合同存档管理制度
1. 引言
本文档旨在制定合同存档管理制度，以规范公司内部合同文件的存档和管理流程，确保合同文件的安全性、可查性和便捷性。该制度适用于公司全体员工及相关部门，包括合同的签订、存档、检索和销毁等环节。
2. 签订合同
在签订合同过程中，需确保以下事项的完成：
•合同签署人员必须具备合法的授权。
•确定合同的有效期限、签署日期和签约各方信息。
•在合同签订前，需进行严格的法律审查，确保合同内容合法合规。
•签订合同时，应明确合同文件的存档位置和归属部门。
3. 合同存档
3.1 存档要求
合同的存档要求如下：
•合同文件必须以电子文档的形式进行存档，不得以纸质文件方式保存。
•每份合同文件必须命名清晰，包括合同名称、合同编号及相关签约方信息。
•合同文件的存储位置必须受到严格的权限控制和安全保护，确保合同文件的机密性。
•存档的合同文件必须进行多份备份，以预防任何意外丢失或损坏。
3.2 存档流程
合同存档的流程包括以下环节：
•合同签署完成后，存档人员对合同文件进行电子化处理。
•合同文件以标准格式（如PDF）保存，并按照预先建立的目录结构进行分类归档。
•存档人员将合同文件存储至指定的存档服务器或存储设备中。
•存档人员通过文档管理系统将合同信息录入数据库，并将合同文件与数据库进行关联备份。
4. 合同检索
为了方便合同的检索和查阅，制定以下检索规则：
•按照合同编号、合同名称、签约方名称等关键字进行搜索。
•根据存档日期范围，筛选出符合条件的合同文件。
•通过文档管理系统提供的检索功能，快速找到需要的合同文件。
•检索结果应包括合同的基本信息、存档位置以及对应的文件归档号。
5. 合同销毁
为了避免合同过期或失效后继续占用存储空间，制定以下合同销毁规定：•根据合同有效期限，制定合同销毁的时间节点。
•在合同到期后的一定时间内，存档人员负责核实合同的有效性。
•确认合同已失效后，存档人员将合同文件从存档系统中删除，并进行销毁。
•合同销毁的过程必须记录，并保存相关销毁证明文件。
6. 监督与检查
公司内部将设立合同存档管理制度的监督与检查机制：
•定期对合同存档管理的执行情况进行检查评估。
•检查评估范围包括合同签订、存档、检索和销毁等环节。
•发现问题或违规行为，及时采取纠正措施，并追究相关责任人的责任。
7. 结束语
本文档旨在规范合同存档管理流程，确保合同文件的安全性和可查性。合同存
档管理制度的制定和执行是公司内部秩序和法律合规的保障，同时也有助于提高工作效率和减少合同纠纷的风险。各部门和员工应严格按照本制度执行，以保证合同管理工作的规范和有序进行。
合同档案管理制度 合同档案管理制度 一、目的和范围 为规范公司合同档案管理流程，加强合同档案的保管和利用， 提高管理效率，制定本制度。 本制度合用于公司所有合同类型的档案管理，包括合同签订、 存档和利用等环节。 二、职责和权限 1.公司领导层应提供合同档案管理所需资源和支持，并确立制 度的执行责任和管理机构。 2.合同管理部负责维护和管理合同档案，并负责制定、完善相 关政策和流程。 3.各部门应按规定办理合同，并将合同正本同时送交合同管理 部门存档。同时各部门负责，合同实际执行情况的记录与报告。 4.外部合作火伴负责该公司的合同档案的处理，包括签署、生成、交付正本等。 5.公司全体员工应遵守合同档案管理制度，认真履行各项职责。 三、具体措施
1.合同存档 1.1 所有合同正本交与合同管理部门统一存放，每份合同应设有明确编号，编号牌设置在生效版的合同封面上。合同管理部门应对所有合同进行统一分类、编号和管理。 1.2 合同存档原则上采用电子化存储，确保合同原文及所有附件完整并可查阅。 1.3 合同管理部门在电子文档记录中应贴上存储记录，包括存储地点、存储日期、存储人员等。 1.4 合同存储期限根据公司政策，应按不同类型和性质的合同进行区分处理，存储期至少不少于10年，并在期满时进行定期检查并保留。 1.5 合同档案存储区仅限授权人员进入，避免泄露和损毁。 2.合同查询 2.1 查询合同应先进行电子系统查询，如未找到，则向合同管理部门提出书面申请并说明查询原因。 2.2 查询时，应首先向合同管理部门进行咨询和查询，确保查询的准确性和合法性。 3.合同利用
3.1 公司员工如需查询或者借阅已存档的合同，需向合同管理部门提出申请，经过审核允许后方可查阅和使用。 3.2 合同管理部门应对合同查询或者利用情况进行记录，并做好信息保密工作。 四、附件 所涉及的附件如下： 1.合同档案存储记录表格 2.合同档案借阅记录表格 3.合同档案销毁调查记录表格 五、法律名词及注释 1.合同管理部门：负责公司合同类档案管理工作的部门。 2.合同正本：合同签署双方在签字盖章后所持有的文本。 3.存储期限：将某一合同所必须存储的时间段归置为一个固定的时间大小，例如10年或者15年之类。 4.电子化存储：将合同及附件以电子文档的形式存放，执行人员可以根据需要快速查阅。 六、遇到的艰难和解决办法 1.人为的错误对合同档案的维护和查询造成艰难。
