采购与付款审计制度

采购付款制度及流程一、制度概述采购付款制度是企业内部为了规范采购活动和财务管理而制定的一套制度，旨在明确采购流程中的付款环节，确保资金的安全和有效利用，保障企业的采购运营顺利进行。

该制度包括了采购付款的基本原则、付款流程、授权审批、付款凭证的审核等内容。

二、制度内容1. 采购付款的基本原则（1）公开透明原则：采购部门应公开公正地进行采购活动，确保供应商的选择有公平机会。

（2）节约原则：采购部门应通过议价或集中采购等方式取得最低的采购成本。

（3）合法合规原则：采购部门必须根据相关法律法规进行采购活动，确保采购过程的合法性和规范性。

2. 付款流程（1）采购付款申请：采购部门根据采购合同及供应商提供的发票等材料，填写采购付款申请，包括付款金额、付款对象、付款理由等。

（2）申请审批：采购付款申请须由采购部门经理或指定的负责人进行审批，审批通过后提交给财务部门。

（3）财务审批：财务部门根据采购付款申请进行核对，包括发票真实性、税务合规性等，审核通过后，将付款申请转至财务主管审批。

（4）审批付款：财务主管对付款申请进行最终审批，并将付款指令发送给支付平台或银行，进行付款操作。

（5）付款确认：财务部门将付款记录保存，并核对付款凭证的真实性和完整性，确保付款金额与采购付款申请一致。

3. 授权审批（1）采购部门授权：根据采购付款额度的大小，采购部门负责人可以授权自己的下属进行一定额度的采购付款审批，超过额度的付款申请需上报给上级进行审批。

（2）财务授权：财务部门设定各项支付权限，根据职位、职务和财务经验等进行划分，确保采购付款操作的安全性和合规性。

4. 付款凭证的审核（1）原始凭证的保存：财务部门应将采购付款相关的所有原始凭证进行归档和保存，以备后续审计和查询。

（2）凭证的复核：财务部门对采购付款凭证进行复核，包括凭证编号、金额、日期等信息的准确性检查。

（3）主管审批：财务主管对采购付款凭证的复核结果进行审批，确保凭证的真实性和合规性。

文件制修订记录一、编制需求计划与采购计划（一）流程简介采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。

企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

（二）风险描述需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

（三）主要管控措施第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时地编制需求计划。

需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。

对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。

第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过量或不足。

第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

（四）符合性问题(调查问卷)1．公司有无书面的采购操作流程文本？2．公司的采购类型或方式有哪几种？3．负责采购的部门有哪些？分别负责何种类型的采购？4．采购部门的组织结构？是否定期进行人员轮换？5．公司一般的购货流程是如何运转的？6．公司是否每年制订采购计划，请介绍一下制订的流程？是否依据生产和营销计划来制订采购计划？7．采购计划的变更是否经合理的批准？（五）审计程序1．对采购部相关人员进行访谈，了解采购计划制订的依据和程序等；2．获得书面的采购计划制订政策的范本；3．对照采购政策，评估采购计划流程的符合程度；4．对生产部门、财务部相关人员进行访谈，了解他们对于采购计划的参与程度；5．察看年度采购计划的内容是否完整（包括采购品种、数量、价格、质量要求、批量进度安排以及资金计划），是否有高级管理层的签字或者确认；6．在生产部门、财务部察看采购计划，是否与采购部门的计划一致。

内部控制具体制度——采购与付款管理采购与付款管理是企业内部控制体系中非常重要的一部分，它涉及到企业资源的获取、产品与服务的采购以及款项的支付等方面。

建立有效的采购与付款管理制度，可以提高采购效率、降低成本，减少风险和避免内部控制漏洞。

以下将详细介绍采购与付款管理的具体制度。

一、采购管理制度1.采购策略与计划制度：明确采购目标、原则和方法，建立采购计划和采购预算，并制定采购流程和各环节的责任人。

2.供应商选择与评估制度：建立供应商资格审查制度，对供应商进行评估，包括财务状况、资质、信用等方面的考察。

对于重要供应商，要定期进行评估，确保供应商的质量和服务水平。

3.采购合同管理制度：制定合同的审批流程和签订程序，明确合同的约定内容，包括产品或服务的规格、数量、价格、质量标准、交货期限、服务要求等，并对合同的履行进行跟踪和监督。

