科技档案归档整理办法
（试行）
1、目的
为做好xx工程基建档案管理工作，统一工程文件归档与档案整理，特制定本办法。
2、依据
《水利工程建设项目档案管理规定》水办〔2005〕480号
《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB／T 11822—2008
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA／T 28-2002
《水利工程建设项目验收管理办法》水办〔2005〕366号
《水利科学技术档案管理规定》水办〔2010〕80号
3、工程建设文件材料归档范围、保管期限（见附件1）
4、归档份数
施工文件材料。长城水务公司归档保存2套，正本1套，副本1套。
监理文件材料公司归档1套正本。
勘测设计及科研项目文件依据合同要求份数归档。
5、归档文件的质量要求
归档的文件应为原件。
文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术、规范、标准和规程。
文件的内容必须真实、准确、系统、与工程实际相符合。
文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料必须标注的内容清楚、签字盖章手续完备。
文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面
（297mm*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/）要求统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。
竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。
竣工图应是新的蓝晒图。计算机出图必须清晰、不得使
用计算机出图的复印件。
竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件2）
1)竣工图章的基本内容包括：竣工图字样、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位、审核人及日期。有关单位责任人，应严格履行签字手续。每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
2)监理单位的审核人需要现场监理和总监审核签字。
3)竣工图章尺寸为60mm*80mm，应使用不易褪色的红色印泥。
符合要求的施工图应盖有设计院出图章，经公司审核后的发展规划部印章以及监理签发监理部印章和总监签字。施工单位应按照以下要求编制竣工图：
1)按照施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章。
2)一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。
3)凡涉及结构形式，工艺、平面布置等重大改变或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人
等。监理单位在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。（见附件3）
竣工图的更改方法
1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改。
2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
3 )无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方用文字说明。
4 )新增的文字说明，应在涉及的竣工图上作相应的添加和变更。
5）图纸逐张加盖档号章。
6、文件的归档移交
文件材料收齐整理立卷后由监理、主管部室（公司发展规划部、工程部）和档案室对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查合格后经部室负责人签字后交档案
室归档。
归档移交时，应办理移交手续，填写工程档案验收单、工程档案交接单，交卷内目录1份及电子版。
归档移交纸质或其他载体形式的文件时，必须同时移交相应的电子文件。
1）文本电子文件以EXCEL、WORD为通用格式。
2）图像电子文件以JPEG、PDF为通用格式。
归档时限
反映水文、水资源、水土保持、勘测、规划设计等基础业务工作的科技文件材料，在工作结束后30天，完成归档工作。（周期较长的项目，可分阶段或分单项计算归档时限）。
施工文件材料在单位工程验收后3个月内完成归档，监理文件材料在单项工程完成3个月内完成归档。
重要仪器设备的随机文件材料，应在安装调试或开箱验收后1周内完成归档工作，随机文件不足3份复印，保证一份原件，并做好开箱记录和向施工单位移交手续。
项目鉴定或验收形成的文件材料，应在鉴定或验收后1个月内完成归档工作。
档案没有通过验收或没有完成档案归档移交，不得进行项目验收，不返还其工程质量保证金。
7、文件的组卷
组卷原则：案卷组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点。保持项目文件卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；便于管理、利用，法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
组卷要求：
1）文件按照合同项目收集，按单位工程组卷，勘测设计以及科研按项目或阶段组卷。
2)为便于装订和查阅，案卷不宜过厚，一般不超过
15mm。
3)设计变更应附在相应的图纸上，然后再单独组卷。
4)案卷及卷内文件为原件，不应重份。
5）同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。
组卷方法：
1)项目建设单位形成的前期文件、竣工阶段文件、生产准备阶段文件，按问题进行整理、组卷。（见附件1）
2)施工单位形成的施工文件，按标段、单位工程进行组卷。
3)质量监督文件，按阶段、专业组卷。
4)监理文件，按合同、标段组卷。
5）设备文件，按专业、系统、台件整理、组卷。
6）成册、成套的科技文件宜保持其原有形态。
7）管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。
卷内文件的排列
1)前期、施工管理、竣工验收文件，一般按问题、文件重要程度排列。一般情况下批复在前，请示在后，译文在前原文在后，正件在前附件在后。
2)施工文件按管理性文件、施工记录、质量验收评定文件顺序排序。
3)监理文件，按专业、问题结合文种排列，或按专业结合工程阶段、时间顺序排列。
