现代秘书学教程(第一章)

现代秘书学与秘书实务上编现代秘书学原理第一章秘书学概说第一节秘书学的基本概念——秘书“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》古代秘书有三种解释:1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献2、指谶纬图箓。

这类图书以隐语、咒语预决吉凶,占卦未来,推算气数,带有浓厚的迷信色彩。

3、掌管图书,著书立说的“秘书监”(汉)现代秘书的含义:秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。

1、秘书活动的根本对象是领导者。

2、秘书活动的根本职能是辅助管理。

3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。

4、秘书的根本性质是辅助性。

第二节秘书活动的起源起源的两个必要条件是:文字的出现和国家的出现1、起源:原始时代2、萌芽:商朝3、保存完整:《尚书》第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法秘书学的概念:秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。

秘书学的学科特点:综合性和应用性中国秘书学的发展:1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开(北京)(会议总结了30年秘书工作的经验,重申并完善过去实施的有效秘书工作制度,使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道)1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开(重要)(着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用)“四转变”1,偏重办文办事——既办文办事又出谋献策2,从收发传递信息——综合处理信息(收发信息和信息反馈)3,单凭老经验办事——实行科学化管理4,被动服务——争取主动服务“三服务”1,为中央服务2,为中央各部和各省各自治区服务3,为人民服务第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素二、手段要素三、对象要素第三章秘书系统的职能(重点)(特征和原则是重点)秘书系统的职能:辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务第一节辅助决策含义:在决策的全过程中,给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。

第13、14课时教学目的与要求：理解办公室日常事务的各项内容主要构件及操作要求，能够按要求进行各项事务的操作。

秘书事务工作涵盖范围很广，对秘书的要求自然也很高。

通过本章学习，将对约会安排、旅行安排其印章、督察与信访等工作有个全面的了解和熟悉，为更好地开展秘书工作打下良好的基础。

第一部分秘书的日常工作一、日常工作的范围所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。

对于日常工作，一般不需要领导有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。

日常工作的范围包括：办公室管理，通讯工作，接待工作，督查工作，保密工作，印信工作，值班工作，为领导订约，等等。

为什么把办公室管理放在第一位呢？古语说得好，一屋不扫，何以扫天下？说的是要想成就大事，就必须从小事做起。

千里之堤，溃于蚁穴，说的就是细节，小事情的重要性。

秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常规的工作。

非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。

发生突发事件时，秘书更需要能冷静。

比如：领导急病或者出了事故、媒体采访等。

三、请示与汇报工作1、请示的方法秘书在接受领导指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：a、领导吩咐你一件事情的时候，应尽快答应，并作好记录的准备；按5W1H原则作重点记录。

5W1H原则是：什么时候？（When）什么地方？（Where）是谁？（Who）结果是什么？（What）为什么？（Why）过程如何？（How）b、如果对领导指示有不清楚的地方，不要急于发问，等领导基本说完了之后再问。

c、对于领导指示的要点，特别是一些数字，一定要重复一遍，请领导确认。

d、对于领导的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议和设想，应说出来给领导作参考。

e、如果秘书在接受领导的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请领导指示。

秘书经常会从不是自己的直接领导那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接领导汇报。

国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）文书基础目录：第一节：应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类二、通用公文的制发程序三、事务文书、商务文书的制发程序第二节：应用文书的格式一、通用公文的格式二、事务文书、商务文书的格式第三节：应用文书的要素一、材料二、主题三、结构四、语言第四节：应用文书的表达方式一、叙述二、议论三、说明rainbow1国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）应用文书的概念与制发程序第一节应用文书的含义与分类一、是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具1、应用文书：有一定格式的文体总称。

2、应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书公文类别定义包含种类命令（令）是指行政机关在行政管理、决定、公告、通告、行政公文通知、通报、议案、报告、请示、过程中形成的具有法定效力和批复、意见、函、会议纪要规范体式的文书，是依法行政（共13种）和进行公务活动的重要工具。

是指机关、单位、团体和个事务文书传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺人为处理日常事务所使用的文信（贺电）、感谢信、启事、简报、会书。

议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等商务文书是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可理商务业务所使用的文书。

