合同档案管理制度
一、总则
1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。
2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。
3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。
4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。
二、合同的签订、审查和履行
6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。
7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。
8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。
10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。
四、合同的管理、归档和借阅
11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文本原件交公司综合管理部合同管理员存档。
12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。
13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。
14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还时合同管理员应认真核对。
15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。五、附则
17．本办法如有与国家政策、法律不符合的地方，以国家政策法律为准执行.
18．本办法自颁布之日实施。
附件一：合同借阅登记表
附件二：档案归档标准规范
合同借阅登记表
序号合同编号合同名称借阅是由借阅部门借阅时间借阅人归还时间
备
注
档案归档标准规范
一、卷宗目录索引（附备注及页码）；
二、合同审批件；
3、主合同文本及对方资质信息；
4、有关证据材料（包孕电子数据等）；
五、有关审批件、预案处置方案（内部会议纪要）；
六、合同签订（推行）汇总报告；
七、其他有关文件资料（包括证据）；
八、电子文档一份（附后）。
特注：以上各种材料均需经手人签字确认。
合同档案管理制度 一、总则 1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本办法。 2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议的管理。 3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。 4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。 二、合同的签订、审查和履行 6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。 7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公司总经理批准。
8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章签署所有以公司名义的对外合同。 10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。 四、合同的管理、归档和借阅 11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文本原件交公司综合管理部合同管理员存档。 12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存档备案。 13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并定期将合同管理情况报告公司管理层。 14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归还时合同管理员应认真核对。
合同保管及归档制度 篇一:合同发放与保管制度 合同发放与保管制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、xx合同: 解释说明二、xx合同: 解释说明 第三章合同管理的责任分配 一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合同管理专员负责所有文件编号归档;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章合同归档要求 1 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。 1( 年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2( 分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予 识别代码。 3( 顺序号:顺序号4位，用阿拉伯数字表示:0001、0002 …… ，表示 公司当年某一类合同的序号。
4( 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称; 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续;经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台 只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。 2 五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。 第五章合同档案保管期限及销毁 一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。三、档案销毁 1(任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 2(各合同管理人员应定期对合同进行检查。 3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 同文档的安全。 第六章合同借阅发放 一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申