4)设计变更文件，汇总表等说明性文件在前，记录性文件在后，即设计变更文件汇总表(一览表)、设计变更通知单、执行情况回复单顺序排列。
5)原材料文件，应按材料质量跟踪记录(汇总表)，进场材料报验单、材料出厂质量证明(检测报告)、材料复试报告顺序排列。
6)竣工图按专业、卷册号、图号排列。
7)设备文件，应满足文字在前，图纸在后的要求。具体应按依据性文件、开箱验收、随机图样、安装和运行等顺序排列。
案卷的编目
卷内文件页号的编制：
1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。
2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。要求一律用铅笔书写页号。
3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
4）案卷封面、卷内目录、卷内备考号不编写页号。
卷内目录的编制（见附件4）
1)序号：应用阿拉伯数字从0l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。
2)文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号。
3)责任者，应填写文件形成者或第一责任者。
4)文件题名。应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
5)日期，应填写文件形成日期。
6)页号，填写文件在每件材料首尾页上标注的页号。
7)备注，可根据实际填写需注明的情况。
卷内备考表的编制（见附件5）
1)卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。
2)卷内备考表排列在卷内文件之后；
3)互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。
案卷封面的编制（见附件6）
案卷封面内容包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。
1)档号，由档案归类方案统一编制。
2)案卷题名，应简明、准确的揭示卷内科技文件材料内容，主要包括工程名称、阶段及卷内内容。
3)编制单位，应填写卷内文件材料组卷部门或单位；
4)编制日期，应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间，年度用四位阿拉伯数字标识，月、日均用两位阿拉伯数字标识，例：-2010907
5)保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。同一卷内不同保管期限文件，该案卷（盒）保管期限应从长。
6)密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。
卷盒封面、脊背的编制（见附件7）
案卷封面、卷内备考表（兼封底）宜采用70g以无酸牛皮纸制作，卷内目录应采用100g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。
案卷的装订
文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。
案卷内不应有金属物。
单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号。
装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。
卷盒、表格规格及其制成材料
卷盒规格和制成材料
1) 案卷装具统一使用档案局监制“科技档案”卷盒。案卷装具统一使用30mm厚。成卷的勘测、设计文件不宜装盒时，装具视情况由档案室另定。
2）卷盒外表面规格为：310mm×220mm。卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。
表格规格和制成材料
1)案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mm×210mm。
2)表格宜采用70g以上白色书写纸制作。
3)表格字迹应清晰端正。
8、部分不易归档原始档案材料的整理
原始测量的铅笔记录存档：将原始铅笔记录的“测量手薄”复印一份（A4纸），与原始铅笔记录的“测量手薄”一并存档。存档的测量成果必须是经过监理等签署确认的成果（即附有测量成果报验单）。
设备的合格证存档：将纸质合格证及非标准纸张的证明粘贴在A4纸上存档
9、照片说明的编写方法和要求（见附件8）
各参建单位均应提交照片档案（含底片或光盘），在专用相册中依次填写：总说明；卷内目录；备考表，在像册内
每张照片下方或光盘旁填写说明，格式如下：（依据像册内说明栏的尺寸）
10、附则
本办法未涉及之处执行现行规范和规定。
本办法由综合办公室负责解释。
附件1：
上海庙、红墩子能源化工基地供水工程
文件材料归档范围和保管期限表
附件2：
竣工图章（比例1：1，单位mm）
附件3:
竣工图确认章（比例1：1，单位mm）
附件4：
卷内目录
附件5：
卷内备考表
附件 信息科技档案管理办法 第一章总则 第一条为规范（以下简称“本行”）信息科技档案管理工作，建立综合科技档案管理体系，有效保护和利用全行信息科技档案资源，为本行科技管理和业务发展提供高效服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《科学技术档案工作条例》等法规，结合本行实际，特制定本办法。 第二条本办法所称信息科技档案，是指本行在从事科技生产、研发、环境建设及管理活动中直接形成的，反映科技工作全过程的各种文字、报表、声像、特殊介质资料等不同形式的记录，主要包括：管理档案、项目档案、设备档案、系统网络档案、生产运行档案和环境设施档案等。 第三条应按照集中统一管理信息科技档案的基本原则，建立健全信息科技档案工作，每一个项目应完整、准确、系统地归档保存相关资料，以达到信息科技档案完整、准确、安全、有效利用的要求。 第二章机构设置与职责 第四条信息科技部负责本行信息科技档案的收集、整理、保存工作，以及其部门形成的科技档案的保管、使用和销毁等管理工作。信息科技部应设置专门的信息科技档案室，存储所有项目的信息科技档案，并保证归档文件的真实性和完整性。信息科技部负责人为信息科技档案管理工作主要责任人，信息科技部需设置档案管理专员。
