新版人事档案目录-新版.pdf

公司档案分类根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:一般有以下几类:一、文书档案:（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等二、科技档案（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案职工的招聘、履历、培训等五、电子档案计算机磁带、磁盘和光盘等六、声像档案照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等企业档案的分类立卷办法代字类目名称代字类目名称A文书档案类 C 会计档案类J基本建设类x声像档案类W 实物档案类T专题档案类（一）文书档案的分类整理1、归档原则遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。

按照归档范围的规定，凡应归档的文件必须齐全完整。

2、归档整理程序以件为归档单位，逐件整理归档。

按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。

“件”的含义：2．1单份文件，一份文件为一件；2．2各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；2．3正本与定稿、正件与附件合为一件；2．4文件处理单（表）与被处理文件合为一件；2．5来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。

干部人事档案材料分类参考干部人事档案材料分类参考正本干部人事档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成，根据《干部档案工作条例》规定，干部档案正本材料分类如下：第一类履历材料第二类自传第三类鉴定、考核、考察材料第四类学历、评聘专业技术情况材料第五类政审材料第六类加入党团材料第七类奖励材料第八类处分材料第九类任免、工资、待遇审批及各种代表会代表登记表材料第十类其他供组织上参考材料第一类履历材料（一）归入本类的材料是记载干部个人经历等基本情况的表格材料：1、干部登记表、简历表、履历表2、党员干部登记表、简历表、履历表3、土改、镇反、三反、肃反、社教运动工作队员登记表4、公安人员、军人、职员、工人、教师、学生、学员、行政工作人员登记表、简历表5、主要内容是干部简历的审查表、调查表、履历变化补充表6、干部个人革命活动简历材料7、申请更改姓名的材料（二）本类材料说明：1、本人填写的简历表、登记表、兼有组织鉴定等其他内容的，可按其主要内容、材料性质，确定归入第一类、第三类或其他类。

带有自传性质的归二类；2、部队转业干部档案中，凡《履历书》中履历、自传、鉴定、政历问题审查结论在一起的，需拆开装订，分别归一、二、三、五类等；3、此类按材料形成时间先后顺序登记目录，要及时做好干部工作单位变化（职务任免应登记在《职务变动登记表》上）的登记工作。

第二类自传材料（一）归入本类的材料是自传性质的材料：1、自传、干部自传2、其他带有自传性质的材料（二）本类材料说明：1、本人所写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料一般应归本类2、此类按材料形成时间先后顺序排列第三类鉴定、考核、考察材料（一）归入本类的材料是对干部优缺点的评定材料和考核、考察材料：1、以鉴定为主要内容的各类人员登记表、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料（1）自我鉴定、个人鉴定（2）干部、职工、学生、学员鉴定（3）党员鉴定（1970年在整党建党阶段的“党员鉴定表”和非党干部的“干部鉴定表”不存档）、团员鉴定（4）毕业鉴定、结业鉴定（以此认定学历的放第四类）（5）劳动鉴定、工作调动鉴定（6）出国鉴定（7）社教工作人员鉴定表（8）专业人员工作鉴定意见（9）思想工作总结、工作小结、劳动思想小结后面附有自我鉴定、小组意见、支部意见、组织鉴定的，如一九五一年、一九五二年思想工作总结报告等（10）后备干登记表（职务提拔后放入三类，没有提拔的不存入本人档案）（11）年度考核表、领导干部年终总结报告表（12）学生品德鉴定表（有成绩）以鉴定为主（13）挂职干部鉴定表（14）专家情况鉴定表（15）学生社会实践表（有鉴定意见）（16）离任审计材料（有鉴定意见）2、考核、考察材料（1）作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料（2）干部考核登记表（3）干部考核和民主评议的综合材料（二）本类材料说明：1、归档的考察、考核材料，需经组织上审定盖章，草稿不归档；2、从本人档案中摘录的优缺点不归档，班组、科室搞的月考核材料不归档；3、此类按材料形成时间先后顺序排列。

