工作交往礼仪
任务七工作联络礼仪知识点电子邮件往来的礼仪要求
一、邮件主题写作的礼仪要求
• 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
➢ 一定不要空白标题，这是最失礼的。 ➢ 标题要简短，不宜冗长。 ➢ 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于
三、撰写正文的礼仪要求
• 2. 注意Email的论述语气
➢ 根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
三、撰写正文的礼仪要求
• 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
• 4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
• 5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
• 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
五、结尾签名的礼仪要求
• 每封邮件在结尾可以使用签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
• 3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 • 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进

邮件礼仪.pptx

收件人为直接收件人，需由收件人进行答复或执行。可抄送与此事件相关的人员，如需配合执行的、对邮件内容进行学习以及其他需知晓的情况等。
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄送直接领导。
3、跨部门沟通抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。发邮件时：向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
客户端
@ 首次使用需设置，换一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删除。
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则：即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
2020/12/4
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示

电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件

致谢信应简洁明了，避免冗长的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢的原因和对方的帮助内容，使对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对开头：简明扼要地说明写信的目的和背景，即需要告知对方某个事项或信息。
3. 结尾：如有必要，可告知下一步行动计划或请求对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告知的事项或信息，确保信息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的目的，即邀请对方参加的活动或会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的时间、地点、主题和日程安排，确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确表示是否接受邀请，并说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述

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是英文，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。 • 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误
三、关于正文
6、合理提示重要信息 • 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、
加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
三、关于正文
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 • 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯
以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴
三、关于正文
8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
• Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)
关于称呼与问候
二、关于称呼与问候
1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度 • 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明
确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 • 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、 “x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
商务礼仪 ——发邮件
关于主题
一、关于主题
• 添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。主题要提纲挈领。
• 一定不要空白标题，这是最失礼的 • 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才
能显示完你的标题
关于附件
四、关于附件
• 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
• 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
• 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
四、关于附件
• 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
• 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论
三、关于正文
4、一次邮件交待完整信息 • 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准
确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
三、关于正文
5、尽可能避免拼写错误和错别字 • 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果
2、注意Email的论述语气 • 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件
是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 • 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现 • 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观
三、关于正文
3、Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 • 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进
一、关于主题
• 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘
• 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”，也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
一、关于主题
• 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理一定不要空白标题，这是最失礼的
若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致” 为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利” 和“敬礼”为再换行顶格写。
关于正文
三、关于正文
1、 Email正文要简明扼要，行文通顺 • 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的
身份。姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。点名身份应当简洁扼要，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
• 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
、语言的选择和汉字编码
1、只在必要的时候才使用英文邮件 • 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻
炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
二、关于称呼与问候
• 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
• 称呼是第一行顶格写
二、关于称呼与问候
2、Email开头结尾最好要有问候语 • 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”
或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 • 结尾常写Best Regards，中文写“祝您顺利”之类，
• 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“ !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
• 回复邮件时应根据内容更改标题不要RE一大串
一、关于主题
• 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
五、语言的选择和汉字编码
2、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 • 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自
作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
五、语言的选择和汉字编码
3、对于信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文 • 你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的
三、关于正文
• Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
• 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
三、关于正文