行性研究报告等。

二、通用公文的制发程序（发文办理）草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序（一）草拟草拟公文的主要要求是（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定；（2）情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；（3）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义；（4）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1”，第四层“（1）”；（5）应当使用国家法定计量单位；（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称；（7）文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、rainbow2国家职业资格培训教程秘书基础知识课本精华（文书基础）具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

现代秘书实务第一章秘书实务概述1、秘书实务的含义理解（职能四个方面的关系）含义：秘书工作的实际事务。

从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一门分支学科、从秘书工作的职能角度来看，秘书实务是指秘书工作中具体办理事务的职能。

秘书工作职能的四个方面：辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务（办文、办会、办事过程）秘书工作职能的四个方面的关系：办理事务职能是秘书实务的具体内容。

秘书实务是秘书工作的一个组成部分，与辅助决策、处理信息、协调关系的职能相互联系和渗透，互为条件，构成秘书工作的整体。

秘书实务是实现秘书工作各项职能的充分必要条件。

2、秘书实务的内容（1）拟写文书（2）处理文书（3）组织会议（4）安排领导活动（5）接待工作（6）信访工作（7）督查工作（8）协助领导处理危机（9）其他办公室日常事务：保密工作、值班工作、完成领导交办事项、管理办公用品和用房、接打电话、收发传真、管理印章与介绍信3、秘书实务的作用理解（危机管理案例中）（1）推动管理信息环流领导管理过程是动态控制系统，由研究、决策、执行、监督、反馈五个子系统构成，各子系统由信息连接。

（2）实现秘书工作职能（3）提高领导管理效率4、秘书实务的性质（从属性）（1）从属性秘书实务应领导工作需要而发生，从属于领导工作，呈现被动性（2）服务性5、秘书实务的特点（潜隐性）综合性、繁复性、程序性、突击性、潜隐性（具有潜在隐蔽的特点，包括活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的利他性）、机要性6、秘书实务的原则理解（1）主动原则①随时掌握领导工作的目标、思路和发展脉络，在思想上与领导保持高度一致，不断增强做好秘书实务的自觉性，提高秘书实务的针对性②加强工作的预见性，掌握工作的主动权。

首先，对领导工作的需求（当前需求、可能性需求）进行预测；其次，对过去、将来突发危机早做准备。

③善于总结秘书实务的经验和规律，不断提出改进秘书事务的新方法，努力提高秘书实务的水平，以适应形势的发展变化和领导工作的新要求、新标准。

现代秘书学教程范立荣主编一、秘书与秘书工作秘书的概念：狭义：从事办公室程序性工作，辅助上司处理政务及日常事务，并为决策与实施提供服务的人员。

秘书是直接辅助领导（雇主），直接为领导（雇主）服务的人员。

广义：可以泛指中枢辅助部门，即办公厅（室）的工作人员。

秘书机构的地位：中枢辅助；综合办事；外联窗口；“不管部”。

概而言之：枢纽。

秘书机构的基本职能：辅助领导，办理事务。

★★秘书工作的内容：文字工作、文书、信息、协调、督查、信访、议案提案、机要、会议、接待、随从、值班、印信、通讯、其他★★秘书工作的一般特征：1.机要性与群众性相统一2.综合性与专业性相统一3.事务性与思想性相统一4.被动性与主动性相统一5.经常性与突击性相统一秘书工作的本质特征：综合辅助性见p17-201、贴近领导核心，辅助领导工作（贴近领导，向心运转，与领导工作同步）2、不在领导之职，参谋领导之政。

