合同保管及归档制度
篇一:合同发放与保管制度
合同发放与保管制度
第一章总则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价
值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类
一、xx合同: 解释说明二、xx合同: 解释说明
第三章合同管理的责任分配
一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合同管理专员负责所有文件编号归档;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章合同归档要求
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一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。
1( 年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2( 分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予
识别代码。
3( 顺序号:顺序号4位，用阿拉伯数字表示:0001、0002 …… ，表示
公司当年某一类合同的序号。
4( 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称; 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续;经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并
按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台
只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
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五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
第五章合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。三、档案销毁
1(任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2(各合同管理人员应定期对合同进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合
同文档的安全。
第六章合同借阅发放
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申
请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。
三、合同发放借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，
必须再次办理借阅手续(续借)。对逾期1周仍不归还者，由合同管理员催还。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损
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坏、遗失。
第七章责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现，
限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书
面检查外，各罚款xx元，并予以批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或
未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx元，并予以批评;
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令
其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx元;
四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门
并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元;如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法
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律责任。
第八章附则
一、本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定
可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。三、附件
附件1 《合同借阅单》
附件2 《合同登记本》
附件1:
附件2:
合同登记本
篇二:合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定
一、目的
为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。二、范围
本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合
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同的相关信息资料等。三、责任部门及责任人
合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料;定期对部门内的合同档案进行清理核对;合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。四、合同档案流转管理 (一)合同资料提交管理:
1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求:
(1)文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改;如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
(2)合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料(原合同复印件、主件和附件、报告和批复等)应一并归档。 (3)合同资料需按照规定份数及是否原件提交;特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
(4)修改协议的提交:营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
(5)归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。 (二)、合同资料移交管理:
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1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下: (1)合同资料的移交:
2、移交流程:
(1)正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交;
(2)若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。 3、移交合同签收要求
(1)合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
(2)若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。五、合同资料归档管理
1、合同档案编号及排列归定
(1)合同号编制:归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如11000(转载于:https://www.doczj.com/doc/3319234662.html, 小龙文档网:合同保管及归档制度)1、110666合同。
(2)柜编号:合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如:A、B...AA、AB柜等。
(3)盒编号:按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例
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如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。 (4)合同档案排序:按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。
(5)合同的整理单位:归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
(6)一份完整的合同的装订顺序:电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行
(1)编制目的:电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
(2)期望效果:可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
(3)更新时间:每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。 (4)相关信息:入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。 3、保管事项
1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门
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别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并
对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。
3、做好库房清洁工作、八防工作(防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉)，档案室须由专人进行管理。每天下班前要检查门窗是否锁
好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年
的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管;特殊合同按实际情况确定具体的保
管期限。六、合同档案借阅规定
本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅:
1、内部查阅:即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。
需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅
事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。
2、外借使用:即借阅人将合同资料原件带出公司使用
(1)由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明
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需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期; (2)借阅人员科室领导审
批;
(3)合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批;
(4)借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还(借阅期限一般为7天)，并填写《合同借阅登记簿》;如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续(续借手续即按同样的流程再申请一次)。
(5)合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。七、合同档案保密规定
1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。
2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记;非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。八、生效情况
本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。
合同管理科
2011年5月10日
附表:
1、合同管理汇总登记表(总表)概况及检索用
2、合同资料归档登记表(一级子表) 详细情况登记
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合同资料流转登记表(一级子表) 详细情况登记 4、合同资料借阅登记表(一级子表) 详细情况登记 5、欠缺资料登记表(二级子表)-----即资料欠补详细情况6、合同提交登记表(二级子表)-----即资料收取详细情况 7、合同修改登记表(二级子表)-----即合同修改资料情况 8、合同移交登记表(二级子表)-----即资料移交详细情况 9、合同借阅记录薄(二级子表)-----即资料借阅详细情况
10、合同内附记录(综合三级子表)-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况
篇三:合同档案管理制度
合同档案管理制度
一、合同档案管理原则
本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。这是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。二、合同档案管理办法
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐
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步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定合同档案管理制度。
1、合同档案由市场中心集中统一管理，以确保档案的完整和有效利用。
2、市场中心负责统筹、协调、组织、整理、保管和合作方的所有合同文档。
3、分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，由合同管理员负责合同文档管理。
4、合同管理人员要尽心尽责发挥作用，按要求建立完善合同管理台账。签订完的合同要及时归档，做好登记。凡归档的合同文件材料必须是原件。
5、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
6、加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，合同文档分类编号，编制合同统计清单。
7、应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
8、做好合同管理的保密工作，未经许可不能擅自借阅、外带归档合同。因工作需要须借出查阅合同文本，须经集团领导签字同意后，方可办理相关借阅手续。以复印件形式借出，督促借阅人员按期归还合同。合同原件无特殊情况不能外借。
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9、合同文档的保存条件要有防火、防潮等措施，以确保合同文档的安全。
10、借阅人不能涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
11、合同文档的密级为机密，任何人不能擅自将合同对外公开、复印，违者视情节予以处罚。三、合同档案的移交
1、正式签署合同后须将合同正本原件移交市场中心合同档案管理员。
2、合同项目终止后须将该项目的所有技术资料汇总成册，具有保存价值的技术资料向移交合同管理员。
3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后，方为完成交接手续。附件:1、合同借阅登记表; 2、合同档案移交清单。
合同借阅登记表
合同档案移交清单
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合同档案管理制度 合同档案管理制度（精选12篇） 随着人们法律意识的加强，合同的使用频率呈上升趋势，合同协调着人与人，人与事之间的关系。那么相关的合同到底怎么写呢？下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度，希望对大家有所帮助。 合同档案管理制度篇1 1.目的： 加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。 2.适用范围： 适用于采购部对内部文件及档案的控制。 3.职责： 3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。 3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。 4.档案管理办法： 4.1归档内容分类： 4.1.1采购内部文件的归档。 采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。 4.1.2公司其他部门提供的文件归档。 公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。 4.1.3外来或外放文件的归档。 供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。 4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。 采购部的台账、电子档的文件记录。 4.2档案保存期限： 4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。 4.2归档要求： 4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。 4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。 4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。 4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。 4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。 4.3档案调阅： 4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。 4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。 4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。 4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。 4.4档案销毁 4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。 4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。 4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。 合同档案管理制度篇2 公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、制度 所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、
合同资料管理制度 合同资料管理制度「篇一」 第一章总则 第一条为了加强对合同的管理，明确工作职责和管理权限，维护合同的合法性和严肃性，依据《中华人民共和国合同法》及其他相关法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本制度。 第二条本制度所称的合同，是指公司与其他法人、自然人或组织之间采取书面形式订立的，具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件，以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。 第三条本制度所称的合同管理，是指公司及公司职能部门依法订立、变更、解除、转让、履行、终止以及审查、监督、归档、控制等一系列管理行为的总称。 第四条本制度适用于以本公司名义所签定的一切合同、协议、以及相关的要约、承诺等法律文书。 第二章合同管理机构和职责 第五条公司合同管理采取归口管理与分类负责相结合的`形式： （一）公司行政人力资源部是公司合同管理的归口部门，并负责所有外签合同的归档和保管；同时，负责与行政及人力资源相关合同的管理和签订； （二）公司合同成本部根据经营部招投标情况，负责工程施工合同及内部承包合同的管理和签订，以及对外所有工程合同的归档、保管、传递、报批； （三）公司其他职能部门依据本部门工作职责，负责相应合同的管理和签订，并报行政人力资源部存档。 第六条合同管理职责 （一）职能部门职责： 1、指定专人保管合同文本，未经公司（执行）总经理或分管副总书面同意不得擅自借出； 2、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律、法规等有关规定；