第五条信息科技档案室设立条件 （一）档案室应具备相当数量的信息科技档案文件实体。 （二）档案室内应保持适当的温度和湿度，并具有相关安全措施，以达到防水、防火、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等“八防”要求。温度须控制在14-24℃，相对湿度应控制在45-65%。 （三）档案室应具备档案安全保管的条件，新扩建或租赁档案室严禁设在地下室、负楼。档案柜架应统一规范，满足档案发展需要。 （四）应定期清点及检查档案室及档案保管状况，定期检查信息科技档案的保管状况。对破损或变质的档案要及时修补、复制或做其他技术处理。发现问题应及时向分管领导汇报，采取有效措施，确保档案实体和档案信息的安全。 第六条信息科技档案室职责 （一）认真贯彻执行国家和本行档案管理的相关规章制度，向全行档案管理工作的牵头部门综合管理部汇报、反映信息科技档案室的工作情况。 （二）确保科技项目验收时相关归档材料系统、完整、准确。 （三）负责拟（修）定信息科技档案规章制度，并抓好制度的贯彻落实工作。 （四）负责信息科技档案的收集、整理、保管、统计、利用，及时向综合管理部报送档案工作情况、档案年报等有关统计资料。 （五）按规定组织对信息科技档案进行鉴定、销毁等工作。 （六）完成上级布置的其他档案相关工作。 第三章档案工作人员配备与职责
科学技术档案管理制度 为了有效保护科技成果知识产权，充分发挥科学技术研究项目档案在科技创新和经济建设中的重要作用，健全我院的科技档案工作，加强对科技档案管理，以达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，根据《中华人民共和国档案法》特制定本制度。 第一条：科技档案是指在科学研究活动中形成的，记载、反映本院科学技术研究项目的全部活动，具有保存价值，并按一定归档制度整理保存起来的科技文件材料。 要求归档的材料是： 1.文书材料：上级机关颁发的有关专题科技研究指导性文件、可行性方案（开题报告、调查研究报告）、计划任务书、合同书（协议书）、实施计划、参加科研人员名单及变动情况，经费预算及决算等。 2.技术材料：文献综述、技术方案报告、技术会议纪要及来往技术文件。 3.原始材料：实验分析、测试、观察和调查考察的各种原始记录，经过整理的数据分析图标、实验报告、照片、幻灯片、磁带、录像带等。 4.总结材料：工作总结（包括阶段小结）、技术总结、学术论文等。 5.验收（鉴定）材料：验收（鉴定）会议记录、验收（鉴定）
报告、验收（鉴定）证书、成果登记证书、成果推广记录等。 6.其他材料：与本项目直接关系的并有保存价值的其他文件材料，在本项目研究中采用的直接外来技术资料;有关委托协作的协议书、合同等。并包括失败和因故中断的研究题目（归档时附加文字说明）。 7.专利材料：专利申请至专利授权过程中形成的材料，包括请求书、说明书、说明书附图、说明书摘要及附图、权利要求书、专利证书，以及专利实施、转让有关的协议、合同等。 8.本院医务工作者发表的论文，主编、副主编的论著。 第二条：本院科技档案管理纳入医院管理工作范畴，由分管科研的院长负责。各研究室及课题组应把技术文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研计划中，落实专人负责该课题在研究过程中形成的各种材料的积累、收集、整理，然后由科教科兼职人员负责立卷、排列、编目，送院档案室保管。 科教科、各科室及课题组专人承办科技档案事宜的基本任务为： L收集、整理全院的科技档案，立卷后交档案室归档； 2.督促和协助各科室、课题组正确、完整地收集整理需要归档的技术文件材料； 3.提供技术文件材料为科学研究服务； 4.在院长领导下，协助院档案室承办科技档案的具体工作，维护科技档案的完整和安全，保守党和国家机密。
科学技术研究档案管理规定 第一条为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)管理，有效保护和利用科研档案，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和国家科学技术管理有关法律、行政法规，结合科研工作和档案工作实际，制定本规定。 第二条承担科研项目（包括科研课题，下同）研究、计划管理的机关、团体、企业事业单位及其他组织开展科研档案管理工作适用本规定。 第三条科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。 第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分和科研活动的重要环节，各单位应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程，与科研项目工作同部署、同实施、同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核。
第五条科研项目结题验收时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收。 第六条各单位应当按照集中统一管理原则，建立健全科研档案工作规章制度，在人员、库房、设备、经费等方面给予保障，保证科研档案工作顺利开展，确保科研档案完整、准确、可用、安全。任何人不得以任何理由将应当归档的科研文件材料据为己有或拒绝归档。 第七条各单位应当把科研档案工作经费纳入本单位预算；科研档案工作产生的支出列入科研项目预算相关科目。 第八条按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则，国家档案主管部门对全国科研档案工作实行监督和指导，国家科技主管部门在国家科技计划（专项、基金等）组织实施过程中加强科研档案工作的统筹协调。科研项目承担单位的上级主管部门（机构）应当把科研档案工作纳入本系统整体工作范畴，切实加强领导和管理。地方科技主管部门（机构）会同档案主管部门对本区域内科研档案工作实行监督和指导。 第九条中央和地方各级科技主管部门（机构）会同档案主管部门，对本级财政支持的科技计划（专项、基金等）的科研档案工作建立工作
科技档案管理制度 公司科技档案是指技术改革、技术引进、设备、产品图样、新产品开发、基本建设等一切图纸、照片、报表、文字总结形成的具有保存利用价值的各种材料。 一、科技档案归档范围和分类 1.设备档案：包括机器、仪器、仪表、运输工具等从进入公司后，从开箱、验收、安装、调试、投入、使用、维护、修理、改进到申报为止的各个生产环节，管理活动中形成的技术文件材料，其范围主要有： （1）在开箱验收过程中产生的技术文件，设备装箱单，开箱验收单，便用和安装说明书，合格证，出厂精度检验单，随机备件图纸及其他随机文件。 （2）安装试车、验收过程中产生技术文件，有设备安装工艺规程，安装基本图，电气接线图和验收记录，精密度检查记录安装验收单等。 （3）在投入使用过程中产生的技术文件，有移交给车间的附件及随机工具记录登记。 （4）在改进、改装、报废处理过程中产生的技术文件，处理意见，纪要，申请报告，审批书，技术鉴定书。 2.基本建设档案：公司实行二级管理模式；综合档案室和置业公司档案室，归档范围：
