全宗卷规范2012年版

全宗指南编制规范DA/T 14-20121 范围本标准规定了全宗指南的编制细则。

本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。

编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 3—92 档案馆指南编制规范DA/T 14—94 档号编制规则3 术语和定义3.1全宗fonds一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

3.2全宗号fonds number管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。

3.3全宗管理机构fonds manager具备全宗管理权限的档案馆或档案室。

3.4全宗构成者fonds constituting unit形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。

也称作立档单位。

3.5检索工具finding aid用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

4 全宗指南的结构为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

5 全宗指南名称全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。

例：a）J211 北京市计划委员会全宗指南1949～1990年b）R322 钟南山全宗指南1936～2000年5.1全宗号照录档号四位全宗代码。

第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。

5.2全宗构成者的名称全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。

例：中共中央纪律检查委员会(中纪委)联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称从其联合或汇集的全宗构成者实有名称。

例：中国共产党广东省高等院校党委广东省高等教育局5.2.1中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词。

档案馆检索体系编制指南档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职，互相联系、互相补充的一个有机体系。

档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。

按功能划分，可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。

1. 介绍性检索工具：用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书，有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。

1.1 档案馆指南《档案馆指南编制规范》（中华人民共和国行业标准DA/T 3-1992）《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。

它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。

包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。

前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。

目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。

档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。

馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。

按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。

馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。

附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。

1.2 全宗指南《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施）《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项，作出了规范要求。

王路鹏（江苏省档案局，江苏南京，210008）全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具，为进一步科学管理档案提供必要的依据。

全宗卷材料齐全与否，直接反映档案馆档案管理的水平。

因此，规范全宗卷的整理工作非常重要。

一、全宗卷整理的国家规范支撑全宗卷管理类似于档案，同样存在着材料收集、整理、保管等环节，需要规范管理。

1994年国家档案局首次出台了“全宗卷规范”（DA/T12—1994），规定了全宗卷的编制原则、主要内容、整理方法和管理要求。

明确了全宗卷材料内容，涵盖资料收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等档案管理六环节，以及档案管理新技术应用七个方面，强化了档案管理过程材料的管理。

21世纪以来，随着档案事业的不断发展，档案资源体系的不断完善和新技术的广泛应用，档案管理工作有了更高的要求，原有全宗卷规范因其局限性已无法适应当代的管理需求。

2012年国家档案局修订了“全宗卷规范”（DA/T12—2012），较1994年规范，对全宗卷材料内容、分类以及整理要求有不同程度更新和完善，使全宗卷整理工作更具有可操作性。

1.全宗卷内容方面。

新版更加完整齐全：一是分类有所调整，更趋合理。

共分9类，新增2类，将原归入“档案利用”类的全宗指南(全宗介绍)剥离出单成一类，新增综合全宗卷，使跨全宗综合性材料有所归依。

二是范围有所扩大，更趋完整。

在收集、整理、鉴定、保管、利用类中适度增加了工作办法、方案、标准、制度、总结、报告等内容，使档案管理各项基础工作的完整材料得以保存。

三是专项工作有所突出。

如将档案鉴定类中的档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定，档案保管类中珍贵档案仿真复制工作，以及档案信息化和数字化、电子档案（文件）工作等相关材料列入保存范围。

2.全宗卷整理方法。

新版整理方法更为明晰，易于操作：一是简化了“件”的整理方法。

取消了1994版5.4条中“卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒……封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者”的烦琐程序，明确了在文件材料首页上方的空白处进行编号。

《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94前言本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。

本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。

本标准的附录A是规范性附录。

本标准由国家档案局提出。

本标准由国家档案局归口。

本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。

本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君本标准所代替标准的历次发布情况为：DA/T 12—94全宗卷规范1 范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

本标准适用于各级各类档案馆和档案室。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705—88文书档案案卷格式GB/T 12967—92全宗单GB/T 12968—92档案交接文据格式DA/T 14—94全宗指南编制规范DA/T 18—1999档案著录规则DA/T 1—2000档案工作基本术语DA/T 22—2000归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1全宗卷fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。

