合同档案管理制度
第一章总则
第一条为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
第二章归档范围
第二条合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。
第三条非合同档案：与业务有关的协议，文件等。
第三章归档制度
第四条凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。
第五条财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出。
第六条原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。
第七条所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。
第四章档案保管制度
第八条人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
第九条归档资料要进行登记，编制归档目录。
第十条部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
第十一条档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
第十二条档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
第十三条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
第五章档案管理员的职责
第十四条部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。
第十五条具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅
等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。
第十七条档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
第六章档案查阅和借阅要求
第十六条部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》。
第十七条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。
第十八条不准转借,必须专人专用。
第十九条必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等，在档案材料右上角写档案编号除外。
第二十条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
第七章合同档案保管期限及销毁
第二十一条正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
第二十二条合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；
合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；
合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；
合同金额在5000万元以上的永久保存。
第八章档案销毁
第二十三条任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
第二十四条各档案管理人员应定期对档案进行检查。
第二十五条合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
第二十六条凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第九章责罚制度
第二十七条公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一
经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
第二十八条公司所有员工凡违反合同档案管理制度，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经人力行政部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款100-500元，并予以通报批评；
第二十九条公司所有员工违反第六章第十九条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
第三十条一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
第三十一条不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。
第三十二条对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第十章附则
第三十三条本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。
第三十四条本制度自下发之日起执行。
附件：见excel表
合同移交清单
合同销毁清单
合同借阅清单
合同登记清单
合同编号使用规则