（1）综合档案室主要是对分公司的目录管理办法。 （2）基本建设项目文件材料归档范围和保管期限，可根据《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》执行。 3.产品技术档案：产品的开发、设计、工艺、工装图样和新产品的研究、 开发、立项、总结鉴定，成果报奖，经济效益，管理的全过程。 二、科技档案的管理 1.归档的科技档案要求完整、正确、系统与实际情况相符。 2.归档的资料必须层次分明、组卷合理、排列有序、编好目录、标题确切、清楚醒目。 3.档案室必须清洁通风，并且注意防火、防潮、防蛀等。 4.定期检查保管情况，发现破损、变质要及时补救。 5.经过鉴定确认失去保管价值的科技档案，造出销毁清册，经主管技术领导和有关负责人批准，并在原登记簿上共同鉴证注销。 三、科技档案的借阅 1.科技档案原则上不外借，供室内查阅，不准涂改撕损。 2.职工调往外单位和调离本部门，要把科技资料数据在调离前，必须办理归还或移交手续，不得擅自带走。 3.外单位索取或查阅技术档案，须有关单位介绍信，经有关领导同意批示后，方可查阅。 科技档案管理制度（二）
科研档案管理暂行办法 第一章总则 第一条为进一步提高科研档案的归档质量和管理水平,积极开发利用,更好地为社会主义现代化建设服务,根据国家、省及档案工作标准、法规、管理办法,结合系统实际情况,制定本暂行办法; 第二条科研档案是在科研活动中直接形成的,具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料; 第三条科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶,是反映科学研究活动的真实记录,是重要的科研信息资源储备形式;是发展现代科学技术和经济建设的必要条件和依据,是国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保科研档案的完整、准确、系统、安全和有效利用;任何个人或部门不得擅自处理或自己保存;科研人员调动工作前;须将本人在科研工作中形成的材料进行整理,交本单位或档案室归档,同时还清所借的档案;否则,人事部门不予办理调动手续; 第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节;必须将其纳入计划管理、课题管理和成果管理之中,实行建档工作和科研工作“四同步”管理,即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步; 第五条要把科研档案工作列入本单位发展规划,在经费、库房、设备和人员配备等方面给予支持;档案科协同各单位部门加强对科研档案人员的政治思想、职业道德教育及业务培训,提高科研档案员业务素质;
第二章科研文件材料的形成、积累和归档 第六条每项科研活动必须按照科研工作程序,形成相应的科研文件,确保归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性; 第七条科研文件材料的形成、积累和归档,是完成科研任务的一个指标,要纳入各级领导和科研人员的岗位职责,纳入工作成绩和经济责任制的考核内容作为晋升、受奖和评聘专业技术职务的条件之一; 第八条实行由课题项目负责人主持立卷归档责任制和“预立卷”制度;由课题项目负责人提出本课题项目文件材料形成积累的计划安排,并负责或指定专人即兼职项目档案员集中管理所形成的全套文件材料;科研人员负责做好本人在科研活动中的材料形成积累和归档工作;每项课题项目自立题之日起,必须建立科技文件材料“预立卷”,统一使用文件材料专用档案盒,记录纸采用国标A4型; 第九条研究课题项目进行鉴定、验收时,须经本单位档案部门根据归档要求,对应归档的科研文件材料进行全面检查、验收,并签署意见;凡是科研文件材料归档不齐全的课题项目,不得进行鉴定,不得申报成果,不办理经费结算; 第十条科研成果上报登记和评审奖励,应同时附有“科研成果档案归档情况证明”,否则,不予受理; 第十三条科研文件材料归档范围按照文件材料归档范围和档案保管期限表第十四条科研文件材料的立卷、归档要求：执行科技档案案卷构成及常用表式标准,科技档案准确性、系统性标准; 一、归档时间与要素;科研课题项目要在档案科发出归档通知的一个月之内完成归档工作;归档材料必须是原件和正协作单位可复制一套副本存档;对不符合要求的,一律重新抄写与补救,以达到齐全、完整、真实;每份材料须标明时间、地点
科研档案管理办法 第一条为加强我校科研档案管理工作，确保科研档案的齐全、完整、准确、系统，更好地为学校科研、教学等工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合我校科研档案工作的实际情况，制定本办法。 第二条科研档案是指在教育科学研究工作过程中形成的，具有保存价值的，各种形式与载体的历史记录。 第三条科研档案工作是教育科研管理的重要组成部分，科研档案的积累、整理、归档是教职员工的职责。学校管理部门和有关人员应认真执行国家档案“同步管理”规定，把科研项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；在检查科研项目进度时，应同时检查项目科研文件材料的收集、整理情况；在进行项目鉴定（验收）时，应先期或同步检查、项目文件材料的整理与归档情况。 第四条科研档案实行集中统一管理，应归档的科研文件材料，须由文件材料的产生、业务处室或项目（课题）组，指定专人负责科研文件材料的收集整理，并经项目（课题）负责人审查，按归档要求，完成档案归档手续后，可办理结题手续。任何部门或个人不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。 第五条齐全、完整、准确、系统的科研档案是进行项目鉴定（验收）的必备条件。相关处室严格把好项目的鉴定（验收）关，逐步建立重点科研项目档案专项验收制度，凡科研档案检查、验收不合格的项目，不得进行或通过项目的鉴定（验收）。 第六条科研档案的整理应符合国家档案工作的相关标准和要求。归档文件材料应编制案卷目录和文件目录，开展科研档案编研工作，以满足学校和社会对科研档案的利用需求。 第七条科研档案应真实、全面、系统地反映学校科研工作的过程与结果。具体应归档文件材料的内容详见《科研档案归档范围与保管期限表》（附件）。 第八条凡学校与外单位协作的科研项目的归档可按《科学技术档案工作条例》第二十二条规定或协议条款立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益，应在协议书或委托书中明确科研文件材料的归属。以外单位为主的项目，只保存我校所承担部分的科研档案。 第九条专利科技文件材料是科研档案的归档范围。属职务发明的专利，归档按如下要求办理：专利申请受理书、专利证书的原件以及专利请求书、权利要求书、说明书摘要、附图、说明书及向
