信息沟通管理控制程序

07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。

该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。

具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。

它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。

常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。

在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。

信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。

在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。

需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。

2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。

然后根据信息的类别和处理结果进行决策。

3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。

对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。

需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。

2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。

3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。

需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。

信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。

沟通、参与协商及信息交流管理程序1目的建立适当的沟通过程，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。

2范围与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。

3职责3.1总经理与管理者代表负责与各部门负责人进行质量/环境/职业健康安全信息交流。

3.2公司行政部负责公司内外质量/环境/职业健康安全信息的收集、汇总和管理。

3.3各部门负责其范围内的质量/环境/职业健康安全信息交流，并及时将各种质量/环境/职业健康安全信息反馈到公司行政部。

4工作程序4.1沟通形式：各部门依据相关体系文件的规定记录、收集、传递并处理日常信息。

除此之外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：4.1.1协调会/协商会4.1.2全体员工大会4.1.3内审首末/次会议4.1.4管理评审会议4.1.5建议箱4.1.6内部宣传4.1.7外部宣传4.2内部信息交流4.2.1内部信息内容4.2.1.1质量/环境/职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况。

4.2.1.2质量/环境/职业健康安全重要/重大环境/安全因素控制情况。

4.2.1.3监测、培训、法律法规的遵循情况。

4.2.1.4应急准备与响应。

4.2.1.5不符合、纠正与预防措施。

4.2.1.6内审方面的信息、管理评审信息、有关质量/环境/职业健康安全工作的指导和要求等。

4.2.2内部信息交流内部信息由产生部门按照质量/环境/职业健康安全管理体系中的各要素的要求，通过质量/环境/职业健康安全记录、报告、信息联络单等形式进行传递。

4.3外部信息4.3.1外部信息内容4.3.1.1来自环保机构、认证机构和上级部门的信息。

4.3.1.2来及质量/环境/职业健康安全、环保法律法规变更的信息。

4.3.1.3来自相关方的信息。

4.3.1.4公司质量/环境/职业健康安全方针和质量/环境/职业健康安全要求的对外宣传。

4.3.2外部信息交流外部信息的接收部门要及时将信息汇总并传递到公司行政部和责任部门，责任部门处置后，将结果传递到信息接收部门对外答复，公司行政部负责监督处置情况。

信息交流和沟通管理控制程序1目的为保障信息交流畅通，及时、准确传递，对质量、环境和职业健康安全管理体系的信息采用数据分析的科学方法，保证公司各部门、相关方之间及时沟通各类信息，对可能产生环境污染和职业健康安全危险的相关方进行管理，维护公司质量、环境和职业健康安全管理体系的正常运行，特制定本制度。

2 适用范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系内部和外部信息的交流和沟通管理，包括具有合作协议的合同方/承包方和进入工作现场、作业区域的人员进行信息交流,以及涉及与相关方有联系的所有部门的信息交流。

3 职责3.1 体系主管部门、办公室，是质量、环境和职业健康安全信息的综合管理部门，负责与上级和行业主管部门以及相关方的信息接收、传递和处理。

3.2经营部、项目部负责与顾客的信息接收、传递和处理。

3.3 工程部、技术部分别负责对公司统计技术进行培训指导；负责对劳务供方和承包方的现场施工管理以及与外单位施工交叉作业的协调和管理,负责现场环境安全意识教育及安全技术知识教育。

3.4 各相关职能部门予以协助,上传下达、内外沟通,并选用适用的统计技术进行数据分析、处理。

负责对相关的合同方/承包方进行监督管理。

3.5 项目部和各作业岗位做好本部门的信息交流,并向职能部门传递相关信息。

负责组织外来人员的环境、职业健康安全教育(包括QEO方针、环境、健康安全相关知识和法律法规等)；负责检查各部门对相关方管理的情况；负责处理相关方有关环境、健康安全方面的投诉。