合同档案管理制度 合同档案管理制度（精选12篇） 随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。 合同档案管理制度篇1 1.目的： 加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。 2.适用范围： 适用于采购部对内部文件及档案的控制。 3.职责： 3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。 3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。 4.档案管理办法： 4.1归档内容分类： 4.1.1采购内部文件的归档。 采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。 4.1.2公司其他部门提供的文件归档。 公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。 4.1.3外来或外放文件的归档。 供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。 4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。 采购部的台账、电子档的文件记录。 4.2档案保存期限： 4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。 4.2归档要求： 4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。 4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。 4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。 4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。 4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。 4.3档案调阅： 4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。 4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。 4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。 4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。 4.4档案销毁 4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。 4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。 4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。 合同档案管理制度篇2 公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、制度 所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、
合同档案管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 第二章归档范围 第二条合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。 第三条非合同档案：与业务有关的协议，文件等。 第三章归档制度 第四条凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。 第五条财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出。 第六条原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。 第七条所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 第四章档案保管制度 第八条人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 第九条归档资料要进行登记，编制归档目录。 第十条部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 第十一条档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 第十二条档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 第十三条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 第五章档案管理员的职责 第十四条部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 第十五条具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅
等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 第十七条档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 第六章档案查阅和借阅要求 第十六条部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》。 第十七条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 第十八条不准转借,必须专人专用。 第十九条必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等，在档案材料右上角写档案编号除外。 第二十条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 第七章合同档案保管期限及销毁 第二十一条正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 第二十二条合同金额在50万元（不含）以下的保存10年； 合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 第八章档案销毁 第二十三条任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 第二十四条各档案管理人员应定期对档案进行检查。 第二十五条合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 第二十六条凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。 第九章责罚制度 第二十七条公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一
合同档案归档制度 首先，合同档案归档制度的内容主要包括以下几个方面。 一、档案分类标准：合同档案应按照合同的类型、签订部门或者责任 人等进行分类，以方便查阅和管理。 二、归档流程：明确合同档案的收集、整理、登记、归档等流程，确 保合同档案能够按照规定的流程进行归档。 三、档案保存期限：合同档案的保存期限应根据法律法规和企业的具 体情况进行制定，以保证合同档案能够长期保存完整。 四、档案存储方式：合同档案可以采用电子存储或者纸质存储，不同 档案的存储方式应根据实际情况进行选择。 实施合同档案归档制度还需要满足以下几个要求。 一、责任明确：明确合同档案的负责人以及相关部门的职责，确保合同档案归档工作的顺利进行。 二、标准规范：建立合同档案归档的标准和流程，确保归档工作的规范化和标准化。 三、信息安全：加强对合同档案的管理，采取相应的安全措施，确保合同档案的机密性和完整性。 四、备份措施：建立相应的备份机制，确保合同档案在意外情况下的安全。 一、提高工作效率：建立合同档案归档制度可以使档案的查找和归档 工作规范化和有序化，提高工作效率。
二、保护企业权益：合同档案归档制度能够确保合同的真实性和完整性，保护企业的合法权益。 三、规范信息管理：合同档案归档制度可以使企业的信息管理更加规范，避免文件的遗失和混乱。 但是，合同档案归档制度也存在一些问题。 一、成本高：电子档案的建设需要一定的投入，同时维护和保护合同档案也需要一定的费用。 二、需求变化：合同档案归档制度在长期使用中可能面临需求变化的 问题，需要进行相应的调整和更新。 综上所述，合同档案归档制度对于企业管理具有重要意义，通过建立 合同档案的收集、整理、归档等流程，可以提高工作效率、保护企业权益、规范信息管理。然而，制度的实施也面临着一些问题，需要加以注意和解决。企业应根据自身情况，适当地进行调整和改进，以便更好地发挥合同 档案归档制度的作用。
合同归档管理制度 一、引言 合同归档是企业日常运营中不可忽视的重要环节。它涉及到合法合规、法律风 险及后续业务的顺利进行等诸多方面。因此，建立一个科学、规范的合同归档管理制度对于企业的可持续发展至关重要。 二、合同归档管理制度的必要性 1.风险防控 合同作为企业经营的重要法律文件，其归档管理直接关系到企业的合法合规。 建立合同归档管理制度可以有效预防风险，及时发现合同漏签、违约等问题，减少企业在法律纠纷中的损失。 2.提高工作效率 合同归档管理制度有助于合同的准确记录、快速检索和及时更新，提高工作效率。通过建立合同模板、标准合同条款等方式，加速合同的处理速度，减少重复性工作，提升工作效能。 3.信息共享 合同归档管理制度为不同部门之间的信息共享提供了便利。通过合同归档系统，各部门可以及时了解合同的执行情况、合同差异等信息，在企业的决策与协调中起到有力的支持作用。 三、合同归档管理制度的要素 1.建立归档流程
通过明确归档的流程，规范各个环节的职责与义务，确保合同归档工作的顺利 进行。将合同的登记、复印、归档等环节有序地串联起来，减少信息的遗漏和错误。 2.设立合同归档人员 合同归档人员要具备较强的责任心和细致的工作态度。他们应负责合同的登记、整理、归档、备份等工作，并在需要时提供合同相关的资料查询和支持。 3.制订合同归档标准 通过制定合同归档标准，保证合同归档的一致性和规范性。标准可以包括合同 登记表的格式规范、合同存档的时间要求、合同备份的要求等，使合同归档工作更加透明和可控。 4.建立合同归档系统 利用现代化科技手段，建立起高效的合同归档系统。该系统应具备合同存储、 检索、备份等功能，并能够实现不同权限的访问和查询，提高工作效率和精确度。 5.合同归档定期检查 定期检查合同归档工作的执行情况，及时发现和纠正问题。通过定期抽查合同 归档情况，确保合同归档工作符合制度要求，并保持合同档案的完整性和可靠性。四、合同归档管理制度的推广与实施 建立好合同归档管理制度仅仅是第一步，还需要进行全员培训、积极推广和有 效实施。 1.进行全员培训 通过开展合同归档管理制度的培训，向员工普及合同归档的重要性以及合同归 档流程的具体操作。使员工全面了解制度要求，提高合同归档的工作效率。 2.积极推广
