QP0507信息沟通控制程序

信息交流与交流控制程序1．目的为成立畅达的交流渠道，明确信息交流内容、范围与形式，规定内部外面交流的方法，经过实时、正确、快捷地接收、传达和办理公司内部、外面质量、环境、食品安全、诚信信息，实现管理系统的有效运转。

2．合用范围本程序合用于公司生产经营管理等活动所涵盖的全部部门与层次内、外面的信息交流与控制。

3．职责3.1 管代 /HACCP小组长负责公司内部及外面交流事宜的审批及管理工作。

3.2 技术中心负责公司管理系统信息交流的全面管理。

3.3 技术中心负责配合采集行业、政策等方面的信息、整理、剖析、研究，供公司领导和有关部门参照。

3.4行政部负责有关部门的外面交流。

3.5 各部门负责人负责本部门职工之间的交流，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传达和处理工作。

4工作程序4.1 外面交流外面信息的根源a．认证机构、当地环境保护机构、质量技术监察局等监测或检查的结果及反应的信息；b．管理目标通知给有关方；c．对证量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法例、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系；d．有关方的投诉、诉苦、希望和要求，包含顾客、供给商及四周社区居民的交流，波及重要环境影响的办理，伤亡事故的上报等；e．行业技术信息；f ．上司或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息；g．供方和其余分承包方的信息。

h．环境监测和职业安全健康等有关的信息；i.与观光者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理系统方面的信息交流。

外面信息交流各部门在平时业务中也应注意获取；上司行政部门传达的信息由公司行政部一致接收行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息；来自有关方的信息由各有关部门接收；各部门在与客户、社会与其余有关方接触或合作时，应将公司内必需的信息；如公司的管理目标及保护环境和预防、减少环境污染的思想、公司管理系统绩效以及公司合用的法律、法例等，向有关方进行宣传；信息传达方式：能够电话、传真、邮件、资料传达、走访、会谈等形式与顾客、供方、立法和看管部门或与管理系统有关的组织进行信息交流；信息交流的门路和形式能够是口头、书面文件、资料议论、电子媒体、电话、小组简报、各样会议、公告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各样媒体等方式予以传达，保证内部、外面信息交流与交流畅达。

3.6公司生产、设备、能源方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈。
3.6.1生产部是项目安装方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈的职能部门。
3.6.2在部门职能范围内，对内与各部门人员经常保持信息沟通，对体系运行的有效性、能源使用的准确性、设备管理文件执行的符合性实施监督检查，发动员工开展合理化建议活动，进行信息汇总、处理、反馈，加强服务意识，提高服务质量。
3.1.5对下级呈报上来的重要信息组织评估、进行决策。
3.2各部门负责人与员工的思想沟通、信息交流。
3.2.1部门负责人要利用工作例会、班前班后会、座谈会、茶话会、个别谈心等形式与员工进行双向平等思想沟通、信息交流。要了解员工的思想动态、工作绩效、合理需求、需解决的困难等情况，鼓励员工积极参与部门班组管理，激励员工岗位成才、工作创新，当好员工的知心人。
3.3公司安全防护、职业健康、环境保护、ISO9001&ISO14001&OHSAS18001体系、合理化建议方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈。
3.3.1行政部是公司安全防护、职业健康、环境保护、ISO9001&ISO14001&OHSAS18001体系、教育培训、合理化建议方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈的职能部门。
3.5公司营销方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈。
3.5.1业务部是公司销售管理方面内外部的信息采集、交流、处理、反馈的职能部门。
3.5.2在部门职能范围内，对内与各部门管理人员经常保持信息沟通，对公司项目建设和服务情况实施监督检查，进行信息汇总、处理、反馈，加强服务意识，提高服务质量。
3.5.3利用通讯、公文、座谈会、走访用户等不同形式，对外代表公司与上级主管部门、产品用户、相关方等及时进行沟通，征求了解国内外同行业的工程类型、市场需求信息和客户对公司工程的满意度、需求信息等，以提高公司的生产经营管理和服务水平。

