档案合同管理制度范本

档案合同管理制度范本

第一章 总则

第一条 为了加强合同档案管理，保障合同法律效力和公司合法权益，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等法律法规，制定本制度。

第二条 本制度所称的合同档案，是指公司在合同签订、履行、变更、解除及终止等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料。

第三条 合同档案管理应遵循统一领导、分级管理、分工负责、全面保存、及时利用的原则。

第四条 公司设立合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第二章 合同档案的收集与归档

第五条 合同签订过程中产生的原始资料，包括但不限于合同文本、谈判记录、电子邮件、传真、电话记录等，均应视为合同档案的重要组成部分。

第六条 各部门应在合同签订后一周内，将合同档案提交给合同档案管理部门。

第七条 合同档案管理部门应在收到合同档案后，按照档案分类和归档要求，及时进行整理、归档。

第八条 合同档案应按照合同的类型、签订时间、履行情况等要素进行分类，确保档案的完整性和连续性。

第三章 合同档案的保管与利用

第九条 合同档案管理部门应建立健全合同档案的保管制度，确保档案的安全、完整和保密。

第十条 合同档案应存放于安全、干燥、通风的环境中，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等现象发生。

第十一条 合同档案的利用应遵循保密、合法、及时、准确的原则。

第十二条 合同档案的借阅应办理借阅手续，明确借阅时间、用途和责任人。

第十三条 合同档案的复制、摘录、查阅应按照公司内部规定办理，确保档案的合法利用。 第四章 合同档案的销毁

第十四条 合同档案的销毁应遵循保密、合法、必要的原则。

第十五条 合同档案的销毁应经过合同档案管理部门审核，报公司负责人批准。

第十六条 合同档案销毁过程中，应有合同档案管理部门派人现场监销，确保档案的合法、安全销毁。

第五章 法律责任

第十七条 违反本制度的，依法承担相应的法律责任。

第十八条 合同档案管理部门工作人员玩忽职守、滥用职权、泄露国家秘密、企业秘密的，依法承担相应的法律责任。

第六章 附则

第十九条 本制度自发布之日起施行。

第二十条 本制度的解释权归公司合同档案管理部门。

注：本制度仅供参考，具体内容请根据公司实际情况进行调整和完善。