合同档案归档制度 1. 引言 合同是企业在业务活动中的重要组成部分，对于维护企业的合法权益和规范业务行为具有重要作用。合同的管理和归档是确保合同有效性和合规性的重要环节。本文档旨在建立一个合同档案归档制度，确保合同文件的收集、保存和管理的有序进行。 2. 归档流程 合同档案归档包括以下主要步骤： 2.1 合同收集 在合同签署后，各部门负责人应负责及时将合同文件交由合同管理部门进行归档。合同管理部门应制定统一的合同收集流程，包括收集方式、时间要求和责任人。 2.2 合同登记 合同管理部门应对收到的合同文件进行登记，并为每份合同赋予唯一的档案编号。登记内容包括合同主体、合同金额、签约日期等重要信息。登记后，合同文件应进行分类和整理。
2.3 合同保存 合同管理部门应将合同文件保存在专用的档案柜中，确保安全和完整性。合同应按照档案编号和时间顺序进行排列，以便后续查阅和管理。 2.4 合同管理 合同管理部门应建立合同档案管理系统，便于合同的查找、检索和更新。管理系统应包括合同档案目录、文件索引和相关电子文档管理等功能。 2.5 合同销毁 合同的保存期限一般为法定期限，过期后需进行销毁。合同管理部门应制定合同销毁的规定，并将销毁程序纳入合同档案归档制度中。 3. 责任分工 合同档案归档制度的实施需要明确各部门的责任。以下是各部门的主要责任：
- 合同管理部门负责具体的归档工作，包括合同收集、登记、保存和管理等环节。 - 合同签署部门负责合同的签署、交付和提供合同相关信息。 - 其他相关部门应积极配合合同管理部门的工作，并提供必要的支持和协助。 4. 监督与评估 为确保合同档案归档制度的有效实施，应建立相应的监督与评估机制。合同管理部门应定期对合同档案进行检查和评估，发现问题及时整改。同时，相关部门和人员应积极参与监督和反馈，推动合同档案归档制度的不断改进。 5. 总结与展望 合同档案归档制度的建立对于保障合同的有效性和合规性至关重要。通过明确归档流程、责任分工和监督机制，能够提高合同档案管理的质量和效率。希望此制度能够得到全员支持和积极执行，为企业的合同管理提供有力保障。
合同归档管理办法 第一章总则 为规范合同归档工作，加强信息管理，确保企业合法权益，制定本办法。 第二章合同管理 1、企业签订合同前应当制定相应的合同审批流程，明确各级审批权限与流程。 2、合同审批应当经过法务部门审核并签字确认，涉及重要事项的应当报经公司领导审批。 3、企业应当建立健全合同管理系统，及时录入合同数据，并进行分类归档备案。 4、合同存档应按照主体、时间、内容等因素进行精细分类，制定统一的档案编号和存储位置。
5、合同管理系统应当设置权限控制和修改记录，确保信息安全性和真实性。 第三章合同归档 1、合同归档应当严格按照文件分类制度和档案留查制度进行。 2、合同归档期限应当不少于合同履行期限，并应当按照约定事项制定合同履行进度监督计划。 3、涉及资金、土地、房产等重要资产合同，应当经过法律顾问审查，存放在专门的保险柜内，确保安全。 4、企业应当建立有效的合同监督机制，对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现问题并加以解决。 第四章合同变更 1、合同变更应当经过法务部门审核并签字确认，并及时进行合同归档。
2、合同变更通知应当及时发送相关部门，确保变更后的合同得到有效执行。 第五章合同审计 1、企业应当定期组织合同审计工作，对合同履行情况和变更记录进行检查和核对。 2、合同审计应当由内部审计部门或者外部专业机构完成，并对审计结果制定改进措施和责任追究方案。 第六章法律责任 1、对于不按照合同归档管理规定进行文件归档、变更的, 承担相应的法律责任。 2、对于故意隐瞒合同信息导致企业损失并造成严重后果的个人，应当承担相应的法律责任。 总结：
合同档案归档制度 一、背景和意义 现代社会中，合同成为公司运营的重要组成部分。随着公司运营规模和业务复杂度的增加，合同数量和种类也随之增加。合同管理对于公司运营的高效性、安全性和合规性都具有重要意义。在合同管理方面，合同档案的归档起着至关重要的作用。 合同档案是公司合同管理的核心内容之一，也是一项非常重要的工作。归档是将文件分类、编号、分类、储存、保管、查找等各个环节组合在一起，并进行规范化管理，以有效维护文件的完整性和安全性。 因此，建立一套规范的合同档案归档制度，对于保障公司合同法律效力、保障公司对外合作的信誉度、促进合同管理的高效性和规范性具有重大意义。 二、制度适用范围 本制度适用于公司所有部门在进行合同签订、保管、管理、归档等所有相关工作的过程中，必须遵守本制度的规定。 三、制度内涵 1.合同档案的范围 合同档案包括公司所有的合同文件，文件包括原始合同、附件、补充协议、变更协议、终止协议、电子文档等相关文件。 2.合同归档方式及流程 合同归档应尽早完成，归档流程应规范明细。一般来说，合同档案的归档步骤包括：
①确认合同类别并进行编号 合同应按照不同类别进行编号，编号应与合同文件相对应。 ②填写档案标签 档案标签应包括基本信息及合同编号，方便查找及归档的定位。 ③存放归档材料 所有合同材料必须妥善存放，并保证安全。纸质文档存放在密封储物柜内，电子文档也应存在相应的云盘内。对于重要的合同文件，应另外备份。 ④归档登记 归档登记应在档案标签上进行，并及时更新档案库存。 3.合同档案的保管制度 ①后勤保卫部门应确保公司归档室、档案室等相关场所的安全性和环境整洁性，加强监管和巡查。 ②指定专人负责对纸质合同的管理及保存，并保证档案的安全性。 ③将电子文档备份到云盘或服务器，并定期备份。 ④非法使用、篡改、破坏公司合同档案，将会受到法律的制止和制裁。 4.合同档案的借阅 ①借阅前必须进行档案查询，确认该档案的真实性及性质。 ②借阅需要填写借阅申请表和授权书，按要求提供有效证件。
