文书档案卷内目录及备考表

卷内目录档号:注:１纸张尺寸为:297mm x 210mｍ。

页边距：上、下、右各20 ｍm，左：２5 mm。

2 标题文字字体为宋体，大小为２2磅,加粗;其余文字：字体为宋体,大小为1２磅；空格内文字字体为宋体,大小为8～12磅。

. 案卷目录ﻩﻩﻩﻩﻩﻩ共页第页案卷封面式样卷内备考表式样档号：档号章式样存储电子文件的光盘,应附有标签,标签内填写编号、套别、名称、密级、保管期限、软、硬平台审核人：制作时间:合肥城市轨道交通工程承包单位: 合同号：监理单位：编号：工程设计变更依据性文件汇总表单位（子单位）工程:共（ )页第( )页合肥城市轨道交通工程承包单位: 合同号: 监理单位: 编号:设计变更情况一览表单位(子单位）工程:合肥城市轨道交通工程承包单位：合同号：监理单位：编号：单位工程、分部工程、分项、检验批划分及施工技术文件用表编号单位(子单位)工程:9 / 19档案交接登记表10 / 191号线土建工程项目标段划分一览１号线系统设备采购、安装工程标段划分一览11 / 1912 / 19合格证书、检（试）验报告为复印件的必须加盖供货单位章方为有效，并注明：施工中变更不大的可用施工图代替竣工图，但必须将变更的情况完整、准确、清晰的标注到图纸上。

修改的内容和有关说明均不得超过原图框,并注明修改依据:式样１式样２根据＊** 号变更文件第*** 条修改ﻬ合肥轨道交通1号线竣工文件文件编制注意事项轨道公司各部门、各参建单位：１.目前轨道交通1号线工程竣工验收阶段，工程档案不合格的不得通过竣工验收。

２.1．轨道公司各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。

2.２. 轨道公司各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件,并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

3.具体注意事项3.1.建设单位职责3.２勘测、设计单位职责3.3施工单位职责３.４监理单位职责ﻬ合肥轨道交通工程项目竣工档案移交表竣工验收阶段归档文件内容及建设单位保管期限表。

新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。

②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。

纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。

③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。

注：纵向目录表格格式均参照以上。

（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。

以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。

②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。

表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。

③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。

注：索引表格格式均参照以上。

（三）新文书档案备考表式样备考表①“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。

②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。

③一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。

（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。

下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。

（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。

公示稿之三：备考表问题zzia050406220：卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的，新的整理规则施行以后，文书档案以件为单位进行整理，不再组卷。

那么，卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存在了呢？那么它原来发挥的作用如今又通过什么来发挥呢？是不是有新的替代？临溪羡鱼：《归档文件整理规则》要求：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（填写负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（填写归档文件整理完毕的日期）。

在实践中，有的地方直接将备考表印在档案盒上的也有。

80新手：我认为盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件（如转发文与被转发文、请示与批示等若组成一件）的情况进行说明备注。

填写整理人是为了明确责任，在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。

检查人项目一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。

日期可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。

但是据我了解由于有些档案员对备考表的作用认识的不够，个别档案员不放备考表或填写备考表时填写的不全，造成档案利用不便。

一井水：在归档文件整理系统中，选择打印备考表一项，对于有情况需要说明的，需要在打印之前，输入微机，然后选择打印备考表；如果没有需要说明的情况，填写上本盒共几件，从xxxx件至xxxx件，保管期限为xx，整理人xxx、检查人xxx、归档时间某年某月某日（用阿拉伯数字表示），选择打印，既可打印出备考表。

zzia050406220：在原来规则指导下整理的时候，组卷后要进行装订，卷内文件的次序是被固定的，或者说不容易被抽出或者替换。

而在新规则指导下，不要装订，那么盒内文件的次序就很难保证，遗失或者其他情况的发生不会像以前那么容易发现。

那么跟踪卷内或盒内文件的备考表的作用还能够继续起到其本身存在的作用么？备考表与文件的分离是不是还能够起到作用？Longzhengyi：要解答备考表问题，我觉得要先回答这四个问题：其一，什么是备考表？备考表指放在每一盒所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。

档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法一——以“卷”为单位的整理方法★文书档案按“卷”整理流程：⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。

第一步分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。

1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。

一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。

⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。

⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。

⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。

如主要是总结就归入总结的针对年立卷。

主要是计划就归入计划的针对年立卷。

⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。

⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。

⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。

⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。

⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。

2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。

3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。