光伏电站文件档案管理实施方案

一、总则为加强光伏档案的管理，确保光伏档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》等法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

二、管理原则1. 完整性原则：光伏档案应当全面、真实地反映光伏项目的建设、运营、维护等全过程。

2. 准确性原则：光伏档案内容应当准确无误，确保档案的真实性。

3. 系统性原则：光伏档案应当分类有序，便于查阅和利用。

4. 安全性原则：加强光伏档案的保密和安全管理，防止档案的遗失、损坏和泄密。

三、管理职责1. 档案管理部门：负责光伏档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 项目管理部门：负责光伏项目的建设、运营、维护等过程中产生的档案资料的收集和整理。

3. 项目实施单位：负责光伏项目的具体实施，配合档案管理部门做好档案的收集和整理工作。

四、档案收集与整理1. 档案收集（1）档案管理部门应当及时收集光伏项目的相关档案资料，包括设计文件、施工图纸、设备采购合同、验收报告、运行维护记录等。

（2）项目管理部门和实施单位应当将光伏项目的相关档案资料及时报送档案管理部门。

2. 档案整理（1）档案管理部门应当按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类、编号。

（2）档案整理应当遵循以下原则：a. 按照时间顺序排列；b. 按照档案类型分类；c. 按照档案重要性排序。

五、档案保管与利用1. 档案保管（1）档案管理部门应当建立健全档案保管制度，确保档案的完整、准确、系统和安全。

（2）档案保管应当遵循以下要求：a. 档案存放应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防尘等要求；b. 档案查阅应当登记备案；c. 档案修复应当遵循档案修复原则。

2. 档案利用（1）档案管理部门应当为用户提供档案查阅、复制等服务。

（2）档案利用应当遵循以下原则：a. 依法利用；b. 保密原则；c. 便民原则。

六、档案销毁1. 档案销毁应当符合国家档案管理的有关规定。

2. 档案销毁应当由档案管理部门负责，并经单位领导批准。

光伏发电项目档案文件管理制度项目档案管理实施细则为了加强XXX光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度。

请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理1.项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程。

二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1.要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。

2.需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。

三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理。

文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。

文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。

XXX施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。

施工单位发现此类文件有权退回责任单位。

要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。

2.归档文件应为原件（正本）。

热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。

如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。

3.报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。

原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。

4.项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。

光伏电站竣工档案资料管理办法1.竣工资料的编制依据1.1国档发(1992)8号《建设项目(工程)档案验收办法》1.2 国档发(1988)4号《基本建设项目档案管理的暂行规定》1.3 电力部电建(1996)159号《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》1.4 电力部电建(1996)666号《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》1.5 国家电力公司国电电源(2001)218号《火电机组达标投产考核标准》1.6 国家质量技术监督局GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》1.7 国家档案局DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》1.8 电力工业部《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》2.竣工资料的编制2.1 竣工资料格式统一,内容完整,数据准确,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字、盖章、日期齐全完整，书写工整并用碳素墨水手签。

印章用红色印泥，必须完整。

2.2 施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验报告、设计修改通知单(含工程联系单)等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件归档.2.3 有关记录、检验、签证、质量验评表等的表式应符合部颁《火电施工质量检验及评定标准》。

其表格必须铅印或激光打印，复印、复写件无效。

空白幅面应以“以下空白”来标识。

空白栏目统一采用“/”或其他形式来填空。

2.4 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。

2.5 不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章。

2.6 除监理文件由监理单位单独组卷外，其余所有工程施工中形成的竣工文件全部由施工单位组卷，非施工单位产生的文件由建设单位提供合格的原件交给施工单位进行组卷。

在资料运转过程中，甲乙双方应确保组卷的一方持有足够份数的原件。

3.竣工资料的组卷3.1 竣工资料原则上按单位工程组卷，但以下几项内容可单独组卷（单独组卷的内容应在相应竣工资料中提供索引）：1）设计改变变更与材料代用（含执行反馈及审批手续等），依次包括设计院设计修改通知单、建设单位设计修改通知单、施工单位设计变更建议单、工程联系单回执及附件、工程更改洽商单等；甲方直接发往乙方的有关设计变更、工程完善的联系单等。