3、参与管辖范围内合同的论证、起草、谈判和签订工作； 4、对管辖范围内合同履行情况进行监督和指导。 （二）合同管理人员职责： 1、协助合同承办人员依法签订、变更、解除合同； 2、检查合同履行情况，制止不合法律规定的合同行为； 3、负责登记合同台帐，建立合同档案； 4、依法参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动等。 第七条合同谈判必须有公司领导（或授权）、相关部门负责人及有关人员至少2人以上共同参与，个人不得直接与对方谈判合同。 第三章合同签订与审核 第八条合同正式签订前，必须依据《合同审批表》（附后）由公司领导、相关职能部门经理、法律顾问等，依其工作职责对合同文本进行评审，共同做好合同管理工作。 第九条合同采用书面形式。根据种类和内容尽量选用工商管理部门规定的示范、推荐文本；如不适用可自行拟定合同，拟定合同原则上应具备以下条款： （一）当事人的名称或者姓名和住址； （二）标的； （三）数量； （四）质量； （五）价款或者报酬； （六）履行期限、地点和方式； （七）违约责任； （八）解决争议的方法； （九）其他约定事项等 第十条除合同履行处在我方所在地外，签约时应将协议、合同写入由我方所在地人民法院管辖。
合同保管及归档制度 合同保管及归档制度 一、制度目的 本制度的目的是为了确保公司合同的安全、完整和准确的保管，提高合同管理效率，确保合同的有效性和公司的合法权益。 二、适用范围 本制度适用于公司内所有与合同签订、保管和归档相关的工作。 三、制度内容 1. 合同保管 （1）合同保管人员：公司指定专职人员负责合同的保管和管理。 （2）保管地点：公司设立专门的文件室，统一保管合同文件。（3）保管原则：合同文件应妥善存放于专门柜橱中，分门别类，采用数字化归档和纸质备份相结合的方式进行保管。 （4）安全控制：文件室需设密码和指纹识别等安全措施，严 禁非相关人员进入。 2. 合同备案 （1）合同备案人员：公司委派专人负责合同的备案工作。（2）备案内容：必须对合同的签订日期、合同方名称、金额、合同编号等进行清晰记录。 （3）备案流程：合同正本应及时送交备案人员备案，备案人 员在3个工作日内完成备案工作并反馈。
3. 合同归档 （1）归档人员：由文件室负责将已备案的合同进行归档。（2）归档原则：根据合同的类别、时间和重要性等因素进行 归类、编号和归档。 （3）归档存储：归档文件应妥善存放于合同归档柜内，并设 有防火、防潮等措施。 （4）索引建立：建立合同档案的索引清单，方便检索和管理。 4. 合同查询 （1）查询人员：除了保管人员外，经过特殊审批的管理人员 可以查询合同档案。 （2）查询流程：查询人员必须遵守合同保密的原则，向保管 人员提出书面申请，并提供相关信息查询所需的合同。 （3）查询记录：每次查询合同档案都应有记录，包括查询日期、查询人员姓名和查询事由等。 5. 合同销毁 （1）销毁程序：根据公司规定的保留期限，在合同保管期限 届满后，由文件室负责对合同进行销毁。 （2）销毁记录：销毁人员必须填写销毁记录，并有专人进行 核对。 四、责任追究 对于保管人员未按照本制度进行合同保管和归档，造成合同遗失、损毁或泄露的，将追究其相关责任，并承担相应的赔偿责任。
合同档案管理制度 第一章总则 第一条为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 第二章归档范围 第二条合同档案：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。 第三条非合同档案：与业务有关的协议，文件等。 第三章归档制度 第四条凡属归档范围的文件资料，均由档案归口部门人力行政部统一管理，档案应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。 第五条财务部门无文件资料借阅权，原件不得向外借出。 第六条原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，人力行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。 第七条所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。 第四章档案保管制度 第八条人力行政部设专门存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 第九条归档资料要进行登记，编制归档目录。 第十条部门设兼职档案管理人员，档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。 第十一条档案分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 第十二条档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 第十三条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 第五章档案管理员的职责 第十四条部门设兼职档案管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。 第十五条具体负责工作：负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅
等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。 第十七条档案管理人员要严格执行部门档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 第六章档案查阅和借阅要求 第十六条部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》。 第十七条档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 第十八条不准转借,必须专人专用。 第十九条必须爱护档案,不得抽换档案内文件，保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等，在档案材料右上角写档案编号除外。 第二十条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 第七章合同档案保管期限及销毁 第二十一条正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。 第二十二条合同金额在50万元（不含）以下的保存10年； 合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。 第八章档案销毁 第二十三条任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 第二十四条各档案管理人员应定期对档案进行检查。 第二十五条合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 第二十六条凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。 第九章责罚制度 第二十七条公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一
