迎接外审各部门需要准备的记录清单

采购部一、必须熟悉的文件资料：1、《采购控制程序》2、《索证索票及台账管理制度》3、《供应商评审管理规程》二、审核必须准备的相关记录：1、《供应商调查表》2、《供应商现场考察报告》3、《合格供方名录》4、《供应商的资质证明文件》必须最新却保证有效。

营业执照、组织代码证、税务登记证、生产许可证、第三方检验报告（官方）、印刷许可证、5、《周期考核合格供应商一栏表》6、《供应商周期考核评审表》---合格供方名录中厂家都要有；7、《质量协议》（包括验收标准）工程部一、必须熟悉的文件资料：1、《设施控制程序》2、《设备管理规程》3、《消防安全管理规程》4、《供电设备维修保养管理规程》5、《供水系统管理规程》6、《特种设备管理规程》7、《食品安全应急预案》8、《监视和测量控制程序》二、审核必须准备的相关记录：1、《设备清单》《监视和测量设备台账》2、《设备保养计划》3、《设备维修申请单》4、《设备日常维护保养记录》5、《设备定期保养记录单》6、《计量设备检定证书》7、《蓄水池清洗消毒计划》、《清洗消毒实施记录》、消毒后的验证报告。

品质保证部⒈原料、包材检验原始记录/产品检验报告单等；⒉现场品管监控记录；⒊不合格品分析处理报告；⒋管理目标达成一览表；⒌产品咨询/投诉分析表、客户投诉分析处理表；6. 易制毒品领用发放记录；7. 计量仪器管理台账/计量器具校准计划表/实施记录；8. 计量仪器的校验报告；9. 计量量具、仪器、设备的操作规范或使用说明；10. 三十万级车间微生物检测记录11. 生产设备、工器具清洗消毒、手部、工作服、生产用水微生物检验12. 留样产品登记表、留样产品观察记录13. 纠正及预防措施报告14. 内部审核相关资料；15. 管理评审相关资料；16. 生产用水、纯化水、人参滴丸原料粉、人参滴丸产品等第三方检验报告17. 本公司的企业资质证件（营业执照、组织代码、生产许可证等）⒈洁净服清洗消毒记录表⒉生产设备运行记录（空调机组、纯化水、臭氧机等）⒊生产作业排期表⒋消毒剂配制记录表⒌环境温湿度记录表-洁净区内6. 生产设备清洗消毒记录；7. 现场作业指导书的悬挂和员工作业的一致性8. 现场的6S标识管理9. 批生产记录（配料批生产指令、清场合格证、操作人员卫生执行记录、车间工艺卫生工作记录表、人参滴丸配料、滴制、分装、包装批生产记录等）10. 环境消毒记录一、必须熟悉的文件资料：《能力、培训和意识控制程序》二、审核必须准备的相关记录：⒈年度培训计划表⒉相关的培训记录（签到表、考核表等）⒊人员培训效果评价表4. 各部门岗位说明及任职需求5. 相关的人员档案管理资料6. 员工的健康证7. 特殊岗位人员上岗证。

