光伏电站工程项目档案管理实施细则
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光伏发电项目档案管理实施细则目录第一章总则 (1)第二章编制依据及术语 (1)第三章组织管理原则 (3)第四章管理职责与管理要求 (4)4.1 建设单位的管理职责与管理要求 (4)4.2 施工（调试）单位的管理职责与管理要求 (5)4.3 设计单位的管理职责与管理要求 (6)4.4 质监单位(质量监督站) 的管理职责与管理要求 (6)4.5 监理单位的管理职责与管理要求 (7)4.6 设备供应商的管理职责与管理要求 (8)4.7 项目档案室的管理职责与管理要求 (8)第五章项目文件的归档与整理 (9)5.1 项目文件的编制 (9)5.1.1 建设单位的编制要求 (9)5.1.2 施工单位文件的编制要求。
(9)5.1.3 监理单位的编制要求 (11)5.2 竣工图的编制要求 (12)5.3 项目文件的归档要求 (14)5.3.1.1项目文件质量的三要素 (14)5.3.1.2归档文件质量的具体要求 (15)5.4 项目文件的整理 (17)第六章项目档案的审核与移交 (24)6.1 项目档案的审核 (24)6.2 项目档案的移交 (25)第七章附则 (26)第一章总则1.1 为了做好“县马里新能源有限公司光伏发电项目”(以下简称“光伏发电项目”)的项目档案管理工作，通过标准化的档案管理体系，明确、规范管理标准，确保项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，并保证建设项目档案能够满足竣工后的生产、运行、维护、改（扩建）的需要。
特制定本细则。
1.2 本细则适用于光伏发电项目建设项目文件的收集、编制、整理、归档和审核移交。
1.3 项目各参建单位均应遵照本细则执行。
第二章编制依据及术语2.1 编制依据2.1.1 《重大建设项目档案验收办法》（国家档案局、国家发改委档发[2006]2号）2.1.2 《归档文件整理规则》(DA/T22-2015）2.1.3 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822)2.1.4 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局、国家计委1988年3月发布）2.1.5 《国家基本建设委员会关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》[（1982）建发施字50号附件]2.1.6《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）2.1.7 国家档案局办公室关于印发企业电子文件归档和电子档案管理指南的通知（(档办发[2015]4号）2.1.8《照片档案管理规范》（GB\T 11821-2002）2.1.9《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）2.1.10《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）2.1.11《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》（征求意见稿）2.2 术语2.2.1 项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和竣工验收文件等。
2.2.2 项目前期文件:是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。
2.2.3 项目监理文件:指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
2.2.4 项目施工文件:指项目施工过程中形成的反映工程建筑、安装情况的文件。
2.2.5 项目竣工文件:指项目竣工时形成的反映施工 (指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件。
主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
2.2.6 项目竣工图：指项目竣工后，按照工程实际情况所绘制的图纸(简称竣工图)。
2.2.7 项目竣工验收文件:指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
2.2.8 组卷：按一定原则和方法，将一组具有内在联系的文件，以卷或盒的形式组合在一起的过程。
2.2.9 归档：办理完毕具有保存价值的文件经系统整理移交的过程。
2.2.10 项目档案:指经过鉴定、整理、组卷归档的项目文件。
第三章组织管理原则3.1 贯彻统一领导与分级管理的原则，确保项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，并保证建设项目档案能够满足竣工后的生产、运行、维护、改（扩建）的需要。
3.2 光伏发电项目各参建单位要在“县马里新能源有限公司光伏发电项目工程档案管理网络”下，建立各自的项目档案管理网络，由一位公司级负责人挂帅，统一协调工程、质量、设备等各有关部门的档案工作。
3.3 在光伏发电项目工程档案管理网络内，设该工程档案管理组织机构—项目档案室,对项目档案实行集中统一管理,负责对工程建设各阶段文件的编制、项目档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导。
3.4 项目档案室成员—项目档案员，由各参建单位档案管理归口部门负责人组成，负责项目档案工作的组织、监督检查和实施。
履行项目档案全过程管理职责。
3.5 项目档案室对项目档案员采取培训或会议形式，熟知建设项目档案工作的有关法规文件与工作标准；建立健全档案工作规章制度；建立工程档案技术交底制度，保证项目档案管理的正常开展；3.6 项目档案执行保证金制度，保证金额度为该项工程合同结算价的0.5%。