目文档管理制度为加强玛丽新能源投资有限公司光伏发电工程项目竣工档案的管理，实现项目文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、流程化、规范化，制定此管理制度，请各参建单位严格执行。

一、工程档案资料生成的管理1. 项目文档生成要有内部编辑、审批、签字、盖章流程；二、项目文档档案资料的运行-传阅-审批管理1. 要求参建单位设专职资料员，负责项目文档的传递-运转工作。

2. 需上报审批的各种项目文档、资料统一由各单位的资料员报送项目监理部，监理单位报送项目公司资料室，由监理单位负责文件资料的运转-传递-返还。

三、项目文档的质量要求项目文档的质量要体现完整性、准确性、价值性、有效性，具体要求如下：1.项目文档实行闭环管理文件形式上的闭环是要求表式的空白栏必须用划斜线标识，没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章。

文件内容的闭环：是指整改通知单必须有整改回复单，设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单；对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。

杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环，其内容的含糊推诿。

施工单位发现此类文件有权退回责任单位。

要求一份通知单对应一张回复单，除要求描述回复单内容外并标明需回复单的原文编码。

2. 归档文件应为原件（正本）热敏纸、传真件不能做为原件归档，因故无原件的，可将具有凭证作用的复印件归档，但必须注明原件的出处，并在复印件上加盖原件单位的公章。

如材料质量证明、试验报告是复印件时，要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字；如果复印件不清晰就必须做抄件，将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚，加盖经销单位公章，经办人签名。

3．报审文件的份数应满足移交竣工档案的归档要求。

原件只有一份的应保存在负责移交竣工资料的责任单位，如：原材料质量证明文件等。

4．项目文档要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，审批手续完备；签名：要求签全名、真名，字迹工整、清晰，不能用盖章或打字代替签名，并要求是有相关资质的人签名。

苏州爱康能源工程技术股份有限公司 \苏州中康电力开发有限公司1附录 B（资料性附录）光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表光伏发电项目档案分类、主要项目文件归档范围及保存单位及保管期限划分表，见表B.1。

表B.1 光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表234567891011121314151617181920212223242526272829303132附录 C（资料性附录）档案用表档案用表见表C.1至表C.6。

表C. 1 案卷外封面式样单位：mm33表C.2 案卷脊背式样单位：mmD=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm34表C.3 卷内目录式样35表C.4 备考表式样单位：mm36表C.5 案卷目录式样单位：mm37表C.6.1 项目档案交接签证表（封面）式样项目（工程）名称：移交单位（章）：接收单位（章）：交接日期：页边距：上25mm，下20mm，左29mm，右14 mm38表C.6.2 项目档案交接签证表（附一）式样39表C.6.3 项目档案交接签证表（附二）式样40附录 D（资料性附录）工程照片归档范围参照表工程照片归档范围参照表见表D.1。

表D.1 工程照片归档范围参照表4142434445。

光伏电站技术档案和资料管理规定随着光伏产业的发展和快速普及，光伏电站建设已经成为一项重要的能源基建工程。

而相应的技术档案和资料管理规定也变得越来越重要。

以下是一个光伏电站技术档案和资料管理规定的示例，共，供参考。

一、档案管理规定1.档案的范围光伏电站技术档案是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列文件、图纸、记录、资料等。

