合同档案管理方法（实用4篇）
随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。
合同档案管理制度篇一
一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密
合同档案管理制度篇二
一、总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)
5、政府、项目批文、合同；
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等)；
7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸；
8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；
9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同)；
10、公司有效证照、证件、印章；
11、具有法律效力及保存价值的文件；
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
一叁、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；
壹伍、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
四、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
五、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
合同档案管理制度篇三
一、收集归档范围
本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
(一)本级文件
1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。
2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。
3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。
4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。
5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。
6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。
7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。
8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。
9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。
11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。
12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。
一叁、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。
14、已故人员资料。
壹伍、重要的人民来信及处理材料。
16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
一⑦、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。
(二)上级文件材料
1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。
2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。
3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。
4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。
(三)同级文件材料
1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。
2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。
3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。
4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料
1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。
2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。
3、重要的名册、登记表。
4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。
二、归档份数
文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。
三、归档时间和方法
(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。
(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。
(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。
(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。
(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。ニ摹⒐榈狄求
(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。
(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
，档案管理制度
(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。
档案鉴定制度
１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。
６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
档案借阅管理制度
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
合同档案管理制度篇四
一、必须设有专门库房或专柜对各类档案进行保管。
二、档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人员不得随意进入档案库房。三、库房要保持清洁和相对温湿度，以利档案保管。同时做好“八防”（防火、防盗、防光、防虫、防灰尘、防潮、防高温、防有害气体等）工作。
四、库房内除密集架、档案装具和调卷所必须的用具外，不得摆放任何与档案库房无关的物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。
五、根据档案库房情况需要，可配备换气扇、灭火器等专用设备，并定期保养，使库房环境处于良好状态。温度基本保持在14—24⒐，相对湿度40%—60%之间的规定要求。
六、档案室要防止阳光直射，库房照明光源应用白炽灯；档案室不应靠近易燃易爆和散发有污染腐蚀气体的场所。
七、档案管理人员必须每季度对库房内的档案进行核对，做到帐物相符。
八、档案库房及档案柜箱钥匙必须由办公室专人负责保管，不得丢失。