合同档案管理制度 合同档案管理制度（精选12篇） 随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。 合同档案管理制度篇1 1.目的： 加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。 2.适用范围： 适用于采购部对内部文件及档案的控制。 3.职责： 3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。 3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。 4.档案管理办法： 4.1归档内容分类： 4.1.1采购内部文件的归档。 采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。 4.1.2公司其他部门提供的文件归档。 公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。 4.1.3外来或外放文件的归档。 供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。 4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。 采购部的台账、电子档的文件记录。 4.2档案保存期限： 4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。 4.2归档要求： 4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。 4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。 4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。 4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。 4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。 4.3档案调阅： 4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。 4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。 4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。 4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。 4.4档案销毁 4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。 4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。 4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。 合同档案管理制度篇2 公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、制度 所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、
合同档案管理制度 一、引言 合同是现代社会经济活动中不可或缺的重要文件，合同档案的管理 对于企业的运营和发展至关重要。为确保合同档案的安全、完整和便 捷管理，制定并执行合同档案管理制度是必要的。 二、档案分类和命名 合同档案应根据不同的合同类型进行分类，常见的分类有销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。每个分类下的合同档案需要进行 逐一编号，并按照年度和月份进行命名。比如，销售合同档案编号为 S-2021-001，表示2021年销售合同档案的第一份。 三、档案存储和保管 1. 存储环境：合同档案应存放在干燥、防潮、通风良好的档案库中，远离酸碱等化学物质，防止档案受潮、发霉或遭受物理损伤。 2. 档案盒和文件夹：每份合同应放置在统一的档案盒或文件夹中， 并且在外部标明合同编号、日期和类型，以方便查找和管理。 3. 档案标签：每个档案盒和文件夹上都应贴有清晰的档案标签，标 明档案名称、编号、存放日期和保管人员等信息。 4. 存储期限：合同档案的存储期限应根据法律法规和公司政策规定，对于已经到期或不再有效的合同，应及时进行销毁或归档处理。 四、档案检索和归档
1. 档案检索：合同档案的检索应方便快捷。可以根据合同编号、客户名称、合同类型等信息进行检索。合同档案的检索记录应详细记录下来，以供后续查阅。 2. 归档：合同档案的归档是保证档案管理有序进行的重要步骤。归档时，需要将合同按照分类放置在指定的位置，并进行登记记录。同时，应定期检查合同档案的完整性，确保没有遗漏或错误归档的情况发生。 五、档案安全和权限控制 1. 档案备份：合同档案应定期进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。备份文件应存放在安全的地方，与原始档案分开存放。 2. 权限控制：对于档案管理系统，需要进行权限控制。只有经过授权的人员可以进行档案的查阅、修改和删除操作。同时，需要建立档案管理日志，记录每一次的操作与变更情况。 六、档案销毁 合同档案的存储期限到期或合同失效后，应及时进行销毁。销毁前应核对档案的完整性和准确性，并记录销毁的日期、销毁人员和销毁数量。 七、违反规定的处理办法 对于违反合同档案管理制度的人员，应根据公司规定进行相应的处罚与追责。如有故意销毁、篡改档案或泄露档案信息等行为，应依法追究法律责任。