合同档案管理制度范文（精选10篇） 合同档案管理制度范文（精选10篇） 在人们越来越相信法律的社会中，我们用到合同的地方越来越多，它也是实现专业化合作的纽带。那么大家知道合法的合同书怎么写吗？以下是小编精心整理的合同档案管理制度范文，仅供参考，欢迎大家阅读。 合同档案管理制度篇1 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。 八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订
的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。 经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档案管理员予以协助管理。 各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。 文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本模式：ST-2004－XS－0001－HT 1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。 2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。 4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称。 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
合同档案管理方法（实用4篇） 随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。 合同档案管理制度篇一 一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。 二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。 三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。 四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。 五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。 六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。 七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密 合同档案管理制度篇二 一、总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围
合同档案管理制度 1. 引言 合同是企业经营中不可或缺的一环，公司需要对合同进行明确的管理和归档， 以确保合同的有效性和保密性，减少潜在的风险。本文档旨在制定公司的合同档案管理制度，规范合同档案的归档、保管和使用流程，确保合同档案的完整性和安全性。 2. 档案管理的范围和目标 合同档案管理的范围包括所有与公司业务相关的合同，不论是与客户、供应商 还是其他合作伙伴签订的合同。合同档案管理的目标是确保合同档案的完整性、安全性和可检索性，同时提高合同管理的效率。 3. 合同档案管理的责任方 合同档案管理涉及多个部门和岗位的责任方，具体包括： - 合同管理部门：负 责整个合同档案管理制度的制定、实施和监督，确保合同档案管理流程的有效运行。- 各部门负责人：负责本部门合同的归档和管理，保证合同档案的准确性和完整性。- 档案管理员：负责合同档案的存储、保管、检索和销毁，确保档案的安全和可用性。 4. 合同档案管理的流程 4.1 合同签订阶段 在合同签订阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同起草：根据需求起草合同，包括合同的基本信息、具体条款和附 件。 2.合同审核：由法务部门对合同进行法律审核，确保合同的合法性和有 效性。 3.合同签署：由双方代表签署合同，并确保合同的原件得到妥善保管。 4.2 合同归档阶段 在合同归档阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同编号：每份合同都应被赋予唯一的合同编号，以方便后续管理和 检索。
2.合同登记：将合同基本信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、 合同名称、合同主体等信息。 3.合同存储：将合同原件保存在专门的合同存档柜中，确保其安全和完 整。 4.合同索引：建立合同档案的索引，方便后续的检索和查阅。 5.合同归档：将合同按照索引规则进行归档，确保合同的有序存放。 4.3 合同管理阶段 在合同管理阶段，以下流程需要被遵循： 1.合同变更：如有合同变更或终止的情况，需要及时更新合同档案和相 关记录。 2.合同查询：通过合同档案管理系统进行合同的查询和查阅，提高合同 管理的效率。 3.合同借阅：合同档案的借阅需要填写借阅申请并由上级主管批准，确 保合同的安全和追溯性。 4.合同报废：合同的保管期满或不再有效时，需要进行合同的销毁和报 废处理。 5. 合同档案管理的安全措施 为确保合同档案的安全性，以下安全措施需要被采取： 1.合同存储区域的安全控制：合同存储区域应设有门禁系统、监控摄像 头等物理安全设施，只有授权人员才能进入。 2.合同档案管理系统的权限控制：合同档案管理系统应设有不同的权限 层级，只有经过授权的人员才能访问敏感信息。 3.备份和灾备措施：合同档案应定期进行备份，并建立灾备机制，以防 止合同信息的丢失或损毁。 4.定期的安全审计：定期对合同档案管理流程进行安全审计，以发现和 解决潜在的安全隐患。 6. 合同档案管理的监督和评估 公司应建立合同档案管理制度的监督和评估机制，确保制度的有效性和合规性。具体包括： 1.内部审计：定期对合同档案管理制度进行内部审计，发现问题并及时 纠正。 2.外部审计：定期请第三方机构对合同档案管理制度进行外部审计，以 保证制度的合规性。