(由工作性质和任务决定，辅助作用)3、没有领导权力，隐含领导权力。

（为制定和实施决策服务，辅助管理）4、贯彻领导意图，反映群众利益。

（辩证统一，协调领导意图和群众利益）秘书工作的基本规律：实质上就是秘书工作基本矛盾运动的规律。

秘书工作的过程就是秘书工作者不断适应领导者辅助需求的过程。

秘书与领导的关系：服务: 坚持“三服务”的指导思想为（本级领导服务，为各部门服务，为人民群众（员工与客户)服务。

其中，为本级领导服务是重点。

）服从：要忠实执行领导意见，落实领导意图；不要自以为是、自作主张，要摆正和领导的关系；对于违规问题，要区别对待。

领会：1.要善于与领导交流，善于倾听询问，充分领会、把握和准确理解领导意图。

2.要善于条理清晰、明确易懂地表达领导意见，并将其转化为切实可行的工作方案。

3.要善于做补台的工作，拾遗补缺的工作。

适应：不断提升辅助与服务水平，动态适应领导需求，是秘书工作（办公室工作）运行的基本规律。

二、秘书工作的起源与发展了解三、新时期秘书必备的素质职业道德：任劳任怨、忠于职守、严谨务实、公道正派、谦虚好学、开拓创新秘书的知识与技能结构：视野开阔，基础厚实；能力全面，特长突出；熟练掌握现代信息技术，具备良好的语言文字表达能力，敏于思考，勤于办事（含驾驶能）。

第一章绪论【教学目的】1、了解秘书的来由、职业特色、类别和秘书部门的特征，掌握秘书工作的原则和特点，理解秘书工作的作用。

2、通过本章学习，你会对秘书有一个初步的了解，为学习后续内容，奠定一个良好的基础。

【教学内容】了解秘书、秘书工作和秘书学的基本内容，重点掌握秘书的概念、秘书工作的要求、特性和作用。

第一节秘书的涵义和职业特征一、秘书的涵义：秘书词义的演变–宫中秘藏之书：最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。

–职务之称: 秘书工作人员,是从清末开始的,这是现代秘书概念的源头。

–社会职业：秘书已被看作是广泛的社会职业之一，它属于第三产业（服务性行业）。

秘书的定义秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。

秘书的含义我国历史上，秘书有多种历史性含义。

如在辞海中有五种涵义（陈合宜《秘书学》）：1、指职务名称之一，是领导的助手。

2、指官名。

中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书主、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。

3、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。

4、指宫禁藏书。

5、指谶纬、图录。

就我国面言，普遍认同用的定义是以下3种：1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。

（陈合宜《秘书学》）2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。

”（袁维国《秘书学》）3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。

（方国雄《秘书学》）二、秘书的分类1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书公务秘书——是指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。

《现代秘书学原理》第一章绪论秘书概说一、秘书职业的变化（一）性别的变化印象中秘书总是女的。

因此，传统的秘书吸引力成为必要条件。

于是超短裙、细高跟皮鞋、染得鲜艳的指甲便是女秘书给人的印象。

上世纪六十年代世界上的秘书几乎全是女的。

1962年的一项调查显示，28%的公司相信性是秘书工作的必须。

在英国甚至对秘书的走路姿势都要求左摇右摆。

但到了现在，观念发生了很大的变化，越来越多的男性担任了秘书。

(二)工作内容的变化传统的:接电话、打印文件、整理档案、接待来访人员、泡茶倒水。

过去那种单纯的事务型秘书已不再适应当今社会的激烈竞争，现代社会需要的是智囊型和助手型的秘书。

现代的：全美秘书协会对秘书的要求。

“全美秘书协会”对秘书职业的要求：1像心理学家一样善于观察和理解他人。

2像政治家一样有灵敏的头脑。

3像外交官一样有潇洒的风度。

4有调查各种棘手问题的丰富经验。

5有良好的速记能力以及文字功夫。

6谙熟各种商业往来中的法律关系。

7能熟练地使用各种办公自动化设备。

8具备相当的金融和税务方面的知识。

9能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

以前很多人把秘书称为“花瓶”，看了这些要求以后，我们就知道秘书已不是“花瓶”了。

那么，当秘书有没有前途呢？四秘书的前途很多人认为秘书是吃青春饭的，总不是长久之计，没有多大发展前途。

其实错了。

秘书工作所取得的经验，对以后成为高层管理人员是有很多帮助的。

许多伟人都曾做过秘书。

毛泽东在第一次党代会上任秘书，1923年又成为中共党中央的第一位秘书。

在国际事务中最显赫的秘书职务可能是联合国秘书长的职位了。

普通人一样可以从秘书成为管理人员。

卫哲与芹的故事。

但秘书也不是任何人都可以当的，先来做个简单的测试。

秘书自我分析二十条• 1 是不是认为，不一定要当元帅的士兵才是好士兵。

• 2 小时候，妈妈如果让你去打酱油,买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划一下，再有条不紊地完成呢？• 3 当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了。