合同档案管理制度 合同档案管理制度（精选12篇） 随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。 合同档案管理制度篇1 1.目的： 加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。 2.适用范围： 适用于采购部对内部文件及档案的控制。 3.职责： 3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。 3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。 4.档案管理办法： 4.1归档内容分类： 4.1.1采购内部文件的归档。 采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。 4.1.2公司其他部门提供的文件归档。 公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。 4.1.3外来或外放文件的归档。 供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。 4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。 采购部的台账、电子档的文件记录。 4.2档案保存期限： 4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。 4.2归档要求： 4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。 4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。 4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。 4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。 4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。 4.3档案调阅： 4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。 4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。 4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。 4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。 4.4档案销毁 4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。 4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。 4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。 合同档案管理制度篇2 公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、制度 所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、
合同资料管理制度 合同资料管理制度「篇一」 第一章总则 第一条为了加强对合同的管理，明确工作职责和管理权限，维护合同的合法性和严肃性，依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本制度。 第二条本制度所称的合同，是指公司与其他法人、自然人或组织之间采取书面形式订立的，具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。 第三条本制度所称的合同管理，是指公司及公司职能部门依法订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督、归档、控制等一系列管理行为的总称。 第四条本制度适用于以本公司名义所签定的一切合同、协议、以及相关的要约、承诺等法律文书。 第二章合同管理机构和职责 第五条公司合同管理采取归口管理与分类负责相结合的`形式： （一）公司行政人力资源部是公司合同管理的归口部门，并负责所有外签合同的归档和保管；同时，负责与行政及人力资源相关合同的管理和签订； （二）公司合同成本部根据经营部招投标情况，负责工程施工合同及内部承包合同的管理和签订，以及对外所有工程合同的归档、保管、传递、报批； （三）公司其他职能部门依据本部门工作职责，负责相应合同的管理和签订，并报行政人力资源部存档。 第六条合同管理职责 （一）职能部门职责： 1、指定专人保管合同文本，未经公司（执行）总经理或分管副总书面同意不得擅自借出； 2、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规等有关规定；
3、参与管辖范围内合同的论证、起草、谈判和签订工作； 4、对管辖范围内合同履行情况进行监督和指导。 （二）合同管理人员职责： 1、协助合同承办人员依法签订、变更、解除合同； 2、检查合同履行情况，制止不合法律规定的合同行为； 3、负责登记合同台帐，建立合同档案； 4、依法参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动等。 第七条合同谈判必须有公司领导（或授权）、相关部门负责人及有关人员至少2人以上共同参与，个人不得直接与对方谈判合同。 第三章合同签订与审核 第八条合同正式签订前，必须依据《合同审批表》（附后）由公司领导、相关职能部门经理、法律顾问等，依其工作职责对合同文本进行评审，共同做好合同管理工作。 第九条合同采用书面形式。根据种类和内容尽量选用工商管理部门规定的示范、推荐文本；如不适用可自行拟定合同，拟定合同原则上应具备以下条款： （一）当事人的名称或者姓名和住址； （二）标的； （三）数量； （四）质量； （五）价款或者报酬； （六）履行期限、地点和方式； （七）违约责任； （八）解决争议的方法； （九）其他约定事项等 第十条除合同履行处在我方所在地外，签约时应将协议、合同写入由我方所在地人民法院管辖。
合同保管及归档制度 合同保管及归档制度 一、制度目的 本制度的目的是为了确保公司合同的安全、完整和准确的保管，提高合同管理效率，确保合同的有效性和公司的合法权益。 二、适用范围 本制度适用于公司内所有与合同签订、保管和归档相关的工作。 三、制度内容 1. 合同保管 （1）合同保管人员：公司指定专职人员负责合同的保管和管理。 （2）保管地点：公司设立专门的文件室，统一保管合同文件。（3）保管原则：合同文件应妥善存放于专门柜橱中，分门别类，采用数字化归档和纸质备份相结合的方式进行保管。 （4）安全控制：文件室需设密码和指纹识别等安全措施，严 禁非相关人员进入。 2. 合同备案 （1）合同备案人员：公司委派专人负责合同的备案工作。（2）备案内容：必须对合同的签订日期、合同方名称、金额、合同编号等进行清晰记录。 （3）备案流程：合同正本应及时送交备案人员备案，备案人 员在3个工作日内完成备案工作并反馈。
3. 合同归档 （1）归档人员：由文件室负责将已备案的合同进行归档。（2）归档原则：根据合同的类别、时间和重要性等因素进行 归类、编号和归档。 （3）归档存储：归档文件应妥善存放于合同归档柜内，并设 有防火、防潮等措施。 （4）索引建立：建立合同档案的索引清单，方便检索和管理。 4. 合同查询 （1）查询人员：除了保管人员外，经过特殊审批的管理人员 可以查询合同档案。 （2）查询流程：查询人员必须遵守合同保密的原则，向保管 人员提出书面申请，并提供相关信息查询所需的合同。 （3）查询记录：每次查询合同档案都应有记录，包括查询日期、查询人员姓名和查询事由等。 5. 合同销毁 （1）销毁程序：根据公司规定的保留期限，在合同保管期限 届满后，由文件室负责对合同进行销毁。 （2）销毁记录：销毁人员必须填写销毁记录，并有专人进行 核对。 四、责任追究 对于保管人员未按照本制度进行合同保管和归档，造成合同遗失、损毁或泄露的，将追究其相关责任，并承担相应的赔偿责任。