公司合同档案管理制度 1.总则 为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法的规定，制定本办法。 1.2 合同档案的保存期限为 5 年，由公司指定档案处负责人保管。 1.3 公司办公室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。 2.归档 2.1 合同订立后，公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 2.2 合同履行完毕后 10 日内，公司应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交经理办公室，并制作副本一份交办公室。 2.3 办公室接收资料时应当出具收据。 3.档案借阅 3.1 根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。 3.2 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4.责任 4.1 借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、500- 1000 元罚款，并扣发 3 至 12 个月工资的处罚。 6.实施 6.1 本办法自2011 年 6 月 1 日起施行。 总则： 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。 适用范围： 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。 合同档案管理原则： 1.合同档案由公司工程部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 3.财务部可除外(可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用)。 4、合同档案要实行分类管理，便于文件的管理及查找。 合同文档的移交： 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。 2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。 3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 4 、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写《文件归档登记表》 (见附件表一 ) 。双方签字认可后方为完成交接手续。 合同文档的管理办法：
公司合同档案管理制度 一、背景介绍 为了规范公司合同档案的管理，确保公司合同的安全、完整和可追溯，提高公司的管理效率和风险防范能力，制定以下公司合同档案管理制度。 二、管理目标和原则 1.目标：建立合理有效的合同档案管理体系，保证合同档案的完整性、可追溯性和安全性。 2.原则： -合同档案管理遵循法律法规和公司规章制度的要求。 -统一管理，明确责任，确保合同档案的真实、准确、安全。 -合同档案管理部门要与业务部门密切合作，共同推进合同档案管理 工作。 三、档案管理流程 1.合同建档 -合同签订时，由签约双方归档员负责立即建档，并将合同信息录入 档案管理系统。 -归档员应确保合同文件的完整性和准确性，包括合同正本、副本、 附件等。 -归档员将合同案卷编号，并填写档案的基本信息，如合同名称、合 同类型、签订日期等。
2.合同存档 -合同归档员将合同正本存入密封的档案柜中，确保安全和防火防水。 -合同副本和其他附件可按合同案卷编号进行编号，存入档案柜或档 案库中。 -合同归档员应定期检查档案柜和档案库的环境，确保合同档案的安 全性和保存环境。 3.合同查询和借阅 -公司内部人员可以通过档案管理系统查询合同档案的基本信息。 -需要借阅合同档案的人员需填写借阅申请单，并经过相关部门的批准。 -借阅期限原则上不超过30天，超期需重新申请并经过批准。 -归还合同档案后，档案管理员应进行目录修整和查验，确保合同的 完整性。 4.合同档案归档和销毁 -合同档案的归档和销毁应符合公司和法律法规的规定。 -归档员负责按照合同档案管理制度的要求进行合同档案的归档和销毁。 -合同销毁前，应经过法务部门确认，按照一定的程序进行销毁，并 填写销毁记录。 四、责任和权限
合同档案管理方法（最新13篇） 合同档案管理制度篇一 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。 3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 合同档案管理制度篇二 为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定： 一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。 二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。 三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。 四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。 企业合同管理负责人工作职责 一、负责企业合同管理的领导工作。 二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。
合同档案管理制度 为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度. 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料清单见附表2等. 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用. 2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作. 3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理. 三、合同文档的移交 1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组. 2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料交接清单参见附表3向合同管理组移交. 3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成
册,经分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交. 4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律. 5、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点.以双方签字认可后方为完成交接手续. 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号. 2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任. 3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单. 4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作. 5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组办理相关借阅手续,以影印件借出.合同原件无特殊情况不得外借. 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全. 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚.