外审时各部门需准备的主要资料第一篇：外审时各部门需准备的主要资料外审时各部门需准备的主要资料管理层：1、内外部环境识别及评审表2、相关方需求及期望清单3、风险和机遇识别及控制措施清单4、质量总目标达成情况统计、安全总目标达成情况统计；安全管理方案落实情况；5、内部审核资料6、管理评审资料7、营业执照、安全生产许可证、认证范围内所涉及的资质证书复印件办公室1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一）4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、公司人员任职能力规定6、持证人员的清单（如建造师、五大员、电工、焊工等），需注明姓名、类别、证号、有效期等信息7、人力资源规划及绩效考核记录8、培训计划及培训记录9、员工体检记录；10、组织知识清单11、劳保用品分发记录；工程管理处1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一，注意时间更新）4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、与认证范围相关的已完成项目的竣工报告及施工总结；6、针对检查中发现的问题的整改资料（包括复查资料）7、数据及信息分析记录（如：目标统计、施工总结或其他分析报告）8、到各在建项目的质量环境安全检查记录及发现的不符合的整改、复查记录；9、对办公区的日常安全检查记录；10、公司应急预案及演练记录11、三级安全教育记录12、安全事故调查处理记录（如有）13、对内外的安全信息交流记录（可通过培训、公告、文件、参加会议等形式体现）14、公司对项目的安全交底资料15、工程回访记录16、法律法规清单及合规性评价记录17、体系文件清单及记录清单18、文件更改、发放、回收记录；外来文件清单19、施工机具台账及维护保养记录 20、检测设备清单及校准证书21、合格供应商名单及供应商的选择评价记录；22、采购计划及采购单经营处1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、合同台账及评审记录、招投标文件评审记录6、顾客满意度调查及分析记录7、客户投诉及处理记录8、分包方的选择评价记录（如有分包）；项目部1、项目质量安全目标达成情况统计2、项目风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、项目危险源识别清单（注意时间更新）4、项目安全管理方案及落实情况（根据各项目特点制定）5、施工组织设计及报审记录6、图纸会审记录、图纸接收发放记录；7、开工报告、人员资格报审记录；8、质量及安全交底记录；9、设备进场报审记录、设备维护记录10、采购计划、材料进场报审记录11、施工过程记录（施工日志、安全日志等）12、施工现场的标识、防护及劳保用品使用符合要求；13、项目质量安全的自检记录；三级安全教育记录；14、检验批、分部分项验收记录；15、监理及政府职能部门检查开出的整改通知书及整改记录16、项目使用的检测设备及校准记录；17、应急预案及演练记录；18、劳保用品的分发记录；19、内外部交流记录（工程联络单、变更单、工程例会记录等）20、与认证范围相关的已完成项目的竣工报告及施工总结；21、数据及信息分析记录（如：目标统计、施工总结或其他分析报告）财务部主要提供2017年6月-2018年5月来的安全投入如;每月的培训费、应急器材费用、劳保用品费用、文明施工措施费、检测费、体检费、安全方案的专家论证费等总工室1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、各项目施工组织设计审批记录6、技术支持记录（如有）；7、创新记录（如工法总结、新工艺、新材料的应用）等第二篇：ISO9001外审各部门需准备资料清单ISO9001:2008审核应准备的资料一、文件和记录的管理：1.办公室要有全部文件和记录空白表格清单；2.外来文件（质量管理方面、与产品质量有关的标准、技术文件、资料等）清单特别是国家强制性的法律法规的文件及控制发放的记录；3.文件发放记录（各部门都要有）4.各部门受控文件清单。

深圳市XX光电科技有限公司ISO9001：2008质量管理体系、ISO14001:2004环境管理体系2012年初审需准备有关资料清单一、行政部：（负责人：）1、新员工《员工入职登记表》及员工花名册、员工档案（主要收集电镀工、电工等特殊岗位有效资质证书）等资料；2、2012年培训计划一份；2012年01月以来至今培训情况记录表；（要有ISO9001：2008的标准、内审及管理评审培训内容）3、会议记录若干，（主要有质量管理体系运行情况的会议记录内容）；4、相关作业指导书（培训制度、员工入职制度、岗位职责说明书等）。

5、本部门质量目标达成情况统计表及公司质量目标达成情况统计汇总表。

6、文件控制资料：A、按2008版要求编制文件汇总清单一套（内含封面、质量手册、程序文件清单、作业指导文件清单、外来文件清单和质量记录清单）；B、按2008版要求编制文件发放/回收登记表一套（内含封面和质量手册、程序文件、作业指导文件、外来文件、内审报告、管理评审报告的发放登记记录），并将新的质量手册、程序文件发放到位，保持发放记录。

（收集相关行业标准、法律法规等外来文件，形成外来文件目录并保持发放记录）二、采购部：（负责人：）1、提供合格供应商名单一份；2、提供供应商调查评定表表及供应商工商营业执照、质量保证证书、产品检测报告复印件等评价资料若干份；（每家供应商一份）4、2012年第一季度供应商质量评价情况记录表一份；5、请购单。

