【财务培训讲义】会计档案全部讲义

全国版《会计基础》第九章第一节会计档案
概述讲义
第九章会计档案
第一节会计档案概述
一、会计档案的概念
会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案的内容
1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

3.财务会计报告类：包括中期财务报告、年度财务会计报告，财务会计报告包括会计报表、附表、报表附注及相关文字说明、其他财务报告。

4.其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

会计档案整理方法培训讲义(doc 12页)部门： xxx时间： xxx制作人：xxx整理范文，仅供参考，勿作商业用途会计档案整理方法讲义一、会计档案概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

（财政部和国家档案局财会字[1998]32号《会计档案管理办法》第五条）二、会计档案的内容与归档范围1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；2、会计帐簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；3、财务报告类：月、季、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

★注：实行会计电算化的单位，打印出的纸质会计档案、有关的电子数据和相应软件资料也应归档。

三、归档时间当年形成的会计材料，由财务会计部门的专（兼）职人员在次年第一季度内按立卷要求分类整理装订，在财务会计部门保管一年后，由会计部门编制移交清册，向本单位综合档案室移交统一保管。

四、保管期限会计档案保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

各类会计档案的保管期限参照下表所列保管期限执行五、会计档案分类通常情况下一个全宗中会计档案为一级类目（9或kj），不同单位的会计部门有不同的分类方法，一般常用的有以下两种：（一）年度——形式（名称）——保管期限分类法。

即把一个单位形成的会计档案首先按年度分开，再把一个年度的会计档案按财务报告、账簿、凭证、其他材料四种形式分为四大类，在四大类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列。

这种分类方法简便易行，分类与保管统一，便于查找和利用，适用于单位预算会计、企业会计，是应用广泛的一种分类方法。

（二）形式（名称）——年度——保管期限分类法。

【例题 ·判断题】保管期满但未结清的债权债务原始凭证，经单位负责人批准后可以销毁。
（）
【答疑编号 911100108：针对该题提问】
【答案】 ×
【例题 ·多选题】保管期满，不得销毁的会计档案有（
）。
A. 未结清的债权债务原始凭证
B. 正在建设期间的建设单位的有关会计档案
【答疑编号 911100107：针对该题提问】
【答案】 C
3、不得销毁的会计档案
对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证，以及涉及到其他未了事项的原始凭证，不得
销毁，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计
档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
存款日记账） ，会计移交清册。
【例题 ·单选题】企业银行对账单和银行存款用额调节表的保管期限为（
）。
A.3 年
B.5 年 C.10年
D.15 年
【答疑编号 911100103：针对该题提问】
【答案】 B
【例题 ·单选题】会计档案的保管期限是从（
）算起。
A. 会计年度终了后第一天
B. 审计报告之日
C.移交档案管理机构之日
况说明书等。
4.其他 会计资料类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资
料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
注意：各单位的财务预算、计划、制度等文件材料属文书档案，而非会计档案。
【例题 ·单选题】以下会计资料中不属于会计档案的是（
）。
A. 现金日记账
B. 总账
门派员监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计

记账员会计基础知识
一、记账员的分工 单位会计人员根据会计凭证登记会计账簿
。单位根据工作岗位分为以下会计岗位。 出纳员——登记现金日记账和银行存款日记账。 ຫໍສະໝຸດ 管员——登记材料明细账（办公用品）
或者固定资产明细账。 会计员——登记明细账和总账。 报账员——非独立核算或委托核算的会计
主体专设的工作岗位。
1. 原始凭证进行粘贴时，必须统一使用原始凭证粘贴单、 差旅费报销单等相关单据。
2. 所有原始凭证在粘贴单上由上而下、从左至右、均匀排 列粘贴。将胶水涂抹在票据左侧背面，从装订线（粘贴单 左侧2公分位置）开始粘贴，将票据向右边均匀排开横向 粘贴，注意不要将票据集中在粘贴纸中间，以免造成中间 厚四周薄、凭证装订起来不整齐的现象；每张发票均应直 接粘贴在单据粘贴单上，而不能发票粘在发票上，以免日 后全部脱落丢失；粘贴的原始凭证必须在粘贴单的装订线 内，上方及右方不得超出粘贴线，个别规格参差不齐的凭 证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容 的完整性。
5
正确使用原始凭证
3、接受单位名称 通过这一项目判断业务属于哪个单位。 4、经济业务内容 经济业务的摘要须简要，是业务内容的概
述。 5、计量 涉及计量的要素主要有物品规格、计量单
位、数量、单价、金额。
6
正确使用原始凭证
6、金额 会计法规定：原始凭证金额有错误，应当
由出具单位重开，不得在原始凭证上更正 。也就是说原始凭证金额不可以更改。若 出现错误则票据作废。常出现的错误有大 小写金额不符，阿拉伯数字涂改，阿拉伯 数字为后填。 7、财务章 无论是开出还是取得的发票，必须加盖财 务专用章，没章就是废票。
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五、会计凭证的装订 常见错误： 1、记账凭证由铆钉装订；装订线绳外露；