合同档案怎样归档 篇一：公司合同归档办法 南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法 一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号 包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号 包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号 包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等 二、合同接收程序 合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。 三、合同存档程序 合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及
正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。 四、合同补充协议接收、存档程序 由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。 五、《付款审批表》和《入库单》存档程序 合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。 六、副本合同向财务部移交程序
合同档案归档制度 合同档案归档制度 为标准股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的标准化、制度化、科学化，保证合同档案的完好性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度，合同档案归档制度。 一、合同档案归档范围 本制度所指的合同档案是公司在工程建立和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料。 二、合同档案管理原那么 1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完好、平安和有效利用。 2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位所有合同文档。 3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。 三、合同档案的'移交
1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件(包括：合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料)移交办公室1份。档案归档制度 2、合同文档移交时，必须在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可前方为完成交接手续。 四、合同档案的归档 1、合同档案以专项档案进展单独立卷归档，资料共享平台《合同档案归档制度》(s://..)。 2、合同文档以年代结合工程性质进展分类编号。 3、必须建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的(合同总额)、履行情况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 4、合同档案必须在合同变更、或履行完毕后，及时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。 5、合同档案的销毁严格按照股份公司档案管理制度相关条款执行。 6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
合同档案管理方法（最新13篇） 合同档案管理制度篇一 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。 3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 合同档案管理制度篇二 为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定： 一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。 二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。 三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。 四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。 企业合同管理负责人工作职责 一、负责企业合同管理的领导工作。 二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。
合同档案归档制度 一、背景 随着企业发展，合同数量逐年增长，合同档案管理成为了企业不可忽视的问题。既要确保合同档案安全可靠，又要方便快捷地查阅合同，因此需要建立合同档案归档制度。 二、建立合同档案归档制度的目的 1. 统一管理合同档案，确保合同档案的完整性和准确性。 2. 提高查询合同档案的效率和便捷性。 3. 降低合同档案丢失和遗失的风险。 4. 便于企业对合同执行情况进行监督和评估，为企业管理提供依据。 三、建立合同档案归档制度的内容 1. 合同档案的分类方式：按合同类型、时间顺序、合同主体等方式分类。