合同归档管理 合同归档管理是指对合同的存储、整理、检索以及销毁 等各个环节进行规范化、标准化和系统化的管理。随着合同数量的逐年增加，合同归档管理已成为现代企业管理中不可或缺的一项重要工作，对企业的风险防范和资产保护具有重要意义。 一、合同归档管理的概述 合同归档管理的基本内容是对合同的存储、整理、检索、管理和销毁等方面进行规划和监督。合同的存储需要对合同的形式进行分类，如实行电子文档档案化的，可以采用服务器存储，实行实物原件档案化的，需采用防潮、防火、防虫的专业库房储存。 在合同存储方式的选择上，需要根据具体的实际情况进 行决策，以保证合同的安全性、完整性、可查阅性。 合同的整理是指对存放在系统库中的合同资料按照一定 的分类方法进行整理，便于以后对某个具体合同资料和各种分析统计的要求。合同管理人员应该根据合同类型、签订时间、合同内容、合同金额、合同期限等分类原则对合同资料进行收集整理，定时更新归档的内容，保证归档档案的及时性和准确性。 合同的检索是指根据合同的各项特征来检索合同信息的 过程，以快速地找到所需要的合同资料。在检索中，需要根据合同的相关信息，通过系统的查询工具来找到所需的合同文件，保证检索能够贴近实际需求，有效提高工作效率。 合同管理的销毁是指对已经完成了使用目的的合同、合
同草案以及其他合同附件进行销毁的过程。为了避免出现泄密、丢失或篡改的风险，合同销毁应按照规定的程序进行，必须经过严格的审核程序，明确销毁的原因和目的，及时地销毁过期的合同文件，以确保企业信息的保密性和合规性。 二、合同归档管理的优势 1.提高工作效率。合同管理人员可以通过系统的查询工 具快速地定位到合同文件，从而加快了工作效率，减少了不必要的时间浪费。 2.保证合同资料的完整性和准确性。合同管理人员通过 对合同资料进行安全存储、规范整理和及时更新等多种措施，保证了合同资料的完整性和准确性，提高了数据质量。 3.提升企业形象。合同归档管理系统可以帮助企业提高 合同管理水平，从而促进企业的规范化管理和卓越业绩，提升企业形象。 4.保障合同的安全性和权益。通过合同归档管理系统能 够有效地监控合同的安全性和权益，避免合同丢失、被篡改、被盗用、被泄露等非法行为，提高企业的合规性和风险防范能力。 三、合同归档管理的流程步骤 1.制定合同管理规章制度。需要制定与法规法规和公司 要求相关的合同管理制度，明确各部门的职责和规范管理流程。 2.合同分类。按照不同的合同类型、合同主体、合同时 间等因素进行分类，确保合同管理的可靠性和准确性。 3.合同录入。合同管理人员需要在系统中输入各项合同 相关数据，如合同编号、签约日期、主体信息、金额等内容。 4.合同审核。审核合同内容是否完整、正确、合规，审 查合同的相关资料和签署程序是否合理、规范。
合同档案归档制度 首先，合同档案归档制度的内容主要包括以下几个方面。 一、档案分类标准：合同档案应按照合同的类型、签订部门或者责任 人等进行分类，以方便查阅和管理。 二、归档流程：明确合同档案的收集、整理、登记、归档等流程，确 保合同档案能够按照规定的流程进行归档。 三、档案保存期限：合同档案的保存期限应根据法律法规和企业的具 体情况进行制定，以保证合同档案能够长期保存完整。 四、档案存储方式：合同档案可以采用电子存储或者纸质存储，不同 档案的存储方式应根据实际情况进行选择。 实施合同档案归档制度还需要满足以下几个要求。 一、责任明确：明确合同档案的负责人以及相关部门的职责，确保合同档案归档工作的顺利进行。 二、标准规范：建立合同档案归档的标准和流程，确保归档工作的规范化和标准化。 三、信息安全：加强对合同档案的管理，采取相应的安全措施，确保合同档案的机密性和完整性。 四、备份措施：建立相应的备份机制，确保合同档案在意外情况下的安全。 一、提高工作效率：建立合同档案归档制度可以使档案的查找和归档 工作规范化和有序化，提高工作效率。
二、保护企业权益：合同档案归档制度能够确保合同的真实性和完整性，保护企业的合法权益。 三、规范信息管理：合同档案归档制度可以使企业的信息管理更加规范，避免文件的遗失和混乱。 但是，合同档案归档制度也存在一些问题。 一、成本高：电子档案的建设需要一定的投入，同时维护和保护合同档案也需要一定的费用。 二、需求变化：合同档案归档制度在长期使用中可能面临需求变化的 问题，需要进行相应的调整和更新。 综上所述，合同档案归档制度对于企业管理具有重要意义，通过建立 合同档案的收集、整理、归档等流程，可以提高工作效率、保护企业权益、规范信息管理。然而，制度的实施也面临着一些问题，需要加以注意和解决。企业应根据自身情况，适当地进行调整和改进，以便更好地发挥合同 档案归档制度的作用。
合同档案归集制度 背景 为了规范合同管理工作，提高合同管理的效率和质量，制定合同档案归集制度是必要的。 目的 合同档案归集制度的目的是确保合同档案的完整性、可追溯性和易访问性，为公司合同管理提供有效的支持。 范围 合同档案归集制度适用于公司所有的合同，包括从签订到终止的全部阶段。 管理流程 1. 合同建立阶段
- 合同部门负责识别、登记并分配合同编号； - 合同经办人负责准备合同文件，并将其提交给合同部门归档。 2. 合同履行阶段 - 合同经办人负责监督合同履行过程，并及时将相关文件归档。 3. 合同变更阶段 - 合同变更的相关文件必须经过合同部门登记和归档。 4. 合同终止阶段 - 合同经办人负责将合同终止文件归档，并根据需要保留相应 记录。 归集管理 1. 合同编号 - 合同部门按照一定规则为合同分配唯一的编号，以便于归档 和查找。 2. 文件存储
- 合同文件必须以电子版和纸质版的形式保存，并按照一定的分类和标识规则存放在指定的归档柜或服务器中。 3. 归档记录 - 每份合同文件必须有相应的归档记录，包括归档日期、归档人员等信息。 4. 归档保管 - 合同部门负责定期检查合同文件的完整性和可读性，并做好合同的保管工作。 访问与借阅 1. 合同文件的访问 - 任何有合法权限的工作人员都可以申请查阅合同文件，但必须在归档记录中登记，并由合同部门授权。 2. 合同文件的借阅 - 特定需要合同文件的工作人员可以向合同部门申请借阅，但必须签署借阅协议并承担相应的责任。
保密与备份 1. 合同保密 - 合同部门和相关工作人员必须严格遵守保密规定，禁止随意传阅、泄露或复制合同文件。 2. 合同备份 - 合同部门负责定期备份存档的合同文件，以防止意外损失或损毁。 监督与评估 1. 监督机制 - 公司内设合同管理监督小组，负责对合同档案归集制度的执行情况进行监督和检查。 2. 评估和改进 - 定期对合同档案归集制度进行评估，发现问题并及时进行改进和优化。
合同档案归档制度 一、背景和意义 现代社会中，合同成为公司运营的重要组成部分。随着公司运营规模和业务复杂度的增加，合同数量和种类也随之增加。合同管理对于公司运营的高效性、安全性和合规性都具有重要意义。在合同管理方面，合同档案的归档起着至关重要的作用。 合同档案是公司合同管理的核心内容之一，也是一项非常重要的工作。归档是将文件分类、编号、分类、储存、保管、查找等各个环节组合在一起，并进行规范化管理，以有效维护文件的完整性和安全性。 因此，建立一套规范的合同档案归档制度，对于保障公司合同法律效力、保障公司对外合作的信誉度、促进合同管理的高效性和规范性具有重大意义。 二、制度适用范围 本制度适用于公司所有部门在进行合同签订、保管、管理、归档等所有相关工作的过程中，必须遵守本制度的规定。 三、制度内涵 1.合同档案的范围 合同档案包括公司所有的合同文件，文件包括原始合同、附件、补充协议、变更协议、终止协议、电子文档等相关文件。 2.合同归档方式及流程 合同归档应尽早完成，归档流程应规范明细。一般来说，合同档案的归档步骤包括：