合同档案和台账管理制度范文(通用篇) 第一章总则 第一条目的与依据 为了规范和加强合同档案和台账管理工作，提高信息管理效率，保护合同权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规的规定，制定本制度。 第二条适用范围 本制度适用于本单位所有合同档案和台账的管理。 第三条定义 本制度中的相关术语定义如下： 1. 合同档案：指本单位与外部单位或个人签订的包括书面合同、协议、协调文件等法律文书以及关于合同的修改、解除、延期等变更文件的归档管理。 2. 台账：指记录和登记合同订立、履行、结算等相关事项的台账簿。 3. 合同责任人：指与合同签订、履行等事项相关的具体责任人员。 4. 合同审核人：指对于合同签订、修改等事项进行审核的责任人员。 第二章合同档案管理 第四条文件归档管理 1. 所有与外部单位或个人签订的合同、协议等法律文书，应在
签订后的五个工作日内进行归档。 2. 合同档案的归档应具备完整的文书形式，并按照统一的编号规则进行编号，确保档案的有序管理。 3. 合同档案应设立专门的保管人员负责管理，保证档案的安全性和机密性。 4. 对于合同的相关变更文件，应与原始合同一同归档，并按照时间顺序排列。 第五条资料备份与转移 1. 合同档案应定期进行电子备份，并妥善保管备份资料。 2. 当合同档案归档地点发生变更时，应及时进行档案的转移，并编制档案移交手续。 第六条合同查询与借阅 1. 对于本单位内部人员的合同查询和借阅需求，应提供必要的支持，并设立相关的档案查询和借阅申请程序。 2. 计算机信息系统应实时更新，并对非公开信息进行权限管理，确保合同信息的安全性。 第三章台账管理 第七条台账建立和管理 1. 对于每一个合同，应建立相应的台账，记录合同的订立、履行、结算等相关事项。 2. 台账应按照统一的格式和内容要求进行填写，并由合同责任人负责管理。 3. 台账的管理应及时更新，并确保记录的真实、准确、完整。
合同档案管理方法（实用4篇） 随着法律法规不断完善，人们越发重视合同，合同的类型越来越多，它也是减少和防止发生争议的重要措施。那么大家知道正规的合同书怎么写吗？下面是牛牛范文的小编为您带来的4篇合同档案管理方法，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。 合同档案管理制度篇一 一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。 二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。 三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。 四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。 五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。 六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。 七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密 合同档案管理制度篇二 一、总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、归档范围
合同保管及归档制度 合同保管及归档制度 篇一:合同发放与保管制度 合同发放与保管制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。 第二章合同分类 一、xx合同: 解释说明二、xx合同: 解释说明 第三章合同管理的责任分配 一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合同管理专员负责所有文件编号归档;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章合同归档要求 1 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。 1( 年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。2( 分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。 3( 顺序号:顺序号4位，用阿拉伯数字表示:0001、0002 …… ，表示 公司当年某一类合同的序号。 4( 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称;
二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续;经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台 只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。 2 五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。 第五章合同档案保管期限及销毁 一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。三、档案销毁 1(任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。 2(各合同管理人员应定期对合同进行检查。 3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合 同文档的安全。 第六章合同借阅发放 一、公司合同原件，一般不予借出。 二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申 请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。 三、合同发放借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需
合同档案怎样归档 篇一：公司合同归档办法 南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法 一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号 包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号 包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号 包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等 二、合同接收程序 合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。 三、合同存档程序 合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及
正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。 四、合同补充协议接收、存档程序 由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。 五、《付款审批表》和《入库单》存档程序 合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。 六、副本合同向财务部移交程序
合同归档管理办法 第一章总则 为规范合同归档工作，加强信息管理，确保企业合法权益，制定本办法。 第二章合同管理 1、企业签订合同前应当制定相应的合同审批流程，明确各级审批权限与流程。 2、合同审批应当经过法务部门审核并签字确认，涉及重要事项的应当报经公司领导审批。 3、企业应当建立健全合同管理系统，及时录入合同数据，并进行分类归档备案。 4、合同存档应按照主体、时间、内容等因素进行精细分类，制定统一的档案编号和存储位置。
5、合同管理系统应当设置权限控制和修改记录，确保信息安全性和真实性。 第三章合同归档 1、合同归档应当严格按照文件分类制度和档案留查制度进行。 2、合同归档期限应当不少于合同履行期限，并应当按照约定事项制定合同履行进度监督计划。 3、涉及资金、土地、房产等重要资产合同，应当经过法律顾问审查，存放在专门的保险柜内，确保安全。 4、企业应当建立有效的合同监督机制，对合同履行情况进行跟踪和检查，及时发现问题并加以解决。 第四章合同变更 1、合同变更应当经过法务部门审核并签字确认，并及时进行合同归档。
