现代秘书学与秘书实务上编

现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。

这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。

3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。

1、秘书活动的根本对象是领导者。

2、秘书活动的根本职能是辅助管理。

3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。

4、秘书的根本性质是辅助性。

第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。

秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。

现代秘书实务第一章文书写作第一节行政公文写作一、行政公文概述（一）行政公文的涵义2001年修订的《国家行政机关公文处理办法》指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

”这段文字表述了以下内容:第一,揭示了公文的性质。

第二，阐明了公文的功能。

领导管理职能。

第三，指出了公文的特点。

政治性、权威性、实用性、群众性、规范性。

(二)行政公文的分类1、根据公文涉及国家秘密的程度，公文分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。

2、根据行文方向，公文分为上行文、下行文、平行文三类。

3、根据处理时限的要求，公文分为平件、急件、特急件三类。

4、根据内容的性质，公文分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文四类。

5、根据来源，分为收文和发文两类。

二、行政公文的基本结构（一）文头部分文头又叫文件版头，通常发文机关都有专门设计。

一般分红头文件和白头文件两种。

白头一般用于内部文件。

文头部分由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人等5项内容构成。

1、发文机关2、秘密等级分绝密、机密、秘密三种。

标识为★3、紧急程度分特急件好急件。

对平件的处理以一周时间为限，急件应在三天内处理完毕，特急件随到随办，最迟不超过24小时。

4、发文字号是某一机关的代称，由发文机关代字、发文年度、顺序号构成。

5、签发人一般上行文需要签发人。

（二）行文部分1、标题由发文机关名称、公文事由、文种三部分组成。

标题可以是完整式，也可以是省略式。

完整式：《中共中央、国务院关于加强人口与计划生育工作稳定低生育水平的决定》省略式一：省事由，《国务院令》省略式二：省发文机关，《关于聘请外籍教师的请示》省略式三：仅留文种，《公告》2、主送机关顶格，不要用带感情色彩的词。

主送机关多，可用泛称。

3、正文由开头、主体、结尾三部分构成。

开头可用根据式、目的式、原因式。

（一）单项选择题1、在中国，秘书作为一种官职名称最早出现于（ B ）B、东汉后期2、秘书学和下面的那个学科是交叉关系（ C ）C、社会学3、秘书活动的成果是（ B ）B、隐匿性的秘书在其职能活动中所扮演的基本角色是（ D ）D、助手角色5、下面哪项工作属于中国秘书活动中临时交办的工作（ C ）C、代表领导参加会议下面哪项工作属于日本秘书活动中的非固定业务（ B ）B、上司得急病时送他去医院会议最基本的驱动力是（ A ）A、会议的目标无正式资格、无表决权也无发言权的是会议的（ B ）B、旁听成员会议的参加者最少不能少于（ B ）B、3人10、在会见中，身份低者会见身份高者称为（ C ）C、晋见11、下面哪种人一般不拟定会议议程（ D ）D、外单位上司12、下面那个不属于上司在会议期间需用的资料（ C ）C、工作计划13、一份会议简报最适宜的字数是（ B ）B、1000字14、正在通话时，如电话突然中断（ B ）B、打入一方应再次打入15、结束通话的国际惯例是（ A ）A、打入方先挂断16、秘书对接到邮件进行初步分类，最常见的方法是（ D ）D、按邮件的重要程度分17、秘书呈送信件之前，应先阅读并标注重点部分，标注用的笔颜色为（ C ）C、黄色18、关于安排约见，下面的哪种做法是错的（ C ）C、与本单位人员的约见应安排在上午早些时候19、秘书不宜为上司安排约见的时间有（ B ）B、上司出差返回单位的第一天20、信件装封时不规范的做法有（ A ）A、信纸上打印有文字的一面向外折叠21、秘书犯错误被上司批评后不恰当的做法是（ B ）B、第二天找借口请假不上班22、秘书处理领导者之间矛盾时，常使用回避法，下面哪条不属于回避法中的具体方法（ D ）D、保持中立在港台地区，用于商务交往、业务联系的名片是（ B ）B、有衔名片23、收到别人名片后的正确做法是（ D ）D、将名片放在桌边眼睛可以看到的地方24、握手时的正确做法是（ C ）C、男士要等女士先伸出手时再去握25、引导客人前往会客室的途中，秘书（ A ）A、应走在距离客人右侧约1米处26、商务交往的赠礼活动中，下面哪种做法是错误的（ A ）A、对美国人不知送什么时，可送鲜花下面哪个不属于涉外秘书克服紧张心理的方法（ C ）C、合理安排时间27、秘书正接待客人时，如有新的客人来到，正确的做法是（ C ）C、对原来的客人表示歉意，请他稍等，然后礼貌地招呼新来的客人在全世界都以英文为考试语言的秘书证书考试是（ D ）D、LCCIEB秘书证书下列秘书中属于私人秘书的是（ B ）B、美国大学教授的秘书秘书容易发生角色位移、角色冲突的主要原因是（ D ）D、秘书活动主体角色的多重性下面关于美国法律秘书的描述哪个是错误的（ D ）D、法律秘书协会会员必须有五年法律秘书工作经验下面关于日本企业秘书的描述哪个是错误的（ D ）D、必须懂日本的茶道、花道及其他文化历史不涉及秘密事项、也不需要公开的会议属于（ A ）A、内部会议下面哪个不属于传统会议的弊端（ C ）C、无法目睹别人的反应、表情28、发送会议通知时，不正确的做法是（ B ）B、会议通知一般提前一星期发出29、下面哪种会场布置不适宜小型会议（ C ） C、礼堂形39、将一个或几个与会者，小组的发言编成一期，这样的简报属于（ B ）B、重点式简报40 、电子会议的不足之处是（ A ）A、无法目睹别人的反映、41、秘书节最早起源于（A）A美国 42、下面那种说法是错误的（D）D 秘书活动与领导活动不一定同步。