科研档案归档要求及归档流程 科研档案是指集团公司科技管理部设立的科学技术项目、课题、专题等（以下统称项目）在研究过程中所形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等纸质材料及电子版材料。 一、项目立项阶段归档要求 1. 纸质版材料 （1）归档内容 （2）封面：白色铜版纸； （3）纸张：A4； （4）装订：表1中所列材料（序号1-4）合订胶装，单册厚度不超过4cm，超过4cm要分册装订（在封面计划任务书下方写第一册（共X册）、第二册（共X册）……，第一册编写目录，其它分册无需编写目录，各分册页码需连
续）； （5）签字盖章页：表1中所列材料（序号1-3）签字盖章页，均要求原章、原签。 2. 电子版材料 （1）命名：表1中所列材料（序号1-4）电子版命名分别以“计划任务书编号+电子版命名编号+材料名称”，如“2013B-12+A1+计划任务书”； （2）格式：表1中所列材料（序号1-4）电子版分别命名存储为可复制的PDF格式文件（即由Word文档转换的PDF格式文件），存入数据光盘（光盘规格：外径120mm、内径15mm）。其中，签字盖章页彩色扫描为图片格式后，粘贴到word文档，大小与原版一致； （3）归档：电子版随同纸质原件一并归档。 二、项目验收阶段归档要求 1. 纸质版材料 （1）归档内容
（2）封面：白色铜版纸； （3）纸张：A4； （4）装订：表2中所列材料（序号1-12）合订胶装，单册厚度不超过4cm，超过4cm要分册装订（在封面项目验收材料下方写第一册（共X册）、第二册（共X册）……，第一册编写目录、其它分册无需编写目录，各分册页码需连续）； （5）签字盖章页：表2中所列材料（序号1-7）签字
科技档案归档管理实施细则 第一章总则 第一条为规范公司科技文件材料立卷归档工作，保证科技档案的完整、准确、系统，逐步实现规范化、标准化，保证科学技术档案质量，根据国家有关规章要求，结合公司具体情况，特制定本细则。 第二条本细则所称科技档案是指工民建工程、公路工程（包括指新建和改建公路工程、独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口、交通工程）、铁路工程项目，自项目中标开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 第三条公司各级专（兼）职档案管理员对所辖范围内工程项目竣工文件材料立卷归档工作进行监督和指导。 第四条本细则适用于公司国内外工程项目。 第五条上交建设单位的竣工档案可按业主要求办理。 第二章组织与职责 第六条公司、各项目部应将工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入工程建设项目的管理工作中，建立工程文件材料管理领导人责任制，项目上要配备专职或兼职资料员，负责工程文件材料的收集、整理、立卷归档工作，直至形成一套完整的竣工资料上交有关单位，确保该项工程建设竣工文件材料的完整、准确与系统。 第七条交、竣工验收时，档案员（资料员）参加建设单位组织的竣工资料验收工作。 第三章科技档案材料的收集范围 第八条凡是反映与工程施工有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入工程成套档案。工程项目档案资料收集是对整个建设项目从投标、报价开始到项目竣工验收的全过程中形成的应归档文件资料的积累。这项工作应与建设项目进程同步，从项目申请立项时即开始进行文件的积累、整理、审查工
作；项目竣工验收时，应同时完成文件资料的归档和验收工作。 第四章科技档案文件材料的整理 第九条工程竣工文件材料归档前，由施工单位进行整理组卷。组卷应遵循工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，做到分类科学，便于查找利用。 第十条科技文件材料按“卷”为单位进行整理，以“卷”或“件”进行装订，由科技文件的形成部门负责立卷整理。 （一）工程项目或科研课题等文件材料，应由项目承办人将所形成的科技文件材料收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成一个或几个保管单位（卷、册、袋、盒），以备按时归档。 （二）工程项目或科技课题按阶段组卷，产品、仪器设备按结构、部件组卷，管理性文件材料随项目或产品、仪器设备组卷。 （三）科技文件材料中的合同、协议、开工报告、施工组织设计、施工计划及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。 第十一条科技档案组卷要求，案卷内科技文件齐全、完整，签字手续完备；案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求；工程项目或科技课题等科技文件必须是原稿，复印件不应作为档案保存，复印文件加盖原印章后，具有档案凭证作用。 第十二条科技档案整理要求，为实现档案信息标准化数据库管理，需移交公司综合档案室的科技档案整理过程中需登记卷内目录和科技档案移交目录，均要求计算机打印，并提交电子版；两种目录均必须使用表格录入，不可使用文档。 第十三条科技档案案卷内容排列：案卷封面—卷内目录—科技文件材料—备考表—封底。 （一）科技文件应按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。原则上按案卷中文件材料形成时间的顺序，依次排列，文字材料在前，图样在后，译文在前，原文在后；卷内管理性文件应按问题结合时间（阶段）或重要程度排列，印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后，复文在前，来文在后。 （二）工程建设项目按工程前期、工程设计、工程施工、竣工验收、质量评定等顺序排列；工程文件材料按单位工程组卷。
科学技术档案管理标准 一、前言 科学技术档案是科研活动的重要产物，对于保留和传承科技成果、推动科技创新具有重要意义。科学技术档案管理标准的制定旨在规范科技档案的收集、整理、保存和利用，促进科技信息资源的有效管理和利用，提高科技工作效率和水平。 二、总则 1. 科学技术档案管理应遵循法律法规和国家标准，严格依据事实、真实、完整原则进行管理。 2. 科学技术档案应当按照科技活动的程序和内容进行记录和整理，确保档案信息的真实性和可靠性。 3. 科学技术档案管理应当充分利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。 4. 科学技术档案管理应积极开展档案信息公开工作，促进科技成果的共享和传播。 三、档案管理的基本原则 1. 真实性原则：科学技术档案应当真实、客观地记录科技活动和成果。 2. 完整性原则：科学技术档案应当全面、完整地反映科技活动的全过程和全内容。 3. 保密性原则：科学技术档案应当按照国家有关保密规定进行管理，确保档案信息的安全性。 4. 有效性原则：科学技术档案管理应当注重档案信息的有效利用，促进科技成果的传承和应用。 四、档案管理的内容和要求 1. 档案收集：科学技术档案管理应当及时、完整地收集科技活动的相关资料和信息。 2. 档案整理：科学技术档案管理应当按照规定的分类和标准对档案进行整理和编目工作。