（提供原始记录）6、订购单。

（提供原始记录）三、仓储部（负责人：）1、原材料、外协材料、半成品、成品的进仓单、出仓单、台帐；（提供原始记录资料）2、原有的仓库管理制度、物料管理制度文件；3、仓库内做到产品分区分类合理存放，存放标识、状态清楚、防护工具设备齐全完好，储存环境符合产品要求等。

四、品质部：（负责人：）1、产品质检：采购检验（IQC）：提供进料检验作业指导书，2012年1月份以来的进料检验记录；过程检验（QC）：过程检验记录及过程检验作业指导书（含首件检验报告）；成品出厂检验：成品检验标准要求及成品检验报告记录。

外审各部门应准备的资料
1、本部门职责、制度及流程，内部人员分工落实情况；
2、本部门质量环境和职业健康安全目标，去年实现，今年实施情况；
3、本部门的受控文件清单和公司产品应遵守的质量验收规范；
4、公司适用的环境与危险源的法律法规和其他要求清单及对应重要环境因素的应执行条款；
5、施工组织设计及各类专项方案和审批，超过一定规模的危险性较大工程方案专家论证、审批、专项方案记录，公司对项目部一级技术安全交底记录；关键和特殊过程及不稳定施工过程的策划、实施、检查资料；
6、部门对项目部施工组织设计及各类专项方案的执行情况（包括变动）以及施工过程控制情况、特殊过程管理的检查记录；
7、部门组织各项目基础分部、主体分部等工序质量评定和单位工程验收评定资料；
8、监视和测量设备台帐及检定（校准）资料；
9、纠正和预防措施制定和实施效果验证记录；
10、2012年以来完工工程清单（名称、规模、开工日期、完工日期）；
11、技术创新、工法、QC成果资料，或获奖情况。

（提供复印件，如省市优质结构、省市标化工地省市优质工程奖及公司各种荣誉）；数据分析及改进创新的建议；
12、2013年工程回访计划及实施记录；
13、主合同、竣工资料台帐；。

公司外部审核各部门需准备的资料销售部：1、合同订单评审表（要保证订单和评审表的适宜性）2、客户投诉记录（要有完整的完成记录，包括部门调查原因、处理措施及最后的审批）3、客户满意度调查表4、销售退货记录表5、销售目标完成情况6、销售订单或者合同（包括口头订单记录）生产制造部：1、生产任务单（包括工艺要求，数量要求以及其他行业要求）2、不合格品处理记录（不合格要明确区分，或作标记或另堆放）3、产品标识（物料标示、区域标示、状态表示）4、产品工艺流程图（要反映整个生产流程，并且突出关键控制点）5、生产设备台帐6、月生产计划及执行情况表7、合格证发放记录（如果是印刷或者其他方式也要注意，是否有相关证书）8、各工序工艺记录9、特殊工序鉴定报告（如有）技术和质量部：1、成品抽样检验报告2、工序检验记录（包括首检记录、工序检验记录）3、原材料检验报告（自己公司的，要看检验项目是否符合标准要求）4、品质异常分析处理单（包括内部沟通和给供应商的）5、不合格记录（原材料、半成品，成品等，要有原因分析和处理结果）6、让步放行记录（如有实施让步放行就要记录，自己决定做不做）7、工艺文件（包括工艺规程、工艺卡片）8、原材料供应商料的出厂检验报告9、本年度内审、管理评审报告（包括内审计划、策划、会议签到表、检查记录、审核报告、不合格报告、不合格整改记录）10、产品实现过程策划表11、月质量报告（如果有质量改进计划、质量评估最好）12、销售退货处理记录13、原材料退货记录14、主要生产设备和检验仪器的操作规程15、文件更改申请单16、各种文件的修改记录（有的公司归行政部管）设备部门：1、生产设备台帐2、设备验收报告3、设备维修保养卡4、设备检修记录5、设备操作规程6、检验仪器设备操作规程7、计量器具年度校准计划及报告仓库：1、成品出入单（有负责人的签字）2、成品出货装箱单3、到货通知单4、采购入库单5、物料标示（确保账卡物一致）6、货位标示7、产品包装防护措施（包括公司内外运输、包装、库存环境要求）行政人事：1、年（月）度培训计划2、培训申请表3、培训签到表（培训签到的人员与培训计划人员对应）4、培训记录和效果评估表5、安全事故调查报告6、特种作业人员资格证7、人员任职要求和职责权限8、年度招聘计划采购：1、合格供应商名录（包括采购、外包加工、计量鉴定、运输单位）2、供应商打分表3、供方业绩评估表4、月采购计划5、采购单6、供方年度第三方检验报告7、采购合同或者技术协议。

