北京市档案资料目录中心数据采集模式构想

档案目录数据采集标准（征求意见稿）1内容与适用范围1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。

1.2 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。

2引用标准及规范性文件下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。

本标准出版时，所示版本均为有效。

所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。

GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法DAT1-1992 档案工作基本术语TA/T22-2000 归档文件整理规则GB2808-81 全数字式日期表示法GB3469-83 文献类型与文献载体代码GB7156-87 文献保密等级代码GB/T15418-94 档案分类标引规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T19-1999 档案主题标引规则DA/T13-94 档号编制规则档案出版社中国档案分类法（第二版）档案出版社中国档案主题词表国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则3 定义本标准采用下列定义。

3.1档案目录数据库将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。

具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。

3.2数据记录描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。

每条数据纪录由若干数据字段组成。

3.3数据字段描述案卷或文件的某一方面特征的数据。

3.4字段类型字段类型规定数据字段的基本属性。

本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。

3.5字段长度字段长度规定字段所包容字符的最大个数。

3.6代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。

3.7档案著录对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

北京市数字档案馆建设实践一、加强顶层设计，明确建设思路《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》将建设区域性数字档案馆列入工作目标。

我们从业务应用、资源平台、基础设施、政策标准等方面展开数字档案馆建设方案的顶层设计。

完成了数字档案馆总体建设方案以及标准规范建设、应用系统建设、门户系统建设、应用支持平台建设、信息资源规划与数据库建设、基础运行支撑平台、存储备份支撑平台、安全保障支撑体系、机房建设及配套工程等分项建设方案的初步设计。

目前，可研报告已正式报送项目主管部门审批。

二、加强技术研发，技术引领工作为解决数字档案馆建设中面临的重点和难点，2012年我局在市科委立项了“基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用”课题。

该课题对异构系统环境下电子档案在长期保存过程中的凭证性作用问题、档案数字资源在复杂网络环境下的安全性问题以及基于云技术的区域性数字档案馆建设模式问题进行了深入研究，提出了“区域性”数字档案馆的建设方案，构建了未来数字档案馆的顶层设计，梳理了档案数字资源全生命周期的管理流程，设计了基于“云计算”技术的数字档案馆技术架构，研发了电子档案身份证技术。

这些研究成果为我们更好地开展数字档案馆项目建设提供了理论保障、方案保障、技术保障，将起到引领作用。

三、加强资源建设，夯实工作基础，全力推进档案数字化工作我市于2002年开始大规模地开展档案原文数字化工作，在“全面数字化”战略的指引下，传统载体档案数字化工作稳步推进。

截至2012年底，全市综合档案馆共完成纸质档案数字化8759.5万页，接收电子档案约48TB，档案数字资源总量近90TB。

其中，市档案馆完成纸质档案数字化4397万页，覆盖馆藏的63%，馆藏档案数字资源总量达到60TB。

在《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》中明确提出“2015年底，市和区县档案馆实现机读文件级目录100％覆盖馆藏档案。

市档案馆馆藏纸质档案数字化率达到100%，区县档案馆馆藏纸质档案数字化率达到50%以上。

北京市建国后档案全宗概览、案卷级目录和文件级目录采集方案北京市档案资料目录中心（2004年12月）为做好北京市建国后档案目录采集工作，建立全市统一的建国后档案检索体系，促进档案信息的交流，实现全市档案资源共享，特制定本方案。

本方案规定了报送建国后档案全宗概览、案卷级目录和文件级目录的工作目标、报送范围、方法步骤和要求。

本方案适用于全市各级档案馆及市属有关单位的建国后档案全宗概览、案卷级目录和文件级目录报送工作。

1. 工作目标1.1 到2008年，完成北京市档案馆、各区县档案馆、市城市建设档案馆和部分市属单位建国后档案全宗概览、案卷级目录的采集工作并提供利用，完成部分重要的、利用频繁的档案文件级目录的采集工作并提供利用。

