第一章会议管理第一节会前筹备一、会议筹备方案的拟定（一）相关知识：1.会议筹备方案的内容：确定会议的主题（三要素——切实依据，符合本单位实际，目的明确）与议题；确定会议的名称、议程、时间和地点；确定会议所需设备和工具，满足会议的需要；确定会议文件的范围，并作好文件的印制或复印工作；确定会议与会代表的组成；确定会议的经费预算；确定会议住宿和餐饮安排；确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
2.会议筹备方案的作用：确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导的意图得以贯彻执行。
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电视会议及视频会议的知识（1)电话会议的交流信息的特点：方便灵活，准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的；缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息；为了提高效率，可以搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件），增进信息的传输与交流。
（2）电话会议信息工作的要求（程序和要点）：准确发出开会信息，要特别说明是否需要设立分会场，要强调准时到会；认真分发会议书面信息材料；安排会场信息传输设备；按时接通电话，至少提前五分钟进入会场；互相通报出席情况；做好会议记录。
（3）视频会议的特点：实现了声音和图像的同时传送；打破了空间限制；省时省钱；交流效果好；局限——初始准备时间较长，初始投入成本高，交流不够深入广泛。
（4）视频会议信息工作的要求：发出会议信息；分发文件信息资料；布置会场，环境安静、清洁，悬挂会标，突出主题；设置与检查会场信息传输设备，场内会议设备要落实专业技术人员调试和检测，会议期间要有值班维修制度；做好会议信息准备，视频会议前的沟通；采用先集中后分散的形式，先集中开大会，然后由各个分会场各自举行会议；汇总情况信息。
二、检查会议筹备情况主要内容：会议准备是否充分；会议期间能否排除各种干扰，手机铃声，中途退场等;环境条件与用品准备；文件材料的准备情况；会场布置情况的检查（布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目、主席台是否按议定座次摆放，领导名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善);会议保卫工作的检查（确保会场内所有设备线路、运作及操作规范的安全可靠、消防设施安全有效、防窃听装置灵敏高效、防盗设施处于运行状态、检查进出人员的身份）；检查其他内容。
