会议室使用申请表

尊敬的XXX领导：

您好！

我代表XXX部门（团队/公司），向您提交本次会议室使用的申请。我们计划在XXXX年XX月XX日（具体时间）举行一次重要会议，讨论和决定关于（会议主题）的相关事宜。为确保会议的顺利进行，我们恳请您审批我们的会议室使用申请。

以下是我们对本次会议的基本安排和要求：

一、会议主题：

（在此简要描述会议主题，以及讨论的重点内容）

二、会议时间：

XXXX年XX月XX日（具体时间），会期为（具体天数）天。

三、参会人员：

（列出主要参会人员，包括姓名、职务、部门等）

四、会议议程：

（简要列出会议的主要议程和安排）

五、会议室需求：

1. 会议室容量：约（人数）人；

2. 会议设备：投影仪、音响设备、无线网络、白板等；

3. 会议用品：会议手册、笔、纸等；

4. 会议餐饮：茶歇（是否需要用餐）、饮料等；

5. 其他特殊需求：（如有其他特殊需求，请在此说明）

六、会议筹备情况：

1. 会议通知已发送给相关参会人员；

2. 会议议程和材料正在准备中；

3. 会议预订和设备调试将在会议前完成； 4. 会议安全和保密措施已制定。

七、会议预期成果：

1. （列出会议预期的成果和目标）

2. 明确的行动计划和责任分配；

3. 达成共识，形成会议纪要。

八、会议室使用申请流程：

1. 我们已填写《会议室使用申请表》，并提交给相关部门；

2. 请您审批《会议室使用申请表》，并通知我们审批结果；

3. 审批通过后，我们将进行会议室预订和相关筹备工作。

我们深知会议室是公司重要的资源，我们将确保会议的顺利进行，并在会议结束后及时归还会议室。如有任何变动或特殊情况，我们将及时通知您。

再次感谢您对我们会议室使用申请的关注和支持！如有任何疑问，请随时与我们联系。

此致

敬礼！

申请人：（签名）

部门：（部门名称）

日期：（日期）

（附上《会议室使用申请表》等相关材料）

会议室占用通知

尊敬的各位同事：

为了合理调度公司资源，提高工作效率，我们将针对会议室的预订和使用进行管理。从即日起，公司内部需要使用会议室的团队或个人，请提前向行政部门提交会议室占用申请。

申请流程

申请方需在开会前至少提前一天填写《会议室占用申请表格》（见附录1），包括以下内容：

申请人姓名及部门

会议主题

会议时间和地点

预计参会人数

会议室设备需求（如投影仪、音响等）

填写完毕后，申请者需将申请表格以电子邮件的形式发送至公司行政部门（对应邮箱）。同时，在邮件主题中注明“会议室占用申请”字样。 行政部门收到申请后，将根据实际情况进行审核，并在两小时内答复是否批准申请。若因某种原因无法批准，将告知申请方并提供合理的解释。

若申请被批准，行政部门将在预定成功的同时，通过邮件回复申请者相关信息，包括所预订的具体日期、时间和地点等。

注意事项

会议室仅供公司内部团队或个人使用，不得向外租借或出借给非公司员工。

在使用会议室期间，请保持环境整洁，并遵守公司相关规章制度。

使用会议室期间，如需使用额外的设备或服务，请事先向行政部门提出申请，并提前说明具体需求。

如需长时间连续使用会议室（超过两天），请提前向行政部门进行详细沟通，并确保不影响其他团队的正常工作。

如果您的会议计划发生变动或取消，请及时通知行政部门以便更好地安排其他团队的需要。

根据公司安全制度要求，请勿在会议室内进行高危行为或违法活动。

注意保密。在使用会议室期间，请合理控制谈话内容，并确保不泄露公司机密信息。 后续优化

为了更好地满足各团队的需求，我们将根据实际情况和反馈意见逐步完善和优化会议室管理流程。欢迎各位同事就流程中的问题、建议或改进建议等方面提供宝贵意见。您可以通过以下方式与行政部门联系：

电话：************

邮箱：对应邮箱

感谢各位同事的支持和配合！让我们一起努力，共同打造一个高效、舒适的工作环境！

附录1：《会议室占用申请表格下载链接》

序号使用部门使用日期使用时间内容预定人签名责任人签名

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20

备

注会 议 室 使 用 登 记 表

一、会议须提前登记后方可使用（提前登记部门有优先使用权）。

二、会议室登记后，使用时必须妥善保管好会议室内所有物品，不可随意拆除网线、电源线或电脑主机，如遇特珠情况需

拆装，需先向厂部***申请后由信息管理部维修安装。

三、会议室配置：

a.会议桌一张、会议椅19张、红凳子20把；

b.投影仪一台、投影仪遥控器一个、空调遥控器一个；

c.空调2台

四、会议完成后，请随手关闭电脑、投影仪、空调等其它设备、电源等，且需自觉做好会议室5S工作。借用物品请及时归

还，会议室内所有物品如遗失或损坏，需照价赔偿!

五、请不要重复登记【常用部门登记表】上使用的时间。谢谢！

会议室使用登记表

日期/星期 起止时间 申请使用地点 申请事由 申请人 联系方式

（手机短号）

11.18/星期五 上午9：00-11：00 11B204 学术讲座（具体） 张三 681313（此联系方式必需填写）

申请人： 审批人：

时间：

注意事项：

1：学院会议室：11B204会议室（30人），11B208会议室（80人），教工之家11B223（仅对老师开放申请，学生不得单独借用）；

2：申请会议的类型（204和208）：学术讲座、学术沟通活动、组会、党员沟通活动、教务科相关活动及课程支配、各类宣讲会、学生会沟通活动（有学工办老师在场）、学生班级公共沟通活动（有老师在场）等，（学生私人活动不得申请使用）；

3：申请会议的类型（教工之家）：工会活动、学术讲座、学术沟通活动、组会、党员沟通活动、教务科相关活动、学工办沟通活动；

4：会议室的申请使用必需是学院老师申请登记，学生使用会议室由学工办或教务科审批的老师负责，开组会请课题组老师或学生直接在院办登记，如跟学院会议发生冲突，则学院优先使用；

5：会议室工作日期间（周一至周五上午8:20-11:30，下午13:30-16:30）使用请联系院办老师开门，非工作日请提前30分钟联系院办老师远程开门，若电子门禁出现网络问题等不行抗力因素无法远程开门，则请使用人自己更换其他场地；

6：会议室申请流程：

①学院网站下载专区下载会议室使用登记表，填写相应信息；

②学生申请会议室，学生类会议请找学工办老师（11B-223）审批签字，教学类会议请找教务科老师（11B-206）审批签字，最后交给院办蒋汀老师处登记预约（11B-209）；

③教工申请会议室，请直接联系院办登记预约（11B-209）。

7：每周院办会将会议室使用状况公布到学院网站（如使用完后电脑、投影、LED、音响、电灯、门等未关，垃圾未带走，桌椅未恢复原状等状况都会通报，有以上状况者则会影响下次申请会议室）；