3. 档案保存：科学技术档案管理应当建立健全的档案保存制度，确保档案信息的安全和完整。 4. 档案利用：科学技术档案管理应当积极推动档案信息的利用和共享，促进科技成果的应用和传承。 五、档案管理的组织和管理 1. 档案管理机构：科学技术档案管理应当建立专门的档案管理机构或部门，负责科技档案的管理和服务工作。 2. 档案管理人员：科学技术档案管理机构应当配备专业化的档案管理人员，具备相关的档案管理知识和技能。 3. 档案管理制度：科学技术档案管理机构应当建立健全的档案管理制度，规范档案管理的各项工作。 4. 档案管理评估：科学技术档案管理机构应当定期对档案管理工作进行评估和检查，及时发现并纠正问题。 六、档案管理的监督和指导 1. 监督机构：科学技术档案管理应当接受上级主管部门的监督和指导，确保档案管理工作的规范性和有效性。 2. 指导文件：科学技术档案管理机构应当按照国家有关文件和标准进行档案管理工作，积极参与相关标准的修订和完善。 七、附则 本标准自发布之日起正式实施，科学技术档案管理机构应当按照本标准的要求进行档案管理工作。对于已经存在的档案管理问题，应当及时整改并报告主管部门。 以上就是科学技术档案管理标准的相关内容，希望对您有所帮助。
科技档案的整理 科技档案的整理工作，就是由档案部门对收集来的科技档案，按其形成规律和特点， 进行科学分类、系统排列及编目的工作。这项工作包括系统整理和科学编目两部分。系统 整理包括对案卷的分类和排列，以真实反映科技、生产活动的历史面貌，保持其有机联系。科学编目包括编档号和编目录，用以固定案卷分类、排列的整理成果，揭示各类案卷的内 容和构成。科技档案整理的原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料之间 的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，便于保管和利用。 科技档案的整理方法：一般讲，基层档案部门对科技档案的整理，大体要经过分类、 案卷组织与排列、编目几个环节。 （一）分类。科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围 的科技档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的 科技档案库藏系统。 1、工程项目分类法。它适用于对基本建设工程档案的分类，就是在本单位全部基建 档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案的类别。 2、型号分类法。它适用于产品档案和设备档案的分类，就是以各个型号的产品或设 备为分类单元，划分科技档案的类别。 3、课题分类法。适用于对科研档案的分类，以各个独立的研究课题为分类单元，划 分科技档案的类别。 4、专业特征分类法。按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别。 5、地 域特征分类法。根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别。 6、时间特征 分类法。按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别。 以上几种基本方法，在实际应用时，可根据具体情况，结合其中几种灵活运用。基本 建设档案的分类，具体到不同单位和不同基建项目，其档案主要有性质――工程项目分类法、流域――工程项目分类法。产品档案的分类，由于产品种类繁多，各种产品代号也不 尽相同，因此在型号分类法的基础上，派生出许多具体分类方法，比较常用的有使用性质――型号分类法、系列――型号分类法、年度――纱号分类法。设备档案的分类，根据 组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有性质――型号分类法、工序―― 型号分类法。科研档案的分类方法主要有学科――课题分类法、专业――课题分类法。 （二）案卷组织与排列 案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体。科技文件 之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的。一般情况下，组织案卷的 方法应当与该类科技档案的分类方法相一致。常用的案卷组织方法有以下几种：按结构组 织案卷、按子项或子课题组织案卷、按工序或阶段组织案卷、按专业组织案卷、按问题组
科技档案归档分类标准 科技档案归档是科技工作中非常重要的一个环节，它不仅可以整理科技工作数据，方便查找和利用，同时也可以使得科技工作者更加系统化、标准化地开展工作。在实际应用过程中，科技档案归档分类标准是不可或缺的，下面就详细介绍一下这个标准。 一、基本原则 科技档案归档分类标准应该遵循以下几个基本原则： 1.强调客观性和清晰性：标准需要明确而简单，让人一眼 就能看懂。 2.随需而变：科技工作本身就处于不断发展和变化之中， 因此分类标准也需要随着科技工作的变化而不断更新和改进。 3.以实际为依据：分类标准应该以实际应用中的需求和情 况为依据，而不是仅仅推崇理论。 二、分类原则 科技档案分类原则分为两个层级：一级分类和二级分类。 1.一级分类 一级分类是档案整个分类的大类别，主要分为以下几个部分：
（1）项目档案：主要包括项目的立项手续、项目计划、执行情况、报告、结论和评价等材料。 （2）专利档案：主要包括专利申请、授权、转让等相关的材料和文件。 （3）科研成果档案：主要包括科研成果鉴定、发表、获奖证明、评价、申请等材料。 （4）人才档案：主要包括科技人员的学历、工作经历、获奖情况、专业技能等材料。 2.二级分类 二级分类是在一级分类之下的细分分类，主要是对一级分类中的内容进一步细分。例如，项目档案可以进一步细分为不同类型的项目，例如科技创新项目、科技扶贫项目等等。 三、具体分类 在以上分类基础之上，进行具体分类，将档案分为以下几类： 1.会议文件：包括召开会议议程、会议决议、会议纪要等相关档案。 2.调研档案：包括经济、社会调查、市场研究等相关材料。 3.试验报告：包括科技试验、技术性能试验和应用性能试验等相关材料。
