12信息交流管理程序

信息交流管理程序Xx01-20241、目的建立适当的信息交流过程，确保各职能和层次间管理体系有效性信息的沟通，以保持和提高管理体系的有效性。

2、适用范围本程序适用于特种设备生产范围内的质量环境职业健康安全HSE体系的有效性信息的内外部沟通管理。

3、职责内部沟通过程，由总经理确保建立，由质量负责人组织实施与管理；内部沟通过程，由各部门依据相关程序文件的规定负责组织实施与管理；外部沟通过程记录，由技术质量部负责组织实施采集和管理。

4、信息交流过程和管理体系的有效性信息4.1沟通过程4.1.1 本程序所称信息交流过程，系指在公司内外部进行的管理体系的有效性信息的沟通及其处置等系统管理活动。

4.1.2 信息交流过程的建立涉及沟通的方式、时机、内容和部门等；信息交流过程的沟通内容，本程序统称为质量体系的有效性信息。

4.2 管理体系的有效性信息4.2.1 本程序所称管理体系的有效性信息，系指涉及公司管理体系有效性管理的相关信息。

4.2.2 管理体系的有效性信息的分类与内容4.2.2.1 管理体系的有效性信息的分类管理体系有效性信息划分为以下两类信息：1）公司外部的管理体系有效性信息；2）公司内部的管理体系有效性信息。

4.2.2.2 管理体系有效性信息的分类内容1）公司外部的管理体系有效性信息内容：a.与公司生产工作有关的法律、法规和标准、规范的颁布与修订信息；b.专业机构的质量环境职业健康安全监视与测量信息；c.市场环境条件变化和顾客需求的变化信息；d.相关方对管理体系的改进建议和顾客的抱怨信息；e.国内外科学技术进展及科技成果信息。

2）公司内部质量体系的有效性信息内容：a.管理方针和体系目标的变更信息；b.管理体系文件的颁布与修订信息；c.生产工作质量信息；d.管理体系运行信息。

5、管理体系的有效性信息沟通5.1 管理体系的有效性信息沟通管理网络5.1.1依托各业务部建立质量体系有效性信息的沟通管理网络，负责质量体系有效性信息的采集、交流、传递等内部沟通管理工作。

信息交流管理程序1目的通过公司内部与外部信息交流，保证环境管理体系有效运行。

2范围本程序适用于公司内、外部环境信息的交流与处理。

3责任与权限3.1 总经理办公室负责环境综合信息交流、发布与管理。

3.2 各部门负责归口业务范围内信息交流与管理。

4控制要求4.1环境信息的种类4.1.1内容信息：①公司简介、环境方针、目标与指标、环境管理方案及实施情况。

②公司适用的环境法律、法规及标准要求。

③公司环境管理体系建立与运行情况、内审及管理评审结果。

④公司内部责任部门之间的各种信息通报、环境监测结果。

⑤公司内部员工的有关环境保护的意见或建议等。

4.1.2外部信息：来自相关方的各种信息。

相关方：股东、政府机构、消费者、供应商、社会公众等。

4.2环境信息的交流方式：文件或通知、会议、电话、报告与报表、新闻广告媒体。

4.3内部信息交流4.3.1公司简介、环境方针、目标与指标、环境管理方案由总经理办公室以内部文件或通知方式下发至公司各相关部门，并要求各部门以会议或通知形式将内容传达至有关员工，如需要报经环境管理者代表批准，以通知形式通报相关方，做好记录。

4.3.2公司适用的环境法律、法规及标准要求由技术部负责以文件形式发至各相关部门。

4.3.3环境管理体系建立与运行情况、由总经理办公室每半年召开公司中层干部会议通报有关情况。

4.3.4内审及管理评审结果由总经理办公室出具报告，经环境管理者代表审核后，下发至各部门。

4.3.5各部门间的信息通报、环境监测结果由归口部门出具报告、报表或通知，传递至相关部门。

接受部门要对协助事项给予反馈。

4.3.6总经理办公室每三个月组织有关人员检查目标与指标的进展情况及环境管理方案的实施情况，作出书面报告，经环境管理者代表审核，通报至有关部门。

4.3.7公司内部员工的有关环境保护的意见或建议等由总经理办公室发布征集公告，定期收集，交有关部门给予解决并反馈公布。

4.3.8所有内部信息由通报部门作好发放记录。

信息交流管理程序
1.目的
加强与内外部利益相关方的交流与合作，规范公司对内对外信息沟通和确保信息安全保护。

2.范围
适用于公司所有对内和对外有关社会责任的信息沟通的活动。

3.职责
3.1 行政部：负责与内部员工、当地政府、其它利益相关者的信息沟通
3.2 采购部：负责与供货商与分包商的信息沟通。

3.3 营业部：负责与客户的信息沟通。

3.4 管理者代表：提供指导和支持，必要时报高层领导批准。

3.5 各部门和工人代表：支持并配合对内对外信息沟通。

4.定义：
4.1 社会责任利益相关方：主要指当地政府部门、工会、商会、儿童保护组织、共
青团组织和劳工组织等。

5.内容：
5.1 对内对外沟通的要求：
5.1.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其它适当的方式，如电话、
传真、电子邮件、研讨会和新闻发布会等。

