【编号规则】政法大学后勤管理文件编号规则(WORD3页)

文件编号及版次规定1.目的：确保文件编号与版次规范化。

2.范围：适用于品质系统之管制文件。

3.内容：3.1 文件之编号管理：3.1.1文件之编码原则：□□□□□□－□□□－□□－表单版本编号流水号流水号+ 文件层别代码部门代码公司代码3.1.2公司代码：固定为ALD3.1.6表单编号：随QM、QP、WI文件编号再加上01、02、03等序号及版本、版次。

3.1.7文件编号标准书写示例：如：《文件管理程序》的编号为：ALDQA-001B，所附表单〔文件管制总览表〕编号为：ALDQA-001B-01Ｒev 1.03.2文件版本、版次之修定3.2.1 品质手册 (QM)，办法(QP)，指导书类(WI)和相关规定类文件版次编码原则：□．□修订次数代码.，以数字0-4表示，由小到大累进。

版本代码，以数字1-9表示，由小到大累进。

3.2.2表单文件版本、版次编码原则：□．□修订次数代码. 以数字0-4表示. 由小到大累进。

版本代码，以数字1-9表示，由小到大累进。

3.2.3管制文件之修订标识：3.2.3.1 品质手册(QM)，办法(QP)，作业指导书(WI)文件版本、版次修订与标识。

(1) 内容修改时，版次依修订次数由0到4累进。

(如有作业方式发生重大变更或内容作较大幅度改时则可直接转换版本)如1.0.累进到2.0. 第五次修订 (第一码)应累进到前一位数。

如：1.0 累进到 2.0。

(2) 表单修订及标识：表单修改时，内容修改处不作标示。

但版本第二码须进至次一位数，如Ｒev1.0累进到1.1，第五次修订 (第一码)应累进到准一位数. 如1.0累进到2.0。

3.3管制文件页次之标识：□／□总页，以数字1-99表示分页，以数字1-99表示3.4 管制文件发行日期：□□ / □□ ---□□□□年份，以数字0001-9999表示．日期，以数字01-31表示．月份，以01-12表示．4.相关文件：无。

5.附件及相关表单（标签）：无。

文件编号格式管理规范1.目的：为加强文书档案、标准的管理，规范文书编号格式，特制订本规范。

2.范围：本公司各部门对外文件、公司对外签订的合同、公司内部各部门间文件。

3.内容：3.1.定义：3.1.1.对外文件由各职能部门起草文稿，经副总经理审核，总经理批准后，由人事行政部统一编号、盖章后分发执行；3.1.2.公司内部各项制度、规范、程序由各职能部门起草相关标准，经副总经理审核会签，总经理批准后，由人事行政部统一编号、盖章后分发执行；3.1.3.公司对外签订的合同各部门以公司名义签订的各类合同（采购合同、销售合同除外），由各职能部门起草合同，经主管副总、各相关副总审核会签，总经理批准后，由人事行政部统一编号盖章后执行；3.1.4.公司内部文件：3.1.4.1.董事会文件由人事行政部负责汇总并统一编号；3.1.4.2.各部门间文件，按本规则由人事行政部统一编排。

3.1.5.编号原则：3.1.5.1.部门简写-年份+文件类别+文件顺序号；3.1.5.2.各部门给定简写：财务部CW 质保部ZB行政部XZ 制造部ZZ经营部JY 安全部AQ3.1.5.3.文件类别：行政制度 B 会议纪要H传真稿件 F 技术报告T一般文书G 供应商议事录Y合同文本 C 会议通知W作业标准书、作业指导书、规范S 标准流程、程序书P质量环境手册M 表单R 3.1.6.文件编号例：XZ-10 S 001文件顺序号文件类别年份部门简写意为行政部2010年规范类001号文件3.1.7.版本号统一为A/0/1/2/3…….0为最初版本、1为第一次修订，以此类推；4.文件格式及字体要求：页眉：标注文件名称；------------ 宋体第一标题统一为公司名；---------- 小二号宋体具中第二标题统一为文件名；---------- 三号宋体具中正文---------------------------- 统一为五号宋体，单倍行距1.目的：2.范围：3.内容：3.1.3.1.1.------------------ 以此类推4.文件修改、解释、监督、处罚权的归属标准名称审批审核拟稿标准编号版本号发行日期页脚：页码---------------------- 宋体居中5.该规范的修改、解释权、监督权归人事行政部所有。