2. 合同档案的编号：使用唯一的编号标识每份合同档案。 3. 合同档案的密级：根据合同涉及内容的保密级别划分密级， 并采取相应的保密措施。 4. 合同档案的存储方式：采取实体存储和电子存储相结合的方式，实物档案存放在专门的合同档案柜中，电子档案存放在专门的 服务器中。 5. 合同档案的借阅管理：要求借阅人必须填写借阅申请，并经 过主管部门审核，借阅期限不得超过一个月。借阅的合同档案需保 证归还，逾期需承担相应的违约责任。 6. 合同档案的保管期限：按照国家有关法律和规定，制定保管 期限，对达到保管期限的合同档案及时进行销毁。 四、建立合同档案归档制度的实施办法 1. 建立合同档案管理规定，包括合同档案的归档、存储、借阅、销毁等方面的规定，以确保合同档案管理的规范化。 2. 成立合同档案管理小组，由专门的人员进行合同档案管理和 维护。 3. 开展合同档案管理培训，对合同档案管理人员进行培训，提 高其合同档案管理水平和操作技能。
五、建立合同档案归档制度的风险控制 1. 加强合同档案的保密管理，对涉及商业秘密和个人隐私的合 同档案进行严格保密。 2. 建立合同档案备份制度，定期备份合同档案信息，以防止数 据丢失或遗失。 3. 加强合同档案安全管理，确保合同档案的安全可靠，防止合 同档案的遗失或损毁。 六、建立合同档案归档制度的效益 1. 确保合同档案的完整性和准确性，提供合同执行情况的依据，为企业决策提供支持。 2. 提高查询合同档案的效率和便捷性，减少查询时间，提高工 作效率。 3. 减少合同档案的遗失和丢失风险，保障企业合法权益。 4. 提高合同档案管理水平，提高企业管理水平和运营效益。
合同归档管理制度 合同归档管理制度是指企业或组织内部为了规范合同的管理，确保合 同的有效性和合规性，建立的一套制度和流程。合同是企业经营活动的一 项重要工作内容，合同归档管理制度的建立能够提高合同管理的效率和水平，减少合同管理中的风险和纠纷，保护企业的利益。下面我来详细介绍 一下合同归档管理制度的内容和优势。 一、合同归档管理制度的内容 1.合同管理流程：明确各个环节的责任和权限，包括合同的签订、审批、履行、变更和终止等。 2.合同登记：建立合同登记簿，包括合同的名称、编号、签订日期、 合同方名称、金额等信息，便于合同的查找和管理。 3.合同归档：合同应按照一定的分类和存档方式进行归档，如可以按 照合同类型、合同期限或合同金额进行分类，采用电子或纸质归档方式。 4.合同审批：明确合同审批程序和相关人员的职责，确保合同的合规 性和有效性。 5.合同履行监控：建立合同履行监控机制，定期检查合同的履行情况，及时处理履行中的问题和风险。 6.合同变更和终止：规定合同的变更和终止程序，明确相关人员的职 责和权限，确保变更和终止的合法性和合规性。 7.合同备份和保管：对重要合同进行备份和保管，以应对合同遗失、 损毁或争议的情况。
8.合同查询和报表：建立合同查询和报表制度，方便各级管理人员和 相关人员进行查询和报表的生成。 二、合同归档管理制度的优势 1.规范管理：合同归档管理制度可以明确合同管理的流程和职责，规 范合同的管理，避免合同管理中的混乱和疏漏。 2.提高效率：合同归档管理制度建立了合同的登记、查找和归档流程，能够快速准确地找到合同的信息，提高管理的效率。 3.降低风险：合同归档管理制度能够监控合同的履行情况，及时处理 合同履行中的问题，降低合同纠纷的风险。 4.保护权益：合同归档管理制度建立了合同备份和保管制度，保护企 业的合同权益，防止合同丢失或争议。 5.提升形象：合同归档管理制度能够提高合同管理的规范性和精细化，增强企业的形象和信誉度。 三、合同归档管理制度的实施步骤 1.制定管理制度：公司应根据自身的需求和特点制定合同归档管理制度，包括合同归档流程、责任和权限、报表和查询等内容。 2.培训人员：培训相关人员对合同归档管理制度的内容和流程进行培训，确保相关人员能够熟悉和掌握管理制度的要求。 3.实施管理制度：按照制定的合同归档管理制度，对合同进行登记、 归档和备份，并建立相应的报表和查询系统。
合同归档管理制度 1.目的 为进一步规范、加强集团各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。 2.适用范围 适用于集团（含集团下属各分/子公司）各类合同的管理。 3.职责 3.1人力资源部是本制度制定的责任部门； 3.2总裁办是本制度执行的监督部门； 3.3各部门是本制度执行的责任部门。 4.分类管理（详见下表） 管理部门 备注 原件复印件及扫描件 业务类行政部行政部、合同签订部门 合同最好一式三份以上， 技术类行政部行政部、技术部 签订部门保留一份 财务类财务部计划财务部、合同签订部门 分/子公司保留原件，集团
人事类人力资源部—— XXX保留复印件 合同最好一式三份以上， 其他行政部合同签订部门 签订部门储存一份注：各种合同（除劳动合同）的签订部门都必须传一份扫描件至法务局部类存档。 合同类别 5.归档管理 5.1各部门指定专人举行合同归档管理，各种合同经团体领导审批签订并履行完后，合同签订部门举行复印、扫描，原件（包括：《文件处理单》及相关附件）送至原件保管部门举行存档保管，复印件、扫描件由合同签订部门自行保管（如有多余原件，合同签订部门自行保管一份）； 5.2原件保管部门收到合同原件后，对合同举行扫描并将扫描件举行电子档归档管理； 5.3电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；5.4市场运营中心（含分/子公司）的各类合同（非人事类），商务管理部必须统一保管一份复印件及扫描件。 6.借阅管理