合同档案管理制度范文（精选10篇） 合同档案管理制度范文（精选10篇） 在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。 合同档案管理制度篇1 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。 八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订
的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。 经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档案管理员予以协助管理。 各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。 文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式：ST-2004－XS－0001－HT 1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。 4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称。 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
合同档案管理方法（实用4篇） 随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。 合同档案管理制度篇一 一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。 二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。 三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。 四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。 五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。 六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。 七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密 合同档案管理制度篇二 一、总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围
合同档案管理制度 1. 引言 合同是企业经营中不可或缺的一环，公司需要对合同进行明确的管理和归档， 以确保合同的有效性和保密性，减少潜在的风险。本文档旨在制定公司的合同档案管理制度，规范合同档案的归档、保管和使用流程，确保合同档案的完整性和安全性。 2. 档案管理的范围和目标 合同档案管理的范围包括所有与公司业务相关的合同，不论是与客户、供应商 还是其他合作伙伴签订的合同。合同档案管理的目标是确保合同档案的完整性、安全性和可检索性，同时提高合同管理的效率。 3. 合同档案管理的责任方 合同档案管理涉及多个部门和岗位的责任方，具体包括： - 合同管理部门：负 责整个合同档案管理制度的制定、实施和监督，确保合同档案管理流程的有效运行。- 各部门负责人：负责本部门合同的归档和管理，保证合同档案的准确性和完整性。- 档案管理员：负责合同档案的存储、保管、检索和销毁，确保档案的安全和可用性。 4. 合同档案管理的流程 4.1 合同签订阶段 在合同签订阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同起草：根据需求起草合同，包括合同的基本信息、具体条款和附 件。 2.合同审核：由法务部门对合同进行法律审核，确保合同的合法性和有 效性。 3.合同签署：由双方代表签署合同，并确保合同的原件得到妥善保管。 4.2 合同归档阶段 在合同归档阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同编号：每份合同都应被赋予唯一的合同编号，以方便后续管理和 检索。