外审时各部门需准备的主要资料外审是企业进行重要经济活动时必须面对的环节之一，它可以帮助企业发现内部存在的问题，改进内部管理制度，提高企业整体经济效益。

而作为外审的准备工作之一，各部门也需要准备相应的资料，这些资料不仅可以帮助外审师更好地了解企业的业务模式和经营状况，而且可以帮助企业管理者更好地了解自己的企业，发现存在的问题和不足，从而有针对性地进行改进。

那么，外审时各部门需准备的主要资料都有哪些呢？下面就从几个方面进行详细介绍。

一、财务部门作为企业的财务核心部门，财务部门在外审时也起着重要的作用。

对于财务部门而言，准备的资料主要包括：1、财务会计的账目清单。

外审师首先要了解公司的财务状况，需要查阅的主要资料包括公司的资产负债表、利润表、现金流量表等报表。

2、公司的财务报告。

外审师需要了解公司财务报告的准确性，包括财务报告的编制、审核和披露细节，以及各个会计帐户之间的逻辑关系。

3、企业往来账目。

除了了解公司的财务状况，外审师还需要查阅公司的往来账目，包括与承包商、供应商和客户的往来账目等。

二、人力资源部人力资源部门是企业内部管理的主要核心部门之一，也是外审工作中需要准备的重要部门之一。

主要资料包括：1、公司各职位的人员配备情况。

外审师需要了解每个职位的人数、薪资和福利等情况，也需要了解录用员工的程序和流程。

2、人员档案。

外审师需要了解企业是否制定了完善的人员档案管理制度，以及这些档案是否进行了逐一审查等信息。

3、企业培训计划。

外审师还需要了解企业是否制定了完善的培训计划并进行实施，以及这些培训计划的具体内容和效果。

三、采购部采购部门是企业关键的经营部门之一，直接影响企业的生产效率和成本控制等重要方面。

主要资料包括：1、采购订单。

外审师需要了解企业的采购订单记录是否明确和准确，并且是否按照预算和计划执行。

2、库存记录。

为了了解企业的库存管理情况，外审师需要仔细查看企业的库存记录，包括成本计算方式、库存结构等信息。

迎接外审各部门必须准备的资料通用：1、部门工作职责及人员情况简介。

（简述）2、熟悉公司管理方针和目标。

（熟悉）3、部门各类人员职责分工。

员工岗位说明书。

（提供相关文件）4、部门受控文件清单及收发文登记。

（登记全面清晰，受控文件应能提供文本）。

5、环境因素识别及危险源辨识资料，包括环境因素识别及危险源辨识一览表及重要环境因素和重大危险源清单。

（提供清单），熟悉部门重要环境因素和重大危险源以及相应的控制措施，当环境或条件发生变化时，是否重新进行危险源及环境因素的重新识别及评价。

6、熟悉部门管理目标，提供部门目标及每月目标的统计及分析工作。

（提供部门目标文件以及每月的统计汇总及分析记录）。

7、公司法律、法律清单及清单中部门适用的法律文本。

如焊接、涂装必须的法律法规。

专用：技术部：1、设计开发资料：包括：《质量计划编制任务书》、《质量计划完成报告单》、《设计开发策划表》、《设计任务书》、《设计开发评审表》、《设计确认及措施记录》、《设计验证及措施记录》。