一、文书档案1、上级机关文件2、学校各类工作计划总结3、各类会议记录4、学校各类规章制度、人员职责5、学校大事记6、学校基本情况01学校简介02学校布局图03学校建筑情况04教师任课情况05其它二、教育经费三、教育规划四、人事管理1、教师队伍管理01教职工基本情况花名册02教师岗位职责03教师管理规章制度04教师队伍管理情况记录05专业技术人员评聘情况登记表06年度考核情况记录\奖惩记录07教师交流情况记录08教师补员情况记录09教师调动情况记录2、干部队伍管理01学校工作计划总结02班子成员岗位职责03班子建设规章制度04班子建设情况记录05后备干部培养制度06校长持证培训记录07校长提高培训记录08班子成员进修学习情况记录09听课评课情况记录10例会记录3、教师待遇管理记录01工资管理系统02工资改革调整审批套表03历次调资审批套表五、教育管理1、学校整体工作计划、总结2、教育教学管理各项规章制度3、上级文件4、常规管理01上级文件02计划、总结03相关制度04过程性材料5、标准化建设01上级文件02组织机构03工作方案、总结04创建规划05活动过程材料06其它6、控辍保学工作01学期工作计划、总结02相关工作制度03活动过程材料04控辍学保学责任制（乡镇政府、中心校、学校、教师等）05控辍保学法律文书及个案06帮教计划07调研课题08相关表格09其它7、特色学校建设01学期工作计划、总结02中长期发展规划、制度措施03特色学校建设背景资料04组织机构05行事历06创建活动过程材料07其它8、幼儿教育01上级文件02相关制度03各种数据表册04活动过程材料05教育笔记06课题研究07其它六、教师教育1、上级文件01省市有关继续教育、校本研修的文件02县教育局有关继续教育、校本研修的文件2、组织机构01领导小组02专家小组03工作网络04教师基本情况3、各项制度01新教师入职教育制度02、学历提高教育制度03、骨干教师培训制度04校本研修制度4、工作规划、方案、计划01规划02方案03学校年度计划04教师个人年度计划5、工作总结01学校年度总结02教师个人年度总结6、研修活动过程性材料7、研修成果01获奖情况02教师优秀研修成果集七、德体卫艺1、德体卫艺教育01上级文件02学期工作计划、总结03工作制度04组织机构2、文明礼仪、心理健康教育、法制教育、国防人防、禁毒等单项教育01上级文件02学期计划、总结03师资、课时安排04教材或讲座资料05活动过程材料（含音像资料）06其它3、德育队伍建设、班主任队伍建设01工作计划、总结02培训资料03活动材料（含音像资料）04其它4、校园文化建设01计划、总结02上级文件03相关过程材料5、体卫艺工作01学期工作计划、总结02教材或讲座03课题研究04器材使用记录05学生成绩06过程性材料07其它6、家长学校01计划总结02师资、课时03教案、讲座资料04检测记录05家教专刊7、周边环境治理01计划、总结02工作制度03方法措施04其它8、青少年活动场所01概况02工作安排03工作制度04活动总结9、教育活动过程材料（开展教育活动的讲座、教案、教材、研究性课题等过程材料）10、其它教育活动八、安全工作01上级来文02安全工作组织机构建设档案03安全工作计划、安排部署、工作总结04学校重点部位、重点岗位档案05消防档案06安全工作制度07安全检查档案08安全事故档案09安全工作资金投入档案10安全知识校训档案11安全演练档案12安全预案档案13易燃易爆危险化学药品管理档案14安全工作例会档案15特异体质学生档案16住宿生学校学生及校舍管理档案17学校食堂管理档案18危险校舍管理档案九、教学管理1、教育科研01制度建设。

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员工人事档案目录
姓名部门
职务/岗位入职时间
档案资料内容
序号资料名称数量备注
1 □人员应聘登记表□个人简历
2 员工登记表
3 ★身份证（复印件）
4 ★毕业证（复印件）
5 ★学位证（复印件）
6 职业资格证（复印件）
7 ★体检单
8 ★□原单位离职证明□报到证
9 ★户口性质证明（复印件）
10 □录用通知书□会签单
11 入职培训资料
12 □劳动合同/ □临时用工合同/ □实习协议
13 保密协议
14 人员转正述职申请表/人员转正考核审批表
15 录用职工登记表（劳动用工备案盖章）
16 转正面谈记录表
17 岗位或薪酬调整依据
18 员工奖惩单
19 专项培训协议
20 员工续签合同
21 离职相关资料
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★为员工入职必须携带材料
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流动人员人事档案管理服务指南依据中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）和上海市人事局《关于建立本市流动人员人事档案统一服务平台的意见》（沪人[2002]128号），为本市各类企事业单位和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。