4、归档时间不同——会计档案应在会计年度终了，由会计机 构整理归档并可自行保管一年，期满后，应由会计机构编制 移交清册，移交本单位档案机构统一保管；文书档案则应在 次年第一季度前完成上一年度文件材料的立卷归档。
（四）会计档案与会计资料区别
会计档案是各单位在各项会计核算活动 中直接形成的，具有保存价值的历史记录 ；会计资料是各单位为学习通过收集或购 买的各种公开或内部的会计出版物及复制 品。
（三）会计档案与文书档案区别
1、产生领域不同——会计档案产生于各独立核算单位的生产 经营资金活动或预算资金活动领域；文书档案产生于各单位 党务政务管理及专业管理或经营管理领域。 2、形式不同——会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形 式出现，三者具有密不可分的内在联系；文书档案较多地公 文形式出现，具有相对独立性。 3、立卷方式不同——会计档案主要以时间、形式特征进行整 理立卷；文书档案则按年度结合问题（或机构）立卷或以件 为单位进行分类整理。
二、会计档案的归档
会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有 保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案 室或档案馆保存的过程。为保证会计档案收集的 齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归 档制度，包括：归档范围、归档时间、归档要求 等三个方面的内容。
（一）会计档案的归档范围
1、会计凭证——记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记 账簿的重要依据。按填写程序和用途可分为：原始凭证、记账凭证、 汇总记账凭证和其他会计凭证。
第二节 会计档案的收集归档
一、会计档案收集的要求 会计档案的收集工作，是指通过归档制度，将 分散于财务部门和会计个人手中的会计核算专业材 料集中起来，实现统一管理。它是会计档案工作的 起点，也是保证会计档案齐全完整的关键环节。 •（一）实行“集中统一管理” •（二）遵循会计核算材料的形成规律 •（三）确保会计档案收集的齐全、完整、准确 •（四）适时做好补充收集工作