负责外来货运车辆的控制管理。

4 工作要求4.1 内部信息4.1.1最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通渠道,确保质量、环境和职业健康安全管理体系的有效沟通。

4.1.2内部信息主要包括：1)体系运行信息(向员工传达质量、环境和职业健康安全方针、目标、报告各部门体系运行状况和内外部审核、纠正措施和预防措施的验证结果、管理评审结果等)；2)内部管理制度、员工有关质量、环境和职业健康安全方面的建议和要求、相应法律、法规的信息传递；3)公司领导意图贯彻以及职能部门之间、职能部门和项目部之间的联系和沟通；4)作业场所和活动中的隐患,评价出的环境因素、风险控制措施等；5)应急准备和响应计划；6)绩效监视、测量结果；7)设备设施及物资变更情况；8)组织机构变化情况；9)新工程项目等；10)其他媒体对公司有影响的信息。

信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。

2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。

3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。

3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。

3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。

3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。

4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。

b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。

c) 合规性评价的信息。

d) 紧急信息，如发生火灾等。

e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。

4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。

会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。

②有文件规定的，按规定方式进行沟通。

③电子邮件、口头沟通等。

b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。

②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。

③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。

④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。

c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。

某有限公司信息沟通管理程序一、目的为了加强公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息交流与沟通，确保信息的准确、及时、有效传递，提高工作效率和决策质量，特制定本信息沟通管理程序。

二、适用范围本程序适用于公司内部各部门之间、公司与外部相关方之间的信息沟通管理。

三、职责分工1、综合管理部（1）负责公司信息沟通管理的统筹规划和协调工作。

（2）收集、整理、传递公司内部的各类信息，并向公司领导汇报重要信息。

2、各部门（1）负责本部门内部的信息收集、整理和传递工作。

（2）及时向综合管理部反馈本部门的工作进展、问题和需求等信息。

3、公司领导（1）负责对重要信息进行决策和指示。

（2）定期了解公司的信息沟通情况，提出改进意见和要求。

四、信息分类1、内部信息（1）公司的战略规划、年度计划、规章制度等。

（2）各部门的工作进展、业绩成果、问题反馈等。

（3）员工的意见、建议、投诉等。

2、外部信息（1）行业政策法规、市场动态、竞争对手信息等。

（2）客户的需求、意见、投诉等。

（3）供应商的信息、合作情况等。

五、信息沟通方式1、会议（1）定期召开公司例会、部门例会等，汇报工作进展，讨论问题和解决方案。

（2）根据需要召开专题会议，研究特定问题。

2、报告（1）各部门定期向综合管理部提交工作周报、月报等。

（2）对于重要项目或任务，提交专项报告。

3、邮件（1）公司内部员工之间通过邮件进行工作交流和信息传递。

（2）与外部相关方通过邮件进行业务往来和信息沟通。

4、电话（1）用于紧急事项的沟通和协调。

（2）日常工作中的简单沟通。

5、即时通讯工具（1）如企业微信、钉钉等，方便实时交流。

六、信息传递流程1、内部信息传递流程（1）各部门将收集到的信息进行整理，填写《信息传递单》。

（2）根据信息的重要性和紧急程度，选择合适的沟通方式将信息传递给相关部门或人员。

（3）接收信息的部门或人员对信息进行处理和反馈，如有需要，进一步传递给其他相关方。

2、外部信息传递流程（1）综合管理部负责收集外部信息，并进行初步筛选和分类。

信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序1 ⽬的规定公司内部、外部信息交流的⽅法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。

2 适⽤范围适⽤于公司管理体系信息交流的传递和处理。

3 职责3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。

3.2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。

3.2 各部门及时传递并沟通各信息。

4 ⼯作程序4.1 信息交流的基本原则信息交流的渠道、⽅式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提⾼，有助于增进与相关⽅的共识和/或满意程度。

4.2 内部沟通4.2.1 应纳⼊沟通范畴的主要事项1）政策要求：包括法规、相关⽅及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等；2）运⾏信息：包括体系运⾏、各项⼯作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等；3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运⾏过程和结果的其他信息。