2.合同登记：将合同基本信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、 合同名称、合同主体等信息。 3.合同存储：将合同原件保存在专门的合同存档柜中，确保其安全和完 整。 4.合同索引：建立合同档案的索引，方便后续的检索和查阅。 5.合同归档：将合同按照索引规则进行归档，确保合同的有序存放。 4.3 合同管理阶段 在合同管理阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同变更：如有合同变更或终止的情况，需要及时更新合同档案和相 关记录。 2.合同查询：通过合同档案管理系统进行合同的查询和查阅，提高合同 管理的效率。 3.合同借阅：合同档案的借阅需要填写借阅申请并由上级主管批准，确 保合同的安全和追溯性。 4.合同报废：合同的保管期满或不再有效时，需要进行合同的销毁和报 废处理。 5. 合同档案管理的安全措施 为确保合同档案的安全性，以下安全措施需要被采取： 1.合同存储区域的安全控制：合同存储区域应设有门禁系统、监控摄像 头等物理安全设施，只有授权人员才能进入。 2.合同档案管理系统的权限控制：合同档案管理系统应设有不同的权限 层级，只有经过授权的人员才能访问敏感信息。 3.备份和灾备措施：合同档案应定期进行备份，并建立灾备机制，以防 止合同信息的丢失或损毁。 4.定期的安全审计：定期对合同档案管理流程进行安全审计，以发现和 解决潜在的安全隐患。 6. 合同档案管理的监督和评估 公司应建立合同档案管理制度的监督和评估机制，确保制度的有效性和合规性。具体包括： 1.内部审计：定期对合同档案管理制度进行内部审计，发现问题并及时 纠正。 2.外部审计：定期请第三方机构对合同档案管理制度进行外部审计，以 保证制度的合规性。
合同存档管理制度 1. 引言 本文档旨在制定合同存档管理制度，以规范公司内部合同文件的存档和管理流程，确保合同文件的安全性、可查性和便捷性。该制度适用于公司全体员工及相关部门，包括合同的签订、存档、检索和销毁等环节。 2. 签订合同 在签订合同过程中，需确保以下事项的完成： •合同签署人员必须具备合法的授权。 •确定合同的有效期限、签署日期和签约各方信息。 •在合同签订前，需进行严格的法律审查，确保合同内容合法合规。 •签订合同时，应明确合同文件的存档位置和归属部门。 3. 合同存档 3.1 存档要求 合同的存档要求如下： •合同文件必须以电子文档的形式进行存档，不得以纸质文件方式保存。 •每份合同文件必须命名清晰，包括合同名称、合同编号及相关签约方信息。 •合同文件的存储位置必须受到严格的权限控制和安全保护，确保合同文件的机密性。 •存档的合同文件必须进行多份备份，以预防任何意外丢失或损坏。 3.2 存档流程 合同存档的流程包括以下环节： •合同签署完成后，存档人员对合同文件进行电子化处理。 •合同文件以标准格式（如PDF）保存，并按照预先建立的目录结构进行分类归档。 •存档人员将合同文件存储至指定的存档服务器或存储设备中。 •存档人员通过文档管理系统将合同信息录入数据库，并将合同文件与数据库进行关联备份。
4. 合同检索 为了方便合同的检索和查阅，制定以下检索规则： •按照合同编号、合同名称、签约方名称等关键字进行搜索。 •根据存档日期范围，筛选出符合条件的合同文件。 •通过文档管理系统提供的检索功能，快速找到需要的合同文件。 •检索结果应包括合同的基本信息、存档位置以及对应的文件归档号。 5. 合同销毁 为了避免合同过期或失效后继续占用存储空间，制定以下合同销毁规定：•根据合同有效期限，制定合同销毁的时间节点。 •在合同到期后的一定时间内，存档人员负责核实合同的有效性。 •确认合同已失效后，存档人员将合同文件从存档系统中删除，并进行销毁。 •合同销毁的过程必须记录，并保存相关销毁证明文件。 6. 监督与检查 公司内部将设立合同存档管理制度的监督与检查机制： •定期对合同存档管理的执行情况进行检查评估。 •检查评估范围包括合同签订、存档、检索和销毁等环节。 •发现问题或违规行为，及时采取纠正措施，并追究相关责任人的责任。 7. 结束语 本文档旨在规范合同存档管理流程，确保合同文件的安全性和可查性。合同存 档管理制度的制定和执行是公司内部秩序和法律合规的保障，同时也有助于提高工作效率和减少合同纠纷的风险。各部门和员工应严格按照本制度执行，以保证合同管理工作的规范和有序进行。
合同备案和存档管理制度 一、背景 合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于确保合同的有效性和可执行性具有重要作用。合同备案和存档的管理制度是指企业组织、规范和监督合同备案和存档工作的管理机制，旨在加强对合同的管理和监督，确保合同的完整性和真实性，防范合同纠纷和风险。 二、目的 本制度旨在建立科学、规范的合同备案和存档管理程序，确保合同的及时备案和正确存档，提高合同管理的效率和准确性。 三、范围 本制度适用于公司内所有与合同相关的部门和人员。 四、职责和权限 1. 合同管理部门 负责制定和修订合同备案和存档管理制度，并进行宣贯和培训； 组织合同备案的审查和确认，并及时录入备案系统； 负责合同存档工作，确保存档文件的完整性和真实性； 对合同备案和存档工作进行监督和审核，发现问题及时整改。 2. 合同起草人
在合同签订前，进行初步审核，确保合同符合相关法律法规和公司政策； 填写合同备案申请表，并提交给合同管理部门备案； 负责将签订的合同及时送交合同管理部门进行存档。 3. 合同审查人员 负责对合同进行法律、合规审核，确保合同内容的合法性和合规性； 及时提出修改意见和风险提示； 审核通过后，将合同移交给合同管理部门备案。 4. 合同存档人员 负责收集、整理和归档合同文件，确保存档的完整性和真实性； 维护合同存档系统，定期进行备份和维护； 对于过期的合同文件，按照规定进行销毁。 五、合同备案流程 合同起草人准备合同草稿，并进行初步审核。 合同审查人员对合同进行法律、合规审核，提出修改意见和风险提示。