5.1.2 对内对外信息沟通均应保存适当的记录与证据。

5.1.3 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快核实质疑和投诉人的身份（包
括：姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因，并予以
解决。

5.1.4 应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，
并及时做出反应。

重大问题应报高层领导批准。

5.1.5 一旦发现有违反公司政策、法律法规或社会责任标准的事项，应及时采取
补救和纠正措施。

情况严重时，应及时报告总经理。

5.1.6 信息沟通过程中，注意保护个人隐私和公司商业秘密。

5.1.7 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采。

信息交流管理程序1 目的建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与公司事务的管理，保证内外部信息得到及时有效的交流，使公司各部门、各级人员之间建立一个良好的沟通途径和协调方式，使公司各工作、生产过程得以高效优质地进行,特制定本程序以规范相关作业。

2 范围适用于家用空调内外部信息交流的管理。

3 职责3.1 公司采购中心供应链管理部、行政人事中心相关行政事务科、安全环保科、营销业务部门等相关职能部门负责收集对应相关方的信息。

3.2 品质中心办公室负责统筹外部信息的传递和处理及外部书面信息的存档工作。

3.3 品质管理部负责对各部门识别、收集、整理后的内外部信息汇总管理。

3.4 各部门负责工作范围内外部信息的收集、传递和处理。

3.5 行政人事中心相关行政事务科负责监督处理公司内部员工反映的问题。

3.6 各部门负责按本程序要求，开展相关沟通。

4 工作流程4.1 信息的分类4.1.1 外部信息4.1.1.1 来自附近居民的投诉与抱怨；4.1.1.2 来自供方或协力厂商的信息；4.1.1.3 来自政府部门（政府主管部门及其它权威机构如环保局、安检局、质检局、认证机构等）的法律法规，条例和标准信息；4.1.1.4 来自客户的信息；4.1.1.5 其它外部相关方的信息，如工程合同方、供应商、运输公司、工业区内的其它企业；4.1.1.6 本公司需向外部传递的信息。

4.1.2 内部信息4.1.2.1 内部日常信息，指正常情况下的各类信息。

4.1.2.2 内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息(包含HSF)。

4.1.2.3 紧急信息，如火灾、食物中毒和安全事故等紧急情况。

4.1.2.4 其他内部信息（如员工的意见和建议等）。

4.2 外部信息的交流管理4.2.1 常规性外部信息交流4.2.1.1 品质管理部、品质中心办公室、行政人事中心经营管理科、安全环保科等部门分别负责环保局、质监局、产品检查机构、疾病防治、食品卫生管理机构、认证机构、防雷检测所、消防单位等监测或检查结果及反馈信息的收集，这类信息由相关部门自我保存，并将信息传递到公司的有关部门，具体见下表，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《EHS 不符合、纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。

信息交流管理程序XXX有限公司QEHS／COP12标题：版号：C/0页码：1/31．目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。

2．范围适用于公司内部协商和内部信息交流，以及与外部各方的信息交流。

3．职责3．1办公室负责内部信息的协商和交流的管理，以及与政府部门的沟通；3．2采购组负责与供应商及分包方的信息交流，以及相关方投诉的接受答复处理；3．3营销部负责与顾客有关的信息交流，包括顾客环境投诉和处理；质安环部负责法律法规、合规义务要求的收集、整理、归档。

4．程序4．1信息的分类4．1．1外部信息a．质检站、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及后馈的信息；b．政策法规标准类信息，如质量/环境法律法规、条例、产品标准及其变化等；c．相关方反馈的信息及其投诉等,相关方指顾客、供应商、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保状况有兴趣的人和组织；d．其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关产品质量、环境方面的信息。

4．1．2内部信息a．正常信息，如方针、目标指标、重要环境因素、相关法律法规、管理方案、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、化学物质的特性、安全数据、管理者代表的任免，以及体系正常运行时的其他信息等；b．不符合（或潜在不符合）信息，如产品不合格报告、体系内审的不符合、纠正和预防措施处理单等；c．紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、洪涝灾害、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况时的信息；d．其他内部信息（如员工的建议等）。