1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。

2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。

3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。

（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。

）3.1.2文件编写条目按照以下格式。

1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。

3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。

3.1.5文件文档为word文件，表单不限。

3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。

3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。

3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。

3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。

3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。

文件编号规范第一条目的有效管理公司内部文件及记录表单等，文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。

第二条适用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。

第三条文件用语定义1、公司文件分可控文件和非可控文件两大体系。

2、可控文件按四级管理2.1一阶文件：管理手册，代号用QM表示；2.2二阶文件：程序文件，代号用QP表示；2.3三阶文件：作业文件，包括工作指示或流程、标准书、产品说明书、检验标准书等，代号用SOP表示；2.4四阶文件：表单、记录，代号用QR表示；3、非可控文件氛围外来文件、技术资料等。

第四条编号规则1、公司对外及内部文件编号原则与格式外版本编号年份号标识YYMM顺序标识文件类别企业代号标识1.1企业代号标识：用企业英文缩写表示：CVB——XXX有限公司1.2文件分类号标识：QM——管理制度 QP——程序文件SOP——作业文件 QR——记录文件QT——其它1.3顺序标识：此文件在同类标识文件中的顺序号，不分年份，接上年序号编排。

用3位数字表示，不足三位数的，采用补“0”的方式补充。

特殊情况处理：编号后文件撤销的，当年发生的，空出的号，在为新文件编号时补上；跨年度的，空号不再填补。

文件印发后发现错误，需要重印的，仍使用原文号。

在重印的文件上标明“前文作废”。

编号当中遗漏号，并且在当年发现的，用新的文件替补；次年发现的，不再填补。

1.4年份号标识：发布此文件的年份编号。

YY代表年份最后两位数字，如18表示公元2018年；MM表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

1.5版本编号：对文件进行修改时需要对修改的次数编号1.5.1文件版本号定义非技术类文件的完全版本号定义可为两项：<主版本号>.<修订版本号>，如1.0;技术类文件的完全版本号定义分三项：<主版本号>.<次版本号>.<修订版本号>,如 1.0.0。

文件编号管理制度范文文件编号管理制度一、总则为了加强文件管理工作，规范管理流程，提高办公效率，制定本文件编号管理制度。

二、适用范围本制度适用于本单位内的所有文件的编号管理工作。

三、文件分类与编号原则1. 根据文件的性质、用途和管理要求，将文件分类，分为公文、内部文件和其他文件三类。

2. 文件编号原则如下：（1）公文类文件的编号采用年份+序列号的方式，例如2023-01。

（2）内部文件的编号采用部门简称+年份+序列号的方式，例如HR-2023-01。

（3）其他文件的编号原则根据具体情况制定。

四、文件编号处理程序1. 文件编号采用电子化管理，由文件管理系统实现自动生成和自动填写功能。

2. 文件的归档和检索必须依据文件编号进行，未经编号的文件不得进行归档和检索。

3. 文件的编号应当由文件起草人或者项目负责人在文件发出前完成，确保文件的唯一性和正确性。

4. 文件编号的填写应当清晰、准确，不得错位、重叠或者遗漏。

五、文件编号规定1. 公文类文件的编号规定如下：（1）文件编号以公文自动编号方式生成；（2）公文类文件的编号应当包含文件的类别、发文单位、年份和序列号。

2. 内部文件的编号规定如下：（1）内部文件的编号应当包含文件的类别、发文部门、年份和序列号；（2）年份表示文件起草的年份，序列号为连续的字母、数字或者编号符号。

3. 其他文件的编号规定应当根据文件的具体情况制定，确保编号的唯一性和可辨识性。

六、文件编号的管理1. 文件编号由文件管理系统管理，确保文件编号的唯一性和顺序发放。

2. 文件编号的管理人员应当定期核对文件编号情况，及时发现问题并进行修正。

3. 文件编号的管理人员应当保密文件编号的信息，不得泄露给外部人员。

4. 文件编号的修改应当经过相关负责人的批准，并做好相应的记录。

七、文件编号的维护1. 所有文件的编号应当存档备查，以备后续查询和管理使用。

2. 文件的编号信息应当与其他文件管理信息相配套，确保文件的完整性和连续性。

文件的编号和格式管理办法文件的编号和格式管理办法一、目的实现公司行文的规范化、标准化。

二、责任部门管理处办公室三、文件的编号（一）以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。

（二）发文编号按文件类别不同由：**（公文种类）字[年份]序号组成；分别为：1、**（管）字[年份]序号2、**（请）字[年份]序号3、**（报）字[年份]序号4、**（办）字[年份]序号5、**（函）字[年份]序号6、**（会）字[年份]序号（三）文号说明1、“管”字：管理处内各类岗位职责、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件。