科技档案整理规范 一、分类 根据不同的类型分别分类，如：科研文件材料按项目分类，基建文件材料按工程项目分类，设备文件材料按型号（或台、套）分类。 资料一般分为文件汇编（含文号、专题文件汇编）、报刊、专业图书、其它等。二、案卷组合 科技文件材料应保持其成套性和完整性，严格区分项目，分别组卷。科研课题、基建项目、设备仪器分别组卷，文件材料数量多时，可按课题、项目、设备文件材料形成的阶段等分为若干卷。 三、卷内文件材料排列 科研课题文件材料、基建工程文件材料按形成规律排列。设备文件材料按设备购置文件、随机文件、安装调试及运行维护记录顺序排列。 四、编件、页号 科技文件材料在正面的右下角、背面的左下角编页号，无文字、图像的空白页不编号。整卷成册的文件材料可不重新编号。单份装订的文件材料要编件号，加盖档号章，格式如图：档号序号
五、填写卷内文件目录和备考表 1、科技档案的卷内目录的填写要求及样式 1.1序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。 1.2文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。 1.3责任者应填写科技文件资料的形成部分或主要责任者。 1.4文件材料题名应填写科技文件材料的全称。 1.5日期应填写科技文件材料的形成日期。 1.6页号应填写每件科技文件材料首页上标注的页号。 1.7卷内目录排列在卷外科技文件资料首页之前。 1.8科技档案卷内目录样式： 科技档案卷内目录 序 号 文件编号责任者文件材料题名日期页号备注 2、备考表的填写要求及样式 2.1说明包括：案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中 需要说明的问题。
科技档案整理归档流程与方法 科技档案整理归档流程与方法 随着科技的不断发展和进步，各行各业都离不开科技的支持和应用。 科技档案作为一种重要的信息载体，其价值也日益凸显。因此，对于 科技档案的整理归档工作就显得尤为重要。下面将介绍一种科技档案 整理归档流程与方法。 一、规划阶段 1.明确目标：首先需要明确整理归档的目标和意义，确定整理归档的范围和内容。 2.制定计划：根据目标和范围，制定具体可行的计划，并明确每个环节所需时间、人员、资源等。 3.组建团队：根据计划确定所需人员，并组建专业的团队，包括负责人、编目员、分类员等。 二、准备阶段
1.收集资料：收集需要整理归档的资料，并进行初步筛选和分类。 2.准备设备：准备必要的设备和工具，如电脑、扫描仪、打印机等。 3.制定规范：制定符合国家标准或行业规范的文件命名规则、文件夹命名规则等。 三、整理阶段 1.分类编目：根据资料的特点和内容进行分类编目，制定具体的分类标准和命名规则。 2.数字化处理：将需要数字化处理的资料进行扫描、拍照等处理，并进行文件格式转换。 3.修复整理：对于存在损坏或污损的资料进行修复整理，确保其完好无损。 四、归档阶段 1.建立数据库：将数字化处理后的资料建立数据库，包括文件名、文件夹名、所属分类等信息。
2.备份存储：对于重要资料进行备份存储，确保其安全性和可靠性。 3.定期维护：定期对数据库进行维护和更新，保证其时效性和准确性。 五、总结阶段 1.评估效果：对整理归档工作的效果进行评估，并提出改进意见和建议。 2.制定方案：根据评估结果制定相应的方案和措施，调整工作流程和方法。 3.总结经验：总结整理归档工作中的经验与教训，并记录下来以备后续参考使用。 以上就是一种科技档案整理归档流程与方法。在实际应用中，还需要 根据不同的情况和需求进行灵活调整和改进，以达到更好的效果。
科技档案归档制度 1、目的 为了规范并及时、准确、系统、完整工程项目竣工档案的归档工作，精细化体现大连港集团发布《建设项目档案管理工作指南》中“一册”、“二网”、“三纳入”、“四参加”、“五同步”、“六任务”、“七不少”、“八制约”、“九对应”、“十不收”的管理理念。特制定本制度。 2、归档范围 新建、改建、扩建工程、上级机关和本单位制定的有关工程建设、科学技术的方针、政策、规范、规程、标准、条例等。 3、归档依据 辽宁省地方标准DB21/1234-2003《建筑工程施工质量验收实施细则》、中华人民共和国交通运输部发布《水运工程质量检验标准》JYTS257-2008、大连港集团发布《建设项目档案管理工作指南》 4规定及要求 4.1科技档案的收集、接收、整理工作，要遵循科技档案自然形成的规律和坚持实行集中统一管理的原则。 4.2科技档案部门，在接收科技档案时，要严格检查验收、发现问题必须及时查明补正。 4.3工程项目负责人应按档案管理原则和标准进行整理归档，并要保证卷内质量。 4.4对应归档的科技文件材料，必须做到完整、准确、系统，对不符合要求的归档材料，不予以接收，并限期责成有关人员予以补充、修改、完善。 4.5科技档案交接时，双方应办理移交手续，核准数量，交接清
楚，并在交接清单上签字。 5 归档范围 5.1上级机关和本单位制定的有关工程建设、科学技术的方针、政策、规范、规程、标准、条例、办法及其有关咨询、解释等指导性的科技文件。 5.2有关科技工作的指示、命令、决议、计划、规划、请示与批复、技术审查、会议纪要、会议总结、设备随机资料等。 5.3外出（含出国）学习、参观、谈判、考察、技术交流等获得和购买的技术文件资料。 5.4新建、扩建、改建工程完整准确的竣工图及全套竣工文件，以及在建设、管理、竣工等业务活动中形成的技术文件材料。 5.5信息处理及计算机随机文件材料、安装、调试、维修、保养、记录。 5.6机读文件的全系统软件、应用软件、分析报告、技术说明书、程序说明书、操作说明书、有参考或有借鉴价值的软件、输入、输出的文件材料和数据、机读磁盘、磁卡、磁带。 5.7科研改革成果，合理化建议提案及评审材料资料等。 5.8本单位编辑的技术手册、图表等。 6 立卷归档要求 6.1立卷归档的科技文件材料，必须遵循立卷原则，保护文件之间的有机联系，便于保管和利用。 6.2归档的科技文件材料一定要图物相符，保证卷内质量，做到纸质优良，图纸整洁，线条清晰，字迹工整清楚，签证手续齐全，一律用兰黑碳素墨水书写。 6.3归档的科技文件材料要做到规格统一、图纸应折叠成
科技档案的整理和编目 科技档案的整理和编目 一、科技档案的整理工作 档案知识 科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来的一种工作。科技档案的系统整理，包括对于科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。科技档案全部整理工作，是通过归档前将科技文件材料组成保管单位，并将保管单位进行基本编目，然后在归档后所进行的工作。整理内容包括分类、排列和编档案号，由科技档案部门独立完成。 （一）科技档案整理工作的意义 1.整理工作是科技档案业务建设的中心环节 在科技档案工作六项环节中，收集归档是起点，利用是目的，整理、鉴定、保管和统计是业务建设。在业务建设中整理是中心环节。 通过整理工作，才能实现系统化和条理化，才能揭示出科技档案内容和成分，才能进行定位和排架，将保管单位位置固定下来。这样，便于检验收集质量，查漏补缺；便于保管单位之间比较鉴别，正确判断保存价值；便于保管和统计；便于查找与利用。 2.整理工作是科技档案能够发挥作用的前提条件 经过科学整理的科技档案，能够保持它内部相互之间的有机联系，
