文件制订、修订、废止申请单5文件

用新文件格式修改文件升级
文件电子档 发文控检查
OK NO
编写部门将文件打印出来 连同申请单给相关人员签名 给文控受控发放
11
4.0
临时文件的发放及回收
a.临时图纸章（红色）: 针对试制资料、临时性文件 需盖此章标识.到截止日期后资料即失效并由各部门文 员当天回收，统一交由工程部作废或保存。 b.临时性有效文件的复印件加盖截止有效日期“临时 图纸章”，并在《临时性有效文件发行/回收登记表》 上登记。
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3.0
文件升级
a.和流程1.1一样，在文件第二页“制修订履历”增 加一行，文件生效日期待电子档确认OK后填写，打 印时生效日期延后2天（用于文件签核发行），填最 新版本，修改内容，除初次发行（或文件全面修改） 不用写修改内容，后续每次升级需写明修改项或内 容，不能简单写版本升级，编写人和修订人一致; b.将修改的内容，用黑色加粗倾斜字体标示出来; c.发电子档给文控检查，ok后编制人打印出来给相 关人员评审、批准，签完的纸档文件给文控受控发 放。
文件字号及字体
文字位置及内容 字号和字体 宋体小四 宋体小四 宋体五号 宋体小四 倾斜、加粗
3
a
相应格式编写
文件格式模版统一按照文控最新模版进行制定；
4
b
评审会签
编制人打印文件及《文件制订/修订/废止申请单》-根据权责说明进行文件编制会签&关联部门会签--原稿 交文控受控发行--工程技术资料工程部发行。
文件编制/审核/核准及评审统一“手写签名”，打印名字无效。
5
c
制修订履历
1）一、二、三阶文件修订，记录制修订履历，每次修 订依顺序记录，编制人员名字直接打印，不需手写。 2）制订/修订/废止内容及说明，需注明修订的具体第 几点及内容概括，若为大幅修改，可直接写版本升级， 版本由A4直接升级为B0版.

文控中心文件管理办法文件编号：版本/次：发布：实施：1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。

2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。

3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。

4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。

4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。

4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。

5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。

b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。

5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。

b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。

c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5.2.2文件资料的归档、建档与管理：a.区分全宗，确定定档单位。

b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。

3.1管理手册：建立品质/环境管理体系所依据之文件；
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图

标准作业程序（SOP）管理办法标准作业程序（SOP）管理办法1.⽬的确保本公司所有运⾏之⽂件系统化、标准化、有效化。

对⽂件之制定、分发、作废流程进⾏规范规范，使其能有效保存、便于查察，防⽌使⽤失效或作废⽂件。

2.适⽤范围该办法适⽤于本公司与管理标准、技术标准、⼯作标准有关⽂件的控制。

3. ⼯作职责管理部负责标准作业程序（SOP）相关制度的制定和运⾏考核管理。

质管部负责标准作业程序（SOP）⽂件现场执⾏的督导、结果提报⼯作。

3.3各职责部门1.各部门主管职责：是本部门标准作业程序（SOP）⽂件的最⾼指导者和督导者，对运⾏结果负责。

具体：1)全程督导⽂件的起草、会审、收发、试⽤、修订、保管⼯作。

2)全程督导⽂件内容的宣达、测试的组织及相关资料的存档⼯作。

3)全程督导⽂件内容的执⾏落实⼯作。

2. SOP⼩组成员职责：1)具体执⾏标准作业程序（SOP）⽂件的起草、会审、收发、试⽤、修订、保管⼯作。

2)具体执⾏标准作业程序（SOP）⽂件内容的宣达、测试的组织及相关资料的存档⼯作。

3)标准作业程序（SOP）⽂件执⾏过程的指导和督导。

3.作业员职责：1)积极配合⽂件的起草、会审、分发、试⽤、修订、保管⼯作。

2)积极参与⽂件内容的学习、测试，并顺利通过。

3)积极确保⽂件内容的执⾏。

4. 程序要点⽂件格式1. 封⾯：（）要点包含：公司名称、⽂件名称、制订⽇期、⽂件编号、制定部门、版本、制订、审核、核准。

2. 内页具备：修改记录表（）、修改对照表（）、正⽂。

3. 同类⽂件格式须⼀致。

4．⽂件及资料之编码原则：顺序号⽇⽉年发⽂部门管理类：M 管理部：GL商务部：SW售服部：SF⽣产技术部：SJ质管部：ZG风电事业部：FD总务部：ZW财务部：CW钢结构部：HG机⼯部：JG电⽓部：DQ液压部：YY表⾯处理部：BM安装队：AZ采购组：CG⼯装组：GZ后勤组：HQ技术类：J⼯作类：Q 1)类别代码：管理类：M，技术类：J，⼯作类：Q2)部门代码：管理部：GL，业务部：SW，财务部：CW，总务部：ZW，采购组：CG ⽣产技术部：SJ，售服部：SF，质管部：ZG，风电事业部：FD钢结构部：HG，机⼯部：JG，电⽓部：DQ，液压部：YY表⾯处理部：BM，安装队：AZ⼯装组：GZ，后勤组：HQ3)版本号：A.标准作业程序（SOP）⽂件的每⼀页，都应具有版本号标记。