合同档案管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 第二章归档范围 第二条合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。 第三条非合同档案：与业务有关的协议，文件等。 第三章归档制度 第四条凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。 第五条财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出。 第六条原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。 第七条所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 第四章档案保管制度 第八条人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 第九条归档资料要进行登记，编制归档目录。 第十条部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 第十一条档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 第十二条档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 第十三条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 第五章档案管理员的职责 第十四条部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 第十五条具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅
等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 第十七条档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 第六章档案查阅和借阅要求 第十六条部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》。 第十七条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 第十八条不准转借,必须专人专用。 第十九条必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等，在档案材料右上角写档案编号除外。 第二十条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 第七章合同档案保管期限及销毁 第二十一条正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 第二十二条合同金额在50万元（不含）以下的保存10年； 合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 第八章档案销毁 第二十三条任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 第二十四条各档案管理人员应定期对档案进行检查。 第二十五条合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 第二十六条凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。 第九章责罚制度 第二十七条公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一
合同档案管理制度范文（精选10篇） 合同档案管理制度范文（精选10篇） 在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。 合同档案管理制度篇1 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。 八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订
的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。 经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档案管理员予以协助管理。 各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。 文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式：ST-2004－XS－0001－HT 1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。 4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称。 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
合同档案管理方法（实用4篇） 随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。 合同档案管理制度篇一 一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。 二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。 三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。 四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。 五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。 六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。 七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密 合同档案管理制度篇二 一、总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围
合同档案管理制度 1. 引言 合同是企业经营中不可或缺的一环，公司需要对合同进行明确的管理和归档， 以确保合同的有效性和保密性，减少潜在的风险。本文档旨在制定公司的合同档案管理制度，规范合同档案的归档、保管和使用流程，确保合同档案的完整性和安全性。 2. 档案管理的范围和目标 合同档案管理的范围包括所有与公司业务相关的合同，不论是与客户、供应商 还是其他合作伙伴签订的合同。合同档案管理的目标是确保合同档案的完整性、安全性和可检索性，同时提高合同管理的效率。 3. 合同档案管理的责任方 合同档案管理涉及多个部门和岗位的责任方，具体包括： - 合同管理部门：负 责整个合同档案管理制度的制定、实施和监督，确保合同档案管理流程的有效运行。- 各部门负责人：负责本部门合同的归档和管理，保证合同档案的准确性和完整性。- 档案管理员：负责合同档案的存储、保管、检索和销毁，确保档案的安全和可用性。 4. 合同档案管理的流程 4.1 合同签订阶段 在合同签订阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同起草：根据需求起草合同，包括合同的基本信息、具体条款和附 件。 2.合同审核：由法务部门对合同进行法律审核，确保合同的合法性和有 效性。 3.合同签署：由双方代表签署合同，并确保合同的原件得到妥善保管。 4.2 合同归档阶段 在合同归档阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同编号：每份合同都应被赋予唯一的合同编号，以方便后续管理和 检索。