一、流动人员人事档案接收1、接收范围（1）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；（2）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；（3）待业的大中专毕业生的档案；（4）自费出国留学人员的人事档案；（5）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；（6）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；（7）其他流动人员的人事档案。

2、办理手续（1）单位委托管理人事档案。

由单位携带营业执照、组织机构代码证（复印件）与人才服务机构签订档案委托管理合同，并提供员工档案所在地。

由人才服务机构办理和代办调集员工档案手续。

档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。

（2）个人委托管理人事档案。

由本人携带身份证、解除工作关系证明或退工单办理调档手续，手续齐全当场办理。

待档案转入后与人才服务机构签订档案委托管理合同，人才服务机构提供相关人事服务。

3、注意事项非本市户籍人员的人事档案应委托户籍所在地的政府人力资源和社会保障部门所属人才服务机构管理（申办《上海市居住证》人员人事档案根据居住证受理窗口要求调入本市管理的除外）。

二、流动人员人事档案转出1、转出事由流动人员因录用，新单位具有保管档案资格或委托其他人才中心或职介所保管，并要求转出的；流动人员因退工或其他原因，要求档案转至街道的。

2、转出手续录用单位具有保管档案资格的，由单位工作人员凭档案凭证、调档函（党委盖章）、录用证明材料（如录用名册、聘用手册等）、取档人工作证办理调档手续。

录用单位委托其他人才中心或职介所保管的，由人才中心或职介所工作人员凭档案凭证、调档函、工作证办理调档手续。

员工人事档案目录
姓名部门
职务/岗位入职时间
档案资料内容
序号资料名称数量备注
1 人员应聘登记表/面试评议表
2 个人简历
3 身份证（复印件）
4 毕业证（复印件）
5 学位证（复印件）
6 职业资格证（复印件）
7 体检单
8 原单位离职证明
9 户口性质证明（复印件）
10 入职培训资料
11 上岗通知单
12 □劳动合同/□临时用工合同/□实习协议
13 保密协议
14 人员转正述职申请表/人员转正考核审批表
15 实习总结报告/实习人员考核审批表
16 转正面谈记录表
17 岗位或薪酬调整依据
18 员工奖惩单
19 专项培训协议
20 员工续签合同申报表
21 离职相关资料
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⼈事档案整理说明⼈事档案的整理说明⼀、⼈事档案包括⼗项内容，具体说明如下：1、履历材料：按照组通字（1991）11号⽂件要求，内容包括：⼲部履历表、简历表，⼲部、职⼯、教师、医务⼈员、军⼈、学⽣等各类⼈员登记表，个⼈简历材料，更改姓名的材料。

⼲部履历表是主要内容，档案中应有中组部下发的1988、1999年版的《⼲部履历表》。

《⼲部履历表》要求有照⽚、本⼈签字（签字笔、圆珠笔或钢笔）、组织盖章和填写填表时间。

1999年版《⼲部履历表》按照“关于规范⼈事档案管理⼯作的通知”中的附件4和附件5进⾏填写。

填写时请认真阅读1999年版《⼲部履历表》填表说明，不得出现遗漏。

填写时要按照最新的情况进⾏填写。

2、⾃传材料：3、鉴定、考察、考核材料：按照组通字（1991）11号⽂件要求，内容包括以鉴定为主要内容的各类⼈员登记表，组织正确出具的鉴定性的⼲部表现情况材料；作为⼲部任免，调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，⼲部考核和民主评议的综合材料。

4、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：按照组通字（1991）11号⽂件要求，内容包括报考⾼等学校学⽣登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学⽣审查登记表；专业技术职务任职资格审批表，专业技术职务考绩材料；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；⼲部的创造发明、科研成果、著作及有重⼤影响的论⽂（如获奖或在全国性报刊上发表的）等⽬录。

⾸先要掌握所整理档案的⼲部的学历及职称的实际情况，然后再根据实际情况进⾏核对，缺失的学历、职称等档案材料必须要查找⼊档。

如果领导⼲部的学历、职称有新的变化，请及时收集相关材料，⼀并上交。

5、第五类政审材料：按照组通字（1991）11号⽂件要求，内容包括：审查⼲部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本⼈对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；⼊党、⼊团、参军、出国等政审材料；更改⼲部的民族、年龄、国籍、⼊党⼊团和参加⼯作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。