2、合同变更通知应当及时发送相关部门，确保变更后的合同得到有效执行。 第五章合同审计 1、企业应当定期组织合同审计工作，对合同履行情况和变更记录进行检查和核对。 2、合同审计应当由内部审计部门或者外部专业机构完成，并对审计结果制定改进措施和责任追究方案。 第六章法律责任 1、对于不按照合同归档管理规定进行文件归档、变更的, 承担相应的法律责任。 2、对于故意隐瞒合同信息导致企业损失并造成严重后果的个人，应当承担相应的法律责任。 总结：
合同档案管理方法（最新13篇） 合同档案管理制度篇一 为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。 一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。 二、合同档案管理原则 1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。 3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。 三、合同文档的移交 1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。 2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。 四、合同文档的管理办法 1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。 2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。 3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。 6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。 7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。 合同档案管理制度篇二 为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定： 一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。 二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。 三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。 四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。 企业合同管理负责人工作职责 一、负责企业合同管理的领导工作。 二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。
采购合同的档案管理制度4篇 公司为进一步标准销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的标准化、制度化、科学化，特制定本制度。 所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。 1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。 2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。 3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、、保管公司所有销售业务合同文档。 1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。 2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。 3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字前方可使用。假设因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。 1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。 2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。
3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。 4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。 5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意前方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。 1、本制度自审批通过之日起实施。 2、本制度由销售部负责解释。 招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成局部，在工程完成后都必须归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有工程（含分公司工程）都必须统一归档，分公司工程除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。 总公司工程，在工程分成前必须完成档案资料的归档。分公司工程在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个工程资料归档前将该工程的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应催促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。 监管机构资料备案时间：
合同归档管理办法 一、引言 合同是企业间或企业与个人之间达成协议的重要文书， 具有法律约束力，合同有关条款的执行和履行对于企业经营和日常工作至关重要。在企业日常管理和业务开展过程中，合同归档管理不仅是企业规范、高效管理的一个必要环节，也是保证合同安全和完整性的重要保障手段。本文旨在对企业中合同归档管理的办法进行探讨，提出全面、合理、高效的合同归档管理方法，帮助企业做好合同归档管理工作。 二、合同归档管理的意义 合同归档管理是指企业将签订的合同归档保存和管理， 以确保合同文书的安全、完整和方便查找，是企业在日常运营和管理中不可或缺的一项工作。具体来说，合同归档管理的意义如下： 1.保证合同的安全性 合同归档管理能够保证合同的安全性，预防合同丢失、 被人损毁或泄露，保护企业的合法权益。 2.保护合同的完整性 合同归档管理能够保护合同的完整性，确保合同文件不 被意外损坏或篡改，避免因合同的不完整导致纠纷或法律诉讼。 3.方便查询和使用 合同归档管理能够将合同文件按照一定的规范和标准进 行分类、编号和存储，使文件更易于查找和使用，提高工作效率。
4.规范管理流程 合同归档管理能够规范企业的合同管理流程，使企业在管理中更加高效、标准化。 三、合同归档管理的基本原则 合同归档管理需要遵循一些基本原则，以确保管理的有效性和规范性。具体包括以下几个方面： 1.规范存储 合同归档管理要求存储环境应符合安全、防火、防护、防潮、通风等要求，并确保存储的合同完整，无损坏和丢失。 2.分类归档 合同归档管理要求按照合同种类、业务类型、签订时间等基本原则将合同文件进行分类、编号、存储等。 3.清晰标注 合同归档管理要求清晰标注合同文件的重要信息，例如合同名称、签订时间、合同类型、对方单位名称、业务协议等关键要素等。 4.保密合规 合同归档管理要求保证合同中的商业机密得到相应的保护，保密合规，保障企业的合法权益。 5.便于查找 合同归档管理要求合同文件存放位置应明确，目录清晰，方便查找，使文件查找和使用更加高效。 四、合同归档管理的流程 合同归档管理的流程一般包括以下几个步骤： 1.合同文件收集：按业务类型和合同时间要求收集相关合同文件。 2.合同文件检查：对收集的合同文件进行细致检查，确