2.合同登记：将合同基本信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、 合同名称、合同主体等信息。 3.合同存储：将合同原件保存在专门的合同存档柜中，确保其安全和完 整。 4.合同索引：建立合同档案的索引，方便后续的检索和查阅。 5.合同归档：将合同按照索引规则进行归档，确保合同的有序存放。 4.3 合同管理阶段 在合同管理阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同变更：如有合同变更或终止的情况，需要及时更新合同档案和相 关记录。 2.合同查询：通过合同档案管理系统进行合同的查询和查阅，提高合同 管理的效率。 3.合同借阅：合同档案的借阅需要填写借阅申请并由上级主管批准，确 保合同的安全和追溯性。 4.合同报废：合同的保管期满或不再有效时，需要进行合同的销毁和报 废处理。 5. 合同档案管理的安全措施 为确保合同档案的安全性，以下安全措施需要被采取： 1.合同存储区域的安全控制：合同存储区域应设有门禁系统、监控摄像 头等物理安全设施，只有授权人员才能进入。 2.合同档案管理系统的权限控制：合同档案管理系统应设有不同的权限 层级，只有经过授权的人员才能访问敏感信息。 3.备份和灾备措施：合同档案应定期进行备份，并建立灾备机制，以防 止合同信息的丢失或损毁。 4.定期的安全审计：定期对合同档案管理流程进行安全审计，以发现和 解决潜在的安全隐患。 6. 合同档案管理的监督和评估 公司应建立合同档案管理制度的监督和评估机制，确保制度的有效性和合规性。具体包括： 1.内部审计：定期对合同档案管理制度进行内部审计，发现问题并及时 纠正。 2.外部审计：定期请第三方机构对合同档案管理制度进行外部审计，以 保证制度的合规性。
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2 合同档案的保存期限为 5 年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3 公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1 合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2 合同履行完毕后 10 日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3 办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4.责任 4.1 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500- 1000 元罚款，并扣发 3 至 12 个月工资的处罚。 6.实施 6.1 本办法自2011 年 6 月 1 日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外(可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用)。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4 、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》 (见附件表一 ) 。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法：
公司合同档案管理制度 一、背景介绍 为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。 二、管理目标和原则 1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。 2.原则： -合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。 -统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。 -合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理 工作。 三、档案管理流程 1.合同建档 -合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入 档案管理系统。 -归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、 附件等。 -归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合 同类型、签订日期等。
2.合同存档 -合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。 -合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档 案库中。 -合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安 全性和保存环境。 3.合同查询和借阅 -公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。 -需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。 -借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。 -归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的 完整性。 4.合同档案归档和销毁 -合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。 -归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。 -合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并 填写销毁记录。 四、责任和权限
合同档案管理制度 合同档案管理制度篇一为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定： 一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。 二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。 三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。 四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。 企业合同管理负责人工作职责 一、负责企业合同管理的领导工作。 二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。 三、负责企业合同签订的审批。 四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。 五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。 六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。
七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。合同管理工作人员职责 一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。 二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。 三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。 四、做好对合同统一文本、合同专用章、《法人授权委托证明书》的发放和管理工作。 五、定期召开例会，组织学习有关《合同法》及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。 合同订立程序和审批制度 一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。 二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅签署。 三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以《合同法》、《招标法》、《重庆市管理条例》及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，如有涂改，必须有双方在涂改处签章。 四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理
