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采购部一、必须熟悉的文件资料：1、《采购控制程序》2、《索证索票及台账管理制度》3、《供应商评审管理规程》二、审核必须准备的相关记录：1、《供应商调查表》2、《供应商现场考察报告》3、《合格供方名录》4、《供应商的资质证明文件》必须最新却保证有效。
营业执照、组织代码证、税务登记证、生产许可证、第三方检验报告（官方）、印刷许可证、5、《周期考核合格供应商一栏表》6、《供应商周期考核评审表》---合格供方名录中厂家都要有；7、《质量协议》（包括验收标准）工程部一、必须熟悉的文件资料：1、《设施控制程序》2、《设备管理规程》3、《消防安全管理规程》4、《供电设备维修保养管理规程》5、《供水系统管理规程》6、《特种设备管理规程》7、《食品安全应急预案》8、《监视和测量控制程序》二、审核必须准备的相关记录：1、《设备清单》《监视和测量设备台账》2、《设备保养计划》3、《设备维修申请单》4、《设备日常维护保养记录》5、《设备定期保养记录单》6、《计量设备检定证书》7、《蓄水池清洗消毒计划》、《清洗消毒实施记录》、消毒后的验证报告。
品质保证部⒈原料、包材检验原始记录/产品检验报告单等；⒉现场品管监控记录；⒊不合格品分析处理报告；⒋管理目标达成一览表；⒌产品咨询/投诉分析表、客户投诉分析处理表；6. 易制毒品领用发放记录；7. 计量仪器管理台账/计量器具校准计划表/实施记录；8. 计量仪器的校验报告；9. 计量量具、仪器、设备的操作规范或使用说明；10. 三十万级车间微生物检测记录11. 生产设备、工器具清洗消毒、手部、工作服、生产用水微生物检验12. 留样产品登记表、留样产品观察记录13. 纠正及预防措施报告14. 内部审核相关资料；15. 管理评审相关资料；16. 生产用水、纯化水、人参滴丸原料粉、人参滴丸产品等第三方检验报告17. 本公司的企业资质证件（营业执照、组织代码、生产许可证等）⒈洁净服清洗消毒记录表⒉生产设备运行记录（空调机组、纯化水、臭氧机等）⒊生产作业排期表⒋消毒剂配制记录表⒌环境温湿度记录表-洁净区内6. 生产设备清洗消毒记录；7. 现场作业指导书的悬挂和员工作业的一致性8. 现场的6S标识管理9. 批生产记录（配料批生产指令、清场合格证、操作人员卫生执行记录、车间工艺卫生工作记录表、人参滴丸配料、滴制、分装、包装批生产记录等）10. 环境消毒记录一、必须熟悉的文件资料：《能力、培训和意识控制程序》二、审核必须准备的相关记录：⒈年度培训计划表⒉相关的培训记录（签到表、考核表等）⒊人员培训效果评价表4. 各部门岗位说明及任职需求5. 相关的人员档案管理资料6. 员工的健康证7. 特殊岗位人员上岗证。
外审时各部门需准备的主要资料第一篇：外审时各部门需准备的主要资料外审时各部门需准备的主要资料管理层：1、内外部环境识别及评审表2、相关方需求及期望清单3、风险和机遇识别及控制措施清单4、质量总目标达成情况统计、安全总目标达成情况统计；安全管理方案落实情况；5、内部审核资料6、管理评审资料7、营业执照、安全生产许可证、认证范围内所涉及的资质证书复印件办公室1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一）4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、公司人员任职能力规定6、持证人员的清单（如建造师、五大员、电工、焊工等），需注明姓名、类别、证号、有效期等信息7、人力资源规划及绩效考核记录8、培训计划及培训记录9、员工体检记录；10、组织知识清单11、劳保用品分发记录；工程管理处1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单（可使用办公区统一，注意时间更新）4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、与认证范围相关的已完成项目的竣工报告及施工总结；6、针对检查中发现的问题的整改资料（包括复查资料）7、数据及信息分析记录（如：目标统计、施工总结或其他分析报告）8、到各在建项目的质量环境安全检查记录及发现的不符合的整改、复查记录；9、对办公区的日常安全检查记录；10、公司应急预案及演练记录11、三级安全教育记录12、安全事故调查处理记录（如有）13、对内外的安全信息交流记录（可通过培训、公告、文件、参加会议等形式体现）14、公司对项目的安全交底资料15、工程回访记录16、法律法规清单及合规性评价记录17、体系文件清单及记录清单18、文件更改、发放、回收记录；外来文件清单19、施工机具台账及维护保养记录 