合同起草人根据修改意见进行修改，并重新提交给审查人员审核。 审查人员审核通过后，将合同移交给合同管理部门备案。 合同管理部门进行备案审查，并将备案信息录入备案系统。 合同存档人员按照备案信息，归档合同文件并记录存档位置和日期。 六、合同存档管理 合同存档人员负责收集、整理和归档合同文件，确保存档的完整性和真实性。 合同文件按照合同类型和年份进行分类存档，每份合同文件都需打上存档标识，包括合同编号、合同名称、合同双方和签订日期等信息。 合同存档人员对合同存档系统进行定期备份和维护，确保系统的可靠性和稳定性。 合同存档人员需要及时更新合同存档系统，记录存档文件的位置和日期，便于查找和管理。 合同存档人员负责监督过期合同文件的销毁，按照规定的销毁时限和程序进行销毁，并保证销毁记录的准确性和可追溯性。 七、风险控制
合同档案管理制度范文 为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定： 一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。 二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。 三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。 四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。 企业合同管理负责人工作职责 一、负责企业合同管理的领导工作。 二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。 三、负责企业合同签订的审批。 四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。 五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理
制度，以及各种专项合同管理制度。 六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。 七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。 八、组织学习《合同法》，开展“重合同、守信用”活动。 合同管理工作人员职责 一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。 二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。 三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。 四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理工作。 五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。 合同订立程序和审批制度 一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。
合同归档管理制度 合同归档管理制度是指企业或组织内部为了规范合同的管理，确保合 同的有效性和合规性，建立的一套制度和流程。合同是企业经营活动的一 项重要工作内容，合同归档管理制度的建立能够提高合同管理的效率和水平，减少合同管理中的风险和纠纷，保护企业的利益。下面我来详细介绍 一下合同归档管理制度的内容和优势。 一、合同归档管理制度的内容 1.合同管理流程：明确各个环节的责任和权限，包括合同的签订、审批、履行、变更和终止等。 2.合同登记：建立合同登记簿，包括合同的名称、编号、签订日期、 合同方名称、金额等信息，便于合同的查找和管理。 3.合同归档：合同应按照一定的分类和存档方式进行归档，如可以按 照合同类型、合同期限或合同金额进行分类，采用电子或纸质归档方式。 4.合同审批：明确合同审批程序和相关人员的职责，确保合同的合规 性和有效性。 5.合同履行监控：建立合同履行监控机制，定期检查合同的履行情况，及时处理履行中的问题和风险。 6.合同变更和终止：规定合同的变更和终止程序，明确相关人员的职 责和权限，确保变更和终止的合法性和合规性。 7.合同备份和保管：对重要合同进行备份和保管，以应对合同遗失、 损毁或争议的情况。
8.合同查询和报表：建立合同查询和报表制度，方便各级管理人员和 相关人员进行查询和报表的生成。 二、合同归档管理制度的优势 1.规范管理：合同归档管理制度可以明确合同管理的流程和职责，规 范合同的管理，避免合同管理中的混乱和疏漏。 2.提高效率：合同归档管理制度建立了合同的登记、查找和归档流程，能够快速准确地找到合同的信息，提高管理的效率。 3.降低风险：合同归档管理制度能够监控合同的履行情况，及时处理 合同履行中的问题，降低合同纠纷的风险。 4.保护权益：合同归档管理制度建立了合同备份和保管制度，保护企 业的合同权益，防止合同丢失或争议。 5.提升形象：合同归档管理制度能够提高合同管理的规范性和精细化，增强企业的形象和信誉度。 三、合同归档管理制度的实施步骤 1.制定管理制度：公司应根据自身的需求和特点制定合同归档管理制度，包括合同归档流程、责任和权限、报表和查询等内容。 2.培训人员：培训相关人员对合同归档管理制度的内容和流程进行培训，确保相关人员能够熟悉和掌握管理制度的要求。 3.实施管理制度：按照制定的合同归档管理制度，对合同进行登记、 归档和备份，并建立相应的报表和查询系统。