6.1合同查询先从部门内部举行查询，如无法查询，再到原件保管部门举行查询（此条作为部门文件管理绩效考核的参考数据之一）； 1 6.2如需查询或使用原件，需填写《合同借阅申请单》（详见附件：《合同借阅申请单》）。 7.交接管理 7.1各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；7.2辞职或异动手续办理时，XXX需审核是否有附有《合同交接清单》8.本制度由人力资源部制定，于2016年04月21日生效。 附件：《合同借阅申请单》 2 合同借阅申请单 申请部门 借阅目的 借阅日期 部门负责人 申请人
劳动合同归档 篇一：劳动合同归档方案 劳动合同归档方案 一、目的 规范公司劳动合同管理，保证劳动合同齐全完整，便于今后查找。 二、归档流程 1、审核劳动合同的规范性：劳动合同签订完毕后检查劳动合同填写是否规范，有无涂改或字迹不清(:劳动合同归档)的地方，有无缺页少页，合同是否盖章，确保合同表面整洁无污渍。 2、劳动合同编码：编码规则按劳动合同自然生成的顺序生成3位流水码，即从第一位签订合同的001号一直往下顺序编码直至999号。对于第二次或以后续签的劳动合同编码执行第一次劳动合同号。 3、登记劳动合同台账：建立劳动合同单独的台账，台账内容包括：员工姓名、员工编码、入职日期、劳动编号、劳动合同签订的起止日期等。将编好码的劳动合同登记到劳动合同台账中，并在劳动合同台账中注明是第几次续签劳动合同。新上线的ERP系统可以定期根据建立的劳动合同台账更新。 4、劳动合同的归档：将编好码的劳动合同按照顺序号整理归档，归档时要注意档案的整齐整洁，保证按顺序号排列，无错排和缺号的情况。
5、劳动合同的借阅管理：建立劳动合同借阅台账。台账中注明借阅人姓名、借阅合同编号、借阅谁的劳动合同、借阅劳动合同的起止日期、借阅日、计划归还日期、借阅人签字确认等内容。 对于到期没有归还的要及时催交，仍需借阅的需要从新办理借阅手续。 4、劳动合同归档注意事项： ①离职人员的劳动合同执行原在职时的劳动合同编码，离职后不再从新整理编码。 ②对于3为流水码的编码方式不能满足合同编码需要时，从不能满足需要的劳动合同起建立新的编码方式，原劳动合同不在从新编码。例最后一份合同编码999后下一份合同编码执行4为流水码即为0001，前999份合同不再从新按4位流水码编号。 刘辉20XX-11-3 篇二：离职劳动合同归档管理方案 离职劳动合同归档管理建议方案 1.每季（即每年3月、6月、9月和12月下旬）将离职劳动合同从在职档案中抽出； 2.对离职劳动合同进行“离职编号”； 3.离职编号设为：年份+月份+流水号； 以am0001为例（20XX年3月作废的离职合同），编号说明如下： 1)a：20XX；B：20XX……以此类推； 2)m：3月（march）J：6月（June）；
合同保管及归档制度 合同保管及归档制度 篇一:合同发放与保管制度 合同发放与保管制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、xx合同: 解释说明二、xx合同: 解释说明 第三章合同管理的责任分配 一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合同管理专员负责所有文件编号归档;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章合同归档要求 1 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。 1( 年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。2( 分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 3( 顺序号:顺序号4位，用阿拉伯数字表示:0001、0002 …… ，表示 公司当年某一类合同的序号。 4( 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称;
二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续;经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台 只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。 2 五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。 第五章合同档案保管期限及销毁 一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。三、档案销毁 1(任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 2(各合同管理人员应定期对合同进行检查。 3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 同文档的安全。 第六章合同借阅发放 一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申 请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。 三、合同发放借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需
合同档案归档管理制度 一、背景介绍 合同是企业日常运营中不可或缺的一部分，对于企业来说，管 理合同档案是一项重要的工作。合同档案的管理不仅关乎企业的合规 风险和经营效率，还体现了企业的规范化管理水平。为了提高合同档 案管理水平，确保合同档案的安全和便捷检索，本公司特制定了合同 档案归档管理制度。 二、制度目的 本制度的目的在于明确合同档案归档的管理原则和具体操作程序，规范合同档案的归档、查阅和保管工作，提高合同档案管理效率，确保合同档案的准确性、完整性和可追溯性。 三、适用范围 本制度适用于本公司所有合同档案的归档与管理工作，包括试 用合同、劳动合同、采购合同、销售合同等各类合同。 四、合同档案归档操作流程 1. 准备归档材料 a) 合同及附件的原件或复印件； b) 归档申请表； c) 归档人员的身份证复印件。