4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。

4.2.3 沟通权责：责任部门/⼈员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。

4.2.3 沟通⽅式1）⼝头/书⾯报告，适⽤于任何职能、层次；2）部门⽂件发布、会议/培训召集，适⽤于职能部门及其以上管理层次；3）跨部门或公司级⽂件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。

4）其他：各级⽂件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。

注：《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通⽤书⾯格式。

4.2.2 沟通过程的控制1）信息通报/报告（信息拥有部门/⼈员）识别通报内容与对象——确定通报⽅式——实施通报，传递相关信息2）信息查询/质询（信息需求部门/⼈员）识别查询内容与对象——确定查询⽅式——实施查询，获得相应信息4.3 外部信息的接收与回应1）外部信息，专指与管理体系运⾏及其绩效有关的来⾃相关⽅的信息。

2）任何部门/⼈员对接收的外部信息（包括⼝头、书⾯），均应及时向责任部门负责⼈或直接责任⼈通报，具体按内部沟通⽅管理要求实施。

沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。

2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。

3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。

1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。

3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。

4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。

4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。

5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。

沟通管理控制程序1、目的规定质量安全管理体系的沟通方式，确保外部信息得以识别和运用，内部信息有效传递。

2、范围适用于本公司内、外部信息的收集、识别和传递的沟通过程。

3、权责3.1 管代（组长）：负责本程序的归口管理。

3.2 研发部：负责公司产品对外或外来质量和食品安全的信息收集、传递和处理。

3.3 品管部：负责公司产品内部质量和食品安全的信息收集、传递和处理。

3.4 管理部：负责与本公司上级主管部门的信息交流及内部员工反馈问题疏导工作。

3.5 其他各部门:负责其工作范围内信息的传递与交流，以及对相关方信息的收集。

4、定义：信息（information）-- 有意义的数据。

5、流程图6、管理控制程序6.1 信息的分类6.1.1 外部信息6.1.1.1 出入境检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等的结果及反馈的信息；6.1.1.2 政策法规标准类信息，如食品安全、食品法律法规、条例、标准等；6.1.1.3 来自顾客和供方与食品(原材料和成品等)质量安全有关的信息等。

6.1.2 内部信息6.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时其他记录等；6.1.2.2 食品安全小组的信息，（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；6.1.2.3 紧急信息，如出现火灾、设备事故、停水停电事件等情况下的信息与记录；6.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。

6.2 信息的收集与处理信息可采用书面文件化信息、会议、拜访、讨论交流、电子媒体、声像资料、通讯等方式予以传递。

6.2.1 管理部应确保负责沟通的人员具备必要的知识，以履行其在食品质量安全链中的相应职责，并确保获得相应的授权。

6.2.2外部信息的收集与处理6.2.2.1 研发部（品管部）负责检验检疫局、食品药品监督局、检测或认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由研发部传递到公司相关部门。

沟通与信息交流控制程序1.目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。

2.适用范围适用于公司各据点的内外部沟通、内部顾客满意度的调查、合理化建议等。

3.定义：无4.职责4.1人事行政中心：4.1.1负责内部员工满意度、内部顾客满意度的调查及反馈意见；4.1.2负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；4.1.3负责与政府机构等相关方进行沟通联络。

4.2各相关部门：4.2.1负责实施纠正和预防不满意之措施；4.2.2负责沟通信息的实施。

4.3销售部:负责与客户进行沟通并对顾客满意度进行调查。

顾客满意度参照《顾客满意度管理办法》。

5.内容5.1沟通5.1.1建立内部沟通反馈机制5.1.1.1内部沟通a)各部门负责本部门的内部信息监控和反馈机制。

对内部信息进行收集、分析、归类和传递。

加强内部联络和沟通，及时提出意见和要求；b)内部沟通的形式主要有：自上而下的沟通、如质量方针、质量目标等；平行沟通如：如部门间的沟通。

沟通的渠道主要有：公司例会、质量分析会、信息联络单、问题反馈表、展示板；c)各部门应按内部沟通及信息传递流程开展工作，对接收的信息快速作出回应，以加快问题的解决，改善内部管理，提高工作效率。

