地质矿产研究所档案交接文据

档案交接文据档案交接文据的填写方法一、第一部分的填写方法1、确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。

①单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。

禁填曾用名称。

②领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。

③经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。

④移出和收进日期应当相同。

⑤上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。

⑥属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。

2、交接性质由交接双方共同填写。

3、交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。

①移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。

②寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。

③征购或代购：国家依法收买集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

④捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

4、档案所属年度栏应由档案移出单位填写。

应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。

二、第二部分的填写方法1、第二部分的各栏应由移出单位填写、接收单位核实。

2、档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。

一类一款顺序填入。

3、档案的数量一般应以卷为计量单位。

零散文件可用长度米为计量单位。

声像档案可用张、盘为计量单位。

2001年以后的文书档案以件为计量单位。

4、检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。

一般应随档案移交案卷目录或归档文件目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。

5、检索及参考工具的数量单位为册（套）。

三、第三部分的填写方法1、移出说明栏应由移出单位填写。

2、移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。

①档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。

②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。

档案移交协议书范本甲方（移交方）：（全称）乙方（接收方）：（全称）鉴于甲方因业务调整或组织架构变动，需要将部分档案资料移交给乙方进行管理，为确保档案资料的完整性和安全性，甲乙双方本着平等互利的原则，经协商一致，就档案资料的移交事宜达成如下协议：一、移交档案的范围甲方同意将下列档案资料移交给乙方：1. 档案资料清单（详细列出档案名称、数量、保管期限等信息）。

2. 档案资料的电子版副本（如有）。

3. 其他与档案资料相关的辅助材料。

二、移交档案的完整性和真实性甲方保证所移交的档案资料完整无缺，真实可靠，且无任何法律纠纷。

三、移交档案的时间和方式1. 移交时间：双方约定于（具体日期）进行档案资料的移交。

2. 移交方式：甲方应将档案资料整理成册，并按照乙方的要求进行装订和包装，确保档案资料在移交过程中的安全。

四、档案资料的保管乙方接收档案资料后，应按照国家有关档案管理的规定和标准，妥善保管档案资料，并确保档案资料的安全和保密。

五、档案资料的使用乙方在保管档案资料期间，应严格按照国家有关档案使用的规定，合理使用档案资料，未经甲方书面同意，不得将档案资料提供给第三方使用或泄露。

六、档案资料的归还如甲方需要，乙方应在接到甲方书面通知后的（具体时间）内，将档案资料归还给甲方。

七、违约责任如一方违反本协议的约定，应承担违约责任，并赔偿对方因此遭受的损失。

八、争议解决双方在履行本协议过程中如发生争议，应通过友好协商解决；协商不成时，可提交甲方所在地人民法院诉讼解决。

九、其他1. 本协议自双方签字盖章之日起生效。

2. 本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方代表（签字）：_________ 日期：____年__月__日乙方代表（签字）：_________ 日期：____年__月__日。

关于做好档案移交工作的通知各乡镇人民政府，街道办事处，区级各部门：为了安全集中保管和有效利用档案信息资源，充分发挥档案在现代化建设中的作用。

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《四川省档案工作规范化管理办法》规定，今年准备接收部分单位档案进馆,希望各单位接此通知后做好准备，按要求抓好落实。

现将档案移交工作有关事宜通知如下：一、档案移交进馆计划今年我们根据各单位实际情况列出了2012度档案移交进馆计划。

（见附件1）二、档案移交进馆范围根据档案法的规定，全区各机关、团体、企事业单位和其它组织，应当自档案形成之日起10年内向区档案馆移交。

所有列入区档案馆收集范围的单位在工作活动中形成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的永久和长期（2007年前）保存的文书、科技、专门、声像、电子档案和该单位在其职能活动中形成的各种数字汇编、史志资料、报刊、图书等出版物,已撤销、撤并单位印章、印模等。

三、档案移交进馆标准(一)进馆档案必须以全宗为单位整理编目。

(二)进馆档案要齐全、完整，按照档案整理的规范要求进行分类、整理，保管期限划分准确，书写规范，装订整齐美观，案卷质量符合规定要求。

(三)具有永久、长期(2007年前)保存价值的档案才能移交进馆。

(四)档案交接文据(见附件2)和案卷目录各一式三份，其中一份由档案馆签收后退回移交单位备用。

(五)案卷目录必须具备纸质、电子两种版本。

四、档案移交进馆要求(一)移交档案资料是档案法赋予各级组织的义务和责任，各单位分管领导要具体负责此项工作，抽出专门人员，集中精力，按规范要求和计划的时间节点抓好落实,确保档案及时有序进馆。

（二）各单位在向档案馆移交档案时，要抱着对党和人民事业高度负责的态度，认真查找核对每一份档案资料，确保进馆档案资料的齐全完整，坚决杜绝单位或个人私自截留、转移和销毁档案资料的现象发生。

（三）档案移交进馆，要事先与档案馆联系，经档案馆组织检查验收合格后，才能移交进馆；不符合要求的，要重新整理，合格后才能移交进馆。

宜昌地质矿产研究所地质资料汇交暂行办法第一章总则第一条为了更好地贯彻实施《地质资料管理条例》、《地质资料管理条例实施办法》和《中国地质调查局地质资料管理办法》，加强地质成果资料的管理，结合我所地质成果资料管理的实际情况，制定本办法。

本办法所称的地质资料，是指我所承担的第二条汇交地质科技项目成果资料，应当符合地质主管部门的有关规定及国家技术标准。

任何单位和个人不得伪造地质资料，不得在地质资料汇交中弄虚作假。

第三条地质科技项目成果资料除按规定要求复制纸介质成果资料外（包括文字报告、审批类文件、附图、附表、附件、地质档案原始登记簿明细帐），还应按规定做好该成果资料的电子文档。