2. 填写归档申请表 a) 在归档申请表中填写合同名称、签订日期、合同编号等信息； b) 填写归档人员的姓名、职务等基础信息； c) 申请表必须经审核人签字。 3. 归档 a) 按照合同的签订日期顺序进行归档； b) 给每份合同和附件贴上唯一的标识码，并记录在申请表上； c) 按照合同类型进行分类，分别存放在相应的归档文件夹中； d) 将归档文件夹按照事务顺序标注并放入归档柜中。 五、合同档案的保管 1. 归档柜的安排 a) 归档柜的安排应该便于取放，并标明相应的事务名称和时 间范围； b) 每个归档柜都要设有锁，并设置权限，仅有特定人员可以 开启。 2. 合同档案的保密 a) 所有有关合同的文件和资料仅限于归档人员查阅和保管；
b) 合同档案不得外借或转移，避免遗失和泄露风险； c) 离职人员离职前必须将手中的合同档案交接清楚，确保档案完整。 3. 合同档案的定期检查 a) 每半年进行一次合同档案的定期检查，确保档案的完整性和准确性； b) 发现档案缺失或损坏，需及时进行补充和修复。 六、合同档案的查阅 1. 查阅申请 a) 填写合同查阅申请表，包括查阅人的姓名、职务以及查阅事由； b) 查阅申请表需经申请人和主管审核人签字。 2. 查阅程序 a) 根据查阅申请表，由归档人员协助查阅人找到相应的合同档案； b) 查阅人只能在指定的查阅区域内查看，不得拆卷或带出合同文件； c) 查阅完毕后，查阅人需通知归档人员，由归档人员将合同归档回原位。
合同归档管理制度 一、目的和依据 二、适用范围 本制度适用于公司内所有与合同管理相关的部门和人员。 三、归档责任 1.合同管理员负责制定和推行合同归档管理制度，并监督执行； 2.各部门负责对归档合同的准备工作，包括合同的整理、整版打印、 盖章等； 3.合同归档负责人负责合同的具体归档工作，包括合同的分类、编号、整理、建档等； 4.公司领导对合同的归档工作进行监督和检查。 四、合同归档程序 1.合同的准备 合同在签订之前，负责合同管理的部门要与相关部门有关人员进行沟 通和协调，确保合同的准备工作完善，包括合同正本的准备、签约人的确认、附件的完整性等。 2.合同的盖章 依据公司章程和授权程度，由有权限的人员对合同进行盖章，确保合 同的合法性。 3.合同的分类和编号
公司可以根据合同的不同种类和内容，根据一定的分类标准对合同进行分类，然后为每个合同分配一个唯一的编号。 4.合同的整理与建档 将合同按照分类和编号的要求进行整理，确保合同的完整性和可检索性。然后将合同存放在专门的档案室或电子档案系统中，建立合同档案。 5.合同信息的登记 对每份合同的基本信息进行登记，包括合同编号、签订日期、合同金额、签约人等信息，并建立合同信息的数据库，方便合同的查询和管理。 6.合同的保管与维护 合同档案应妥善保管，防止遗失和损坏，并定期进行保管条件的检查和维护。 7.合同的销毁 合同的销毁应按照法律法规及公司的相关规定进行，确保合同不再有效的情况下，及时销毁。 五、其他规定 1.合同的查询与借阅 在符合公司规定的前提下，有需要的人员可以向合同归档负责人进行查询和借阅合同，但要确保合同的完整性和安全性。 2.合同的备份 对于重要的合同，应采取合适的方式进行备份，以防止合同的遗失和损坏。
合同归档管理办法 一、引言 合同是企业间或企业与个人之间达成协议的重要文书， 具有法律约束力，合同有关条款的执行和履行对于企业经营和日常工作至关重要。在企业日常管理和业务开展过程中，合同归档管理不仅是企业规范、高效管理的一个必要环节，也是保证合同安全和完整性的重要保障手段。本文旨在对企业中合同归档管理的办法进行探讨，提出全面、合理、高效的合同归档管理方法，帮助企业做好合同归档管理工作。 二、合同归档管理的意义 合同归档管理是指企业将签订的合同归档保存和管理， 以确保合同文书的安全、完整和方便查找，是企业在日常运营和管理中不可或缺的一项工作。具体来说，合同归档管理的意义如下： 1.保证合同的安全性 合同归档管理能够保证合同的安全性，预防合同丢失、 被人损毁或泄露，保护企业的合法权益。 2.保护合同的完整性 合同归档管理能够保护合同的完整性，确保合同文件不 被意外损坏或篡改，避免因合同的不完整导致纠纷或法律诉讼。 3.方便查询和使用 合同归档管理能够将合同文件按照一定的规范和标准进 行分类、编号和存储，使文件更易于查找和使用，提高工作效率。
4.规范管理流程 合同归档管理能够规范企业的合同管理流程，使企业在管理中更加高效、标准化。 三、合同归档管理的基本原则 合同归档管理需要遵循一些基本原则，以确保管理的有效性和规范性。具体包括以下几个方面： 1.规范存储 合同归档管理要求存储环境应符合安全、防火、防护、防潮、通风等要求，并确保存储的合同完整，无损坏和丢失。 2.分类归档 合同归档管理要求按照合同种类、业务类型、签订时间等基本原则将合同文件进行分类、编号、存储等。 3.清晰标注 合同归档管理要求清晰标注合同文件的重要信息，例如合同名称、签订时间、合同类型、对方单位名称、业务协议等关键要素等。 4.保密合规 合同归档管理要求保证合同中的商业机密得到相应的保护，保密合规，保障企业的合法权益。 5.便于查找 合同归档管理要求合同文件存放位置应明确，目录清晰，方便查找，使文件查找和使用更加高效。 四、合同归档管理的流程 合同归档管理的流程一般包括以下几个步骤： 1.合同文件收集：按业务类型和合同时间要求收集相关合同文件。 2.合同文件检查：对收集的合同文件进行细致检查，确