《秘书实务》第一章-文字工作（编辑定稿）第一篇：《秘书实务》第一章-文字工作(编辑定稿) 第一章文字工作第一节文字工作概述一、文字工作的概念和内容文字工作——将各种信息转变成书面材料的工作。

包括文稿撰拟和文字记录两大类。

文字工作几乎贯穿一切秘书工作的始终。

二、文字工作的意义(一)秘书机构发挥参谋作用的重要途径(二)秘书机构做好其他工作的前提条件(三)秘书增长才干、展示才华的良好机会三、秘书文字工作的特点(一)写作活动的受动性(二)思维形式的抽象性(三)表达方式的综合性(四)成文过程的程序性第二节文稿撰拟一、秘书撰拟文稿的种类(一)各种法定公文(二)其他通用文书(三)商务文书和公关礼仪类文书(四)上司讲话稿(五)媒体署名文章(六)新闻报道二、文稿撰拟的方式(一)秘书个人撰拟(二)小组集体撰拟(三)职能部门代拟三、文稿撰拟的质量要求(一)准确反映上司意图(二)内容符合法律政策(三)观点明确、逻辑严密(四)内容实在、篇幅简短(五)语言规范、行文得体四、文稿撰拟的一般过程(一)文稿起草前的准备第一，思想准备。

第二，材料准备。

第三，拟定提纲。

(二)初稿的撰拟注意恰当地使用材料。

应用性文体对语法、逻辑、格式的规范要求比较严格。

(三)文本的校核、检查和修改1.文本的校核2.文本的检查和修改（内容、语言）(四)文稿的审核、签发和定稿第三节文字记录一、文字记录工作的特点(一)即时性(二)格式化(三)制度化(四)准确性二、文字记录的种类电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。

(一)大事记录(二)上司讲话记录三、文字记录的一般要求(一)备好记录工具,准备随时记录(二)培养倾听和判断能力,快速做出记录(三)及时补充和修改,认真整理记录(四)科学地制作表格四、文字记录的方法(一)要点记录法(二)详细记录法(三)文字记录与录音、录像技术并用法第二篇：秘书实务一、单选题30.考虑来宾座次安排的主54.会议评估反馈数据的分字数是(500字)1.秘书实务的性质是(专业要因素是(地位高低、职务析报告通常应递交给（主管79.正在通话中,如电话突性)大小）领导）。

现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。

从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。

秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。

秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。

秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。

2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。

（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。

首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。

③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。

秘书学与其相关学科的关系由于现代科学彼此渗透的趋势日趋增强,同时秘书学研究也不能离开相关科学提供的理论、方式与技术而孤立地向前进展,因此,同秘书学关系紧密的许多相关科学便必然向秘书学研究中渗透。

秘书学的相关科学到底有哪些?这在秘书学界至今尚未形成共识,本文在此也不打算作全面的探讨。

笔者长期从事文书学、档案治理学的教学和研究,对秘书学亦有必然的爱好,因此专门关注秘书学界关于秘书学和文书学、档案学彼此关系的研究,令笔者遗憾的是秘书学界对那个问题的熟悉并非十分正确。

1.以为秘书学和档案学是并列关系,秘书学和文书学是包括关系(即文书学是秘书学的分支)。

如林巍编着的《秘书工作概论》(档案出版社,1987年)即持此论。

2.以为文书学和档案学都是秘书学的分支。

如刘登山、马天民、田中辉编着的《秘书学教程》(中国政法大学出版社,1988年)和陈天恩着的《今世秘书学教程》(中国政法大学出版社,1997年)即持此说。

3.以为文书学是秘书学的分支,但档案学并非秘书学的相关科学。

如董继超主编的《一般秘书学》(中央广播电视大学出版社,1997年)就持此说,向国敏编着的《现代秘书学与现代秘书实务》(华东师范大学出版社,1996年)乃至将文书学具体归到技术秘书学之内。

4.以为秘书学、文书学、档案学都是独立学科。

如史玉峤、陶菊怀主编的《现代秘书学》(青岛出版社,1995年)即持此论,但却未对三者的关系予以明确。

考察以上各家的论述,至少存在以下几个较有普遍性的问题:1.承认文书学、档案学是独立的学科,但又将它们作为秘书学的分支,这是自相矛盾的。

2.立论的依据不正确,主若是对秘书、文书人员、档案人员之间及秘书部门、文书部门、档案部门之间的关系熟悉有误。

如史玉峤等主编的《现代秘书学》尽管承认秘书学、文书学、档案学都是独立科学,但却以为“秘书人员涵盖文书、档案人员,秘书部门涵盖文书、档案部门,秘书学研究直接阻碍、制约着文书学、档案学的进展”。