合同档案管理规定 合同档案管理规定 第1章总则 第1条目的 1．为加强合同文档的管理工作，提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本规定。 2．为文档使用过程中便于对文档进行移交、保留、发放和借阅，特制定本规定。 第2条适用范围 1．本规定主要是用来规范合同档案的接收、保管、使用流程。 2．本规定所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和。 第2章合同档案管理的原则 第3条合同档案的管理实行信息化管理，由公司合同管理主管部门集中统一管理，以确保档案的完整、安全和有效利用。 第4条合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
第5条各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名网络人员负责合同文档管理。 第3章合同档案管理的分类和归档 第6条合同档案管理的分类 1．普通合同档案 合同标的在万元资金支出或万元资金收入以下的合同。 2．重要合同档案 合同标的超出万元资金支出或万元资金收入以下的合同。 第7条合同的归档 1．凡是有法律效用的文件材料，合同履行完毕后，合同主管部门经办人应向兼职管理员对自己审查的合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。 2．凡是有机密性的文件，由专职合同管理员审核合同，应由兼职合同管理员提交专职合同管理员办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。 3．合同一般性附件、合同签收记录、履行情况记录等在合同履行完毕后一个月内归档，并将上年度的合同报表上报法律事务部。
合同档案制度 合同档案制度 一、目的和背景 合同档案制度是为了规范和管理公司与外部合作伙伴之间的合同，并确保合同的有效性、合法性和权益保护。公司与外部合作伙伴之间的合同是双方业务交易和合作的基础，因此合同档案制度的建立对于确保公司业务的顺利进行具有重要意义。 二、档案范围和管理 1. 合同档案包括与外部合作伙伴签订的各类合同，例如采购合同、销售合同、合作协议等。合同档案应该详细记录合同的基本信息，如合同编号、签订日期、合同双方及代表人、合同条款等。 2. 公司应指定专人负责合同的归档和管理工作。合同归档时应按照合同编号进行分类，确保合同的快速检索和查阅。归档人员应保证合同的机密性，不得私自查阅、复制或泄露合同内容。 3. 公司应定期进行合同档案的检查和修订，对已过期或完成的合同进行归档，并清理无效的合同档案。 三、合同审批过程 1. 合同的审批过程应符合公司内部的规定和流程，确保合同的合法性和合规性。涉及重大合同的审批，应由公司高级管理人员负责，确保公司利益得到充分保护。
2. 公司应建立合同审批记录，记录合同的审批流程、审批人员、审批意见等。审批记录应妥善保存，作为合同档案的一部分。 四、合同的变更和终止 1. 合同的变更应经过双方协商一致，并由授权人签署变更协议。变更协议应作为合同档案的一部分，并填写到合同档案表中。 2. 合同终止应经过公司高级管理人员审批，并由协商一致的双方签署终止协议。终止协议应存档并填写到合同档案表中。 五、合同的归档和保存 1. 归档人员应及时将审批完毕的合同归档，并填写相应的合同档案表，确保档案的准确性和完整性。 2. 合同档案保存应按照公司内部规定的周期进行，一般不少于五年。合同到期或终止后应及时进行归档，并进行合同档案的备份以防止丢失或损坏。 六、档案的查阅与调取 1. 公司内部员工如需查询合同档案，应向归档人员提出申请，并在合同档案借阅登记表上填写相应信息。归档人员有责任保证合同档案的安全性，并负责对合同档案的查阅记录进行管理。 2. 外部人员需要查阅合同档案时，应由授权人员提出申请，并提交相应的授权文件。归档人员有责任保护合同档案的机密性，并遵守相关法律法规。 通过建立合同档案制度，公司能够更好地规范和管理合同，提
合同档案管理办法（合同归档标准） 一、背景 合同是企业与其他组织或个人之间进行业务合作的重要依据，合同档案的管理对于企业的运营和风险控制具有重要意义。为了规范合同档案的管理工作，确保合同档案的完整、准确和安全，制定本合同档案管理办法，明确合同档案的归档标准和管理要求。 二、合同归档标准 1. 归档范围 与供应商签订的采购合同 与客户签订的销售合同 与合作伙伴签订的合作协议 与员工签订的劳动合同 与租赁方签订的租赁合同 2. 归档要求 合同正本和副本都需要进行归档，确保原始合同和备份文件的安全性。 归档文件需要按照合同的类型和日期进行分类，便于查找和管理。
所有合同归档都需要有合同编号，合同编号一经确定不得更改，并需要在合同正本和副本上进行标注。 归档文件要求进行编号和盖章，确保真实性和认证合法性。 合同档案需要定期进行备份和归档，确保数据的安全性和可追溯性。 三、合同档案管理要求 1. 档案管理责任 设立专门的合同档案管理部门，明确责任人，并确保其工作人员具备相关的档案管理能力和素质。 合同档案管理部门应制定相应的档案管理制度和工作流程，并进行培训和督导。 确保合同档案管理工作符合相关法律法规和企业内部控制要求。 2. 档案存储和保管 合同档案应妥善存放在专门的档案库房或档案柜中，确保安全、防火和防盗。 档案管理部门要建立档案存取制度，确保只有授权人员才能查阅和操作档案。
合同档案应定期进行翻查和整理，确保档案的可读性和完整性。 3. 档案检索和利用 设立档案检索系统，将合同档案信息电子化，并建立便捷的查阅和检索机制。 授权人员可以根据合同编号、合同类型等关键词进行档案的检索和查找。 合同档案可以被授权人员用于业务审计、法律诉讼等需要的场景。 四、合同档案管理流程 1. 合同档案的归档流程 接收合同正本和副本，核对合同的准确性和完整性，并进行编号和标注。 根据合同类型和日期进行归类，将合同归档至相应的档案柜或档案库。 归档记录包括归档人员、归档日期、归档存放位置等信息，以便日后查阅和管理。 2. 合同档案的存取流程 授权人员提出档案存取申请，包括借阅和复印。
公司合同档案的管理规定目的：为进一步加强合同档案的管理工作;提高合同档案管理水平;逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化;特制定本制度.. 范围：本制度的管辖范围包括但不限于公司与合作单位签订的技术合同、协议;大宗、高价值物资采购合同;固定资产采购合同;基建项目合同;租赁合同等;以及与上述合同签订相关的会议纪要、备忘录、传真、邮件等业务资料.. 内容： 一、合同文本草拟： 重大商务合同应由公司草拟合同范本;并经公司法律顾问确认后;方可进入议定程序.. 涉及我方欠缺的专业知识的合同或协议;可以由对方提供合同草案;由公司制定专人进行修改;再经公司法律顾问确认后;方可进入议定程序.. 二、合同协议议定： 合同的议定;原则上至少由公司总经理或董事会授权2人以上参加..持总经理签字或董事长签字的合同签订授权书的主议定人方可代表公司在合同上签字;并办理合同印鉴使用手续..副议定人一般作为合同审核人;会签待签订的合同协议.. 合同议定达成共识后;由主议定人填写合同审批表;附上合同或协议;有审核人会签;连同合同签字授权书一起;报合同章管理员盖公司合同专用章..