全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT 12-94全宗卷规范中华人民共和国行业标准DA/T 12-941 主题内容与适用范围1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。

2 引用标准DA/T 1--92 档案工作基本术语GB 9705--88 文书档案案卷格式3 全宗卷编制原则3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

4 全宗卷的主要内容4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。

4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。

4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。

4．6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

5 全宗卷的整理5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。

全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。

全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。

二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。

全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。

以便于保管和利用。

三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。

1、收发文登记本（一般只存15 年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[ 永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套];⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订; ⑷科技档案：总、分类目录; ⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录 1 套；⑹ 资料目录。

㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。

（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。

（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。

《全宗卷》的建立与规范——2012年市府楼内机关档案工作推进会集中辅导一、全宗的概念：（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即一个机关的全部档案。

（二）全宗的基本含义：它包括了三个方面。

1、全宗是一个有机整体；2、全宗是在一定的历史活动中形成的；3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

（三）全宗的类型：主要包括以下几种。

1、按形成全宗的单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗。

2、按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。

后三种也被称为全宗的补充形式。

（四）构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗。

1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

二、全宗卷的定义：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。

它详细和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”。

它集中了每个全宗在管理过程中所形成的一系列重要的原始记录性的文字材料，每个全宗卷的具体记录，反映了每个全宗的基本情况和管理情况，对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。

三、全宗卷的特点和作用：1、全宗卷不是该全宗内文件的组成部分，而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。

但是全宗卷与其全宗有密切的联系，所以它不固定保存在形成全宗的档案馆(室)，而是随同全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆和档案室。

掌握了全宗卷成分的不定型性和保存单位的流动性，有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。

2、全宗卷是档案馆(室)管理全宗的一种工具，为管理人员提供了方便。

由于全宗卷存储了记述和反映全宗档案及发展变化的原始凭证和有关资料，可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务，并且为进一步收集该全宗范围内的档案，提供了重要的依据。

全宗卷规范1 范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

本标准适用于各级各类档案馆和机关、企业、事业单位档案室（馆）。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 22—2000 归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1全宗卷 fonds descriptive file由记录和说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理档案的重要工具。

3.2 全宗部类fonds category馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的概括性分类。

例如：湖北省档案馆馆藏档案分为：（旧政权）历史档案全宗、革命历史档案全宗、（现政权）省级直属机关档案全宗、（现政权）中南大区档案全宗等部类。

4 全宗卷编制原则4.1 档案馆（室）对其所保管的档案应以全宗为单位编制全宗卷。

4.2 全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

4.3 全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

4.4 档案馆根据需要，可以按馆藏或部类编制综合全宗卷，收集、保管在档案管理过程中跨全宗形成的相关文件材料。

5 全宗卷的内容构成5.1 全宗（馆藏）介绍类：全宗指南、全宗介绍、大事记等。

5.2 档案收集类：档案（资料）交接文据及其相关目录、档案来源和价值说明材料等。

2012年普通高等学校招生全国统一考试文科综合能力测试本试卷分第I卷（选择题）和第II卷（非选择题）两部分。

第I卷1至8页，第II卷9至12页。

考试结束后，将本试卷和答题卡一并交回。

第I卷注意事项：1.答题前，考生在答题卡上务必用直径0.5毫米黑色墨水签字笔将自己的姓名、准考证号填写清楚，并贴好条形码。

请认真核准条形码上的准考证号、姓名和科目。

2.每小题选出答案后，用2B铅笔把答题卡上对应题目的答案标号涂黑，如需改动，用橡皮擦干净后，再选涂其他答案标号，在试题卷上作答无效。

3.第I卷共35小题，每小题4分，共140分。

在每题给出的四个选项中，只有一项是符合题目要求的。

图1示意2008年中国、美国、印度、日本四个国家的煤炭生产量和消费量。

读图1并根据所学知识，完成1-2题。

1.图示四个国家中，人均煤炭消费量最高的是A.中国B.美国C.印度D.日本2.借助图示资料可以大致推算出相应国家的A.单位GDP能耗B.碳排放量C.能源进出口量D.煤炭自给率某大河的一条支流与干流之间存在“吞吐”关系，图2示意该支流出口处1970~2000年间年净径流量（输出径流量与输入径流之差）和年净输沙量（输出泥沙量和输入了、泥沙量之差）。

