信息沟通控制程序

07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。

该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。

具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。

它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。

常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。

在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。

信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。

在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。

需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。

2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。

然后根据信息的类别和处理结果进行决策。

3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。

对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。

需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。

2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。

3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。

需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。

信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。

沟通、协商与信息交流控制程序1目的规范质量、环境与职业健康安全方面内外信息的沟通、协商与交流，以促进人员充分参与、增进理解、协调行动，达到持续改进的目的。

2适用范围适用于顾客、员工和相关方在参与公司质量、环境、职业健康安全管理体系实施过程中，相关信息的收集、沟通与协商、交流、反馈和处理。

3职责3.1总经理负责建立沟通、协商与信息交流渠道，主持生产经营重要信息的沟通、协商与交流。

3.2分管领导负责组织日常信息的沟通、协商与交流，信息处理意见的审核和实施落实情况督查。

3.3综合管理部负责组织员工沟通、协商与信息交流，信息处理及反馈的督办。

3.4各部门负责职责范围内的沟通、协商与信息的收集、传递、处理和反馈。

4程序4.1沟通与协商的方式及内容4.1.1内部沟通与协商的方式及内容4.1.2顾客沟通的方式及内容4.1.3相关方沟通与协商的方式及内容4.2信息的分类及交流方式4.2.1内部信息的分类⑴体系运行信息：包括管理方针、目标、指标、方案、不符合、内审和管理评审、纠正与预防措施等信息。

⑵产品实现信息：业务拓展、产品开发、业务实施任务书、设计策划、施工（养护、生产）实施方案，产品及过程监视测量、不合格品。

⑶环境与职业健康安全信息：重要环境因素、重大危险源、环境和职业健康安全绩效监测、事件等信息。

⑷资源配置信息：固定资产添置与维修、人力资源配置及培训、绩效考核、劳动保护、资金安排等信息。

⑸其他信息：企业文化建设、员工及其代表关注的职业健康安全问题、员工合理化建议与经验交流、常规报表和通报等信息。

4.2.2外部信息的分类⑴顾客要求信息：合同订单、与顾客沟通、顾客投诉及抱怨等信息。

⑵相关方信息：上级或地方主管部门的规定、要求、指示，供方、分包方及相关方的业务实施和专业管理工作、投诉及抱怨等信息。

⑶法律法规信息：与质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、规范和标准等信息。

⑷其他信息：外部认证审核、环境监测、职业健康安全监察及反馈的结果等信息。

信息沟通控制程序（CSYY/MP-002）编制/日期：审核/日期：批准/日期：2017-9-1发布 2017-10-1实施*****有限公司发布6.1.2 内部来源A. 经确认适用本公司的外部信息。

B. 体系运行中的各种数据、文件化资料、各种记录；C. 公司内涉及质量、环境、职业健康安全问题的各类要求、决议、申请、指示、投诉、抱怨等。

D.存在、潜在的不合格和不符合，如质量问题统计分析结果、环境监测结果、职业健康安全检处理结果等。

E. 公司、活动、服务或服务发生效大变化，需对体系进行一定更动的各类信息。

F. 紧急信息，如出现突发的质量、环境、安全事故等；G. 其它信息，如员工建议等。

6.2 沟通方式6.2.1 内部沟通方式：可根据所需沟通信息的紧急程度、对沟通内容决定沟通方式，包括：A.质量、环境职业健康安全目标：针对公司制定的目标，各部门应形成相应的分目标，各部门按分目标执行。