第二章地质成果资料汇交范围、时间和数量第四条地质资料汇交应当按照国务院《地质资料管理条例》附件规定的范围和《中国地质调查局地质调查项目成果资料管理暂行办法》规定的汇交范围，汇交地质资料。

第五条国家出资项目，除按规定向全国地质资料馆汇交地质成果资料外，还要同时向项目所在省（市、区）地质资料管理部门汇交地质成果资料。

第六条地质科研和地质调查项目的地质成果资料，自成果审查意见书下发之日起180日内汇交。

因不可抗力，地质资料汇交人不能按时汇交地质资料的，应当向负责接收地质资料的主管部门提出延期汇交申请，经批准后，方可延期汇交。

延长期限最长不得超过180天。

为确保第七条地质成果资料的汇交份数，向地质资料室汇交纸介质成果资料和电子文档成果资料各2份，向部、局、省各汇交1份纸质和电子成果资料。

多跨一省（区）则多汇交1份资料。

第八条汇交的地质资料，经验收合格后，由地质资料室出具地质资料汇交合格证，并按规定由地质资料室及时移交局资料馆或者地质资料保管单位。

第三章纸介质地质成果资料的汇交要求第九条地质成果资料应按国家相关编制规范编写。

第十条汇交的地质成果资料必须完整、齐全。

第十一条汇交的地质成果资料必须是经过评审、鉴定、验收并按评审意见进行修改的最终成果资料。

档案申请移交函格式模板
移交函通常用于正式文件或档案的移交，以下是一个简单的移交函格式模板：
[你的单位名称]
[你的单位地址]
[日期]
[移交方名称]
[移交方地址]
主题，档案移交函。

致，[接收方名称]
[接收方地址]
尊敬的[接收方称呼]：
根据我们之间的协议，我方特此函告知，自[具体日期]起，我方将移交以下档案给贵方：
1. [档案1名称及描述]
2. [档案2名称及描述]
3. [档案3名称及描述]
移交档案的详细清单已经整理并随函附上。

我方已对这些档案进行了核对和整理，确保其完整性和准确性。

在接收到档案后，请对其进行核对确认，并签署移交确认函以便我方进行备档。

如有任何疑问或需要进一步协商的事项，请随时与我方联系，我们将竭诚配合。

此致。

敬礼！
[你的姓名]
[你的职务]
[你的联系方式]
这是一个基本的移交函格式模板，你可以根据具体情况进行调整和修改。

希望对你有所帮助！。

地质矿产研究所文书档案管理制度第一章总则第一条为加强本所文书档案工作，确保文书档案完整、安全，充分发挥文书档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中国地质调查局文书档案整理暂行办法》、《中国地质调查局公文文书档案及印章管理办法》有关规定，结合本所实际，特制定本制度。

第二条各综合管理部门必须重视文书立卷归档工作，并把文件材料的形成、积累、立卷和归档纳入本部门重要业务工作范围，确保全所档案材料的齐全、完整、准确、系统。

第三条凡属本所在工作活动中直接形成的，记录主要职能活动及反映本所历史面貌的，具有凭证、查考利用价值的文件材料，在办理完毕后均应立卷归档。

第四条文件材料的分工归档，按各部门职责范围规定由主办单位归档；代所起草的文件，由承办单位归档；两个部门联合承办的文件，由主办单位负责立卷归档。

第五条本所实行文书处理部门与业务部门（或承办部门）立卷归档制度，各部门将当年文件材料立卷归档后，于次年6月底以前向所综合档案室移交，同时填写档案交接文据，办理交接手续。

第二章档案归档整理第六条归档整理原则遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第七条质量要求（一）按照归档范围的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。

（二）归档文件已破损的应予修整。

永久和长期保存的归档文件应进行必要的修裱和装订；短期保管的归档文件一般保持原貌即可；热敏纸传真件、铅笔书写的文件以及字迹模糊的文件应予复制。

（三）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第八条归档整理方法总的方法：顺其自然，单件归档。

即顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位进行逐件整理归档，并装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

（一）以件归档归档文件的整理单位，一般以每份文件（自然件）为一件，文件正本与定稿为一件，正文与定稿相同时，定稿可不归档；正文与附件为一件；正文与发文稿纸或文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文各为一件；报表、名册、图册、图纸等一册（本）为一件。

地质矿产研究所公文处理办法第一章总则第一条为使我所公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和《中国地质调查局公文文书档案及印章管理办法》的有关规定，结合本所实际，特制定本办法。

第二条公文（包括电报、传真、电子函件等，下同）是各单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理工作必须严格执行国家保密法律、法规和部局有关保密规定，确保国家秘密安全。

第六条办公室是本所公文处理的管理机构，主管本所并指导各职能处室的公文处理工作。

办公室配备专职文秘人员负责本所公文处理工作。

文秘人员应忠于职守、廉洁正派、勤奋好学，具备有关专业知识，熟悉本所各部门业务分工，努力做到掌握公文运转和处理全过程的情况。

第二章公文种类第七条根据本所实际情况，公文种类主要有：一、决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员。

决定一般具有较强的行政约束力，因此，对为什么做出决定以及决定的事项，都要写得明确具体。

二、通知适用于发布规章制度；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

三、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

表彰先进，事迹要实事求是，切忌夸张。

批评错误，要说明主要错误情节，写处理意见要注明所依据有关规定。

四、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。

五、请示适用于向上级机关请求指示、批准。

请示要紧紧围绕所请示的问题谈情况、讲根据、提要求，对希望解决的问题，要求解决到什么程度，要明确表达。

六、批复适用于答复下级机关的请示事项。

七、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。