2、“请”字：即“请示”文件，是向上级请示解决困难，答复问题，批准事项的公文。

请示公文应一文一事，不得一文数事或一文多头送呈。

为避免多头请示可用“抄报”（对上级）和“抄送”（对平级）形式解决。

3、“报”字：即“报告”文，是汇报工作，反映情况，提出建议，答复问题的公文（工作总结、计划等也属此类）。

“报告”中不应夹带请示批示的事项。

4、“办”字：管理处内部的各类工作布置，事件处理，奖惩决定，人事安排等。

5、“函”字：管理处向楼内客户、行政主管部门及外单位的行文。

6、“会”字：管理处内部的会议纪要。

（四）序号说明1、序号在文件正式成文后由办公室配发。

2、序号以不同的文种分类编排。

3、当年份变动后，序号重头开始不连续。

四、文件格式各类文件由：文头部分、行文（正文）部分、文尾部分三部分组成，一般包括：版头（即发文机关）、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、抄送（报）机关等部分。

（一）文头部分分隔线以上各项均为文头部分，文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。

1、版头：“上海***物业管理处”。

字体为1号黑书加粗。

（当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”）2、发文字号：位于版头下方居中位置，字体为5号宋体。

3、分隔线的线型为直线，粗细为0.5磅。

4、如属管理性文件（即（管）字类）则：“版本号X”，（1）在首页版头分隔线上（与发文字号挂平）左边顶格上行为：下行为：“修改码Y”。

7. 质量记录表单序号记录表记录表编号存放地点保存期8。

附表正文格式说明:①标题级别的数字标示不超过三级，前三级分别采用1.、1.1、1.1.1来表示，第四级采用a)、b)、c）……或1）、2)、3)……或●、◆等符号来表示。

②一级标题：两端对齐,宋体三号加粗，1.5倍行距，段前0行，段后0行；二级以下标题：左端对齐，宋体四号加粗，段前0行，段后0行，1.5倍行距；三级以下标题：左端对齐，宋体小四号加粗，段前0行，段后0行，1。

5倍行距；正文：首行缩进2字符,宋体小四，段前0行，段后0行，1.5倍行距。

③所有数字均为Arial格式,字体大小遵循各级内容设置④流程图用不同的图形来表示含义：进程用“”表示；判定用“”表示，走向用“"表示。

3.4 作业文件作业文件的封面、前言与程序文件格式相同,但正文内容可根据实际情况灵活运用. 3.5 记录表单格式3.5.1 单页记录记录表格式没有封面、页眉、页脚，但有表头。

表头内容包括表格名称、编号,详细内容可根据要求和实际情况编写。

如附表二：“文件审批单"模版3.5.2 带封面的记录样式对于需要设置封面的记录，封面模版见:附表三。

在封面上写出记录的名称、编号，记录的编制、审核、批准等信息可以根据具体记录审批过程需要确定项目，但每项目应附加上日期。

记录的正文部分设计详细的记录填写样式，可以灵活设置。

记录正文部分设置页眉、页脚,页眉信息：1）程序文件下的记录“表号:SQYL/R-QP—□□—□□第□□□□版第□次修订”,页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”。

2）工作文件下的记录“表号:SQYL/R-QW-□□-部门代号□□—□□ 第□□□□版第□次修订”，页脚设置有关页码的信息，一般为“第 □ 页 共 □ 页”. 例如：Ⅱ带封面的记录正文4. 文件发布与修订版本文件版本以文件大批发布或换版年份为大版本号，在此版本下作的修订以“第X 次修订”标识，X 为 “0-N ”的数字。

后勤服务集团合同编号编码方法
合同编码编制方法
“JSU” + “二位合同类别代码” + “HQ” + “四位数年份” + “部
门二位拼音首拼字母” +“S/F” + “三位数的自然序号”。

其中：“JSU”表示江苏大学，“HQ”表示“后勤处（集团）”，“S”表示“收款合同”，"F”表示“付款合同”。

一、合同类别代码
合同类别代码如下：01合作类合同；02货物类采购合同；03服务类采购合同；04工程类采购合同；05租赁类合同；06教育培训类合同；07人事劳动类合同；08资产处置类合同；09对外投资类合同；10其他类合同。