前言 (2)第一章财务管理概论 (2)第一节财务管理概述（熟悉） (2)第二节财务管理的环境（了解） (2)第二章财务分析 (2)第一节财务分析概述 (2)第二节财务分析常用的相关比率 (2)第三节综合分析 (2)第三章财务预测和财务测算 (2)第一节资金需要量预测 (2)第二节利润预测（掌握） (2)第三节财务预算（熟悉） (2)第四章筹资管理 (2)第一节企业筹集资金的原因与要求（了解） (2)第二节所有者权益资金的筹集 (2)第三节债务资金的筹集 (2)第四节资金成本（掌握） (2)第五节资金结构（掌握） (2)第五章投资管理 (2)第一节投资的意义和分类（了解） (2)第二节流动资产投资管理(熟悉) (2)第三节有价证券投资管理(熟悉) (2)第四节固定资产投资管理（掌握） (2)第六章股利分配 (2)第一节利润分配的内容和程序(了解) (2)第二节股利分配的政策（掌握） (2)第三节股利分配的形式（熟悉） (2)第七章会计概论 (2)第一节会计核算的目的和基本前提 (2)第二节会计要素和会计报告 (2)第三节会计核算的一般原则 (2)第四节我国企业会计核算规范（了解） (2)第八章流动资产（一） (2)第一节货币资金的核算 (2)第二节应收及预付款项的核算 (2)第三节短期投资的核算 (2)第四节外币业务的核算 (2)第九章流动资产（二） (2)第一节存货的计价 (2)第二节原材料的核算 (2)第三节其他存货的核算 (2)第四节存货清查的核算 (2)第十章长期资产(一) (2)第一节固定资产概述 (2)第二节固定资产增加的核算 (2)第三节固定资产折旧的核算 (2)第四节固定资产减少和期末计价的核算 (2)第十一章长期资产（二） (2)第一节长期投资的核算 (2)第二节无形资产的核算 (2)第三节其他资产的核算 (2)第十二章流动负债 (2)第一节应付账款和应付票据的核算 (2)第二节应交税金的核算 (2)第三节其他流动负债的核算 (2)第四节因或有事项确认的负债的核算 (2)第五节债务重组的核算 (2)第十三章长期负债 (2)第一节借款费用的核算 (2)第二节应付债券的核算 (2)第三节其他长期负债的核算 (2)第十四章所有者权益 (2)第一节投入资本的核算 (2)第二节资本公积的核算 (2)第三节留存收益的核算 (2)第十五章收入、成本费用和利润 (2)第一节收入的内容及确认 (2)第二节收入的核算 (2)第三节成本费用的内容及核算要求 (2)第四节产品成本核算的一般程序及基本方法 (2)第五节期间费用的核算 (2)第六节利润的核算 (2)第七节所得税费用的核算 (2)第八节利润分配的核算 (2)第十六章会计调整 (2)第一节会计政策变更 (2)第二节会计估计变更 (2)第三节会计差错更正 (2)第四节资产负债表日后事项 (2)第五节关联方交易的核算 (2)第十七章财务会计报告 (2)第一节资产负债表 (2)第二节利润表 (2)第三节现金流量表 (2)第四节其他财务会计报告 (2)前言财务会计分两个部分，在有关财务管理的内容，这里面比较容易，占分数的比重与往年相比，有所降低。

时间
年
月共
册
本盒装第
册
记帐凭证 自 号至
号
起 止 日期 自 归档时间
年月 立卷人
附件
张 本盒内共 张
日起至
年月 保管期限
日止
ppt课件
8
会计凭证背脊填写
全 宗号
目录号
案 卷号
年度
月
共
册
第
册
保 管 期 ppt课件 限
9
会计凭证类登记表
单位名称：
归档号
年代
月 份
册 数
册 号
记帐凭证
汇总凭证
原始凭 证张数
巴音郭楞蒙古自治州档案局监制
登记人：
ppt课件
年 月日
13
四、会计（报表）报告
1. 年度报表（决算）一年一册，月、季度报 表一年可根据实际合订为一至数册，但年 报和月、季报不得混订为一册。
2. 报表按册（包括封皮封底）统编页号。
3. 报表的卷内目录按每份文件名称填写，并 在末页加备考表。
4. 报表归档时要装入统一规定格式的会计档 案盒中，并按要求填写各项目。
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十、会计档案的移交
各自治区区级以上单位将永久保存的会计档 案在本机关保存二十年左右；
地、州、市级以下各单位应将永久保存的档 案在本单位保存十年左右，连同案卷目录(一 式三份)有关的检索工具及参考资料一并向有 关档案室（馆）移交。
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撤消、合并单位和建设单位完工后的会计档案 不得分散保管，应随同单位的全部档案一并移 交给接管或主管其工作的单位或直接交同级档 案馆，并按规定办理交接手续。
各种监督机关撤消时，其会计档案同其他档案 一起向有关的主管机关或档案馆移交。

第一讲会计档案管理办法大多数企业偏重于能够产生经济效益的生产与销售活动，而忽略了会计档案在企业生产经营中资金流动的凭证与反映信息作用，对会计档案管理工作投入较少，甚至没有。