合同金额超过5万元人民币;或年度采购金额累计超过5万元人民币的;须报总经理批准后;方可签订.. 重大的基建合同、合同标的100万元人民币以上的采购合同、技术协议;需报经董事会审批后;方可签订.. 三、合同档案归档： 合同签订后一周内;议定人需要将全部合同协议正本、连同与合同议定相关的会议纪要、备忘、传真、邮件的原件或打印件整理完毕;一并交合同管理部门;并登记合同档案登记管理台账.. 合同履行过程中合同双方之间对于所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等原则上也应由双方代表签字确认;并按照主合同编号为序;随时产生过、随时进行存档.. 原则上;议定人可以保留上述文档的复印件备用..当议定人业务员离职时;作为工作交接的要件;必须将个人保管的合同档案全部移交.. 四、合同台账的登记、保存： 合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号.. 年代- 项目性质- 档案类型 - 序号.. 2012 –基建/采购/技术/人事/质量–合同/协议/会议纪要/备忘/传真/邮件– 01 五、合同档案保存年限： 如果仅涉及中国大陆地区的业务;从业务结束之日起至少保存三年..如果涉及跨国业务;则保存期限应当延长至五到六七年.. 六、合同档案的调阅：
合同档案管理办法 第一章总则 为规范合同档案的管理、使用，确保企业合同的合法性和保密性，制定本办法。 第二章合同档案的收集和归档 2.1 合同档案的收集 （1）合同档案的组成：应当包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。 （2）收集时应当注明合同编号、时间、当事人、合同类型等信息。 2.2 合同档案的归档 （1）合同档案应当根据行业特点和工作需要，分别进行归档，并标明目录，方便查找。
（2）合同档案的归档应当按照备案期限进行分类，并注明档案的保管期限。 （3）合同档案的归档应当有专人负责，并定期进行盘点和检查。 第三章合同档案的管理和使用 3.1 合同档案的管理 （1）合同档案应当统一管理，实行封存、备份、安全存储等措施，确保档案的完整性和安全。 （2）合同档案应当建立台账，记录合同归档、移交、借阅等信息，避免档案丢失或遗漏。 3.2 合同档案的使用 （1）合同档案在保证机密性的前提下，可以向需要用到的人员提供借阅服务，并建立借阅手续和记录。
（2）合同档案的使用应当符合国家法律法规和企业规定，不得擅自泄露和传播。 第四章合同档案的销毁 4.1 合同档案的销毁原则 （1）合同档案应当根据国家法律规定和企业相关规定，确定销毁时间和方式。 （2）合同档案的销毁应当经过专人审核和批准，并按照相关程序安全、彻底地销毁。 4.2 合同档案的保管期限 合同档案的保管期限根据国家和企业规定，分为永久、长期、中期、短期等不同期限，具体期限由企业负责制定。 第五章法律责任和附则 5.1 法律责任
违反本办法规定，泄露、损毁企业合同档案的，应当承担相应的法律责任。 5.2 附则 本办法解释权归本企业法律部门所有。 总结： 1. 列举本文档所涉及简要注释如下： - 合同档案：指企业办理各类合同时形成的文件和资料，其中包括正、副本、补充协议、终止协议、解除协议等。 - 目录：指对合同档案进行分类、归档的名单或清单，方便查阅和管理。 - 保管期限：指国家法律规定或企业相关规定规定的合同档案保存时间。
公司合同档案管理制度 为了将公司档案纳入规范化管理，特制订公司合同档案管理制度，如下为相关内容，欢迎阅读! 公司合同档案管理制度【1】为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。 一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。 二、档案资料管理原则 1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理; ②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。 2、原则上所有原件只作存档，不予外借; 3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。 4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。 三、档案资料的移交 1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由成本部存档备查。 2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备查。 3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。 4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。 5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。 6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 四、档案资料的管理办法 1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。 3、档案资料的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。