公司合同档案管理制度 一、背景介绍 为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。 二、管理目标和原则 1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。 2.原则： -合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。 -统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。 -合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理 工作。 三、档案管理流程 1.合同建档 -合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入 档案管理系统。 -归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、 附件等。 -归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合 同类型、签订日期等。
2.合同存档 -合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。 -合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档 案库中。 -合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安 全性和保存环境。 3.合同查询和借阅 -公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。 -需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。 -借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。 -归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的 完整性。 4.合同档案归档和销毁 -合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。 -归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。 -合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并 填写销毁记录。 四、责任和权限
合同归档管理制度 一、目的和依据 二、适用范围 本制度适用于公司内所有与合同管理相关的部门和人员。 三、归档责任 1.合同管理员负责制定和推行合同归档管理制度，并监督执行； 2.各部门负责对归档合同的准备工作，包括合同的整理、整版打印、 盖章等； 3.合同归档负责人负责合同的具体归档工作，包括合同的分类、编号、整理、建档等； 4.公司领导对合同的归档工作进行监督和检查。 四、合同归档程序 1.合同的准备 合同在签订之前，负责合同管理的部门要与相关部门有关人员进行沟 通和协调，确保合同的准备工作完善，包括合同正本的准备、签约人的确认、附件的完整性等。 2.合同的盖章 依据公司章程和授权程度，由有权限的人员对合同进行盖章，确保合 同的合法性。 3.合同的分类和编号
公司可以根据合同的不同种类和内容，根据一定的分类标准对合同进行分类，然后为每个合同分配一个唯一的编号。 4.合同的整理与建档 将合同按照分类和编号的要求进行整理，确保合同的完整性和可检索性。然后将合同存放在专门的档案室或电子档案系统中，建立合同档案。 5.合同信息的登记 对每份合同的基本信息进行登记，包括合同编号、签订日期、合同金额、签约人等信息，并建立合同信息的数据库，方便合同的查询和管理。 6.合同的保管与维护 合同档案应妥善保管，防止遗失和损坏，并定期进行保管条件的检查和维护。 7.合同的销毁 合同的销毁应按照法律法规及公司的相关规定进行，确保合同不再有效的情况下，及时销毁。 五、其他规定 1.合同的查询与借阅 在符合公司规定的前提下，有需要的人员可以向合同归档负责人进行查询和借阅合同，但要确保合同的完整性和安全性。 2.合同的备份 对于重要的合同，应采取合适的方式进行备份，以防止合同的遗失和损坏。