2、新改复三同时的资料，包括《环境和职业健康安全评价报告》、《竣工验收报告》、《新、改、扩建项目验收报告》、《新、改、扩建项目终验收报告》以及相关的试运行整改情况3、技术文件清单，包括《工装图纸目录》、《标准目录》、《工艺文件目录》等，以及相关技术文件的管理，包括编制审核批准发放更改作废的管理。

4、工艺验证方面资料及工艺纪律检查记录。

包括：《工艺验收（整顿）结论卡》、《工艺验证（整顿）措施计划表》《工艺验证工序记录卡》《工艺验证工序检测卡》以及各班组的工艺纪律检查记录5、特殊过程确认记录，提供焊接、涂装以及备料特殊过程确认表，以及相关的特殊过程记录。

6、质量控制点及关键过程记录，包括〈关键工序清单〉〈质量控制点清单〉以及数据记录表及管理图等记录，以及相关的作业指导书等。

质量部：1、公司质量目标的完成情况的统计分析资料。

2、产品监视与测量方面的资料，包括进货检验、过程检验、最终检验记录及采取相关措施的记录。

企业接受外部审核前需要准备的资料,第一篇：企业接受外部审核前需要准备的资料,企业接受外部审核前需要准备的资料，仅供参考。

企业共同处：质量、环境、职业健康安全管理体系：1）提供公司营业执照原件副本、组织机构代码证原件副本、如有生产许可证、安全卫生许可及本行业资质要求等均需提供。

2）各部门质量、环境、职业健康安全目标、指标完成统计及考核情况。

3）本年度体系文件、记录有无变化，如果有，要以“文件更改通知”、“文件发放、回收”形式体现。

4）制定本年度培训计划、每一次实施的培训记录（要有受训人员的签到及培训后的有效性评价）、相关人员资质（特种岗位人员，如：电工、行车工、锅炉工、叉车司机、焊工、各行业相关规定资质等）、内审员证书等。

5）每年要对公司设施设备制定年度维修保养计划、各设备的维修或保养记录（记录要明确保养时间、设备型号、维修原因、维修后的验证等内容）6）库房要有出入库台账、原材料入库记录、车间领料记录、成品入库、发货记录等，各记录填写要完整，人员签名手续要齐全。

7）每年内部审核员（与上一年度时间不超过12个月）记录，记录要齐全：内审的首末次会签到表需手签、内审计划、内审检查表、开具的不符合报告、内审报告（要体现内审报告发放部门及各部门签收）。

8）每年内部审核后（常规情况下，与内审时间间隔至少半个月以上）开展管理评审，管理评审时间（与上一年度时间不超过12个月），记录要齐全：召开管理评审通知、各部门汇报材料或各部门总结、管理评审会议签到表需手签、管理评审会议记录、管理评审报告（要体现管评报告发放部门及各部门签收）。

9)对于有产品的研发和设计过程，至少每年能查见当年新产品研发过程、或往年项目中某功能部件的改进（均按本公司7.3记录表格形式填写）10)提供每年与顾客签订的合同、订单或协议等，并对各合同、订单等进行合同评审记录（评审时间要在签订合同之前）；要提供当年的合同台账或提供签订的主要客户得台账；要按本公司体系文件贵的周期（一年或半年）对顾客开展满意度调查，要提供“顾客满意度调查表”及“顾客满意度分析报告”。

