公文文种的应用与辨析
一、正确确定和使用文种
1、确定使用文种，要依据制文权限，不可越权。
例如：命令，它是指令性公文。常言“令行禁止”，只有国家的高级领导机关、军事机关才使用，若一个基层单位来发命令显然出格。
例如：“公告”，这个“公”字在公文中代表党和国家的意思，严格的说一般只有党和国家机关有资格使用。但目前报纸广告令人眼花缭乱，“招生公告”、“征文公告”、“征订公告”、“迁址公告”、“拍卖公告”等等，都是不合规范的，因为他们无权代表党和国家，不能随便使用“公告”。
2、文种名称的确定使用，要依据行文关系，要考虑与受文机关的组织关系。
①收文机关是自己的上级组织，文种名称只能用：请示、意见、报告。
②向自己的下属组织发文，一般选用：通知、指示、决定、决议、通报、会议纪要。
③公开向社会群众公布某一周知或遵守事项，应选用：命令、令、公告、公报、布告、通告。
④属于平级单位或不相隶属关系的单位行文，主要是使用“函”。
3、文种名称的确定使用，要考虑发文目的与要求。
若目的是请求上级机关给以指示、帮助的，则用“请示”、“意见”；
若用于向上级汇报工作、反映情况，可用“报告”；
若用于推动、指导下级机关工作，可用“指示”、“通知”；
若用于商洽、联系、询问某一事项，则用“函”。
二、近似文种的辨析
1、请示与报告
“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准；“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。
2、公报与公告
这两个文种近似在“公”字上，均是党和国家向国内外宣布、告知某一重大事项的文种，是非常严肃、庄重的公文。
不同特点：公告：宣布重大消息，内容十分简单。
公报：内容一般比较详细，具体报道某重要会议内容。
3、公告与通告
这两个文种近似在“告”字上，均属告知性文种。但表现不同。
①从使用资格看：
公告的制发者主要是党和国家的高级机关。
通告的制发者，各级党政机关、部门、社会团体均可使用。
国家各级行政机关的下属部门不可用公告来告知事项。
②从发布的内容看：
公告内容的重要性大于通告。公告是郑重宣布重要事项、法定事项；通告则主要用于发布遵守或周知事项。
③从所公布范围看：
“公告”是面向国内外，范围最广。
“通告”则针对社会某一方面，属局部范围。
4、通知与通报
这两个文种近似在“通”字上。“通”字在这里是传达的意思，“知”和“报”均含知道的意思，均属告知性文件，都是下行文。
不同点：
通知的“通”是用“知”来补充，“知”的本意是知道，在这里又引申为知道办理。
通报的“通”是用“报”来补充，“报”在这里含义是陈述情况，它是陈述性公文，它侧重于说明，介绍某一问题或情况。
通报既可提出下一步要求，也可不提任何要求。
通知必须有下一步的工作意见和要求。
5、通知与通告
这两个文种近似在“通”字上，均是用来传达上级机关的意图和要求的。不同点：
通告的“告”字在这里是普通告知的意思。
通知的“知”字，与“告”字虽然都是告知的意思，但“知”与“告”相比，具有特定告知的含义，它可能是告知所有下级单位人员，也可能只告知部分下级单位。要求知照办理。
6、函与便函
“函”这个字本义是书信。是人们传递信息、互通情况、洽谈问题、联系事务所用。函与便函在内容实质上没有什么区别。
不同点：
函是法定公文文种之一，是正式、主要文种。
便函不是法定公文文种，只是文件的一种形式。
所以，“函”在行文时必须具备法定公文的标印格式，包括抬头、正文、落款、日期、标题、发文字号等。“便函”则有抬头、正文、落款、日期即可。
7、决定与决议
这二个文种近似在“决”字上，均属决策性文件，且都是下行文。
“决议”的内容必须是经过会议集体讨论并表决通过的。
“决定”则不一定，它可以是经过会议通过的，也可以是某一机关直接做出的。
以上只是公文中一些主要近似文种，我们之所以要辨析，道理很简单，就是防止错误，提高使用文种的准确性和规范性。