其中包含的主要内容包括质量保证手册、工程设计文件、验收记录、项目方案和实施计划、工作日志和实测数据、设备和材料采购、安装和调试记录等。

2.档案的管理(1) 档案管理实行全面、规范、科学的原则。

制定科学、合理、可行的档案管理程序和规定，认真执行。

(2) 档案管理应当指定专人负责，负责档案的保存、整理、归档和查询等工作。

(3) 档案必须在规定的时期内保管完整，整理清楚，做到防潮、防火、防盗、防鼠等。

(4) 档案保存时间应当按照法律规定执行，并经过相关部门的审批。

3.档案的整理将光伏电站技术档案按规定的文件分类整理，每个文件装訂成册，每个册应有正数号和副数号，正数号放在文件首，副数号放在文件尾，并在册后注明总卷数和页数。

4.档案的保管(1) 档案材料应当全部汇总到指定的档案库房中保存，并设有专人负责。

(2) 档案保存期间必须采用专门的保护措施，防止出现潮湿、腐朽、损坏、遗失等情况。

(3) 档案文件的发放、转移必须仔细审查，严禁随意放行或毁损。

二、资料管理规定1.资料的范围光伏电站技术资料是指反映光伏电站设计、建设、运行情况及相关技术资料的一系列数据资料。

包括各种设备的技术参数和运行数据、电压、电流、功率、发电量、运行温度和光照强度等数据。

2.资料的收集和整理(1) 光伏电站技术资料必须由专人负责收集、整理，并分类存放。

(2) 采集的数据必须准确、全面、及时，采取科学的数据分析和处理技术。

(3) 运行数据按照规定的时间周期进行分类归档，日期明确，存档完整。

3.资料的保管资料必须经过加密处理，并且在安全环境下备份。

光伏电站档案管理制度一、目的为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。

其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责项目经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。

其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理1、以项目工程为单位，分别立卷，一项目一卷。

2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

2、必须齐全完整，装订整齐，并适当管理。

光伏电站文件档案管理实施方案7.1档案管理标准化7.1.1档案工作规定7.1.1.1档案，指本光伏电站在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和公司有保存和利用价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是本光伏电站档案有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。

7.1.1.2档案工作应纳入本光伏电站的管理活动：7.1.1.2.1三纳入：档案工作应纳入光伏电站的工作计划、规章制度及工作流程；纳入领导工作议事日程；纳入光伏电站有关人员经济责任制和岗位责任制。

7.1.1.2.2四参加：档案部门或档案人员参加重要工程开工会、科研课题鉴定会、基建工程启委会和竣工验收会、设备开箱验收或引进项目设备接收会，负责检查归档文件材料完整、准确、系统。

7.1.1.2.3四同步：下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目科研成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目竣工验收与项目文件材料完成归档同步。

1.1.2 光伏电站应具备的档案控制室应有图表1 一次主接线图2 光伏电站巡检路线图3 光伏电站标准图册 4 安全标语、标示牌5 直流熔丝配置图6 各岗位职责7 各项工作标准8 调度规程9 光伏电站定置管理图光伏电站必须有完整竣工1 一次系统接线图2 二次系统接线、原理图纸3 直流系统图4 站用电接线图光伏电站运维方案7.2文件管理标准化7.2.1技术文件的形成与发放7.2.1.1技术文件、技术标准及图纸资料的管理实行三级把关制度；明确各级的责、权、利。

7.2.1.2技术文件标题栏中的编号、名称、日期等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。

7.2.1.3图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“文件副本”、“受控文件”章，由技质部门发放到各使用单位并进行登记，或由使用单位提出申请，技质部负责图纸的发放。

一、目的为了加强光伏电站档案管理，确保档案资料完整、准确、系统、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》和《档案工作条例》等相关法律法规，结合我光伏电站实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我光伏电站所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理职责1. 光伏电站档案管理部门负责全站的档案管理工作，具体职责如下：（1）制定档案管理制度，组织实施档案管理工作的各项措施；（2）负责档案资料的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；（3）指导、监督、检查各部门档案管理工作；（4）提供档案查询、借阅、复制等服务。

2. 各部门负责本部门档案资料的收集、整理、归档工作，具体职责如下：（1）按照档案管理制度要求，收集、整理、归档本部门档案资料；（2）定期向档案管理部门移交档案资料；（3）配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作。

四、档案管理要求1. 档案资料收集：各部门在日常工作、项目实施过程中，应按要求及时、准确、完整地收集档案资料，确保档案资料的真实性、完整性和有效性。

2. 档案整理：档案资料应按照《档案工作条例》和《档案分类法》的要求进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序性。

3. 档案保管：档案管理部门应采取有效措施，确保档案资料的安全、完整和耐久。

具体措施包括：（1）配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（2）建立档案库房管理制度，定期检查、维护档案库房；（3）对重要档案资料进行备份，确保档案资料不丢失。