①确认合同类别并进行编号 合同应按照不同类别进行编号，编号应与合同文件相对应。 ②填写档案标签 档案标签应包括基本信息及合同编号，方便查找及归档的定位。 ③存放归档材料 所有合同材料必须妥善存放，并保证安全。纸质文档存放在密封储物柜内，电子文档也应存在相应的云盘内。对于重要的合同文件，应另外备份。 ④归档登记 归档登记应在档案标签上进行，并及时更新档案库存。 3.合同档案的保管制度 ①后勤保卫部门应确保公司归档室、档案室等相关场所的安全性和环境整洁性，加强监管和巡查。 ②指定专人负责对纸质合同的管理及保存，并保证档案的安全性。 ③将电子文档备份到云盘或服务器，并定期备份。 ④非法使用、篡改、破坏公司合同档案，将会受到法律的制止和制裁。 4.合同档案的借阅 ①借阅前必须进行档案查询，确认该档案的真实性及性质。 ②借阅需要填写借阅申请表和授权书，按要求提供有效证件。
合同归档管理制度 一、引言 合同归档是企业日常运营中不可忽视的重要环节。它涉及到合法合规、法律风 险及后续业务的顺利进行等诸多方面。因此，建立一个科学、规范的合同归档管理制度对于企业的可持续发展至关重要。 二、合同归档管理制度的必要性 1.风险防控 合同作为企业经营的重要法律文件，其归档管理直接关系到企业的合法合规。 建立合同归档管理制度可以有效预防风险，及时发现合同漏签、违约等问题，减少企业在法律纠纷中的损失。 2.提高工作效率 合同归档管理制度有助于合同的准确记录、快速检索和及时更新，提高工作效率。通过建立合同模板、标准合同条款等方式，加速合同的处理速度，减少重复性工作，提升工作效能。 3.信息共享 合同归档管理制度为不同部门之间的信息共享提供了便利。通过合同归档系统，各部门可以及时了解合同的执行情况、合同差异等信息，在企业的决策与协调中起到有力的支持作用。 三、合同归档管理制度的要素 1.建立归档流程
通过明确归档的流程，规范各个环节的职责与义务，确保合同归档工作的顺利 进行。将合同的登记、复印、归档等环节有序地串联起来，减少信息的遗漏和错误。 2.设立合同归档人员 合同归档人员要具备较强的责任心和细致的工作态度。他们应负责合同的登记、整理、归档、备份等工作，并在需要时提供合同相关的资料查询和支持。 3.制订合同归档标准 通过制定合同归档标准，保证合同归档的一致性和规范性。标准可以包括合同 登记表的格式规范、合同存档的时间要求、合同备份的要求等，使合同归档工作更加透明和可控。 4.建立合同归档系统 利用现代化科技手段，建立起高效的合同归档系统。该系统应具备合同存储、 检索、备份等功能，并能够实现不同权限的访问和查询，提高工作效率和精确度。 5.合同归档定期检查 定期检查合同归档工作的执行情况，及时发现和纠正问题。通过定期抽查合同 归档情况，确保合同归档工作符合制度要求，并保持合同档案的完整性和可靠性。四、合同归档管理制度的推广与实施 建立好合同归档管理制度仅仅是第一步，还需要进行全员培训、积极推广和有 效实施。 1.进行全员培训 通过开展合同归档管理制度的培训，向员工普及合同归档的重要性以及合同归 档流程的具体操作。使员工全面了解制度要求，提高合同归档的工作效率。 2.积极推广
合同保管及归档制度 一、合同的保管 合同的保管是指对企业签订的合同文件进行妥善保管，确保合同的完整性、真实性和安全性。具体做法有以下几点： 1.合同存放位置的设定：根据合同的类型和重要性，合理设定存放位置，例如可以建立专门的合同档案室，确保合同的安全和易于查阅。 2.合同登记台账的建立：对每份合同进行登记，并编制台账，包括合同编号、签订时间、合同主体、合同金额等信息，以方便查询和管理。 3.合同的分类归档：根据合同的类别和性质进行分类归档，例如可以按照客户、合同期限、金额等进行分类，方便查找和管理。 4.合同保密措施的制定：对于涉及商业秘密或其他敏感信息的合同，要加强保密措施，在保证合同安全的前提下，尽量限制合同的查阅权限。 二、合同的归档流程 合同的归档流程是指将合同进行整理、分类、归档的一系列操作，为合同的查找和管理提供便利。具体流程如下： 1.合同的整理：对已签订的合同进行整理，确保合同文件的完整性和准确性，包括补充、修订等相关文件。 2.合同的分类：按照事先设定的分类标准，对合同进行分类，例如可以按照客户、合同期限、金额等进行分类。 3.文件编号：为每份归档的合同进行编号，以便于查找和管理。
4.整理归档文件：根据分类和编号，将合同整理好后，放入相应的文 件夹或档案袋中，标注清楚相关信息。 5.归档记录：将归档的合同记录在归档台账中，包括合同名称、编号、归档时间等信息，以便于跟踪和管理。 三、合同保管及归档制度执行的重要性 1.维护企业合法权益：合同是企业与外部合作伙伴之间的法律依据， 合同的保管及归档制度能保障合同的完整性和真实性，确保企业在合作中 的合法权益。 2.规范内部管理：合同保管及归档制度能规范企业的内部管理流程， 建立健全的合同管理制度，有利于提高工作效率、降低管理风险。 3.便于查阅和管理：合同保管及归档制度能够使合同的查阅和管理更 加方便快捷，提高工作效率，减少资源的浪费。 4.强化风险管理：合同保管及归档制度能够为企业的风险管理提供有 效的支持，当出现纠纷或风险时，能够及时找到合同文件作为证据，保护 企业的合法权益。 综上所述，合同保管及归档制度是企业管理中非常重要的一个环节， 它能够保障企业的合法权益，规范内部管理流程，提高工作效率和减少风险。因此，企业应高度重视合同保管及归档制度的建立与执行，确保合同 的安全、完整性和易于管理。同时，合同保管及归档制度也需要不断完善 和改进，以适应企业发展和管理的需要。
合同档案归档制度 1. 引言 合同是企业在业务活动中的重要组成部分，对于维护企业的合法权益和规范业务行为具有重要作用。合同的管理和归档是确保合同有效性和合规性的重要环节。本文档旨在建立一个合同档案归档制度，确保合同文件的收集、保存和管理的有序进行。 2. 归档流程 合同档案归档包括以下主要步骤： 2.1 合同收集 在合同签署后，各部门负责人应负责及时将合同文件交由合同管理部门进行归档。合同管理部门应制定统一的合同收集流程，包括收集方式、时间要求和责任人。 2.2 合同登记 合同管理部门应对收到的合同文件进行登记，并为每份合同赋予唯一的档案编号。登记内容包括合同主体、合同金额、签约日期等重要信息。登记后，合同文件应进行分类和整理。
2.3 合同保存 合同管理部门应将合同文件保存在专用的档案柜中，确保安全和完整性。合同应按照档案编号和时间顺序进行排列，以便后续查阅和管理。 2.4 合同管理 合同管理部门应建立合同档案管理系统，便于合同的查找、检索和更新。管理系统应包括合同档案目录、文件索引和相关电子文档管理等功能。 2.5 合同销毁 合同的保存期限一般为法定期限，过期后需进行销毁。合同管理部门应制定合同销毁的规定，并将销毁程序纳入合同档案归档制度中。 3. 责任分工 合同档案归档制度的实施需要明确各部门的责任。以下是各部门的主要责任：
- 合同管理部门负责具体的归档工作，包括合同收集、登记、保存和管理等环节。 - 合同签署部门负责合同的签署、交付和提供合同相关信息。 - 其他相关部门应积极配合合同管理部门的工作，并提供必要的支持和协助。 4. 监督与评估 为确保合同档案归档制度的有效实施，应建立相应的监督与评估机制。合同管理部门应定期对合同档案进行检查和评估，发现问题及时整改。同时，相关部门和人员应积极参与监督和反馈，推动合同档案归档制度的不断改进。 5. 总结与展望 合同档案归档制度的建立对于保障合同的有效性和合规性至关重要。通过明确归档流程、责任分工和监督机制，能够提高合同档案管理的质量和效率。希望此制度能够得到全员支持和积极执行，为企业的合同管理提供有力保障。