B. 体系会议：对于沟通效为复杂涉及部门效多的事件，可以采用会议的形式，定期进行各质量、环境、职业健康安全检查结果，突发的质量、环境、安全事故、与服务质量、环境检测、职业健康安全有关的信息会等。

C. 其他：口头对话、公布栏、板报、文件传递、内部工作联系单，培训等多种形式。

6.2.2 外部沟通方式：A. 传真如：定期将供方服务质量状况和环保及职业健康安全要求通告给供方。

B. 向公司通报公司服务改进要求新开发服务、环保、健康安全方面的改进。

C.备忘录如：向客户发送的服务要求确认内容，向客户发送的服务信息等。

D. 调查表如：对客户进行的满意度调查。

E. 查询如：向地方政府机构、行业主管部门查询政策、法律、标准、查询结果等。

F. 咨询、投诉如：接受业主咨询，接受业主的投诉。

6.2.3 各部门应主动与利益相关团队进行外部沟通（采用调查表、口头交流等形式进行）。

6.2.4 公司与外部的信息交流和沟通，责任部门须保留相应的外部交流和沟通信息。

信息沟通控制程序（ISO9001-2015）1.0目的为使公司各内外部门之间的信息能够得到及时的传递、处理和解决，促进相关方准确、高效运转，特制定本程序。

2.0范围适用于本公司所有经营活动所涉及的相关部门的内部及与外部的信息交流与沟通。

3.0定义与术语3.1信息：有意义的数据；3.2相关方：与组织的业绩或成就有利益关系的个人或团体。

4.0职责4.1各部门负责相应业务范围内相关信息的接收、传递及处理；4.2品保课门负责顾客、部分官方机构及供应商产品质量方面的沟通；4.3管理部业务与生产部生管课负责顾客的沟通；5.0作业流程5.1信息分类a.内部信息包括：1.正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；2.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的《不符项目报告》、《纠正预防措施处理单》等；3.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；4.其它内部信息（如员工合理化建议等）。

2外部信息包括：1.质量技术监督局、计量检定所、环保局、商检局、消费者协会、公证处、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；2.政策法规标准类法规，如质量法律、法规、条例、产品标准等；3.相关方（顾客、供方）反馈的信息处理及其投诉等；4.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术、质量管理等方面的信息。

5.2信息沟通的方式信息可采用资料、质量记录、公告栏、会议、讨论交流、电子媒体、通讯等沟通的工具或方式给予传递。

5.3信息处理：a.内部信息的收集及处理：1.正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及其完成情况、内部审核结果、更新的法律法规等信息；2.潜在）不符合信息的处理详见《纠正预防措施管制程序》；3.紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速通知相关部门（如品管课）组织处理，可采用电话，传真等方式紧急沟通；4.其它内部信息，员工合理化建议按《合理化提案规定》实施，其它内部信息提供者可用《内部联络单》、电子邮件等形式反馈给相关部门进行处理。

沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。

2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。

3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。

1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。

3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。

4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。

4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。

5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。

信息交流控制程序1.目的建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与质量、食品安全事务的管理，保证公司内外部质量、食品安全信息得到及时、有效的交流。

2.适用范围适用于本公司内外部质量、食品安全信息交流的管理。

3.职责3.1品牌宣传部对信息的传递和处理进行监督。

3.2质量技术部负责质量、食品安全内外部信息的传递、处理、并做好信息的汇总、保存工作。

3.3 企业管理部负责紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等信息的收集、传递、处理等工作。

3.4各部门负责工作范围内对应相关方的信息传递和收集。

4.工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息（1）食品药品监督管理局、产品检查机构、质量技术监督局、检验检疫局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。

（2）市场动态：顾客（包括经销商）的要求（包括与顾客沟通产品信息、顾客抱怨的处理、合同订单的处理）；同行业技术信息和专业会议信息（包括竞争对手的产品信息和技术信息）。

（3）相关方反馈的信息及其投诉。

相关方指顾客、供应商、物流公司、社区居民、媒体等。

（4）政策法规、标准类信息（如法律、法规、条例、标准等）。

（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、食品安全等方面的信息。

4.1.2内部信息4.1.2.1内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。

4.1.2.2内部异常突发信息，指活动中发生偏离的信息，如不符合信息。

4.1.2.3紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵、食品召回等紧急情况。

4.1.2.4下列变更信息应及时传递给质量技术部，以便将这些信息体现在质量、食品安全管理体系的更新上，以保持质量、食品安全管理体系的有效性，这些变更信息包括但不限于以下方面：（1）产品或新产品（2）原料、辅料和服务（3）生产场所、设备位置、周边环境（4）清洁和卫生方案（5）包装、贮存和分销系统（6）与食品安全危害和控制措施有关的知识（7）组织遵守的顾客、行业和其他要求（8）来自外部相关方的有关问询（9）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨（10）法律法规要求、职责和权限的分配（11）影响食品安全的其他条件（12）财务纳税及合同履约的情况（13）其他内部信息（如员工的建议）4.2信息的交流4.2.1信息交流的渠道与方式（1）内部信息交流主要通过文件发放（如质量手册、程序文件的发放及各类文件信息的网发）、电话、传真、邮件、会议（如晨会、员工大会等）、公告、意见箱、公司多媒体平台等方式。

版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 1 頁，共6 頁文件履历修改记录版本号修改内容生效日期A0 2011年8月10日第一次制定发行2011.8.10 B0 2015年4月30日第一次体系升级修订2015.4.30 C0 2018.4.10第二次体系升版修订2018.4.10文件评审部门职位姓名/日期部门职位姓名/日期文件制定、审批及受控制定审核批准受控状态受控何友桥谢婷版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 2 頁，共6 頁1.目的在组织内建立适当的沟通过程，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。