1.2 到2008年，将北京市档案资料目录中心建设成为各级档案馆和市、区县所属单位共同建设、利益共享的北京市档案信息服务中心。

2. 报送范围全市各级档案馆及市属有关单位保存的建国后档案全宗概览、案卷级目录和文件级目录。

3. 目录加工方法和要求3.1 目录加工使用标准及工具3.1.1 全宗概览以北京市档案资料目录中心制定的《北京市建国后档案全宗概览数据采集标准》为报送目录制作依据。

3.1.2 案卷级目录以北京市档案资料目录中心制定的《北京市建国后档案案卷级目录数据采集标准》为报送目录制作依据。

3.1.3 文件级目录以北京市档案资料目录中心制定的《北京市建国后档案文件级目录数据采集标准》为报送目录制作依据。

3.2 根据北京市档案资料目录中心制定的《北京市建国后档案全宗概览数据采集标准》、《北京市建国后档案案卷级目录数据采集标准》和《北京市建国后档案文件级目录数据采集标准》进行过规范处理的目录，录入磁（光）盘。

4. 报目时间与步骤4.1 报目工作从2005年开始，至2008年结束。

4.2 至2005年6月底前，北京市档案馆、各区县档案馆、市城市建设档案馆完成建国后全部馆藏档案全宗概览的编制报送工作。

简述档案管理中数据的摄取作者：胡艳华来源：《科学与财富》2017年第14期摘要：在档案管理的工作中，数据摄取是其中重要的组成部分，档案信息具有量大的特点，所以档案管理人员要从大量的档案信息中提取有效的部分其实是具有一定难度的，并且这项工作需要消耗大量的人力与物力资源，档案管理中心拥有庞大的信息数据量，要想在这些信息中筛选出最有价值的部分，就应该采用数据摄取的方式对所采集到的信息进行有效的处理。

在处理时，应该应用先进的设备以及现代化的科学技术，这样才能进一步的提高档案管理的工作效率，以达到令人满意的档案管理效果。

本文重点对档案管理过程中的数据摄取问题展开了论述，希望对今后的工作带来一定的帮助。

关键词：档案管理；数据采集；信息；处理在我国当前社会发展的过程中，档案信息资料不断增多，虽然档案信息可以对社会发展起到记录的作用，但是在庞大的数据面前，人们很难找到有效的信息，所以要想进一步提高资源的使用率，就应该学会将档案信息资料中有效的信息进行提取，以及进一步的处理，由此可见，数据摄取这一技术是档案管理过程中重要的组成部分，只有采用先进的技术手段以及相关的设备，才能让数据采集具有准确性与完整性的特点，以促进工作人员工作效率的进步提升，本文重点对档案管理中数据摄取的问题展开论述，希望可以对这项技术起到不断完善与进一步改进的作用，更好的应用于档案管理中。

1 档案管理中的数据采集工作不同的档案信息在内容方面具有很大的差别，并且在对档案信息资料进行管理的过程中也具有复杂性的特点，所以档案管理中通常都需要对数据进行分类，分类处理是数据摄取的首要前提，这是一项系统性的工作，必须要按照一定的流程展开，同时在对数据进行采集时，也需要注重以下几方面的问题。

首先档案管理人员应该充分的了解档案的结构，这样才能对电子档案或者文字资料进行正确的处理，只有掌握了相应的框架结构，那么就可以对其进行简单的描述，在数据摄取要求的基础上从中提取出有价值的信息，同时，将其保存在一个数据库中，这样可以让整个档案信息的结构更加明显，具备一定的条理性，更加顺利的开展后续的工作。

档案数字化管理系统操作说明目录一、用户登录...............................................................................二、系统管理员...........................................................................1组织机构-公司管理 ....................................................2组织机构-部门管理 ....................................................3权限管理-账户管理 ....................................................4权限管理-角色管理 ....................................................5权限管理-菜单管理 ....................................................三、数字化管理系统 ...................................................................1档案管理 .....................................................................2任务管理 .....................................................................四、档案编页...............................................................................五、档案扫描...............................................................................六、档案装订...............................................................................七、档案著录...............................................................................八、档案质检...............................................................................九、档案抽检...............................................................................一、用户登录用户打开系统登录界面，通过系统管理员分配的用户名和密码即可登录系统。