现代秘书基础篇一：秘书基础教案第一章秘书工作及其发展趋势第一节秘书工作知识与技能目标：1．理解秘书和秘书工作的含义2．理解秘书工作的基本属性和基本任务过程和方法目标：通过了解秘书工作的多种服务手段，准确识别"政务"和"事务"两类主要任务情感态度与价值目标：培养学生树立"为人民服务"的思想教学重点：秘书及秘书工作的概念教学难点：秘书工作的基本属性及主要任务教学方法：设问导疑、案例教学教具安排：投影仪课时安排：二课时教学过程第一课时教学要点： "秘书"的含义【导入新课】同学们，改革开放的政策，促使我国经济飞速发展，多种经济成分并存，使得秘书职业成为社会上最普遍的工作之一，秘书工作在建设有中国特色的社会主义事业中发挥着越来越大的作用。

那么，秘书及秘书工作的含义是什么呢？这节课我们重点分析"秘书"一词的含义。

【讲授新课】一、我国历史上最早的"秘书"，是指人吗？引导学生看书并得出答案：指物而不是指人。

二、提问："秘书"一词的演变过程是怎样的？明确："秘书"一词在我国已有悠久的历史，但在不同的历史时期，"秘书"的含义却有很大的区别。

具体说来，在中国古代，"秘书"一词最早出现于汉代，是指皇宫内秘藏的书籍或谶纬图箓之类的文图资料。

后来，"秘书"成为一种官职，是指对担任某种工作的人的称呼。

现在的"秘书"是一种职称或职务。

三、"秘书"的含义是什么？明确：《现代汉语词典》对"秘书"的定义是"掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。

"《辞海》对"秘书"一词的定义是"职务名称之一。

协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。

郑州大学远程教育《现代秘书学》第01章在线测试答案《现代秘书学》第01章在线测试第一题、单项选择题（每题1分，5道题共5分）1、我国当代秘书学诞生于（）。

A、20世纪90年代初期B、20世纪80年代末期C、20世纪80年代初期D、20世纪70年代初期2、秘书学研究的内容（）。

A、秘书与领导B、秘书活动C、秘书工作规律D、秘书与秘书工作3、秘书学的主要的第一位的研究对象为（）。

A、秘书人员B、秘书工作C、领导人D、秘书机构4、最原始的秘书工作是（）。

A、办会B、办事C、办文D、查办5、领导之所以要用秘书的目的是因为（）。

A、工作环境所致B、官本位的影响C、秘书的服从意识强D、工作需要第二题、多项选择题（每题2分，5道题共10分）1、秘书学的理论框架包括（）。

A、基础秘书学B、应用秘书学C、秘书语言学D、通用秘书学E、秘书人才学2、秘书工作的具体内容很多，也很杂，但概括起来，如果按块来分的话，应包括（）。

A、办文B、办事C、办会D、政务E、业务3、秘书人才学研究的内容包括（）。

A、秘书人员的职业素养B、秘书职位的招聘与应聘C、秘书与领导人之间的关系D、古今中外名秘书研究E、秘书人员的考核与流动4、秘书的定义众说纷纭的原因（）。

A、下定义的角度不统一，侧重点不同B、秘书学理论本身还不成熟C、秘书学杂志还没有出现D、秘书学论著还没有出现E、秘书学会与学术活动还没有出现5、秘书职业资格证书的意义（）。

A、有利于秘书工作职业化观念的确立B、有利于秘书工作的开展C、有利于高校秘书专业教学改革的推进和深化D、有利于秘书学会的建立E、有利于秘书学学术活动的开展第三题、判断题（每题1分，5道题共5分）1、从时间上说，“领导”与“秘书”不可能同时出现。

总是“领导”在先，“秘书”在后。

正确错误2、技术秘书是指专门为领导人收发、管理、送阅机要文件或为领导机关办理某些机密事项的秘书人员。

正确错误3、围绕领导决策所开展的一系列服务性的工作，叫事务性工作。