对于有些企业主来说，企业的账本、报表等都是为应付税务机关或工商行政部门或者投资者而作，财务数据的真实性与充分性值得推敲，没有保存的价值，会计档案管理工作无须开展。

有些企业甚至没有专职会计，每月的账务到了月底就聘用兼职会计人员匆匆做账，以便应付税务机关或者投资者及银行等。

对于会计档案也就粗略的简单整理，有的甚至根本就不整理。

会计工作不规范，进而会计档案工作也无从做起，对于人为加工的财务资料随意堆放，企业没有一套行之有效的会计档案管理制度予以规范，而企业主或者管理者也无暇建制。

以致会计档案管理工作在很多企业内部管理中仍然是混乱不堪。

会计法律规定，对会计档案管理不善，造成毁损、灭失的，应承担法律责任。

第一讲会计档案管理办法《会计法》第二十三条各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。

会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。

一、会计档案第五条、会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第十九条、预算、计划，制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

二、立法宗旨及适用范围第一条、为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。

确定设备不存在权属纠纷
① 材料采购计划或购买材料的会议既要
② 询价表
③ 约谈记录（资格证明文件、单价的确定）
50万以内 ④ 部门会签
⑤ 账户确认函或委托书
50万以上
① 材料采购计划或购
④ 供货方调查评价表
买材料的会议既要
⑤ 开标记录
② 招标公告（材料类型、数量） ⑥ 上报公司及公司批复
③投标函及附件（全套资
十、结束语
• 会计档案的整理和保管能够反映出一个会 计人员的财务水平，间接地也能反映一个 会计主体的活力和前景，因此，作为隧道 公司的一个财务人员，除了要保证会计档 案整洁、美观外，更重要的是要做到会计 档案的完整性、真实性。我相信在股份公 司各级领导的关心和支持下，我们隧道公 司的财务管理水平会更上一个台阶！ 由于 时间仓促，水平有限，不足之处望大家指 正！谢谢！
附件
2012 年 08月 098#
附件
现金付讫 银行付讫
2012 年 08月 098#
2012 年 08月 098#
附件
附件
2012 年 08月 098#
附件
ZZ
YY
XX
注意事项
• 1、签字要完善，严格执行双签字制度； • 2、单笔报销金额不宜过大； • 3、报销烟酒、办公用品等需附购买计划、
领用表，报销需要公司审批的办公用品需 附报告及公司回复文件； • 4、严格执行国家及公司相关规定，严禁购 买高档烟酒等专控物品； • 5、领现金需盖付现章，冲帐需开收据或冲 帐单；
派工单及结算单，领工地赔偿费用，需附赔偿协议、相应 说明及领款人身份证复印件，并盖宣章或手印。
三、支付申请单
银行付讫
2012 年 08月102#

（三） 会计报表的装订
会计报表编报完成及时以后，留存的 报 表按月、季装订成册谨防丢失，会计报表的 装订顺序为会计报表封面、会计 报表 编制说 明、各种会计报表按标号顺序排列、会计报 表的封底。报表右上角应该编页号，采用三 孔一线方式装订。
报表封面样式：
财务报告封面
单位名称：鼎湖区XXXX局 报告名称： 1-3月季报 年 度： 2006 年 本报告共 张自第 页起至第 页止 负责人 ： 经管人 ： 保管期限： 全宗号： 目录号 ： 案卷号：
月会计凭证
至1998年12月
12 凭证 XXX局1998年2月会 自1999年1月 15年
计凭证
至1999年1月
1、凭证
卷号 类别 1 凭证 2 凭证 … ….
1998
类型 税收计划
类别 报表
期限 永久
3年
其他
15年
年度 1998 1999 2000 1998 1999 2000 1998 ……
（二）、按照会计类型—类别—保期限—年度排列
类型
类别
期限
年度
经费会计 凭证
15年
1998
1999
2000
帐簿
25年
1998
1999
2000
15年
1998
类型 经费会计
（二）会计帐本的组卷
帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分 类可在年终结帐后整理立卷。
1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不 必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐 页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表；
2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原 封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填 写。
账簿封面填写方法 1、 全宗名称：全宗名称相当于立档单 位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的 “单位名称”要求一致。 2、案卷题名：由整理会计凭证的人员自 拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形 成单位、时间、内容、类别，如：“XX市财 政局二00二年度（或上半年、下半年、季度） 财务报告