揭示出它的内容和成分，能使科技档案工作者易于了解和熟悉所管科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用。同时也便于需要利用科技档案的有关人员查找科技档案，使科技档案更好地发挥其经济效益和社会效益。 (-)科技档案整理工作的基本原则 科技档案整理工作的基本原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管、保密和提供利用。 1.遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系 科技档案是科技、生产活动的产物，科技、生产活动有本身的客观运动规律和一定的科学程序。遵循自然形成规律，就是按照科技档案的“固有的秩序”来进行分门别类，以维护和保持档案材料间的内在的客观的联系。按照“固有的秩序”，进行自然的分类、排列，不能主观地将具有有机联系的成套科技档案任意拆散，或者把没有任何关联的科技档案拼凑在一起。 2.便于保管、保密和提供利用 科技档案由于制成材料不同，形式不同，密级不同，都要通过整理工作加以区别。在整理工作中，不仅要注意保持 其各自的有机联系，还应从便于管理的角度，考虑如何保护科技档案，不可不加区分地将不同种类的档案材料硬归到一起。 二、科技档案的分类 档案知识 分类是整理工作的第一步，也是整理工作的中心。正确的分类，
科技档案的整理方式与步骤 科技档案的整理要通过度类、组合、案卷和卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录和备考表、装订装盒、编制案卷封面和脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。 第一步分类 科技档案一样有产品、科研、基建、设备四大类，咱们旗各单位的科技档案要紧有基建、设备两大类，各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开，然后在每一个大类里将科技文件材料按项目归类。 基建档案：一样先按工程性质或用途分类，之下按具体项目分类。若是项目不是很多的单位，可直接按具体项目分类。 设备档案：一样先按设备性质或用途分类，之下按设备型号分类。若是设备不是很多的单位，可分到设备性质，没必要再分下去。 专门提示： 一个科技项目的文件材料具有成套性，其他项目的文件材料不能混入。 科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中，应归入所针对的项目科技文件材料中。 第二步组合 一、基建档案按形成时期和内容别离组卷。基建档案一样有依据性文件（可行性研究、立项）、基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）、设计文件、施工文件、监理文件、完工验收文件、评奖创优文件和利用、维修、改建、扩建文件等不同时期形成的文件。
基建文件材料数量多，规格杂，组卷时可考虑在同一时期内同一种格式的材料组卷，如完工图组一卷或假设干卷。假设项目较小，材料不是很多，那么可几个时期的材料组成一卷，应视情形灵活把握。 组卷顺序：依据文件（可行性研究、立项、审批）→基础性文件（勘探、测绘、征迁工作、招投标）→设计文件→施工文件→监理文件→完工验收文件→评奖创优文件→利用、维修、改建、扩建。 二、设备档案按形成时期和文件内容别离组卷。设备档案一样有立项审批、购买合同、开箱验收（合格证、说明书、随机图纸、质保书等）、安装调试、利用保护、更新改造等时期和内容。组卷时按文件形成时期、文件内容，结合数量多少确信组合。小型设备材料少的，可将文字材料和随机文件材料组成一卷。这也应视情形灵活把握。 组卷顺序：市场调研→立项审批→购买合同→商务洽谈→开箱验收（合格证书、说明书、随机图纸、质保书等）→安装调试→验收→利用保护→更新改造。 第三步案卷和卷内文件材料排列 一、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程完工验收等排列。 二、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备保护等排列。 3、卷内治理性科技文件材料按问题、时刻或重要程度排列。 4、文字材料和图纸组在一卷的，应文字材料在前，图样材料在后。 五、有译文的外文材料译文在前，原文在后。 六、有编号的图纸按图纸编号排列。
科技档案整理的一般步骤 科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，包括图纸、图表、文件材料、计算材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等。 科技档案的归档要求： 1、归档的文件材料应为原件。 2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。 3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。 4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。 6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。 归档份数：基建档案一般不少于2套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆；其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
一、收集资料 收集方法：一列入、一同步、一参加、一把关 1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。 2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入：在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督：本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关，围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文