根据图文资料和所学知识，完成3~5题3. 下列个时间段中，年净径流量与年净输沙量变化趋势最接近的是A 1970年~1976年B 1977年~1984年C 1980年~1989年D 1989年~ 2000ian4、该支流流入A 黄河B 长江C 辽河D 黑龙江5 、1983年以来，年净输沙量总体呈下降趋势，最可能的原因是该支流流域A 建设用沙量增加B 兴建水库的森林覆盖率提高C 矿产资源开发力度加大D 连续干旱6月上旬某地约5时（地方时）日出，据此完成6~7 题6 、该地可能位于A 亚马孙河河口附近B 地中海沿岸C 北冰洋沿岸D 澳大利亚7 、6月份该地看到的日出和日落方向分别为A 正东，正西B 东南，西南C 东北，西北D 东南，西北8.该地区人口密度差异的主要影响因素有①纬度②河流③降水④地形A．①② B.①④C. ②③D.②④9.甲．乙两地都行成了特大城市，与甲地相比，乙地形成城市的区位优势是A.地形平坦B.水源充足C.陆路交通方便D.水陆交通枢纽10.24小时后甲地主要吹A .东北风B .东南风C .西北风D .西南风11.30-48小时之间，甲地可能经历A.持续晴朗高温天气B.连绵阴雨天气C.强对流降雨天气D.沙尘暴天气12.秦汉而后，官府下层文职人员俗称“刀笔吏”，这一称谓起因于秦汉时期此类人员的A.工作器具B.工作内容C.工作职责D.工作性质13.唐太宗说：“工商杂色之流……止可厚给财物，必不可超授官秩，与朝贤君子比肩而立，同坐而食。

全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义:是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。

全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时，都是要按照此规范的要求去做。

二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。

全宗卷的各种文件材料，包括凭据（各类交接文据）、清册（各门类的销毁清册）、报表（各种反映档案情况），应做到准确、齐全、规范。

全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点、保持文件材料间的有机联系，问题相对集中（检索工具、各种规章制度、统计报表等）相对不是绝对。

以便于保管和利用。

三、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内㈠档案的收集。

1、收发文登记本（一般只存15年，可作文件销毁清册）；2、档案交接文据；3、移交目录：⑴文书档案：归档文件目录[永久、长期（30年）3套，短期（10年）1套]；⑵会计档案：财务报告类案卷目录、全引目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录1套；⑶专业档案：案卷目录和全引目录根据行业部门的要求而订；⑷科技档案：总、分类目录；⑸声像档案：永久、长期的案卷目录和全引目录3套，短期的案卷目录和全引目录1套；⑹资料目录。

㈡档案的整理1、分类方案或分类大纲，要科学、实用；（图表、文字说明都行，最好图表）2、目录对照表；（欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、整理档案工作小结。

（心得、经验）㈢档案鉴定1、鉴定领导小组名单；（若有文件汇编可放入汇编中，领导变更，名单也要变更）2、档案保管期限表；（各门类、载体，有制度的跟制度走）3、鉴定报告，销毁档案清册与批复。

（写清是什么门类、载体的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）㈣档案保管1、档案库房温湿度记录；（放入全宗卷内编号后再拿出来，每天上下午两次）2、档案安全检查记录；（检查、温湿度是否超标；消防器材是否要更换；线路、火警是否失灵；）3、档案抢救与修复情况（定期对档案进行抽样检查，是否生虫、变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。