GMPC外审需准备的记录和硬件第一部分：各部门需按下面的要求准备好的记录：1管代GMPC组长：需准备的文件、记录：内部审核计划、内部审核通知、内部审核记录、管理评审记录、验证报告2 行政部需准备的文件、记录：A各项培训记录：新招聘员工的培训和考试记录、卫生培训记录、B关键工序和检验人员的上岗证、健康证、员工档案、员工花名册、特种工种（电工、司机、）的上岗证、C各项证件的复印件（经营许可、营业执照、卫生许可证等）D职工档案的整理、所属外来文件的整理、E厂区环境卫生检查记录,厂区平面布局图(包括周围环境)、厂房布局图（工艺布局、净化级别、人流物流、缓冲）、仓贮区布局图、质量检验实验室布局图）F虫害控制记录,虫害控制设施分布图、虫害控制药物信息和负责人员的专业性3品质部需准备的记录：原料和成品的放行和拒收标准,车间卫生检查记录、所有的成品检测报告、不合格品报告单、辅料包材进货检验记录、供应厂家的检验报告、仪表计量校准记录、近几个月生产期间的过程品控记录、产品发货检验报告和登记表4文控需准备的记录：受控文件清单、记录清单、各种外检报告、相关标准的收集、所有的文件发放回收记录、文件修改通知单、外来文件清单5 生产车间需准备的工作A需准备的记录：配、投料记录，工序监控记录、清洗消毒记录、更衣室清扫消毒记录、车间卫生检查表、个人卫生检查表、设备维修记录、设备保养记录、生产日报表、生产计划表，紫外线灯开、关记录，车间地面消毒记录，机器设备一览表B 硬件：作业指导书上墙、工具的标记必须作好、打扫好车间的卫生死角、6采购部：合格供方名录、供方评审表、各供应商的资料具体资料包括：营业执照、卫生许可证、获得的认证的证明材料、产品遵循的标准（国标、行标或企标）、在质检所或卫生防疫站或其他权威部门检验的检验报告、每批进货的检验报告等；需具备的文件：采购控制程序、供方评审办法7 市场：记录：客户清单，销售合同、出入库单据、顾客投诉登记单、顾客投诉处理记录、顾客满意度调查表、产品销售明细表。

为迎接宏联审核，各部门参照下列表单准备文件。

此次审核按照VDA6.1过程审核检查表进行审核。

具体见审核检查表及VDA6.1标准。

各部门：现场6S管理要到位；标识、区域要清晰硫化车间需准备工作参考：模具台帐模具维修保养记录模具履历表设备维护保养记录表、关键易损部件的管理设备CMK产品作业指导书（参考控制计划编制）操作规程设备点检表（注意设备操作规程的要求）设备作业指导书工艺卡（注意工艺卡、机台、监控记录的一致），确认监控相关记录投料记录（注意批号的规范）生产日报硫化模具仓库帐卡物相符产品的图纸控制计划、FMEA涉及产品出现问题的产品的文件及记录产品重要尺寸、特性的CPK/PPK除此之外注意程序文件、作业指导书中要求的记录注塑车间需准备工作参考：设备维护保养记录表关键易损部件的管理设备CMK产品作业指导书操作规程设备点检表（注意设备操作规程的要求）设备作业指导书工艺卡（注意工艺卡、机台、监控记录的一致）工艺监控记录（注意有的表格空白不写的情况，不适用的工艺要识别出）投料记录（注意批号的规范）生产日报冲压模具仓库帐卡物相符航天产品的图纸控制计划、FMEA涉及产品出现问题的产品的文件及记录产品重要尺寸、特性的CPK/PPK产品的图纸控制计划、FMEA现场关于回料情况的使用除此之外注意程序文件、作业指导书中要求的记录模具车间需准备工作参考：模具台帐模具保养维修记录模具履历表关键易损部件的管理相关作业指导书要求的记录仓库需准备工作参考：合同评审合同整理帐卡物相符先进先出产品防护安全库存注意仓库管理作业指导书要求（仓库温湿度记录、温湿度计）所有来料的检验标识仓库平面图相关作业指导书要求的记录质控需准备工作参考：进料检验记录首件检验过程巡检记录入库、发货检验记录不合格产品的记录及分析改进记录客户退货记录及分析改进记录客户投诉及改进记录相关作业指导书要求的记录综合部需准备工作参考：设备台帐设备保养维护记录年度培训计划培训有效性及验证记录（注意新入职或转岗、关键岗位培训，关键岗位人员能力矩阵表）相关作业指导书要求的记录质保部需准备工作参考：文件图纸发放回收记录产品的更改控制记录量具/设备鉴定自制检具的校准顾客满意度调查及分析MSA分析内部审核每年至少一次，重大顾客投诉退货或体系变更可增加频次，按计划实施。