内外部信息沟通控制程序

内外部沟通控制程序（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）1.0目的本程序为了收集、处理本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息，保证信息渠道畅通，使质量、环境体系能有效运行而制定的。

2.0适用范围适用于本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息以及对这些信息的处理。

3.0职责与权限3.1品质部、行政部：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。

3.2品质部：公司质量信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。

3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。

3.4 管理者代表：统筹内外部信息的传递和处理，并做好相关信息的汇总和保存工作。

、4.0定义：无5.0流程图：无6.0程序内容：6.1信息的分类：6.1.1外部信息：A、环保局、消防安全局、质量技术监督局、认证机构、质量/环境等监测或检查的结果及其反馈的信息。

B、法律、法规、行业、标准类信息，如条例、产品标准等。

C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民。

）D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术、市场等方面的信息.6.1.2内部信息：A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录。

B、不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正措施处理单等。

C、内部异常突发信息指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。

D. 紧急信息，如火灾、化学品泄漏和伤亡等紧急情况。

E. 其它内部信息（如员工的建议等）。

6.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、内部联络单、记录、会议、讨论交流、通讯、公告、邮件、QQ等方式加以传递。

6.2.1外部信息的收集与处理。

6.2.1.1行政部、质量管理部、技术部、负责6.1.1中各项内容进行信息的收集，并传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按相关流程进行处理。

内、外部沟通控制程序1.目的为确保本企业的内、外部信息沟通得到有效的控制与实施，特制定本程序。

2.范围本程序适用于内、外部信息的控制与管理。

3.职责1)公司负责重大质量问题的沟通与处置。

2)办公室是内部信息沟通的主管部门，负责内部信息的协调和处理。

技质部负责产品法律、法规方面信息的收集、整理，并存档。

3)供销部负责顾客满意方面信息的收集，并提出整改意见，报管理者代表审核后，报公司批准。

4)供销部负责合格供方的信息收集与整理，报厂长审批。

5)生产部负责提供设备和工作环境方面信息。

4管理内容4.1内部信息包括：1) 会议；2)资源需求方面的信息；3)文字信息；4)质量信息；5)内部审核及管理评审方面的信息；4.2外部信息包括：1)法律、法规方面的信息；2)顾客满意方面的信息；3)政府或行业方面的信息。