合同档案管理制度 合同档案管理制度是企业内部对于合同档案进行统一管理和规范化操 作的一套制度。合同档案是企业的重要资产，对于企业的经营和发展具有 重要意义。合同档案管理制度的实施可以提高企业对合同档案的管理效率，保护企业的合法权益，降低管理风险。 1.目标与原则：明确合同档案管理的目标和原则。目标是指明确合同 档案管理的目的和要求，如提高档案管理效率、保护企业的合法权益等。 原则是指制定合同档案管理制度时应遵循的原则，如科学性、合规性等。 2.组织与职责：明确合同档案管理的组织架构和各个部门的职责。一 般来说，企业的合同档案管理由档案管理部门负责，其他部门和人员按照 职责分工进行合同档案管理工作。 3.管理流程：制定合同档案管理的具体流程和操作规范。包括合同档 案的收集、整理、归档、借阅、销毁等环节。流程应明确每个环节的具体 操作要求，如合同档案的编号、归档位置、借阅需求审批等。 4.合同档案的分类与编目：明确合同档案的分类和编目规则。合同档 案的分类可以按照合同类型、合同主体、合同金额等进行分类，编目规则 可以采用数字、字母等方式进行编目。 5.保管与归档：明确合同档案的保管和归档要求。包括合同档案的存 储环境、合同档案的保存期限、合同档案的备份措施等。 6.借阅与查询：明确合同档案的借阅和查询规定。借阅规定包括借阅 申请、借阅期限、借阅记录等；查询规定包括查询方式、查询权限等。
7.销毁与处置：明确合同档案的销毁和处置规定。合同档案的销毁应 符合相关法律法规的要求，合同档案的处置可以采取归档、转交档案馆等 方式进行。 8.安全与保密：明确合同档案的安全和保密措施。包括合同档案的安 全存放、合同档案的访问权限控制、合同档案的保密要求等。 合同档案管理制度的实施需要全员共同参与和配合。企业应定期对合 同档案管理制度进行检查和评估，及时进行优化和完善。合同档案管理制 度的实施可以提高企业的管理效率，降低管理风险，保护企业的合法权益。同时，合同档案管理制度的实施也有利于企业形象的提升，增强企业的市 场竞争力。
合同档案管理制度 一、背景和目的 合同是企业重要的商务文件，管理合同档案对于企业的正常运营和风险控制至关重要。为了实施合同档案的有效管理，确保合同文件的准确性和完整性，提高合同文档的检索和利用效率，制定合同档案管理制度是必要的。 二、适用范围 本合同档案管理制度适用于公司内部所有的合同文件的管理和归档工作。 三、合同档案的定义和分类 1. 合同档案的定义 合同档案是指我公司在与内外部机构或个人进行商务交易过程中产生的所有文件和记录，包括但不限于合同、协议、投标文件、往来函件等。 2. 合同档案的分类 合同档案按照合同类型、客户名称、合同金额等因素进行分类，以便于档案管理和检索。 四、合同档案管理流程 1. 合同档案的收集和归档
合同档案由各相关部门负责收集，汇总后交由档案管理部门进行归档。归档时，应按照文件分类标准进行整理和编号，并制作档案目录，以方便合同档案的查找和利用。 2. 合同档案的保管和存储 合同档案应妥善保管，存放在安全、防火、防潮的档案室内，避免 接触灰尘、阳光和湿气等对文件造成的损害。同时，应定期进行档案 的整理、翻新和更新，确保合同档案的完好无损。 3. 合同档案的检索和利用 任何需要查阅档案的人员都可以提出申请，但需填写申请表，并得 到主管部门的批准方可进行查阅。档案管理部门应根据申请信息进行 检索，及时提供所需的档案信息，并记录查阅情况。 五、合同档案的维护和销毁 1. 合同档案的维护 合同档案管理部门应定期检查合同档案的完整性和准确性，对于发 现的问题及时予以修复和补充。对于重要合同文件，应复制并保存电 子档案备份，以防止意外丢失或损坏。 2. 合同档案的销毁 合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司政策规定执行。一旦 合同档案超过保管期限，应按照公司的文件销毁程序进行销毁。销毁
合同档案管理制度 1. 简介 合同档案管理制度是指为了规范和管理合同档案，确保合同的安全、完整和 可追溯性，从而保护公司和合同方的合法权益而制定的一套制度。本文档旨在为公司内部员工提供合同档案管理的相关规定和操作指南，以保障合同档案的有效管理。 2. 责任部门 合同档案管理制度的执行主体为公司行政部门，具体负责合同档案的存储、 整理、归档和销毁等工作。行政部门可以委派专职人员负责日常的合同档案管理工作，并由行政部门负责监督和检查合同档案管理的执行情况。 3. 合同档案的归档和存储 3.1 合同档案的分类 合同档案应根据合同的类型、部门和年份进行分类。常见的合同类型包括但 不限于采购合同、销售合同、劳动合同等。每个部门应负责归类和整理本部门相关的合同档案，并按照年份存放。 3.2 合同档案的存储方式 合同档案可以采用电子存储和纸质存储相结合的方式进行管理。电子存储应 以云盘、服务器等网络存储设备为主，并设定合适的权限，保证合同档案的安全和
机密性。纸质存储应使用防潮、防火、防尘的合同档案柜进行存放，并进行标识和编号。 3.3 合同档案的整理和归档 合同档案应定期进行整理和归档。在整理和归档过程中，应按照合同档案的分类进行分类整理，并严格按照文件编号和日期进行归档。对于合同档案的重要信息，应制作索引或目录，以方便查询和检索。 4. 合同档案的检索和借阅 4.1 合同档案的检索 合同档案应设立合适的检索系统，包括但不限于关键词检索、目录检索、日期检索等。员工需要查询合同档案时，应事先填写查询申请表，并经过行政部门批准后方可进行查询。 4.2 合同档案的借阅 合同档案只允许在特殊情况下进行借阅，借阅期限一般不超过7天。借阅合同档案时，员工需要填写借阅申请表，并经过行政部门批准后方可借阅。借阅结束后，应及时归还合同档案，并由行政部门进行存档。 5. 合同档案的备份和销毁 5.1 合同档案的备份 合同档案应定期进行备份，以防止数据丢失或损坏。备份数据应存放在安全可靠的地方，并定期测试还原性能，确保备份数据的完整性和可恢复性。