20、检测设备清单及校准证书21、合格供应商名单及供应商的选择评价记录；22、采购计划及采购单经营处1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、合同台账及评审记录、招投标文件评审记录6、顾客满意度调查及分析记录7、客户投诉及处理记录8、分包方的选择评价记录（如有分包）；项目部1、项目质量安全目标达成情况统计2、项目风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、项目危险源识别清单（注意时间更新）4、项目安全管理方案及落实情况（根据各项目特点制定）5、施工组织设计及报审记录6、图纸会审记录、图纸接收发放记录；7、开工报告、人员资格报审记录；8、质量及安全交底记录；9、设备进场报审记录、设备维护记录10、采购计划、材料进场报审记录11、施工过程记录（施工日志、安全日志等）12、施工现场的标识、防护及劳保用品使用符合要求；13、项目质量安全的自检记录；三级安全教育记录；14、检验批、分部分项验收记录；15、监理及政府职能部门检查开出的整改通知书及整改记录16、项目使用的检测设备及校准记录；17、应急预案及演练记录；18、劳保用品的分发记录；19、内外部交流记录（工程联络单、变更单、工程例会记录等）20、与认证范围相关的已完成项目的竣工报告及施工总结；21、数据及信息分析记录（如：目标统计、施工总结或其他分析报告）财务部主要提供2017年6月-2018年5月来的安全投入如;每月的培训费、应急器材费用、劳保用品费用、文明施工措施费、检测费、体检费、安全方案的专家论证费等总工室1、部门质量安全目标达成情况统计2、部门风险和机遇识别及控制措施清单（使用管理层统一的就可以）3、部门危险源识别清单4、部门安全管理方案及落实情况（可使用公司统一的方案）5、各项目施工组织设计审批记录6、技术支持记录（如有）；7、创新记录（如工法总结、新工艺、新材料的应用）等第二篇：ISO9001外审各部门需准备资料清单ISO9001:2008审核应准备的资料一、文件和记录的管理：1.办公室要有全部文件和记录空白表格清单；2.外来文件（质量管理方面、与产品质量有关的标准、技术文件、资料等）清单特别是国家强制性的法律法规的文件及控制发放的记录；3.文件发放记录（各部门都要有）4.各部门受控文件清单。
深圳市XX光电科技有限公司ISO9001：2008质量管理体系、ISO14001:2004环境管理体系2012年初审需准备有关资料清单一、行政部：（负责人：）1、新员工《员工入职登记表》及员工花名册、员工档案（主要收集电镀工、电工等特殊岗位有效资质证书）等资料；2、2012年培训计划一份；2012年01月以来至今培训情况记录表；（要有ISO9001：2008的标准、内审及管理评审培训内容）3、会议记录若干，（主要有质量管理体系运行情况的会议记录内容）；4、相关作业指导书（培训制度、员工入职制度、岗位职责说明书等）。
5、本部门质量目标达成情况统计表及公司质量目标达成情况统计汇总表。
6、文件控制资料：A、按2008版要求编制文件汇总清单一套（内含封面、质量手册、程序文件清单、作业指导文件清单、外来文件清单和质量记录清单）；B、按2008版要求编制文件发放/回收登记表一套（内含封面和质量手册、程序文件、作业指导文件、外来文件、内审报告、管理评审报告的发放登记记录），并将新的质量手册、程序文件发放到位，保持发放记录。
（收集相关行业标准、法律法规等外来文件，形成外来文件目录并保持发放记录）二、采购部：（负责人：）1、提供合格供应商名单一份；2、提供供应商调查评定表表及供应商工商营业执照、质量保证证书、产品检测报告复印件等评价资料若干份；（每家供应商一份）4、2012年第一季度供应商质量评价情况记录表一份；5、请购单。
（提供原始记录）6、订购单。
（提供原始记录）三、仓储部（负责人：）1、原材料、外协材料、半成品、成品的进仓单、出仓单、台帐；（提供原始记录资料）2、原有的仓库管理制度、物料管理制度文件；3、仓库内做到产品分区分类合理存放，存放标识、状态清楚、防护工具设备齐全完好，储存环境符合产品要求等。
四、品质部：（负责人：）1、产品质检：采购检验（IQC）：提供进料检验作业指导书，2012年1月份以来的进料检验记录；过程检验（QC）：过程检验记录及过程检验作业指导书（含首件检验报告）；成品出厂检验：成品检验标准要求及成品检验报告记录。
外审各部门应准备的资料
1、本部门职责、制度及流程，内部人员分工落实情况；
2、本部门质量环境和职业健康安全目标，去年实现，今年实施情况；
3、本部门的受控文件清单和公司产品应遵守的质量验收规范；
4、公司适用的环境与危险源的法律法规和其他要求清单及对应重要环境因素的应执行条款；
5、施工组织设计及各类专项方案和审批，超过一定规模的危险性较大工程方案专家论证、审批、专项方案记录，公司对项目部一级技术安全交底记录；关键和特殊过程及不稳定施工过程的策划、实施、检查资料；
6、部门对项目部施工组织设计及各类专项方案的执行情况（包括变动）以及施工过程控制情况、特殊过程管理的检查记录；
7、部门组织各项目基础分部、主体分部等工序质量评定和单位工程验收评定资料；
8、监视和测量设备台帐及检定（校准）资料；
9、纠正和预防措施制定和实施效果验证记录；
10、2012年以来完工工程清单（名称、规模、开工日期、完工日期）；
11、技术创新、工法、QC成果资料，或获奖情况。
（提供复印件，如省市优质结构、省市标化工地省市优质工程奖及公司各种荣誉）；数据分析及改进创新的建议；
12、2013年工程回访计划及实施记录；
13、主合同、竣工资料台帐；。