4.3内部信息沟通的方式：1)每月召开一次会议。

参加人员：经理、管理者代表、技质部长、供销部长、生产部长等。

会议主要内容：本月的生产、质量、完成情况等方面的信息。

针对提出问题，责令责任部门限期整改。

相关部门负责监督检查，必要时将结果报主管领导。

办公室负责《会议记录》。

2)如有资源需求，各部门提出关于《XXX需求的报告》，由各部门部长编制，经理审批后。

报供销部门采购。

3)办公室负责企业内部行政管理文件的起草，报经理审批后办公室负责以企业文件的形式打印，文件原件办公室负责存档。

复印件发放各部门，填写《文件发放回收记录》，内容包括：序号、文件名称、文件编号、分发号、版本、发放部门发放日期、份数、签字等。

4)各车间负责收集半成品质量信息的反馈，并及时整改。

技质部负责收集成品的反馈信息，并反馈至各车间，限期整改。

4.4外部信息的沟通：1)技质部负责相关质量的外来信息收集、沟通。

包括：产品标准、质量法等技术文件。

将收集的信息进行归纳，整理后存档。

2)办公室负责相关的外来信息收集、沟通。

包括：劳动法、安全法、企业法、公司法、消费者权益保护法等法律法规文件。

内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。

这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。

在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。

主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。

管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。

当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。

记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。

管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。

此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。

支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。

管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。

此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。

安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。

系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。

同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。

使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。

2.进入程序主界面。

在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。

3.选择想要控制的通信方式。

系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。

4.设置相应的规则。

管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。

5.应用规则并保存。

管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。

6.监控通信记录。

管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。

7.维护系统安全。

管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。

内外部沟通控制程序随着公司的发展，各部门之间的沟通变得越来越重要，管理者需要建立一种内外部沟通机制，以控制和监管员工的沟通行为。

在此基础上，我们提出了一种内外部沟通控制程序。

本文将介绍这个程序的设计思路和实现方法。

设计思路内外部沟通控制程序主要分为两部分，即监控和控制。

监控部分用于监控员工的沟通行为，控制部分用于控制员工的沟通行为。

具体设计思路如下：监控部分1.监控工具我们采用了一款专业的网络监控工具，它能够对员工的网络通信进行实时监测。

该工具不仅可以记录员工的通信内容，还能够记录通信的时间、对方IP地址等重要信息。

同时，该工具还能够生成详细的监控报告，为管理者提供数据支持。

2.监控策略为了保护员工的隐私和合理使用公司资源，我们制定了一些监控策略。

具体规定如下：•仅监控公司内部网络通信，不监控员工个人通信。

•仅监控员工工作时间内的网络通信行为。

•不记录员工的账号和密码等个人隐私信息。

3.监控管理为确保监控工作的有效性和合法性，我们建立了一套监控管理机制。

具体包括：•由专业的管理员负责监控工作，确保监控策略的执行。

•对监控数据进行保密处理，仅授权人员才能查看。

•定期对监控工具进行更新和维护，确保监控工具的稳定性。

控制部分1.沟通规定我们制定了明确的沟通规定，对员工的沟通行为进行规范和约束。

具体规定如下：•员工必须使用公司内部通讯工具进行工作通讯。

•禁止在公司内部通讯工具上发送涉及机密信息的内容。

•禁止在公司内部通讯工具上进行与工作无关的聊天和私人通讯。

2.沟通监督为确保规定的执行，我们建立了一套沟通监督机制。

具体包括：•对员工的通讯行为进行定期的抽查和检查。

•对发现违规行为的员工进行严肃的警告和处理，包括开除处分等。

•定期进行沟通规定的宣传和教育，提高员工的规范意识和合法意识。

实现方法内外部沟通控制程序的实现基于公司内部网络通讯工具，如企业微信、钉钉等。

具体实现方法如下：1.安装监控工具管理员在公司内部通讯工具的服务器上安装监控工具，并对监控工具进行设置和配置。

XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序编号：SA-012-01-20220203第一条目的为了标准公司对内对外信息沟通, 确保体系的有效运行, 特制定本程序.第二条适用范围本程序适用于公司对内对外有关社会责任的信息沟通的活动.第三条职责1．综合办公室:与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关方进行社会责任沟通.2．采购部:与供给商和分包商进行社会责任沟通.3．市场部:与顾客进行社会责任沟通.4．社会责任代表:就社会责任沟通提供必要的指导和支持,假设需要,向总经理报告社会责任有关事宜.5．其他各部门/员工代表:支持和配合社会责任对内对外信息沟通.第四条工作程序1. 总那么A. 信息沟通方式可视需要而定, 可以为书面、口头、电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会, 等等.B. 必要时, 对内对外社会责任信息沟通应该保存记录. 如: 《联络单》, 《会议记录》等.C. 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息, 应尽快核实质疑或投诉者的身份(包括: 姓名、职位、效劳机构和联络方法等), 查清质疑回投诉的原因.D. 应该及时作出反响, 对质疑或投诉的问题进行解释公司政策和程序, 重大问题应上报总经理, 以期妥善处理质疑或投诉.E. 一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项, 应及时采取补救和纠正行动. 情况严重时, 应该及时报告总经理.F. 信息沟通过程中, 应该注意保护个人隐私和公司商业秘密.G. 假设有员工向外提供公司资料, 应该及时解释公司内部投诉和申诉程序, 不得采取惩罚或歧视性措施.2. 对内信息沟通2.1. 公司社会责任政策、管理体系运行情况, 由社会责任代表和综合办公室及时传到达公司各部门和员工.2.2. 社会责任管理体系运行中产生的信息资料, 应该根据政策和程序要求及时传到达相关部门和人员, 并记录其内容和处理结果.2.3. 员工的咨询、质疑与投诉, 由员工代表或综合办公室收集, 并负责答复.3. 对外信息沟通A. 与供给商和分包商的信息沟通由采购部负责;与顾客的信息沟通由业务部负责;与当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通由综合办公室负责.社会责任代表应该对上述沟通提供支持和沟通, 必要时, 向总经理报告.B. 公司任何人收到来自外部有关社会责任的文件、电话、传真或其它信息资料, 应及时转交给上述部门进行处理.C. 当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求, 由社会责任代表与综合办公室进行接待, 并报告总经理.D. 外部利益相关方提出的意见、建议、投诉或质疑, 应由社会责任代表责成相关部门进行调查核实, 并进行处理和回复.处理和回复的结果应该报告总经理.E. 社会责任代表应定期访问本地利益相关方团体, 征求他们的意见和建议, 并公布《SA8000社会责任管理报告》以通报公司实施SA 8000 标准的进展和效果, 提供相关数据和资料, 包括社会责任管理评审和监督活动的结果.F. 如果有合约要求, 社会责任代表应对利益相关方提供合理的资料和获取资料的渠道, 以核实公司是否符合SA8000的要求.假设合约有进一步的要求, 公司应通过采购合同的条款, 要求供给商和分包商提供上述安排和渠道.第五条相关文件《事故、不符合项、补救及纠正行动程序》第六条附件6.1 《联络单》6.2 《会议记录》6.3 《社会责任管理报告》。