4. 档案利用：档案管理部门应提供档案查询、借阅、复制等服务，满足各部门和个人的档案利用需求。

5. 档案鉴定与销毁：档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，对无保存价值的档案资料按规定程序进行销毁。

五、档案管理奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案管理规定的单位和个人，按照相关规定进行处罚。

六、附则1. 本制度由光伏电站档案管理部门负责解释。

第一章总则第一条为规范光伏电站建设档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电力法》等相关法律法规，结合光伏电站建设实际，制定本制度。

第二条本制度适用于光伏电站建设过程中产生的各类档案资料的管理。

第三条光伏电站建设档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散使用；（三）归档及时，质量保证；（四）便于检索，提高效率。

第二章档案分类与归档第四条光伏电站建设档案分为以下类别：（一）立项类档案；（二）设计类档案；（三）施工类档案；（四）验收类档案；（五）运行维护类档案；（六）其他类档案。

第五条光伏电站建设档案归档要求：（一）档案资料应真实、准确、完整，符合国家有关标准和规范；（二）档案资料应分类整理，编目清晰，便于检索；（三）档案资料应按时间顺序排列，保持原始顺序；（四）档案资料应采用标准装订，装订整齐，便于保管。

第三章档案保管与利用第六条光伏电站建设档案的保管工作由档案管理部门负责，具体职责如下：（一）建立健全档案管理制度，确保档案安全；（二）负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作；（三）定期对档案进行清理、鉴定和修复；（四）做好档案保密工作，确保档案信息安全。

第七条光伏电站建设档案的利用工作应遵循以下规定：（一）档案借阅应办理借阅手续，明确借阅目的、期限和用途；（二）档案借阅者应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、遗失；（三）档案借阅者应按时归还档案，不得逾期不还；（四）档案管理部门应根据档案资料的性质和保密要求，确定档案的借阅范围和权限。

第四章档案销毁第八条光伏电站建设档案的销毁应严格按照国家有关法律法规和档案管理规定执行。

第九条档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值后方可销毁。

第十条档案销毁过程中，应采取有效措施，确保档案资料的安全。

第五章附则第十一条本制度由光伏电站建设档案管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。

一、总则为了加强集中式光伏电站档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国集中式光伏电站实际，制定本制度。

二、档案管理范围1. 集中式光伏电站项目可行性研究报告、设计文件、设备采购合同、施工合同、验收报告等。

2. 集中式光伏电站项目施工过程中的设计变更、设备调试、运行记录、维护保养等资料。

3. 集中式光伏电站项目运营过程中的生产报表、设备运行数据、电力调度信息、安全生产记录等。

4. 集中式光伏电站项目涉及的其他相关档案。

三、档案管理制度1. 档案收集与整理（1）按照档案管理范围，及时、全面地收集各类档案资料。

（2）对收集到的档案资料进行分类、整理，确保档案的完整性。

（3）对档案资料进行编号、登记，建立档案目录。

2. 档案归档与保管（1）按照档案归档要求，对档案资料进行归档。

（2）根据档案性质，采取相应的保管措施，确保档案安全。

（3）定期对档案进行清理、整理，消除安全隐患。

3. 档案利用与查询（1）档案资料实行查阅制度，确保档案资料的安全和保密。

（2）查阅档案资料应填写查阅登记表，记录查阅内容、时间、查阅人等信息。

（3）档案资料不得外借，确需借阅的，应经档案管理部门批准。

4. 档案数字化与备份（1）对档案资料进行数字化处理，实现档案资料的电子化管理。

（2）定期对数字化档案进行备份，确保档案数据的安全。

（3）建立档案数据库，方便查询和利用。

5. 档案销毁与归档（1）档案资料达到保管期限的，按照相关规定进行销毁。

（2）销毁档案资料前，应经档案管理部门审核，确保档案资料的安全。

（3）销毁档案资料后，应将销毁情况记录备案。

四、责任与奖惩1. 档案管理部门负责集中式光伏电站档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2. 各相关部门应积极配合档案管理部门做好档案管理工作。

3. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

4. 对违反档案管理规定的单位和个人，依法依规进行处理。

光伏电站档案资料管理制度1、目的1.1规范电站科技档案、文书档案、财会档案和音像档案的管理。

2、范围2.1本标准确使用于20MW光伏电站档案管理标准。

3、引用文件/应用文件3.1、引用文件《电力工业企业档案分类规则》（能源办（1991）231号）《归档文件整理规则》DA/T22-2000 中华人民共和国国家档案局2000-12-063.2、应用文件《新能源控制有限公司档案管理规定》4、术语和定义4.1 科技档案。

凡电站形成的各类技术资料、图纸、论文，或对外交流中带回的有关技术类资料，均应交安全生产部综合管理员，由其进行归档保存。

每年元月份移交综合档案室归档保存。

4.2 文书档案。

凡电站形成的具有保存价值的文件材料、上级主管部门下发的各种有参考价值的材料、对外往来文件、信函等，由综合管理部企管文秘进行整理，每年3月份移交综合档案室归档保存。

4.3 音像档案4.3.1 上级领导来电站视察所形成的音像材料。

4.3.2 电站主要领导同志重要工作活动的照片、录音和录像材料。

4.3.3 电站重要会议形成的音像材料。

4.3.4 电站拍摄的各类资料录像片、电视片。

4.3.5 电站人身、设备事故的现场照片、录像等。

4.3.6 科技成果、创优工程、技术比武等形成的音像材料。

4.3.7 反映电站重要活动以及厂容厂貌的照片、录像等。

4.3.8 其他外购资料片及具有特殊意义和保存价值的音像材料。

5、管理机构及职责5.1 电站档案分科技档案、文书档案、财会档案和音像档案，其中，科技档案由运营部负责整理归档，存于电站综合档案室；文书档案和音像档案由综合部企管文秘进行整理归档，分年度移交至电站综合档案室；财务档案只存有公司财务集中管理前的资料，财务集中管理后的档案资料由公司保管。

5.2 运维部和后勤部各配备兼职档案管理人员，负责档案的收集、整理、统计、借阅、保管工作，最终归口管理部门由综合管理部负责。

6、管理内容和要求6.1 管理程序6.1.1 部门档案管理人员，每月负责对本部门的档案进行归类整理，每年年底装订成册，统一交综合档案室归档保存。

光伏发电项目工程档案管理制度（EPC类）编号：Q/ -ZL-00x版本：A/0编制人：审核人：批准人：2019-06-30发布 2019-06-30实施XXXXXX发布文件制 /修订记录表第一章总则第一条目的为规范公司承接的EPC/PC光伏发电项目的工程档案管理，进一步加强各光伏发电项目对文件资料收集、分类、整理、归档、移交工作的规范化，确保工程档案的齐全、完整、准确、系统及提高档案合格率，特制定本管理制度。

第二条范围本制度适用于公司承建的EPC/PC工程的总承包单位、勘察设计单位、劳务承包单位、材料及设备供应单位在工程建设期间产生工程文档管理工作。

第三条术语和定义3.1建设项目建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的整体工程。

3.2项目文件建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

3.3项目档案经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.4电子文件以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

3.5文件归档光伏发电项目在项目建设和设备仪器安装工作完成后，各职能部门及有关单位将具有保存价值的文件经过系统整理交档案部门保存的过程。

3.6分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。

3.7整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

3.8档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

3.9案卷由互为联系的若干文件组成的档案保管单位。

3.10档案移交企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。

第二章机构与职责第四条通用职责4.1 项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。

一、目的与依据为规范光伏电站文件档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及国家有关档案管理的法律法规，结合本电站实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本光伏电站所有纸质、电子和声像等形式的文件档案的管理。

三、档案管理组织1. 成立光伏电站档案管理工作小组，负责电站档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等工作。

2. 设立档案室，配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

四、档案分类与编号1. 档案分类：根据电站生产、经营、管理、科研、技术等业务活动，将档案分为以下类别：（1）文书档案；（2）科技档案；（3）会计档案；（4）声像档案；（5）实物档案；（6）电子档案。