1.0 目的通过各种方式方法的信息传递沟通，使广州分公司各部及其所属各物业公司(管理处)、各部门之间信息畅通，便于提高工作效率。

2.0 范围适用于广州分公司高、中、基层间的纵向沟通,各部门之间的横向沟通以及部门内部、员工之间的沟通控制。

3.0 职责3.1 管理监察中心负责政策、法规、各类文件的获取、识别、收集、整理、分析、使用、传递和反馈。

3.2管理监察中心负责监督、检查、考核有关信息(包括政策法律、法规，文件精神，会议决定，领导指示等)学习和执行情况。

3.2 行政部负责信息的发布和管理。

3.3广州分公司董事长/总经理负责主持广州分公司管理评审，并主持广州分公司例会。

3.4 各部门负责实施公司有关决议政策，并把有关情况反馈到公司领导或相关部门。

3.5 各部门负责人负责本部门的信息沟通，组织本部门例会。

4.0 工作内容4.1 内部信息沟通的主要渠道：4.1.1 印发文件、通知、通报；4.1.2 召开各种会议(如工作例会、领导办公会、专项研讨会、管理例会、座谈会等)；4.1.3 出版公告栏、电话、传真；4.1.4 各类管理检查、评审活动。

4.2 印发文件、通知、通报4.2.1 行政人事部和各楼盘行政人事口根据各单位的决定或领导的指示，印发有关文件或通知等公文至各部门，并提出相关的要求。

4.2.2 各部门根据文件精神落实各项工作。

4.2.3 各部门在执行过程中，应将各类信息及时反馈、上报，并高效快速处理。

4.2.4 行政人事部和各楼盘行政人事口对其他部门反馈的情况进行汇总、综合，上报单位领导。

4.2.5 各级单位领导根据反馈的情况做出下一步的工作计划。

4.2.6 内部文件处理详见《内部行政公文处理程序》。

4.3.1广州分公司每两周组织各物业公司、管理处负责人召开一次工作例会。

4.3.2 各单位在工作例会上汇报前期重点工作进展情况、物业管理中存在的问题、以 及需要领导协调的事项，下阶段工作计划等。

4.3.3 对于重大的问题，须在领导办公会上研究决定；对于具有专业特点的问题，须召开专项研讨会；对各部门举行的会议，内容涉及到管理、业务、业户等，可通过座谈会等形式。

1目的公司通过不同层次和职能对一体化管理体系运行有关的各种信息进行内部和外部沟通，使全体员工及公司与相关方之间相互了解、信任，在内部达到全员参与的效果，对外达到被相关方能理解和接受，从而确保一体化管理体系的过程有效实施。

2 适用范围适用于本公司内部和外部不同的职能部门之间和不同层次的人员之间的有关一体化体系信息交流。

3 职责3.1 管理者代表明确公司信息交流过程，对公司信息交流过程进行归口管理。

3.2 各职能部门负责人分别负责本部门信息交流的过程管理。

4 工作程序4.1 信息交流的范围4.1.1 公司内部信息交流的范围为本公司内部各职能部门之间和不同层次人员之间。

4.1.2 外部信息交流的范围为本公司与各相关方（政府、行业、主管部门、顾客、供方、同行、邻居等）之间的信息交流。

4.2 内部信息交流的内容:公司内部沟通的内容应与本公司质量、环境管理体系和职业健康安全体系有关，这些信息包括：a）各职能部门的一体化管理体系运行状况及其有效性；b）过程运行情况及经验总结、存在的问题；c）公司的一体化方针、目标及指标、管理方案、合规性评价、作业指导书等的合理性与适宜性；d）顾客与相关方要求的变化及满足这些要求变化的措施、方案；e）进一步改进一体化管理体系过程运行的措施、方案；f）与体系相关的法律法规及其他要求；g）员工关注的质量、环境、职业健康安全行为问题；h）公司的质量、环境、职业健康安全行为表现。

4.3 外部信息交流的内容：a）相关方关注的质量、环境、职业健康安全问题；b）公司的一体化方针、目标及指标、管理方案；c）一体化体系管理方面的技术交流；d）必要时通报公司一体化管理体系的表现；e）就应急预案与有关机构联络；f）各部门与外部的技术交流和协作。

4.4 信息交流的工具4.4.1公司内部沟通的工具有：a）各种会议，包括公司各级会议和各职能部门内部会议；b）各部门或各班组简报；c）公司文件的发放、布告栏、通告等；d）公司内部刊物、声像和电子媒体等。