5.1.1.2外部沟通相关部门负责本部门的外部信息监控和反馈机制。

对外部信息进行收集、分析、归类和传递。

加强外部联络和沟通，及时提出意见和要求；外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。

5.1.2信息反馈5.1.2.1内部信息反馈a)各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通。

属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通；b)各车间、部门之间的工作沟通，或提出意见、反映问题，应填写<信息联络单>，并根据问题的关联，上报相关部门，由相关部门或主管领导解决处理；c)重要的工作还应该以会议沟通。

信息沟通控制程序
1．目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈与产品质量安全有关的信息，做好信息的管理，特制订本程序。

2．适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。

3.职责
3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。

3.2 管理部负责统筹公司对内、对外有关产品质量、安全的信息收集、传递和处理，负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

4.工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输
（1）质量技术监督局、环保局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信
息；
（2）政策法规标准类信息，如食品安全卫生、食品法律法规、条例、标准等；
（3）来自顾客和供方与产品质量安全有关的信息等。

4.1.2 内部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输。

对外对内信息沟通交流控制程序规定在现代企业中，信息沟通交流是一个重要的方面。

它涉及到企业内部和外部的信息流通，例如企业内部员工之间的沟通、跨部门沟通、与客户之间的沟通等。

信息沟通交流的重要性不言而喻，因为它影响着企业的生产效率和利润。

因此，在企业建立一套信息沟通交流控制程序是至关重要的。

下面是一份对外对内信息沟通交流控制程序的规定：一、内部沟通交流控制程序1. 建立有效的沟通渠道：企业应为员工建立内部沟通渠道，包括公司内部邮件系统、企业社交网络、在线聊天等。

2. 沟通会议：企业应定期召开会议与员工沟通交流，知晓他们的想法、需求和疑虑。

3. 沟通培训：企业应定期为员工提供有效沟通培训，以提高他们的沟通技能、提高员工间间的沟通效率。

4. 沟通记录：企业应在企业内部通讯系统中建立沟通记录，以避免交流信息被遗漏。

5. 沟通反馈：企业应建立一个能够收集员工反馈和建议的系统，以便及时了解员工的意见和想法，并能够作出必要的调整。

二、外部沟通交流控制程序1. 建立专门的团队：企业应建立一个有经验的沟通团队，负责处理与客户、供应商、合作伙伴之间的沟通，以达到沟通交流的快速和高效。

2. 严格控制对外沟通范围：企业应确保仅有经过授权的公司代表与客户进行沟通，以避免内部信息泄漏。

3. 统一对外口径：企业应通过组织专业培训和资源共享，确保企业代表以相同的文化背景和专业知识参与客户沟通交流，以确保团队协作性和客户服务的高效。

4. 面对面的沟通：在数字化时代，贴近客户的面对面沟通交流变得更加重要。

企业应研究并分析客户的需求，介绍企业的产品和服务。

5. 沟通反馈：企业应建立回馈通道，定期向客户发送评估调查问卷，以获取客户关于产品或服务方面的反馈。

以上是一份关于对外对内信息沟通交流控制程序规定的建议。

企业可以根据自身实际情况对程序进行个性化的调整和改进。

不论使用何种程序，这些规定都应该成为企业日常工作中必不可少的工具，以确保企业内部和外部的沟通交流顺畅、高效和透明。

信息沟通与交流控制程序1.目的建立有效的信息沟通与交流机制, 确保员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务的沟通与管理, 确保及时、准确地收集、传递及处理有关的信息, 保障本组织管理体系运行过程中信息资源的有效利用。