4.采购记录与档案管理制度：对于每一次采购活动，都要建立相应的采购记录和档案，包括采购申请、采购方案、供应商评估表、采购合同、验收报告等，以备查阅和审计需要。

二、付款管理制度1.付款授权与审核制度：明确付款的授权流程和责任人，对于不同金额的付款设置不同的审核层级，确保付款的合法性和准确性。

2.付款申请与审批制度：建立付款申请的流程，规定付款凭证和相关文件的提交要求，明确各审批环节的责任人和权限，并建立审批记录和档案。

3.付款审查与核对制度：对于每一笔付款申请，要进行详细的审查与核对，包括合同的履行情况、货物或服务的验收情况、发票的准确性等，确保付款的准确性和合规性。

4.付款控制与监督制度：建立付款的控制措施，包括审批层级的限制、付款金额的限制、银行账户的管理等，同时进行付款的监督和跟踪，确保款项的安全性和及时性。

5.付款记录与档案管理制度：对于每一笔付款，都要建立详细的付款记录和档案，包括付款申请、付款凭证、支票或电汇单据等，以备查阅和审计需要。

三、内部控制与风险管理1.内部控制评估与改进制度：定期对采购与付款管理制度进行内部控制评估，发现问题并及时进行改进和完善，提高制度的适应性和有效性。

采购与付款循环审计实施细则（试行）目录第一章总则 (1)第二章审计程序 (2)第三章附则 (12)第一章总则第一条为了加强企业对采购行为的管理，强化和完善内部审计职能，提高资金使用效益，根据有关法律法规和企业实际情况，特制定本细则。

第二条本细则所称采购行为，是指企业采购部门以购买、租赁、委托或雇佣等方式获取货物和服务的行为。

第二章审计程序第五条采购与付款循环业务活动流程：请购（请购单：发生认定）→报批→订货（订购单：完整性认定）→验收（验收单：存在或发生、完整性认定）→储存（存在认定）→编制付款凭单（付款凭单：发生，存在，完整性，权利和义务，计价或分摊认定）→记账→付款第六条采购与付款循环的内部控制和控制测试（一）采购交易的内部控制和控制测试审计（二）付款交易的内部控制和控制测试由于采购和付款交易同属一个交易循环、联系紧密，因此，对付款交易的部分测试可与测试采购交易一并实施。

当然，另一些付款交易测试仍需单独实施。

（三）固定资产的内部控制和控制测试第七条采购预付款的实质性程序（一）采购与付款交易的实质性程序1.实质性分析程序（1）观察月度（或每周）已记录采购总额趋势，与往年或预算相比较，发现异常需与管理层讨论或进行进一步调查；（2）将实际毛利与以前年度和预算相比较，任何重大差异都需要进行调查；（3）计算记录在应付账款上的赊购天数，并将其与以前年度相比较；（4）检查常规账户和付款。

例：租金、电话费等，这些费用都是日常发生的，通常按月支付。

通过检查可以确定已记录的所有费用及其月度变动情况；（5）检查异常项目的采购。

如：大额采购、从不经常发生交易的供应商处采购、未通过采购账户而是通过其他途径记入存货和费用项目的采购；（6）检查付款记录和付款趋势发现无效付款或金额不正确的付款；（7）询问管理层和员工，调查异常情况原因及风险。

2.细节测试（1）从被审计公司业务流程层面的主要交易流中选取样本，检查支持性的订购单、商品验收单、发运凭证和发票，追踪至相关费用或资产账户以及应付账款账户，必要时，检查其他支持性文件；检查已用于付款的支票存根或电子货币转账付款证明以及相关的汇款通知,如付款与发票对应，则检查相关供应商发票，并追踪付款至相关的应付账款或费用账户；（2）选择已记录采购的样本，检查相关的商品验收单，保证交易已计入正确的会计期间；确定期末最后一份验收单的顺序号码并审查代码报告，以检测记录在本会计期间的验收单是否存在更大的顺序号码，或因采购交易被漏记或错计入下一会计期间而在本期遗漏的顺序号码；（3）确定期末最后签署的支票的号码，确保其后的支票未被当作本期的交易予以记录；追踪付款至期后的银行对账单，确定其在期后的合理期间内被支付；询问期末已签署但尚未寄出的支票，考虑该项支付是否应在本期冲回，计入下一会计期间；（4）确定被审计公司期末用于识别未记录负债的程序，获取相关交易已计入应付账款的证据；复核供应商付款通知和供应商对账单，获取发票被遗失或未计入正确的会计期间的证据，询问并确定在资产负债表日是否应增加一项应计负债；调查关于订购单、商品验收单和发票不符的里外报告，识别遗漏的交易或计入不恰当会计期间的交易；复核截至审计外勤结束日记录在期后的付款，查找其是否在年底前发生的证据；询问审计现场结束时仍未支付的应付账款；（5）复核供应商的付款通知，与供应商对账，获取发票遗漏、未计入正确的会计期间的证据。