档案管理办法 档案管理办法是组织、管理、保护和利用档案的规章制度，是现代管理中不可或缺的一环。随着社会的快速发展和信息技术的不断进步，档案管理办法也在不断完善和升级，为各行各业提供了更加高效、规范的档案管理服务。 一、档案管理办法的基本概念 档案管理办法是规范组织、管理、保护和利用档案的一种制度，具有行政、法律、历史和文化的多重意义。档案管理办法是指政府机关和企事业单位为实现对档案的有效管理和保护，所制定的各项制度和规章。 二、档案管理办法的基本原则 1.规范性原则：档案管理应按照法律法规的规定，遵循档 案管理的各项规范要求。 2.史料价值原则：档案管理必须尊重史料的特殊价值，积 极发掘和利用档案升华国家文化品位。 3.权责明确原则：各级档案管理部门应当在档案管理中秉 持着明确的行政职责，确保管理与保护工作有序进行。 4.监督管理原则：各级档案管理部门应当加强对档案的监 督管理，掌握档案的去向和利用情况。 5.公开透明原则：档案管理部门应当依照法律规定和档案 分类处理规定，加强对档案的公开，保证公众知情权。
三、档案管理办法的主要内容 1.档案管理制度：包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节，制定统一的档案管理流程和工作程序，确保档案管理工作有序进行。 2.档案管理规定：对档案的分类、保密、使用、处置等方面制定规定，明确档案管理机构的行政权限和责任范围。 3.档案保管制度：制定档案保管区域的管理办法、保管设施、管理人员的职责、责任和考核等。 4.档案利用办法：制定档案利用的程序、标准、方式、限制和授权等管理制度，确保档案有效利用，保护档案史料的价值。 5.档案销毁规定：制定档案销毁操作程序、原则和标准，严格控制档案的销毁范围和销毁流程，防止档案销毁过程中的不当行为。 四、档案管理办法的作用 1.规范档案管理行为：档案管理制度是档案管理的重要环节，它能够规范档案管理机构的工作行为，防止档案管理机构的不当操作和违规行为。 2.保护档案安全：制定严格的档案保管制度，加强档案保管设施的安全管理和档案机密保护，确保档案安全无虞。 3.提高档案利用价值：档案管理办法可以加强对档案的利用管理，保证档案的合理利用和有效利用，提高档案史料的价值。
档案整理工作方案 各股室： 为加强档案资源建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《档案法》的规定，结合实际，制定如下工作方案： 一、加强领导，明确职责 为保证档案达标工作顺利进行，决定成立档案达标工作领导小组。其成员组成如下：组长：____理事长，副组长：____副理事长，成员：办公室工作员兼档案工作人员，负责具体操作和日常工作。 二、加强协作配合 档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重要工作，在各门类档案的收集过程中，各有关人员和有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保完成机关档案目标管理任务。 三、工作步骤 第一阶段：准备阶段(时间：年____月____日至____月____日) 1、制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。 2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。 3、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。 4、完善和添置档案的硬件设施，如。，调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。
第二阶段：实施阶段(时间：____月____日至____月____日)做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责，即文书档案、人事档案由办公室负责；会计档、基建档案案由财务科负责。 第三阶段自评自查，总结迎检。(____年____月____日――____月____日) 对照《机关档案工作业务建设规范》的要求自我检查，做好迎接县局检查的准备。 四、几点要求 (一)按照本方案规定需收集、整理的档案资料，各股室要不折不扣、毫无保留地移交办公室集中管理。凡因档案资料移交不及时、不完整而发生的遗失、损毁、泄密等问题，由责任股室和责任人员承担相关责任； (二)在收集整理工作开始之前，制定详细的计划，分段整理，按时完成； (三)实行档案整理定期调度和通报制度。在档案交由本县档案局规范化整理之前，办公室对档案整理工作在办公会上通报档案整理进展情况。 ____县残疾人联合会 主题词：文秘档案管理工作方案 抄送：县委办政府办县档案局 档案整理工作方案（二）
合同资料归档管理办法 第一章总则 第一条为了规范公司合同资料的归档管理工作，确保合同资料的完整性、准确性和安全性，根据《合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条本办法适用于公司内部所有合同资料的归档管理工作。 （一）及时性：合同签订后应及时归档； （二）完整性：确保合同资料齐全，无遗漏； （三）准确性：合同资料内容应真实、准确； （四）安全性：确保合同资料的安全，防止丢失、损坏或泄露。 第二章职责与分工 第四条合同管理部门负责合同资料的归档管理工作，具体职责如下： （一）制定合同资料归档管理制度； （二）监督、指导合同资料的归档工作； （三）定期检查合同资料的归档情况，发现问题及时整改； （四）对合同资料归档工作进行总结、分析，提出改进措施。 第五条各部门合同经办人负责本部门合同资料的归档工作，具体职责如下： （一）按照本办法规定，及时将合同资料归档；
（二）确保合同资料的完整性、准确性和安全性； （三）配合合同管理部门开展合同资料归档工作的检查、整改等工作。 第三章归档范围与要求 第六条合同资料归档范围包括： （一）合同文本及其附件； （二）合同审批单、合同签订审批表等相关审批文件； （三）合同履行过程中的往来函件、通知等文件； （四）合同变更、解除等相关文件； （五）其他与合同有关的资料。 第七条合同资料归档要求： （一）合同资料应按照合同签订的时间顺序进行归档； （二）合同资料应按照合同类型、合同编号等进行分类； （三）合同资料应统一使用A4纸张，便于查阅； （四）合同资料应采用合适的装订方式，确保整齐、牢固； （五）合同资料归档时应填写《合同资料归档登记表》（见附件），并注明合同名称、合同编号、签订日期、经办人等信息。 第四章归档程序 第八条合同签订后，合同经办人应在合同履行完毕后30日内完成合同资料的归档工作。
档案管理合同(实用) 鉴于甲方希望将其档案管理服务外包给乙方,乙方愿意提供该服务,因此,双方达成如下协议: 1. 定义 1.1 “档案”是指甲方所拥有的所有文件、记录、图纸、图表、照片、录音带、录像带、光盘、硬盘、软盘、电子邮件和其他存储介质,无论是否以电子形式存储。 1.2 “服务”是指乙方根据本合同的规定向甲方提供的档案管理服务,包括但不限于档案的收集、整理、归档、保管、检索、借阅和销毁。 1.3 “合同期限”是指本合同的有效期限,自本合同签订之日起至本合同终止之日止。 1.4 “附件”是指本合同所附的任何文件、规定、计划或其他资料,包括但不限于乙方提供的档案管理方案、服务标准和收费标准。 2. 服务内容 2.1 乙方应按照甲方的要求和附件中的规定,为甲方提供档案管理服务,包括但不限于:
(1) 档案的收集和整理; (2) 档案的归档和保管; (3) 档案的检索和借阅; (4) 档案的销毁; (5) 档案的保密和安全。 2.2 乙方应按照附件中的规定,制定档案管理方案,并向甲方报告档案管理情况。 2.3 乙方应按照附件中的规定,制定收费标准,并向甲方收取服务费用。 3. 合同期限 3.1 本合同的合同期限为五年,自本合同签订之日起计算。 3.2 在本合同期限届满前,如双方均未书面提出终止本合同,本合同将自动续签五年,并以此类推。 4. 服务费用 4.1 甲方应按照附件中的规定,向乙方支付服务费用。
4.2 乙方应按照附件中的规定,向甲方开具服务费用发票。 5. 保密 5.1 乙方应对甲方提供的档案保密,并采取必要措施确保档案的保密和安全。 5.2 乙方应对其员工进行保密教育,并要求其员工遵守保密义务。 6. 违约责任 6.1 如果乙方未能履行本合同规定的义务,甲方有权要求乙方承担违约责任。 6.2 如果甲方未能履行本合同规定的义务,乙方有权要求甲方承担违约责任。 7. 争议解决 7.1 对于本合同的解释和履行发生的任何争议,双方应通过友好协商解决。 7.2 如果双方未能通过协商解决争议,任何一方均有权将争议提交甲方所在地人民法院解决。 8. 附件
