浅谈人防工程中做好档案工作的重要措施

2013年第4期图书与档案科技创新与应用
浅谈人防工程中做好档案工作的重要措施
殷亚飞
（抚宁县人民防空办公室，河北秦皇岛066300）
1对人防工程档案管理理念的更新
在我国经济快速发展的今天，各项事业发展速度逐步提高，发展范围不断拓展，其中以人防工程的建设发展尤为明显。

近年来，在市场经济的调整下，人防建设工程已逐步由过去的单一式的国家统一投资转变为国家、集体、外资、民营、合资等多种经济投资发展渠道的模式；在工程建设的管理上也逐步打破了传统体制下投资者即为管理者和受益者的原则，转变为目前的人防部管理国家投资建设的工程部分，其余均有各个投资者进行自行管理。

随着人防工程施工建设的不断加大，档案管理工作的任务也随之逐步加重，原先所采用的“集中突破”的做法已不适应用于现代人防工程的建设发展需求，各种矛盾逐步显现，例如：一项一项的对建设进行掌控难免会顾此失彼；不利于工程建设与管理工作全面有效的展开，权力分散容易产生各自为政的局面，过去强调自身的特点和特殊性，忽视对整体性、全局观念的重视。

因此，为更好的进行人防工程的档案管理工作，首先应当采取必要的措施改进上述模式中的弊端，将档案管理工作纳入到统一的规划管理中去，将档案材料的收集、整理、保护、签订、检索、记录、编号、入册、归档等工作行成为一项系统性的工作链条，分门别类，有序储存，强化管理工作的组织性、科学性和标准化，实施制度化的管理。

2建立健全切实可行的人防工程档案管理机制
首先，严格按照国家相关法律法规和档案行政管理、人民防空部门的档案管理规定和要求对人防工程建设材料进行及时收集，建立成册归档，待工程项目竣工验收之后，将项目工程档案及时向各级人民防空主管部门进行移交。

第一，强化人防工程档案收集整理的完整性。

人防工程施工建设前期的准备阶段与开工建设阶段中的相关材料在工程档案建立中占有十分重要的作用，因此需加强重视。

为保证工程档案的完整性，应将自项目建设审批至竣工验收阶段过程中各项材料统一收集管理，首尾相接，避免缺失。

第二，强化经济手段在人防档案管理中的作用性。

在市场经济的发展运作下，在各项工作的开展前，双方经过协商都有其一明确的标准和要求即合同，合同是市场经济体制下的产物，对工作的顺利开展具有十分重要作用。

通过在合同中明确预留一定的资金来达到强化对档案工作重视的目的，实现档案的完整性、系统性和准确性。

第三，重视对工程项目质量保证资料的控制工作。

在人防工程的档案管理工作中，工程项目的质量保证资料既是施工单位质量情况和档案情况的反应，也是保证工程完工保证战时正常交付使用的重要依据，此外其还承担者为工程质量修补和数据参数的考察提供查询服务的重要手段。

因此，为保证工程的质量安全，应对工程质量资料进行完整性、准确性和真实性的收集与审查，特别是对于隐蔽工程和关键部位的施工资料与验收记录的收集保存。

第四，提高对工程建设核心阶段的档案管理工作的重视力度。

人防工程的施工建设是一项长期而复杂的工作，自工程项目的可行性报告分析研究开始，到最后的竣工验收阶段，档案材料呈现出周期长、种类多、科技含量高、数量大的特点，在一定程度上增加了人防工程档案收集与管理工作的难度性，在这种情况下就要求工程档案的管理工作实行严格的程序化管理和监督，在竣工验收前建设单位的负责人应会同技术人员和档案管理人员，采用图文对照等方法，对竣工图的编制与整理进行全面彻查、审核，发现问题应及时进行处理，以确保工程档案的真实性、准确性和完整性。

其次，实现对人防工程档案信息利用的四个转变。

第一，思维有分散式向整体性转变。

受其工程自身的特殊性影响，在新的时代背景下，工程项目的档案管理在强调平战结合的基础上，注重各体系之间的整体效能。

第二，开拓工程档案的领域范围和收集渠道，打破单一模式转向科技档案等方面的延伸。

第三，转变处理方式，最大程度的挖掘档案资源所存在的潜能，逐步向服务增值方向发展，以获取最大的社会效益和经济效益。

第四，实现档案信息利用的可持续发展原则，既要满足眼下需要，又要兼顾长远发展。

3提高人防工程档案的保密机制
3.1处理好人防工程档案的保密与利用之间的关系
由于受到人民防空工程其所具有的特殊性影响，在传统的意识形态中往往存在着对工程档案重保密、轻使用的观念，从而丧失了工程档案的利用价值。

主要表现在以下几方面：人防办机关内部人员在进行档案信息的检索过程中，存在着“数据保密，不对外提供”的浓厚意识，即使在编演相关的材料中时也会顾虑档案卷宗中信息的秘密等级而不进行引用，长久以往使得人防工程档案被束之高阁，成为一处可望而不可即的地带，导致其资源的浪费；人防办领导对档案信息情况了解不及时，不全面，失去了档案信息利用的有效性，档案管理人员的管理价值也无形中被抹杀。

因此，应转变传统观念，正确对待人防工程档案的保管期限与保密期限之间的关系，在严守保密制度的基础之上，充分挖掘和利用工程档案信息的利用价值，从而更好的完善工作职能。

保密并不应使用保密的真正意义和档案的价值，在时间、范围和地点允许的范围内进行有效的利用，兼顾保密与利用二者之间的关系。

3.2在保密和利用的同时，还应进一步完善档案的解密工作
依据我国《保密法》的规定。

保密等级被划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级，保密程度逐级递减。

档案保密等级的确定，，就是为了让人防工程档案管理工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。

另一方面，要做好人防工程档案开放前的基础工作。

提高开放人防工程档案案卷的内在质量。

利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求；建立健全档号。

要适应开放后检索与管理的要求；编制检索工具。

一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。

4结束语
总之，人防工程档案管理工作千头万绪，人防工程档案保密工作又事关国家核心利益和国防安全，必须以认真的态度，严谨的工作作风，科学的管理机制认真做好人防工程档案管理工作，确保人防工程档案管理在国家法律法规的框架内，充分发挥人防工程档案应有的作用，为人防工程建设事业的发展作出应有的贡献。

参考文献
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摘要：人防工程档案是人防规划、建设、管理，战时布置防空袭、组织人员掩蔽、物资储存的重要依据，为人防事业发展储备了大量的信息资源。

随着我国经济的快速发展以及人防事业的改革创新，人防工作职能不断得到拓展。

人防工程特别是结合民用建筑建设的防空地下室也日益增多。

为适应新的形势，进一步提高城市总体防护能力，在搞好人防工程建设的同时，必须拥有全面准确的人防工程档案信息资源，促进人防工程建设。

关键词：人防工程；档案管理；措施
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