一、总则第一条为加强公司采购付款业务的内部控制，规范采购付款行为，防范采购付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范—基本规范（试行）》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司及所有子公司、分支机构，包括但不限于采购、付款、财务、审计等部门。

第三条本制度旨在明确采购付款的流程、职责分工、风险控制措施等，确保采购付款活动合法、合规、高效。

二、采购流程第四条采购部门负责提出采购需求，包括采购计划、采购预算、采购合同等。

第五条采购部门应按照采购计划进行采购，确保采购物品的质量、数量、价格等符合要求。

第六条采购合同签订前，需经采购部门、财务部门、审计部门共同审核，确保合同条款合法、合规。

第七条采购合同签订后，采购部门应及时通知供应商进行发货。

三、付款流程第八条付款部门负责对采购合同进行审核，确认货物验收合格后，办理付款手续。

第九条付款部门应严格按照合同约定和审批权限进行付款，确保付款金额准确无误。

第十条付款部门应定期与供应商进行对账，确保双方往来账款准确无误。

第十一条付款部门应将付款凭证、发票等资料妥善保管，以备审计部门查阅。

四、风险控制第十二条建立健全采购付款内部控制制度，明确各岗位职责，确保采购付款活动合规、透明。

第十三条加强采购付款审批权限管理，确保审批流程合理、高效。

第十四条定期开展采购付款业务风险评估，及时发现和防范潜在风险。

第十五条加强与供应商的沟通，确保采购物品的质量、数量、价格等符合要求。

五、监督与考核第十六条公司审计部门负责对采购付款业务进行监督检查，确保本制度得到有效执行。

第十七条对违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理，追究相关责任人的责任。

第十八条对在采购付款工作中表现突出的个人和部门，公司将给予表彰和奖励。

六、附则第十九条本制度由公司财务部门负责解释。

第二十条本制度自发布之日起实施。

采购与付款循环内部控制的审计评估报告有限公司：按照年度审计计划，我们近期对公司采购与付款内部控制情况进行了审计评估。

通过评估该内部控制的风险和缺陷，提出审计建议，旨在改善公司管理水平。

审核的范围包括采购管理制度、业务操作流程、采购工作机构和相关人员的职责，财务管理制度等方面。

我们按照内部审计准则的规定计划和实施本项内部审计工作，并采用了我们认为合适、必要的审计程序。

审计发现主要问题及相关审计建议如下：一、材料采购实行年度招投标，招标组织机制不全，招标过程不完善、决标结果执行不到位。

根据了解，目前公司对铜包铝、铜包钢、铝箔、PE料、PVC、合金丝和木盘等材料进行了年度招投标。

我们抽查了铜包钢、PVC料、铝箔、木盘等招投标相关资料，发现以下问题：1、招标小组组织成员构成单一，决策过于简单、集中。

招标小组由采购部2位人员和主管副总经理组成，总经理视情况参与。

2、相关招标文件中没有明确采购数量及采购时间等内容。

3、“招标决标单”中没有注明中标原因及各单位中标比例（中标单位一般都有2-3家）。

4、招投标结束后均不与中标单位签定供货合同。

5、不能完全按招标结果执行，例如PVC料，在3月进行了年度的招标，但由于市场价格波动，仍然采用询价方式采购。

审计建议：1、公司建立由生产、采购、品质、财务等相关部门及分管领导组成的招标小组。

2、根据计划期经营计划，制定计划期材料采购预算，提出招标数量，有利于投标方投标报价，充分提供招标的竞标依据。

3、由于招标小组评标时会综合考虑产品质量、生产能力、合作情况等因素，因此决标报告应有中标理由说明。

4、招投标结束后，应与中标的供货单位签订采购合同，以明确材料质量、交货期等合同要约和违约条款。

5、为了招标结果更有效，建议缩短招标周期，由原来的年度招标改为季度或者月度招标。

6、严格执行招标决标结果。

如遇客观情况而未能执行招标决标结果时，应重启招标或其它采购程序。

二、公司铜轴车间材料采购缺少请购与审批内控环节，采购部自主决定采购物料类别、数量、和到货时间。