内外部沟通控制程序XXX内外部沟通控制程序文件编号：XXX-L-Q-版本：A版页数：共4页编制：审核：批准：发布及执行日期：2016年9月20日一、目的本控制程序的目的是为了运用有效的沟通方式，使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作，为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识，通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。

二、范围本控制程序的范围包括公司全体员工、各职能部门以及相关方。

三、职责3.1企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。

3.2营销中心负责与客户的沟通。

3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。

3.4采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。

四、工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。

4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。

4.1.3公司大会。

4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。

4.1.3.2会议由XXX经理主持，公司全体人员必须参加。

4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。

4.1.4.2会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。

4.1.4.3主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。

必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。

4.1.4.4会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。

4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。

4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。

4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。

第0页共7页内外部沟通控制程序1、目的:确保质量体系运行过程中，公司与内外部不同层次和职能部门之间，就质量管理体系的过程及其有效性进行沟通。

1.适用范围:适用于公司质量体系内外部信息沟通的控制。

3．职责：3.1办公室负责公司内外行政信息的沟通。

3.2品管部负责内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息的沟通.3.3技术部负责对内外技术信息(包括法律法规要求)的沟通.3.4销售负责对顾客信息的沟通.3.5车间负责对供、销部门、技术部信息的承接与反馈。

3.6车间负责，同时与设备制造厂商保持信息沟通。

3.7供应部负责对供应商信息的沟通.4.工作程序;4.1沟通方式;公司内外部沟通方式主要采取以下几种方式：会议、简报、调查表、宣传栏、电话、上网、登报、及拜访等。

4.2沟通的内容:4.2.1内外行政信息;4.2.2内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息;4.2.3内外技术信息(包括法律法规要求);4.2.4顾客、供应商信息;4.2.5设备制造厂商保持信息及部门间信息;4.3沟通的频次:4.3.1内外行政信息沟通:4.3.1.1公司管理干部办公例会每周2次.4.3.1.2每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次.4.3.1.3保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告等。

4.3.2内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息的沟通:4.3.2.1对内外质量信息的沟通应有及时性.按<检验和实验程序>\<不合格品控制程序>\<纠正与预防措施控制程序>\<内部质量审核控制程序>执行.4.3.2.2仪器校验机构信息的沟通,按《测量和监控装置控制程序》执行。

4.3.3内外技术信息(包括法律法规要求)的沟通:4.3.3.1内外技术信息(包括法律法规要求)的沟通应及时,按<工程变更控制程序>执行.4.3.4顾客、供应商信息的沟通;4.3.4.1顾客、供应商信息的沟通应及时,按<顾客满意度调查控制程序>\<顾客要求管理程序>\<顾客财产管制程序>\<采购管理程序>\<供应商管理程序>执行.4.3.5设备制造厂商保持信息及部门间信息沟通;4.3.5.1与设备制造厂商信息沟通按<设备管理办法>执行.4.3.5.2部门间信息沟通按<生产控制程序>\<制程控制程序>执行.4.4沟通的实施:4.4.1内外行政信息沟通公司每周进行管理干部例行会议,由管理者代表组织,针对公司现有状况进行讨论,提出改善办法.每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次,结合公司培训需求,汇总成<年度培训计划>呈管理代表审批.保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告.积极参加政府机关号召的活动,并将精神传达到公司员工;严格执行公司决定,做好解释与善后工作.4.4.2内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息的沟通实施按本文件4.3.2.1~4.3.2.2执行.内外质量信息(包括顾客投诉的处理)沟通实施流程如下:A异常报告时机：A.1当发现制造过程有质量状况异常时,权责人员均应立即通知品管部人员。