信息的交流XXX有限公司QEHS／COP12标题：版号：C/0页码：2/34．2．1信息的内容a．公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限；b．有关产品质量状况、生产进度及技术方面的信息沟通；c．有关产品质量不合格的处理和纠正预防；d.有关环境的识别、评价与控制和事故调查处理；e.有关改善产品质量、作业场所环境现状的讨论；f 提出有关产品质量、环境持续改进的意见；g.有关顾客及其他相关方的投诉。

信息交流管理程序1目的为了在公司内部各层次和职能间的内部信息交流、与外部相关方间的信息接收建立一条畅通渠道，保证公司的环境方针、目标、指标、方案、重要环境因素、相关法规为公司全员及相关方所了解，并获取内部、外部的要求和合理改善建议等。

2 范围本程序适用于公司内部各层次、职能部门及相关方的信息交流。

3 权责3.1公司办公室总体负责公司的内部意见的处理回复；内部信息的传达。

3.2市场部负责外部信息的收集、回复、传达。

3.3各部门负责各自相关信息的收集、回复、传达。

4工作程序4.1内部信息交流4.1.1内部信息的传达、宣教公司办公室总体负责采用适当有效的方式（例如：公告、培训教育等）向公司全员宣传公司的环境方针、目标、指标、管理方案、本岗位重要环境因素、相关法规等，各部门负责协助，可采用早例、会议教育等方法，并确保本部门的所有成员能了解。

4.1.2 公司内部信息的获取：a.员工的意见、合理化建议可通过班组长、部门主管、管理者代表、总经理逐级反映，也可直接向公司办公室反映；b.公司不定期如开班组长会议吸收基层的对环境管理的意见、合理化建议；干部可通过环境管理委员会会议提出自己的环境管理的意见、合理化建议。

4.1.3 内部信息交流获取意见的处理a所有内部信息交流获取意见全部汇总到公司办公室，由公司办公室登录后进行确认并分发到相关部门处理；b.公司办公室根据问题的性质，召集相关部门责任者协商，确认问题的真实性、现状及处理的基本方案；c.对于部门责任者有权处理的不合格事项，及时作出处理；d.对于重大事项，可在环境管理委员会会议上提出，或召开临时环境管理委员会会议集体协商处理；e.对于所有登录的问题，都必须作出相应的处理意见、处理措施、处理结果，并作好记录；f.对处理的结果在可能的情况下，应反馈给提出意见的相关人员；g.对于环境管理体系方面的建议，可进行汇总分析后，在管理评审或内部审核中提出确实对公司环境管理体系有改善提高的建议，进行讨论，作为体系改善的参考资料。

信息交流管理程序1．目的为了规范职业安全健康信息交流，确保体系的有效运行，特制订本程序。

2．适用范围本程序适用于公司内部和外部职业安全健康信息的管理。

3．职责3．1安全处是职业安全健康信息的综合管理部门，负责与上级安全主管部门和行业主管部门的职业安全健康信息的接收、传递和处理。

3．2各生产部、科。

、职能管理部门负责相应业务范围内的内部信息交流。

3．3工会负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。

4．工作程序4．1总则4．1．1信息交流的途径可以是口头或书面文件，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具(品)。

4．1．2职业安全健康信息分为内部信息和外部信息。

4．1．3信息内容应准确可靠。

4．1．4各部门内审员负责职业安全健康信息记录。

4．2内部信息交流4．2．1内部信息包括以下内容：(1)公司的职业安全健康方针、管理体系运行情况由安全处负责及时传达到公司的各部门及员工，相关方需要索取职业安全健康方针时，公司应满足其要求。

(2)职业安全健康管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。

(3)获取和更新法律及其他要求要及时地传递到相关部门。

4．2．2内部信息交流的实施(1)职业安全健康方针以板报、小册子为宣传工具公诸于众。

(2)活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到安全处，要求答复的必须在三日之内予以答复。

(3)紧急状态下的信息按《应急准备与响应管理程序》规定进行信息交流。

(4)不符合、纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到安全处。

(5)传递接收方必须做好记录。

4．3外部信息4．3．1外部信息主要包括：(1)经理办；安全处、工会将收到的上级主管部门的职业安全健康文件呈报分管经理后做出相应处理。

(2)外部职业安全健康检查、参观、访问由安全处接待安排并将结果报分管经理。

(3)公司的其他部门若收到有关的法律、法规和标准时，如资源、能源、消防等法规，应及时传递到安全处。