2.适用范围适用于公司确定和执行与质量管理体系运行有关的内外部沟通过程的活动。

3.职责3.1人资部负责公司内部就规章制度、员工动态方面沟通；3.2品保部负责公司内外部质量相关事宜沟通；3.3管理者代表负责质量管理体系的外部沟通；3.4销售部负责客户订单及客户满意的外部沟通；3.5采购部负责与供方沟通；3.6工程部负责技术开发、委外实验的外部沟通；售后组负责售后服务和技术支持的外部沟通；3.7各部门负责责任范围内的信息传递、措施执行。

4.术语无5.工作程序5.1外部沟通渠道和时机5.1.1当出现客户需求及其变更、法规或行业需要、第三方认证或委外实验检测、采购作业时，由相关部门按相关程序规定进行。

如采购作业时按《采购与供应商管理程序》；5.1.2进行外部沟通时应规定沟通窗口和沟通对接人，通常由部门负责人或由部门负责人指定。

5.2内部沟通渠道和时机5.2.1正常工作开展和异常出现时，需要正确有效的沟通。

相关部门在工作开展中需要沟通时可按相关程序规定实施，如纠正预防时按《纠正与预防控制程序》。

5.2.2正常工作信息应多反馈汇报、互动共享、实时发布和传递。

一般情形下，内部沟通应遵循逐级原则，依公司管理组织架构逐级上报或逐级下传，特殊情形或紧急需要时可越级沟通和传递；版本/版次C0文件名称信息沟通控制程序文件编号DGCX-QP-08 页次第 3 頁，共6 頁5.2.3正常情况下，部门最高负责人和部门文员(助理)为公司内部跨部门沟通的窗口，在正常工作需要和职权范围内各岗位人员可以展开跨部门沟通和协调，必要时应上报和请示上级负责人(当出现异常、事态恶化、超出权限、重大/紧急事件或沟通失效时)；5.3内部信息沟通方法常见的内部信息沟通方法(方式、载体或媒介)有以下几种：5.3.1文本、磁盘、光盘、电子版等媒体的文件资料记录传递：公司下发所有文件是典型的下行沟通。

沟通与信息交流控制程序1.目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。

2.适用范围适用于公司各据点的内外部沟通、内部顾客满意度的调查、合理化建议等。

3.定义：无4.职责4.1人事行政中心：4.1.1负责内部员工满意度、内部顾客满意度的调查及反馈意见；4.1.2负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；4.1.3负责与政府机构等相关方进行沟通联络。

4.2各相关部门：4.2.1负责实施纠正和预防不满意之措施；4.2.2负责沟通信息的实施。

4.3销售部:负责与客户进行沟通并对顾客满意度进行调查。

顾客满意度参照《顾客满意度管理办法》。

5.内容5.1沟通5.1.1建立内部沟通反馈机制5.1.1.1内部沟通a)各部门负责本部门的内部信息监控和反馈机制。

对内部信息进行收集、分析、归类和传递。

加强内部联络和沟通，及时提出意见和要求；b)内部沟通的形式主要有：自上而下的沟通、如质量方针、质量目标等；平行沟通如：如部门间的沟通。

沟通的渠道主要有：公司例会、质量分析会、信息联络单、问题反馈表、展示板；c)各部门应按内部沟通及信息传递流程开展工作，对接收的信息快速作出回应，以加快问题的解决，改善内部管理，提高工作效率。

5.1.1.2外部沟通相关部门负责本部门的外部信息监控和反馈机制。

对外部信息进行收集、分析、归类和传递。

加强外部联络和沟通，及时提出意见和要求；外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。

5.1.2信息反馈5.1.2.1内部信息反馈a)各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通。

属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通；b)各车间、部门之间的工作沟通，或提出意见、反映问题，应填写<信息联络单>，并根据问题的关联，上报相关部门，由相关部门或主管领导解决处理；c)重要的工作还应该以会议沟通。

信息沟通控制程序
1．目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈与产品质量安全有关的信息，做好信息的管理，特制订本程序。

2．适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。

3.职责
3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。

3.2 管理部负责统筹公司对内、对外有关产品质量、安全的信息收集、传递和处理，负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

4.工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输
（1）质量技术监督局、环保局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信
息；
（2）政策法规标准类信息，如食品安全卫生、食品法律法规、条例、标准等；
（3）来自顾客和供方与产品质量安全有关的信息等。

4.1.2 内部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输。