合同档案人事档案财务档案文档等管理办法汇编4篇集团公司合同档案管理办法 第一章总则 第一条为规范合同档案管理工作，确保公司的合同档案完整、准确、便于查阅和管理，保护公司合法权益，提高合同管理效率，根据有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条合同档案是指公司与其他单位或个人签订的合同文件、补充协议、终止协议等相关文件的集合。合同档案的管理范围包括公司总部及下属各单位。 第三条合同档案的管理工作由公司合同部门负责。 第四条合同档案的管理应遵循以下原则： （一）合同档案的原则上应当密封保存，确保其完整性和保密性； （二）合同档案应分类管理，便于检索和管理； （三）合同档案应定期调整、归档，确保档案的时效性和可靠性。 第五条合同档案管理工作应遵守相关法律法规，坚守道德底线，严禁弄虚作假、徇私舞弊等违法违规行为。 第二章合同档案的组成和管理 第六条合同档案应包括以下内容：
（一）主合同文件及其副本； （二）补充协议、终止协议及其他相关协议文件； （三）合同审批、备案及变更的相关文件； （四）涉及到的经济合同等相关文件。 第七条合同档案的管理应按照以下流程进行： （一）合同的订立和备案； （二）合同的执行和验收； （三）合同的归档和档案管理。 第三章合同档案的存储和保管 第八条合同档案的存储应符合以下要求： （一）合同档案应当采取密封存储措施，确保其完整性和保密性； （二）合同档案应存放在防火、防盗、防潮、防虫的档案室内；（三）合同档案室内应配备专门的保管人员，并进行定期巡查和维护。 第九条合同档案的保管应符合以下要求： （一）合同档案应编制目录，便于查阅； （二）合同档案应按照时间顺序进行排序，便于检索； （三）合同档案应设定访问权限，确保档案的安全性； （四）合同档案应定期进行调整和归档。 第四章合同档案的归档和销毁
公司档案管理制度简单版 （一）本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。 （二）存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。 （三）库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。 （四）做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。 （五）定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。 （六）建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。 （七）库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。 （八）档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。 档案保密制度 （一）档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。
（二）利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。 （三）查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。 （四）借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。 （五）不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。 （六）档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。 （七）销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。 档案利用制度 （一）凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。 （二）外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。 （三）查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。 （四）查阅档案必须履行登记手续，查档者应将利用目的、取得的效益及时反馈给综合档案室。
2024年企业人事档案管理制度(4篇) 目录 第1篇企业人事档案管理规定办法 第2篇企业人事档案管理制度范本 第3篇（公司）企业人事档案管理制度 第4篇房地产企业人事档案资料管理规定 企业人事档案管理规定办法 档案管理亦称档案工作,是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分,来看我为大家整理的关于某公司人事档案管理办法范本: 某公司人事档案管理办法: 人事档案管理办法 一、目的 为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。
二、档案管理内容 1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。 3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。 三、档案相关规定 1、基础管理 1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。 1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。
2023年合同归档制度(十一篇) 合同归档制度篇一 一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件（含招标答疑、工程量清单）、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。 二、档案资料管理原则 1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。①招标文件（含招标答疑、工程量清单）、中标通知书、合同文本（正、副本）、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件（含招标答疑、工程量清单）、中标通知书、合同文本（正、副本）等影印件留存备查。 2、原则上所有原件只作存档，不予外借； 3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。 4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的.形式保存。 三、档案资料的移交 1、工程项目在中标后其招标文件（含招标答疑、工程
量清单）由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。 2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。 3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。 4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。 5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。 6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。 四、档案资料的管理办法 1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。 2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件；确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案