会计档案
• 一、会计档案的概念 • 会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、
个体工商户和其它组织在会计核算活动中形成的 具有保存价值的原始记录。 • 通过定义明确： 主体 专业领域 价值 原始性 • 它的范围包括会计凭证、会计帐薄、财务报告和 其它类会计核算材料
二、会计档案的特点
• 1.专业性：会计档案是由会计核算专业材料转化而来的。 会计核算即对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计 算。凭证、账簿和报表都是在会计核算活动过程中为科学 组织会计核算的需要而形成的。
4.年度–组织机构–形式–保管期限分类法
• 个组织机构的文件按报表、账簿、凭证 等形式分开，最后把每种形式的文件按保 管期限组成保管单位。
• 这种分类方法适用于财政机关。
（三）会计文件的立卷
• 1.会计凭证的立卷
• 会计凭证立卷时，一本凭证作为一个保管单位。 一般应将各种记账凭证连同所附原始凭证一起按 时间顺序整理排列，并编写页号，每月从第1号编 起。所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐附 后。每个月的凭证合订成一本或数本案卷。每本 案卷的厚度不超过2厘米为宜。规模较大的企事业 单位可以对收款凭证、付款凭证、转账凭证进行 分别整理。对于不便随同记账凭证一起装订的原 始凭证，如涉外原始凭证、工资名册等，应单独 整理和保管。但应在原始凭证上注明另存凭证的 名称、数量及去向，并由立卷人签章。
• 以上各类案卷装订时，要去除金属物，编制页号。 除会计凭证外，一般应填写卷内文件目录，并加 上会计档案封面栏目，并有主管会计和立卷人签 章。
（四）会计档案的编目
• 会计档案的编目即编制会计档案案卷目录。通常 按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资 料分别编制。保管期限不同的案卷，一般也应分 别编制案卷目录。尤其是永久保管的会计档案， 更应单独编目。

第九章会计档案第一节会计档案的观点和内容一、会计档案的观点会计档案是会计凭据、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反应单位经济业务的重要史料和凭据。

二、会计档案的内容1.会计凭据类：包含原始凭据、记账凭据、汇总凭据和其余会计凭据。

2.会计账簿类：包含总账、明细账、日志账、固定财富卡片、协助账簿和其余会计账簿。

3.财务会计报告类：包含月度、季度、年度财务报告，包含会计报表、附表、报表附注及文字说明、其余财务报告。

4.其余类：包含银行存款余额调理表、银行对账单、其余应当保留的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保留清册、会计档案销毁清册。

〔两银三册〕第二节会计档案的归档各单位每年形成的会计档案，应由会计机构依据归档的要求，整理立卷、装订成册，编制会计档案保留清册。

依据?会计档案管理方法?，各单位当年形成的会计档案，会计年度终了，可暂由本单位财务会计部门保留一年。

期满以后，原那么上应由财务会计部门假造清册，移交本单位的档案部门保留；未建立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保留。

移交本单位档案机构保留的会计档案，原那么上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封从头整理的，档案机构应会同会计机构有关人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第三节会计档案的保留限期会计档案的重要程度不一样，其保留限期也有所不一样。

各样会计档案的保留限期，依据其特色，分为永远、按期两类。

永远档案即长久保留，不可以够销毁的档案；按期档案依据保留限期分为3年、5年、l0年、l5年、25年五种。

会计档案的保留限期，从会计年度终了后的第一天算起。

?会计档案管理方法?规定了我国公司和其余组织、估算单位等会计档案的保留限期，该方法例定的会计档案保留限期为最低保留限期，详细能够分为：1．需要永远保留的会计档案有：会计档案保留清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告、财政总估算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。

2．保留限期为25年的会计档案有：现金和银行存款日志账；税收记账(总账)和税收票证分类出纳账。