二、处（集团）科室（中心）代码表备注：本编码方法从2022年1月
原编码方法。

示例：
公寓管理中心的2022年第1份住宿收款合同编码为: JSU03HQ2022GYS001;
物业管理中心的2022年第2份劳保品采供合同编码为: JSU02HQ2022WYS002;附件二
后勤管理处（后勤服务集团）合同签约申报表
其它需
说明事项。

文件号DQ-XZ-ZD-2014-001-D 修改状态 1 2014.4.22 总页数 2管理文件编号规则1目的：规范公司文档管理，便于各类文档资料的收集、整理、备存和查询。

2范围：适用于本公司所有部门和人员。

3编号规则与要求：3.1编号规则：文件号由六部分组成，示例如下:1 —2 —3 —4 —5 — 6公司代号部门代号文件类别文件年份流水序号保密级别3.2 说明：●公司代号：大前—“DQ”；●部门代号：部门名称简写责任部门标识符号总部ZB销售部XS财务部CW技术质量部JZ行政人事部XZ采购部CG生产部SC物料部（库房）WL●文件类别：文件类别标识符号管理制度ZD流程文件LC合同文件HT会议决议与管理通告TG资料文件ZL●文件年份：制定及公布文件所属的年度，如2014，即代表2014年。

●流水序号：数字表示，从001-999 。

●保密级别：标识符号使用或查阅范围备注A 限高层管理人员总经理、董事会成员B 限涉及的部门或人员C 限中层以上人员车间主任级及以上D 全体人员●示例:DQ-XZ-ZD-2014-001-D,表示是我公司行政部的2014年公布的第1号管理制度文件，可全体查阅。

4文档内容格式细节要求：●页眉：公司LOGO标识+公司全称。

●标题：文件号+修改状态+总页数。

●结尾：明确编制人、编制时间；审核人、审核时间、批准时间；公布时间；抄送部门、人员；备存部门、人员。

5本制度自2014年5月1日起执行，由行政部负责解释和修改。

编制刘洪魁时间2014年4月22日审核刘利刘波时间2013年4月22日批准刘波时间2013年4月23日公布时间2014年4月23日抄送各部门备存行政部。

文件体系编号管理制度一、引言文件管理是组织运作中的重要部分，而文件编号管理则是确保文件能够被准确追溯、快速查找的关键。

文件编号管理制度是组织内部管理文件的重要制度之一，旨在规范和统一文件的编号管理，提高工作效率和保障文件信息的安全和完整性。

本制度旨在建立一套完善的文件编号管理制度，为组织内部文件的管理提供指导。

二、管理范围本文件编号管理制度适用于组织内所有部门及人员，在组织内部的所有文件管理过程中均应遵守该制度。

三、文件编号的原则1. 顺序性原则：文件编号的设置应按照文件产生的先后顺序进行，确保文件的编号按照时间顺序排列；2. 分类原则：文件编号应根据文件内容的不同进行分类设置，以便于快速查找和管理；3. 唯一性原则：每个文件编号应当是唯一的，不得重复使用；4. 简洁明确原则：文件编号应简洁明了，便于理解和识别；5. 完整性原则：文件编号应包含所有必要的信息，能够准确表达文件的内容和特征。

四、文件编号的构成1. 组织机构代码：该部门或机构的统一代码，用于标识文件来自哪个部门或机构；2. 年份代码：指明文件产生的年份，便于按时间顺序查找和管理；3. 类别代码：根据文件内容的不同设置不同的分类代码，便于文件分类管理和检索；4. 顺序号：按时间先后顺序进行编号，确保文件编号的唯一性。

五、文件编号管理流程1. 文件产生：所有文件在产生时应当按照规定进行编号；2. 文件登记：文件编号应当记录在文件登记簿上，并建立档案；3. 文件传阅：传阅文件时应核查文件编号的正确性，并记录传阅记录；4. 文件归档：文件归档时应按照文件编号顺序进行整理，并建立档案；5. 文件检索：根据文件编号进行快速检索，找到需要的文件；6. 文件销毁：文件按照规定的销毁周期进行销毁管理，记录销毁信息。

六、文件编号管理的责任1. 组织领导：应当制定文件编号管理制度，并严格监督执行；2. 文件管理员：负责具体执行文件编号管理制度，做好文件的编号、登记、传阅、归档等工作；3. 部门负责人：应对本部门的文件编号管理工作负责，并指导下属人员做好文件管理工作；4. 员工：应按照规定的文件编号管理制度执行，做好文件管理工作。