档案目录的电子化盈档案目录的电子化,即档案检索工具的数据库化.而不只是把纸质档案目录转换成一般意义上的电子文件即可.因为,只有把纸质档案目录这一"死文件"转换为数据库性质的"活文件",才便于用户对档案文件的查找,才能提高档案文件的查全率,查准率以及查找速度,从而为档案管理现代化奠定基础.总结档案部门档案目录电子化的实践经验,笔者认为在档案目录电子化过程中,有如下问题需要引起重视:第一,在工具应用上,ACCESS软件为较理想的软出.这一优点,对于数据资源的共建与共享尤其适用.其次是因为该软件兼容性强,它可兼容DBASE,FOXBASE,FOXPRO,WORD表格,EXCEL工作簿等多种表格样式的文件,也可导出为DBASE,FOXBASE,FOXPRO,WORD表格,EXCEL工作簿等多种表格样式的文件,并能为"世纪科怡"等档案管理软件所兼容,从而使用户的早期劳动成果(表格样式的数据)得以续用,现在形成的劳动成果能够以最小的代价,在现在与将来发挥出尽可能大的效用.再次是因为ACCESS软件.这首先是因为其功能强大.建立了库内数据表间的关联之后,该软件可以实现多表交叉查询,并把查询结果按用户需求屏显输出,打印输出,复制输出或上网输件的市场覆盖面已经很大,一般微机都装有该软件,即便没有安装,补充安装也比较容易.而其对用户操作水平要求较高与数据安全性不足的缺陷也可以通过强化kkkkkkkkkkkj●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}j●}供依据.为扩大城市的知名度,全国许多城市迈入申报了历史文化名城的行列,许多经典的历史建筑被列入了<世界遗产名录>.档案部门应努力挖掘建筑遗产档案资源,为申报工作提供客观,翔实的依据材料.例如,从1994年至1997年4年间,为了将苏州古典园林申报列入<世界遗产名录>,江苏省建委,文化厅,苏州市政府从苏州市档案馆,城建档案馆,园林博物馆等部门查阅了数百卷园林档案,调用了大量的园林声像材料,整理出了6万字的申报文本,制作了长达l1分钟的录像片以及25张精美的幻灯片,于1997年12月4日在联合国教科文组织世界遗产委员会第21次会议上一次性申报成功,使苏州古典园林真正走出了国门.在这次申报中,园林建筑遗产档案立下了汗马功劳.323,着力为开发旅游资源,发展地方经济提供服务.旅游业作为一项无污染的新兴产业,备受各地党委,政府的广泛重视.近年来,许多地方通过利用档案部门提供的建筑遗产档案,兴建,恢复了大量的人文景观,浙江省杭州市南宋仿古街,江苏省镇江市宋元古街,无锡市马山风景区等一批旅游项目的相继建成,高文化含量的档案信息功不可没,对于推动当地旅游资源的开发和经济的发展起到了较好的促进作用.尊重历史,延续文脉,是发展当代先进文化的应有之义.在城市化进程中,加强建筑遗产档案的研究,收集和保管,为保护建筑遗产,拓展城市文化内涵,提升城市文化品味服务是档案部门的应尽职责.作者单位:江苏省张家港市档案局'北京档案)2oo2年第10期All(HIVESBE【NG确■■—■培训,技术处理和管理措施加以克服,监控,防范.因此,可以这样说,数据库格式是档案目录电子化的最好形式,对于档案部门来说,ACCESS软件是较理想的档案目录电子化软件.第二,在着录对象上,应以文件着录为主,案卷着录为辅.也就是说,从效益角度考虑,档案文件一般要着录到文件级,而不要只着录到案卷级.但对于个别查考利用价值不大或无必要着录到文件级的档案文件, 也可只着录到案卷级,而不硬性要求着录到文件级.这是因为:条目着录到案卷级,查考价值小,着录到文件级,查考价值才大,但对于有些档案而言,一律着录到文件级,又有事倍功半之苦.因此,只有在方法上坚持"以文件着录为主,案卷着录为辅,文件级着录与案卷级着录相结合",才能取得事半功倍的效果.第三,在字段结构方面,应参照'北京市归档文件整理标准(试行)>中的"归档文件目录"要求设置.