北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式〔北京市档案局2007年2月2日印发，京档发〔2007〕3号〕1 范畴本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的名目数据库结构、使用说明与数据交换格式。

本标准适用于北京市各级综合档案馆档案名目数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。

2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规那么GB/T 11821-2002 照片档案治理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与治理规范DA/T 13-1994 档号编制规那么DA/T 18-1999 档案著录规那么DA/T 19-1999 档案主题标引规那么DA/T 1-2000 档案工作差不多术语DA/T 22-2000 归档文件整理规那么DA/T 33-2005 明清档案名目中心数据采集标准明清档案机读名目数据交换格式3 定义3.1档案名目按照一定的次序编排而成的条目聚拢,是档案治理、检索和报道的工具。

3.2档案著录在编制档案名目时，对档案内容和形式特点进行分析、选择和记录的过程。

3.3档案名目数据库将档案名目信息以一定的组织方式储备在一起的相关数据的集合。

3.4字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。

3.5字段名称名目著录项目的内容和显示的中文名称。

3.6字段名字段名称的代码。

3.7字段类型是指数据字段的差不多属性。

本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。

3.8字段长度是指字段所包含字符的最大个数。

3.9档案名目数据交换是通过运算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。

4 档案名目数据库结构及使用说明本标准对各数据库使用说明的说明如有相同，不再重复。

建库时，应包括表中所有所列字段名。

4.1全宗索引数据库结构及使用说明4.1.1全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表4.1.2全宗索引使用说明4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。

北京地方文献编目数据问题及对策分析1. 引言1.1 北京地方文献编目数据问题及对策分析引言北京地方文献编目数据是北京地区文献资源的重要组成部分，对于文献资源的整理、管理和利用起着至关重要的作用。

在实际的数据运用中，我们也面临着一些问题与挑战。

本文旨在分析北京地方文献编目数据存在的问题，并提出相应的对策，以提升数据管理水平，更好地发挥文献资源的作用。

北京地方文献编目数据问题主要包括数据质量问题、数据标准化不统一、数据更新维护困难以及数据共享与互通存在障碍等方面。

这些问题直接影响着我们对文献资源的利用效果和管理水平，需要引起我们的高度重视。

为解决这些问题，我们需要采取相应的对策。

需要加强数据质量管理，确保数据的准确性和完整性；建立统一的数据标准化规范，提高数据的一致性和可比性；建立定期更新维护机制，保障数据的及时性和有效性；促进数据共享与互通，实现数据的跨部门、跨地域共享，提高数据的利用效率。

通过对北京地方文献编目数据问题的分析与对策的提出，我们可以更好地管理和利用文献资源，提升数据管理水平，实现文献资源的最大价值和效益。

2. 正文2.1 问题一：数据质量问题数据质量问题是北京地方文献编目数据管理中一个重要的挑战。

数据的完整性是一个关键问题。

由于数据来源多样和管理分散，导致数据的完整性无法得到有效保障。

数据的准确性也是一个值得关注的问题。

随着数据量的增加和数据更新的频繁性，数据的准确性可能受到影响，给文献编目工作带来一定的困扰。

数据的一致性也是北京地方文献编目数据质量问题中的一个重要方面。

不同来源的数据可能存在不一致的信息，增加了数据管理和维护的复杂度。

数据的及时性也是一个需要解决的问题。

由于数据更新不及时或者更新频率不够，可能导致信息的陈旧和不准确，影响了文献编目工作的进行。

数据质量问题在北京地方文献编目数据管理中是一个亟需解决的难题，需要通过加强管理和规范来提升数据质量，确保数据的真实性、准确性和及时性。