2. 档案编号：按照档案分类、年度、件号进行编号。

五、档案收集与整理1. 收集范围：收集电站生产、经营、管理、科研、技术等业务活动中形成的各类文件、资料、报表、图纸、照片、录音、录像等。

2. 整理要求：（1）按照档案分类、编号、保管期限进行整理；（2）对收集到的档案进行鉴定，剔除无保存价值的文件；（3）对电子档案进行备份，确保数据安全。

六、档案保管与利用1. 保管要求：（1）档案室应保持清洁、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（2）按照档案保管期限，对档案进行分类存放；（3）对重要档案进行加密保管，确保档案安全。

2. 利用要求：（1）档案查阅需填写《档案查阅登记表》，经档案管理人员批准后方可查阅；（2）查阅档案时，需遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容；（3）档案管理人员应定期对档案进行清点、检查，确保档案完整。

七、档案鉴定与销毁1. 鉴定：根据档案保存价值，对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。

2. 销毁：对已超过保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的，按规定程序报批后予以销毁。

八、附则1. 本制度由光伏电站档案管理工作小组负责解释。

2. 本制度自发布之日起实施。

光伏发电项目档案管理实施细则目录第一章总则 (1)第二章编制依据及术语 (1)第三章组织管理原则 (3)第四章管理职责与管理要求 (4)4.1 建设单位的管理职责与管理要求 (4)4.2 施工（调试）单位的管理职责与管理要求 (5)4.3 设计单位的管理职责与管理要求 (6)4.4 质监单位(质量监督站) 的管理职责与管理要求 (6)4.5 监理单位的管理职责与管理要求 (7)4.6 设备供应商的管理职责与管理要求 (8)4.7 项目档案室的管理职责与管理要求 (8)第五章项目文件的归档与整理 (9)5.1 项目文件的编制 (9)5.1.1 建设单位的编制要求 (9)5.1.2 施工单位文件的编制要求。

(9)5.1.3 监理单位的编制要求 (11)5.2 竣工图的编制要求 (12)5.3 项目文件的归档要求 (14)5.3.1.1项目文件质量的三要素 (14)5.3.1.2归档文件质量的具体要求 (15)5.4 项目文件的整理 (17)第六章项目档案的审核与移交 (24)6.1 项目档案的审核 (24)6.2 项目档案的移交 (25)第七章附则 (26)第一章总则1.1 为了做好“县马里新能源有限公司光伏发电项目”(以下简称“光伏发电项目”)的项目档案管理工作，通过标准化的档案管理体系，明确、规范管理标准，确保项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，并保证建设项目档案能够满足竣工后的生产、运行、维护、改（扩建）的需要。

特制定本细则。

1.2 本细则适用于光伏发电项目建设项目文件的收集、编制、整理、归档和审核移交。

1.3 项目各参建单位均应遵照本细则执行。

第二章编制依据及术语2.1 编制依据2.1.1 《重大建设项目档案验收办法》（国家档案局、国家发改委档发[2006]2号）2.1.2 《归档文件整理规则》(DA/T22-2015）2.1.3 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822)2.1.4 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国家档案局、国家计委1988年3月发布）2.1.5 《国家基本建设委员会关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》[（1982）建发施字50号附件]2.1.6《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）2.1.7 国家档案局办公室关于印发企业电子文件归档和电子档案管理指南的通知（(档办发[2015]4号）2.1.8《照片档案管理规范》（GB\T 11821-2002）2.1.9《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229）2.1.10《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）2.1.11《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》（征求意见稿）2.2 术语2.2.1 项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和竣工验收文件等。

光伏电站档案管理制度(总3页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除光伏电站档案管理制度一、目的为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。

其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责项目经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。

其主要职责包括：1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；2、档案材料的保管；3、档案材料的查借阅、催还；4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理1、以项目工程为单位，分别立卷，一项目一卷。

2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

光伏发电项目文件归档与档案整理办法（征求意见稿）解读1光伏发电项目文件归档与档案整理规范1范围本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。

本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。

2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。

凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 14689 技术制图图纸幅面和规格GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 42企业档案工作规范DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定档发[1997]20号城市建设档案归属与流向暂行办法国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定3.3项目档案archives of project经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.4电子文件electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

3.6 分类classification根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。

3.7 整理archives arrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。

3.8 档号archival code以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

3.10档案移交transfer of records企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。

对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。