了解数据库文件特性的人都知道:数据库软件不兼容,相互间一般不能进行库内数据的导人导出,复制,剪切粘贴等合并处理.即便在软件兼容的前提下,用户也只能对字段顺序,类型,宽度一致的数据库进行库内数据的批量合并处理,否则,同样不能进行库内数据合并的正确操作处理.因此,为了将来实现数据共享,便于现在的数据着录,目前的数据共建工作,除最好用统一的数据库软件外,还必须有统一的字段结构.因需与不装订文件目录编制要求接轨,且受打印输出页面幅宽的限制,考虑到数据库关键字查询技术, 打印技术的完备等因素,笔者以为:档案文件电子目录的字段结构应参照"归档文件目录"的要求设置.即目录只顺序设置ID编号,档号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注,共计八个字段,各个字段的数据类型和宽度依实际需要确定.如随着文件查找利用工作的深化,对文件信息的着录可以做到补充着录齐全,"题名" 字段和"备注"字段,宜设置为文本类型,254个字节宽度;为便于今后按文件形成年度查找,"日期"字段应设置为长日期类型;为便于进行档案统计,"页数"字段应设置为数字类型等.第四,在着录内容方面,力求合理,周全.以文书档案的着录为例:装订卷卷内文件的档号宜由全宗号,目录号,案卷号,件号顺序构成,不装订卷文件的档号宜由全宗号,保管期限代号,年度,件号顺序构成,归档电子文件原文的档号宜由全宗号,电子文件性质代码,年度,件号顺序构成;"责任者"字段应填写档案文件的所有署名者;"文号"字段应照实填写;"题名"字段宜填写档案文件标题或正文中的关键字;"日期"字段内档案文件的落款年度必须用四位阿拉伯数字标示;"页数" '北京档案}2oo2年第10期字段则应填写该份文件的总页数;"备注"字段可填写档案文件的保管期限,密级,主题词,形成部门或承办部门,文件的存放地点,有无复制件,拟稿人,载体状况,形成电子档案的软硬件环境等信息.第五,在主导思想上应认真贯彻以下七条原则: (一)价值第一原则.即只着录具有查考利用价值的档案文件的信息,一般不着录无查考利用价值的档案文件的信息,千万不能为凑条目数而着录.而查考利用价值,是指档案的证明价值和研究价值.考虑到档案形成的实际状况,那种"是档案文件就着录"的一刀切做法并不可取.比如,对档案文件中的重份以及无批复的请示就不应着录.(二)以"我"为主原则.属于本行政辖区或本单位制发或转发的档案文件,以及上级机关或业务主管部门制发的针对本辖区或本单位工作的特发针对文,一般都要着录,否则不予着录.如上级及其业务主管部门制发的普发执行文,参考性文件就不宜着录,以免造成人力物力的浪费.(三)为利用者着想的原则.为方便将来的查考利用,对查考利用率较高的文件,必须着录周详,对那些查考利用率相对较低或控制较严的文件,则可简略着录.比如,本辖区或本单位领导班子的会议记录可只着录到议题;而干部任免通知和工作简报中涉及政策性规定,结果性文件,人事任免事项的,一定要逐件或逐期着录,并应详尽着录(对被任免人一般应着录齐全, 不应漏着).(四)急用先录原则.为了方便对档案文件的查找利用,根据数据库文件的优势特点,可以把近期利用率高的档案文件先行着录,利用率低的暂缓着录.如土地照,婚姻档案可先行着录,距今较久远的档案文件可待土地照,婚姻档案着录告一段落后再着录.(五)惜字如金原则.在条目着录过程中,只着录必须着录的内容,不得着录冗余内容,以节省着录者精力和数据库空间,载体空间.如文件标题中的责任者,"关于","通知的通知",文件背景信息中的份数,印制时间,抄报,抄送单位等.(六)忠于原文原则.着录者着录的内容,必须与原文高度一致,不允许主观臆断.比如,档案文件中人名前后不一致的,应照实着录,把着录者的判断结果在人名后用中括号【】或小括号()全姓名标出.(七)标识规范原则.档案文件中字迹无法辨认且考证困难的,应统一用阿拉伯数字"0"标注;原文无标题的,着录者自拟的标题关键字要用中括号【】标明. 作者单位:北京市平谷区档案局33。