合同储存管理制度 一、总则 为规范合同储存管理行为，提高合同管理工作的效率和规范性，提高企业合同管理水平，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于所有与公司签订的各类合同的存档、管理和使用。 三、合同储存管理流程 1、合同存档 （1）公司应当设立专门的合同存档库，并逐个为签订的合同编制存档编号。 （2）签订的合同应当按编号定期存放在合同存档库。 （3）公司应当制定合同存档登记表，详细登记每份合同的存档编号、名称、签订日期、有效期、存档位置等信息。 2、合同管理 （1）签订合同的员工应当将合同复印件及原件交由公司合同管理人员进行管理，并对合同进行分类。 （2）合同管理人员应当制定合同管理制度，明确合同的借阅、查阅、存档等操作规程，并严格执行。 （3）合同管理人员应当对合同进行定期巡查，发现不符合存档要求或者有遗失的情况，应当及时向有关部门汇报处理。 3、合同使用 （1）需要查阅合同的员工应当提出书面申请，并经过相关部门审核批准方可查阅。 （2）查阅合同的员工应当按时归还合同，并在必要时对合同进行复印或者扫描。 （3）合同管理人员应当对查阅归还的合同进行记录，确保合同的安全和完整性。 四、合同保密 1、所有员工对于查阅的合同内容应当保密，不得私自复制或者外泄合同内容。 2、离职员工应当归还所查阅的合同，并进行彻底销毁。
五、合同存档期限 1、对于合同存档的期限，应当根据合同的性质和有关法律法规进行规定，一般可以由1-10年不等。 2、存档期满的合同应当进行整理和归档，并按规定进行销毁。 六、合同存档责任 1、合同存档责任主体为合同管理人员。 2、合同管理人员应当认真履行合同存档管理职责，确保合同的存档、整理、管理和销毁 工作规范有序。 3、对于合同存档管理中出现疏漏或者损失的情况，应当及时报告上级主管部门，并进行 整改和追责。 七、合同存档管理的监督和检查 1、公司应当设立合同存档管理监督检查制度，对合同存档管理工作进行定期检查和评估，发现问题及时进行整改。 2、合同存档管理监督检查主体为公司内部的审计、监督或者合规部门，也可以委托外部 机构进行检查。 八、处罚措施 对于违反合同存档管理制度的行为，公司可以视情节轻重进行批评教育、责令改正、通报 批评、记过、降级甚至辞退等处罚措施。 九、其他 1、对于因不可抗力等特殊情况导致合同存档管理不及时或者出现遗失等情况，应当及时 向有关部门报告，并尽快妥善处理。 2、公司应当不断完善合同存档管理制度，加强对合同存档管理工作的宣传和培训，提高 员工的管理意识和规范性。 十、附则 本制度经公司相关领导审批后，自发布之日起正式执行，如需修改或者补充，应当报相关 领导批准后方可执行。 以上就是本公司的合同储存管理制度，望各员工和相关部门认真遵守执行，如有违反本制 度规定的行为，公司将依法予以追究责任。
合同档案管理制度 合同档案管理制度1 公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、制度 所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等〔包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸〕。 二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。 三、合同档案管理原则 1、公司经营产品的'选购、销售均须订立合同。 2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完好、完全和有效利用。 3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部销售业务合同文档。 四、合同章管理原则 1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。 2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。
3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。 五、合同文档的管理要求 1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，准时处理并追究相关人员责任。 3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为根据，编制合同统计清单。 4、合同档案管理人员应依据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特别状况不得外借。 五、附则： 1、本制度自审批通过之日起实施。 2、本制度由销售部负责解释。 六、附件： 《合同档案登记表》 合同档案管理制度2 为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