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全宗指南编制规范DA/T 14-20121 范围本标准规定了全宗指南的编制细则。
本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。
编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 3—92 档案馆指南编制规范DA/T 14—94 档号编制规则3 术语和定义3.1全宗fonds一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
3.2全宗号fonds number管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。
3.3全宗管理机构fonds manager具备全宗管理权限的档案馆或档案室。
3.4全宗构成者fonds constituting unit形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
也称作立档单位。
3.5检索工具finding aid用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
4 全宗指南的结构为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。
5 全宗指南名称全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。
例：a）J211 北京市计划委员会全宗指南1949～1990年b）R322 钟南山全宗指南1936～2000年5.1全宗号照录档号四位全宗代码。
第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。
5.2全宗构成者的名称全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。
例：中共中央纪律检查委员会(中纪委)联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称从其联合或汇集的全宗构成者实有名称。
例：中国共产党广东省高等院校党委广东省高等教育局5.2.1中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词。
档案馆检索体系编制指南档案馆检索体系是指从不同角度揭示馆藏,为满足利用者使用档案的需要而建立起来的各种检索工具,彼此之间各司其职，互相联系、互相补充的一个有机体系。
档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。
按功能划分，可分为介绍性检索工具、查找性检索工具和指引性检索工具。
1. 介绍性检索工具：用文字叙述的形式对馆藏档案或某一专题档案进行介绍的工具书，有档案馆指南、全宗指南、全宗卷、专题介绍等。
1.1 档案馆指南《档案馆指南编制规范》（中华人民共和国行业标准DA/T 3-1992）《档案馆指南》是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，对档案数量、内容及其特点等分别进行介绍。
按立档单位整理保管的档案，以全宗为单位介绍；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
1.2 全宗指南《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012代替DA/T 14-1994,2012-11-15发布2013-01-01实施）《全宗指南编制规范》对全宗来源简况、档案内容与成分介绍以及其检索和查阅注意事项，作出了规范要求。
王路鹏（江苏省档案局，江苏南京，210008）全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具，为进一步科学管理档案提供必要的依据。
全宗卷材料齐全与否，直接反映档案馆档案管理的水平。
因此，规范全宗卷的整理工作非常重要。
一、全宗卷整理的国家规范支撑全宗卷管理类似于档案，同样存在着材料收集、整理、保管等环节，需要规范管理。
1994年国家档案局首次出台了“全宗卷规范”（DA/T12—1994），规定了全宗卷的编制原则、主要内容、整理方法和管理要求。
明确了全宗卷材料内容，涵盖资料收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等档案管理六环节，以及档案管理新技术应用七个方面，强化了档案管理过程材料的管理。
21世纪以来，随着档案事业的不断发展，档案资源体系的不断完善和新技术的广泛应用，档案管理工作有了更高的要求，原有全宗卷规范因其局限性已无法适应当代的管理需求。
2012年国家档案局修订了“全宗卷规范”（DA/T12—2012），较1994年规范，对全宗卷材料内容、分类以及整理要求有不同程度更新和完善，使全宗卷整理工作更具有可操作性。
1.全宗卷内容方面。
新版更加完整齐全：一是分类有所调整，更趋合理。
共分9类，新增2类，将原归入“档案利用”类的全宗指南(全宗介绍)剥离出单成一类，新增综合全宗卷，使跨全宗综合性材料有所归依。
二是范围有所扩大，更趋完整。
在收集、整理、鉴定、保管、利用类中适度增加了工作办法、方案、标准、制度、总结、报告等内容，使档案管理各项基础工作的完整材料得以保存。
三是专项工作有所突出。
如将档案鉴定类中的档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定，档案保管类中珍贵档案仿真复制工作，以及档案信息化和数字化、电子档案（文件）工作等相关材料列入保存范围。
2.全宗卷整理方法。
新版整理方法更为明晰，易于操作：一是简化了“件”的整理方法。
取消了1994版5.4条中“卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒……封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者”的烦琐程序，明确了在文件材料首页上方的空白处进行编号。
《全宗卷规范》本标准代替DA/T 12—94前言本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君本标准所代替标准的历次发布情况为：DA/T 12—94全宗卷规范1 范围本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88文书档案案卷格式GB/T 12967—92全宗单GB/T 12968—92档案交接文据格式DA/T 14—94全宗指南编制规范DA/T 18—1999档案著录规则DA/T 1—2000档案工作基本术语DA/T 22—2000归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
全宗卷规范中华人民共和国行业标准DAT 12-94全宗卷规范中华人民共和国行业标准DA/T 12-941 主题内容与适用范围1．1 全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1．3 本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。
2 引用标准DA/T 1--92 档案工作基本术语GB 9705--88 文书档案案卷格式3 全宗卷编制原则3．1 档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3．2 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3．3 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4 全宗卷的主要内容4．1 档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录、档案来源和价值说明等。
4．2 档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、档案整理工作小结等。
4．3 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4．4 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
4．5 档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
4．6档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
4．7 档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
5 全宗卷的整理5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
)
年版(2012全宗卷规范．前言
本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君
本标准所代替标准的历次发布情况为：
DA/T 12—94
全宗卷规范
范围 1
本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
规范性引用文件 2
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单
GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范
DA/T 18—1999 档案著录规则
DA/T 1—2000 档案工作基本术语
DA/T 22—2000 归档文件整理规则
术语和定义 3
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
全宗卷fonds descriptive file
由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2
综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3
全宗属类 fonds category
馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。
档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
全宗卷编制原则 4
档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管4.1 在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力4.2 求全面反映全宗及其管理的历史面貌。
全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。
4.3
4.4 综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的
相关文件材料。
全宗卷的内容构成 5
全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记5.1等说明全宗背景和档案状况的文件材料。
档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案.2 5（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。
档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规3 5.定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。
档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案.4 5分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作
的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。
档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案.5 5破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。
档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统6 5.计报表，档案工作统计分析材料等。
5.7档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。
5.8新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。
5.9综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—5.8中涉及多个全宗的文件材料。
全宗卷的整理 6
文件材料装订。
文件材料以件为单位进行装订。
6.1
按本标准文件材料分类。
属于同一全宗卷的文件材料，6.2
第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类。
文件材料排序。
文件材料分入不同类目后，按形成时间6.3 顺序排列。
新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。
文件材料编号。
在文件材料首页上方的空白处进行编6.4 号。
文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
6.4.1全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。
6.4.2类号填写5.1—5.8条的序号。
6.4.3件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
编号举例：
SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）
6.4.4编制文件材料目录。
全宗卷中的文件材料，分类别，
以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。
目录格式见8.2。
新增文件材料在相关类目中接续编制目录。
当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
6.6 文件材料装盒。
全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。
文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。
装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。
卷盒式样见8.1。
6. 7编制全宗卷盒号。
全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列
顺序编制流水号。
综合全宗卷单独编制盒号。
７全宗卷的管理
7.1档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。
7.2区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可按照全宗属
类分别集中管理全宗卷。
7.3保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。
也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。
7.4 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。
档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。
８卷盒及目录格式
8.1 全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。
封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为
30mm、40mm两种规格。
卷盒式样见图A.1。
8.2 全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。
目录式样见图A.2。