2.适用范围本程序适用于本组织内部信息的沟通、外部各方的信息交流, 以及本组织内职业安全健康的内部协商。

3.职责3.1 品质部负责内部各部门间质量信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关质量要求信息的接收与处理。

并检查相关部门内外部质量信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。

3.2 生产部负责内部职业健康安全信息的收集、传递、处理, 并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。

3.3 人力资源部负责内部各部门间环境信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关环境要求信息的接收与处理。

并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。

3.4 人力资源部负责组织职工代表、女工代表参与本组织有关职业健康安全方针、目标、制度、风险辨识结果的评审、监督等工作及外部相关方职业健康安全要求的接收、处理。

3.5 市场部负责就合同签订前期、履行中有关招投标、合同相关事宜以及合同履行后的售后服务工作与顾客进行沟通与交流；3.6 各部门负责与本部门有关的各类信息的接收、传递、处理、反馈, 信息传递要及时、准确。

4.信息交流工作程序4.1 信息内容: 包括内部信息、外部信息。

4.1.1 内部信息:a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针传达至全体员工；b）目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达；c）适用的法律、法规与其他要求信息；d）运行控制信息, 包括产品质量、环保、职业健康安全方面；e）职责和权限的信息；f）内部的培训信息；g）不符合与纠正措施的信息；h）内审及管理评审信息。

1.0目的用于控制公司内部及外部的环境信息交流，以便及时调整公司的环境管理活动。

2.0范围适用于公司内部各部门的信息传达以及公司与外部各相关方的信息交流与传达。

3.0定义：无4.0权责4.1 人资中心、销售中心、品保中心、资源发展中心采购负责对外环境信息的沟通。

4.2 管理者代表负责信息沟通的协调安排，以及信息的汇总保存。

4.3各相关负责部门负责具体答复和处理方案。

5.0作业程序5.1公司内部信息5.1.1内部信息窗口：公司员工的信息由各部门主管或人资中心接收。

5.1.2公司内部员工反馈的环境信息，根据相应质量环境程序文件和作业指导书的规定处理。

5.2公司外部信息5.2.1外部信息窗口a.供应商---品保中心、资源发展中心采购b.外协分包方---相关职能部门c.相关方信息---人资中心、管理者代表(1).相关方投诉（社区、邻居、环卫、劳动局）(2).紧急情况的通知（消防局、防疫站等）(3).环境申报（环保局、建委等）d.环境法律法规及行政委员管理条例---人资中心e.客户产品方面环境要求---销售中心f.行业组织、新闻组织---人资中心5.2.2外部信息接收与处理a. 各负责部门主动收集或接收相关的环境信息，并将接收到的信息传递给人资中心。