内外部管理信息沟通控制程序1.0目的：为实施本公司内部、外部的质量/环境信息的交流，明确交流的内容和渠道，以及时准确地收集、传递、反馈并记录、管理好信息工作，特制定本程序；2.0范围：内部、外部质量信息交流：适用于本公司《质量手册》和《环境质量手册》中组织结构里的各部门；3.0职责和权限：3.1 管理责任者：ISO事务局负责公司对内/外相关信息的传递与处理，负责建立信息库保存和管理相关的信息；3.2实施责任者：各部门课长负责工作范围内信息的传递与交流；4.0 定义4.1内部信息交流：本公司内不同层次、不同部门之间的环境、质量信息的交流；4.2外部信息交流：本公司与外部相关方之间的环境、质量信息交流；5.0作业内容5.1信息的分类5.1.1 外部信息：5.1.1.1 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；5.1.1.2 政策法规标准类信息如：环境法律法规、条例、产品标准等；5.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物回收方、运输公司、快递公司等；5.1.1.4 其它外部信息如：各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术（客户的最新质量规格要求）环境质量管理等方面的信息；5.1.2 内部信息：5.1.2.1正常信息如：方针、目标、指标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；5.1.2.2（潜在）不符合信息：如体系内部审核的不符合事项；5.1.2.3 紧急信息如：出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息记录；5.1.2.4 其它内部信息(如员工的建议等)；5.2信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递；5.2.1外部信息的收集与处理：5.2.1.1 ISO事务局负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测检查结果及反馈信息的收集，由ISO事务局传递到公司相关部门；当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理；5.2.1.2 政策法规、标准类的资料信息由管理部等各相关部门负责收集，更新整理交ISO事务局保存，详见《文件控制程序》；5.2.1.3管理部、营业部、采购课负责与工程合同方、物料供应商、废物回收方、运输公司等进行信息沟通，对其环境施加影响；营业部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求。

文件制修订记录1目的:确保与生产与食品安全等信息在公司内部能够及时得到充分沟通和HACCP小组及时获取这方面的信息,避免产品安全与质量问题的发生或产生食品安全隐患，同时确保各部门之间信息的及时、有效传递。

2适用范围适用于公司内外部的信息沟通管理。

3职责3.1贸易部负责收集顾客以及销售其他来源反馈的有关产品安全的信息。

3.2采购部负责收集整理供应商反馈的产品安全的信息。

3.3质检部3.3.1负责从国家政府部门或协会收集获取有产品安全方面的信息。

3.3.2负责定期从网络上查找有关产品安全方面的信息。

3.3.3负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。

3.4HACCP小组组长3.4.1负责组织对各方反馈回来的产品安全方面的信息进行讨论分析。

3.4.2负责将讨论分析结果的反馈到各相关方。

3.4.3负责组织讨论公司内部外部环境变化可能或能够引起产品安全问题的信息。

3.5行政部负责监督处理公司内部员工反映的问题。

3.6各部门负责工作范围内信息的传递和收集。

4程序4.1信息的分类4.1.1外部信息（1）检验检疫局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。

（2）市场动态。

（3）相关方反馈的信息及其投诉，相关方指顾客、供应商、运输公司、媒体等。

（4）国内外政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等。

（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关食品安全等方面的信息。

4.1.2内部信息（1）内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。

（2）内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。

（3）紧急信息，如火灾、伤亡、食品召回等紧急情况。

（4）其他内部信息（员工建议等）。

4.2信息收集4.2.1外部信息的收集与来源（1）贸易部负责将顾客反馈回来以及从销售上收集到有关涉及到本公司产品安全方面的信息进行整理,填写《工作联络单》并反馈到HACCP组长。