档案保证金的提留和支付由建设单位计财部门、工程部门和综合部门负责实施。
对不按本细则管理档案的单位，视为违约，不返还档案保证金。
按规定管理档案的单位，档案保证金予以返还。
第四章管理职责与管理要求根据“建设项目所形成的全部项目文件在归档前，应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理”的规定，参建单位应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料收集、积累、整理，按照归档要求归档。
4.1 建设单位的管理职责与管理要求4.1.1 对项目档案工作具有统一领导和组织的职能。
落实档案领导责任制，建立健全档案管理体制。
按照项目所属关系，把项目档案工作纳入各参建单位领导责任进行监督;组建由各参建单位参加的档案管理网络；负责组建相应的管理机构，组织、协调完成工程建设全过程文件材料的编制、收集、整理与归档。
4.1.2 参与项目招投标和合同的审查与签订；4.1.3 对建设期间项目档案管理情况，按年度做好动态管理的统计登记工作。
4.1.4 负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理和归档工作，保证归档文件的完整、系统、有效。
4.1.5 负责组织项目档案员，接收全部竣工项目档案、审查及汇总后的移交工作。
负责项目档案的总结和组织完成项目档案的验收。
4.1.6 负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发和存档。
4.1.7 负责提供档案装具。
4.2 施工（调试）单位的管理职责与管理要求4.2.1 根据合同约定，负责收集各自承建范围内形成的各种项目文件，并在项目竣工后，对竣工文件进行编制、整理、按本细则要求归档、移交。
4.2.2 施工（调试）单位应根据行业规定，负责收集、整理本标段、单位工程在施工过程中实施的设计变更文件，并确认变更文件的有效性（执行情况），为设计单位提供竣工图的编制依据。
同时，对设计单位编制出版的竣工图质量进行审核，并签字确认责任。
4.2.3 施工文件按合同约定，依据《电力建设施工质量验收及评定规程》DL/T5210.1，《电气装置安装工程质量检验及评定规程》DL/T5161,《国家电网公司标准化管理手册变电工程部分》2014年版等有关规程，以单位工程为单元，按文件形成规律建立文件包，实行文件包管理。
每个单位工程都应有五个部分内容：1.综合管理文件（开工报告、图纸会审（检）、施工组织设计、作业指导书及技术交底、工程联系单、施工测量及沉降观测）.2.设计更改文件。
3.原材料质量证明文件。
4. 施工管理与技术文件。
5.检测检验记录文件等.施工记录、隐蔽工程记录、工程质量评定记录、出厂证件及实验文件。
4.2.4 施工文件有：土建施工文件；安装文件；设备文件等。
4.2.5 调试文件是调试单位，对设备进行系统调试和机组整套启动调试文件总称。
包括项目的调试方案、措施、调试报告、性能试验报告；调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评价表、继电保护整定单、设计变更资料等文件。
4.3 设计单位的管理职责与管理要求4.3.1 负责收集、整理项目设计阶段、施工阶段、竣工阶段形成的初步设计文件及审查文件、设计变更文件、竣工图文件(包括设计变更通知单、竣工图)，并按项目专业对文件进行整理，归档。
4.3.2 负责编制归档施工图总清册和施工图文件。
4.3.3 按本细则规定和合同约定,编制、归档与建设项目实际情况相符的竣工图，及与之相关的其他项目文件，确保竣工图的完整、准确、系统。
4.4 质监单位(质量监督站) 的管理职责与管理要求4.4.1负责编制、收集、整理、工程各阶段在工程质量监督检查工作中形成的各类质量监督文件。
包括:质量监督的质监计划、评价报告、监查记录、纪要、报告、呈报、总结和结论意见等质监活动文件;对工程参建单位不合格项的纠正措施，关闭文件情况验证文件;设备的监造周报、报告等。
4.4.2 负责归档《光伏发电工程质量监督检查大纲》4.5 监理单位的管理职责与管理要求4.5.1 根据《建设工程监理规范》（GB50319）的规定，监理应“参与工程竣工验收、签署建设监理意见”，并“在建设监理任务完成后，向项目法人单位提交工程建设监理档案资料”。
根据此规定，监理单位应根据行业规范，合同及本细则规定，负责收集、整理、移交监理档案。
4.5.2 应负责对项目文件的形成、积累及整理归档的监督，对各参建单位在本工程建设过程中形成的项目文件的完整准确情况进行审查；负责对竣工档案的编制及案卷质量审查，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。
4.5.3 负责收集整理在项目监理工作中形成的文件资料，如监理规划、实施细则、监理日志等，并按本细则规定归档。
4.5.4 监理文件可分为：监理管理文件和监理审核文件。
监理管理文件是指监理在各项管理活动中形成的文件。
包括监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理日志、监理旁站记录、监理工程师通知单、监理工作联系单等、监理会议纪要、简报、施工阶段质量评估报告等专题报告、监理工作总结等。
监理审核文件是监理单位按照国家建设监理管理规定及合同要求，对项目资金、进度、质量等进行监督管理而形成的一些表式文件。
包括施工及设备器材供应单位资质报审表；项目技术文件报审文件（施工组织设计、施工方案（措施）、施工计划、技术措施）；工程进度控制报审文件（项目开（停、复、返）工令、间交工验收审查单、延长工期报审单等）；工程质量控制、验收报审文件（设计变更、材料、零部件、设备代用审查单、进场材料、构配件、设备的报验单、隐蔽工程报验单，分项、分部、单位工程质量验评报验单等）；工程造价控制报审文件（工程计量单和工程款支付证书、竣工结算审核意见书、索赔及付款报审表等）。