b. 相关部门接收到信息后，登录在[环境信息一览表]，根据内容确定处理方式、责任部门等，报人资中心、管理者代表批准。

必要时管理者代表判断是否向总经理汇报。

根据信息种类处理方式如下：(1).需传达周知的由管理者代表向相关部门传达。

(2).属法律法规等信息，由管理者代表依据《法律法规收集及合规性评价控制程序》执行。

(3).需责任部门实施执行或填写回复内容的，由管理者代表将[环境信息处理报告]传递给责任部门处理。

(4).如信息内容涉及违反法律法规、环境管理方案执行偏离等不符合项时，依据《纠正与预防措施控制程序》执行。

c. 责任部门接到[环境信息处理报告]后，立即响应处理，并记录于处理方式栏内，具体实施执行将实施状况记录于处理结果栏，返回到人资中心。

1.目的建立公司内部各职能各层级之间、公司与相关方之间在质量管理信息上之沟通渠道，确保达到公司内全员参与质量管理、公司与外部相关方信息沟通的及时性和有效性。

2．范围适合于本公司对质量管理有关信息之内、外部沟通的管理。

3．定义（无）4．职责4.1管理阶层负责创建有效内外部沟通渠道。

4.2各部门负责人负责执行内外部沟通工作和相关意见的处理。

5．程序内容5.1内部沟通(包括各部门之间和各层级之间的沟通)5.1.1沟通内容A）客户要求和适用的法律法规要求及其它要求之宣达。

B）公司质量政策/方针、目标指针之宣达。

C）公司内质量职责、权限和相互关系之沟通。

D）过程、产品运作之质量管理信息。

E）公司的质量绩效。

F）质量管理内部审核和管理评审的结果。

G）其它。

5.1.2沟通方式：可藉由下列方式且不局限于下列方式之任意一种或几种执行：A）月会、周会、朝会宣导。

B）不定期各类型会议。

C）电子邮件（E-mail）传递。

D）教育训练。

E）标语张贴、布告、文化走廊张贴、厂刊。

F）联络单、报告、报表、横向协商等。

5.1.3沟通形式A）自上而下的纵向沟通，采用命令、指令、指示的形式来进行。

（不限定格式）B）自下而上的纵向沟通，采用报告、呈报等形式来进行。

（不限定格式）C）部门间横向协调沟通，采用“内部联络单”、或通知的形式来进行。

5.1.4沟通要求经由任意方式进行之沟通均应确保其有效性，必要时形成记录以反映：A）信息接受方完全理解信息传达之内容或意旨。

B）利用正确之信息达成预先之目的、执行正确之工作。

C）作为历史依据用于追溯。

视需要取得被沟通方的签字确认，对沟通的有效性进行考核和确认。

内部沟通的有关信息及记录应视需要传送给关联责任人。

内部重要会议的沟通应由主持人组织参加人员签到，填写“会议签到表”。

各种会议的记录经会议主持部门安排人员整理，且应以表达会议精神和记载重要会议事项为原则，总体上应体现会议主题、起止时间、地点、参加人员、主要议题、各种议案事项、责任等。

版次-修改內容程序文件标题：信息交流、沟通与协商控制 程序 编写： 审核： 批准：编写人日期编号： 版本/次 : 日期 : 总页数：4 页发放 对象份数如控制图章非红色，此程序为非正式文件。

所有程序文件的进行，只可参考控制文件。

控制文件持有人必须确保此控制文件传阅有关人员，并在需要时提供此文件作参考。

正本图章：控制图章：此份拷贝持有部门:程序文件 信息交流、沟通与协商控制程序--编号： 版次 :-1. 目的：为使国家法律法规、一体化管理方针、目标得到贯彻，客户的需求得到体现，公司各部门、 员工及其他相关方对与公司一体化管理体系有关信息及时有效地传递、协商与沟通和交流， 确保一体化管理体系有效运行。

2. 范围： 本程序适用于公司所有与质量、环境与职业健康安全有关信息的传递、协商和沟通。

3. 定义无4. 工作程序：负责部门4.1 信息的分类及内容各部门4.1.1 外部协商与信息沟通的内容：各部门a)顾客的需求，公司各职能部门对质量、环境及职业健康安 管理层/全的要求；职能部门b)法律、法规和其它要求的获取及与执法部门的联系；相关法律、法规的变更信息；c)外部检查、参观、访问的接待安排及信息反馈；d)合同评审及有关信息传递；e)质量、环境与职业健康安全管理方针通告相关方；f)监测与测量结果的信息；g)相关方的投诉、抱怨及信息处理；h)公司对外呈报的质量、环境和职业健康安全的各类报表。

4.1.2 内部协商与信息沟通内容：a)公司质量、环境与职业健康安全管理方针、目标、重大管理方案及措施的信息；b)体系的运行情况，内外部审核、管理评审的信息；c)法律、法规及相关方要求的信息；d)发生事故和事故的调查、分析、处理信息；e)职工及相关方对影响环境、职业健康安全、服务质量的投诉或抱怨；f)发生危险货物灾害性事故、台风袭击等紧急状态下的重要信息；g)发生货损及质量事故的信息；h)职工参与方针、文件制定和评审信息。