做好铁路科学技术档案管理工作研究

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做好铁路科学技术档案管理工作研究文/中国铁路呼和浩特局集团有限公司 史凤明【摘要】铁路科学技术档案（以下简称科技档案）是铁路生产运输、科学研究和基本建设等技术活动的真实记录，是全体职工智慧和劳动的结晶，是现代化铁路运输、铁路建设、科研项目、产品制造和设备维修的重要依据和必要条件，是铁路企业的巨大财富。凡在铁路运输、生产技术、基本建设和自然科学研究等技术活动中形成具有保存和利用价值的文字、图表、图纸、音像文件等，都应按照科技档案管理办法实行统一集中管理，保证科技档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。【关键词】铁路；科学技术；档案管理

一、科技档案组织职责科技档案工作实行统一领导、逐级管理、二级建档的原则。铁路局集团公司对机关各部门、所属各单位、公司的科技档案工作进行统一领导、监督、检查与指导；铁路局集团公司机关各部门形成的科技档案、应入馆的建设项目档案，向铁路局集团公司档案馆归档移交、集中统一保管；铁路局集团公司所属各单位、公司为独立建档单位，对本单位形成、接收的科技档案进行归档、统计、保管和提供利用。（一）铁路局集团公司档案馆工作职责。拟定铁路局集团公司科技档案管理办法、规划、计划和措施；按照铁路局集团公司科技档案进馆范围，对铁路局集团公司本级形成的科技档案、铁路建设项目档案进行收集、保管和提供利用；对机关各部门、所属各单位、公司的科技档案工作进行监督、检查和业务指导；组织开展科技档案工作培训，总结交流和推广科技档案工作经验。（二）各建档单位工作职责。贯彻落实国家和上级有关科技档案工作的法律法规、标准规范、制度办法，明确科技档案工作分管领导，将科技文件材料的形成、积累、立卷、归档纳入有关部门和专兼职人员的职责范围、工作程序和岗位责任制，组织实施本单位科技档案工作；制定本单位科技档案管理实施办法，明确档案部门和科技档案归档部门职责，对科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档、保管与利用等作出明确规定；为档案工作的开展提供满足需要的经费，配备相应的设施设备，保证必要的工作条件和安全保管条件。

二、科技档案归档范围

科技档案的种类有：运输、生产技术、基本建设、科学研究、设备仪器、标准六大类。在铁路运输、生产技术、基本建设和科学研究等技术活动中产生和形成的，具有查考利用价值的各种形式和载体的科技文件材料均应收集归档。（一）铁路运输档案。其主要包括在铁路运输生产组织、生产计划和调度指挥中形成的列车运行图、列车时刻表、列车编组计划、机车交路图、通过能力、运输指标、运输组织计划等。（二）生产技术档案。其主要包括在机车车辆、大型机具、桥梁、通信信号及其他器材等产品生产、试验、制造、改造和修理工作中形成的设计任务书、设计建议书、委托书、合同材料、审批文件、设计图纸、说明书、计算书、记录、技术条件、规范、工艺文件、工艺装备以及作为设计、制造、试

验、试制、修理依据和审批鉴定的文件材料、各种重要试验报告及协议。󰀃（三）基本建设档案。其主要包括新建、改建、扩建、大修的铁路建设项目在预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工设计、竣工、养护维修阶段形成的立项决策资料、勘察设计资料、征地拆迁资料、施工设计资料、招投标合同管理资料、水土保持和环境保护资料、投资控制资料、安全质量管理和监督资料、施工资料、监理资料、验收资料等。（四）科学研究档案。其主要包括在科研、试验、发明创造、考察、合作、技术交流、技术革新、教学研究等工作中形成的开题报告、计划任务书、方案论证报告、调研报告、协议书、研制计划、测试记录、专题总结、审批、鉴定、评议、推广和作为依据的论文、著作、教育大纲、专刊等文字材料。（五）设备仪器档案。其主要包括在生产建设、测量化验、研究试验、养护维修、产品制造等工作中自制安装使用或购置、引进的各种机车、车辆、仪器设备、仪表设备、动力设备的购置合同文件、产品合格证、说明书以及在安装使用、维修检测过程形成的各类文件。（六）标准档案。其主要包括在铁路运输、生产建设、科学技术、设备维修等活动中涉及的有关国家、铁路总公司、集团公司的技术标准、计量标准、管理标准，各种规程、规划以及更改废止标准的文件等。

三、科技档案整理立卷

科技档案的形成部门应对已经收集齐全、核对准确、符合归档范围的科技文件材料，准确划定保管期限。科技文件整理应遵循其形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学、组卷合理。科技档案的形成部门负责对本部门的科技文件进行整理，整理内容包括文件的鉴定、分类、组卷、排列、编目、装订等。整理立卷的科技文件，应依据有关分类原则与代码标识，编制档案号。科技档案的档案号第一层代码为种类代码，第二层代码为分类代码，第三层代码为属类代码，第四层代码为案卷号。分前三层代码之间均用圆点隔开，最后一层类别代码与案卷号之间用一字线隔开，不允许使用其他符号。

四、科技档案归档移交

各项工程设计、产品制造、基本建设、科学研究、设备安装的责任（或主办）部门，在该项任务完成之后，应及时对第　９８　页２０１９／０９ （上） 总第３２２期

档案工作Ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ

形成的科技文件材料进行收集，准确核对，按整理要求进行分类，组成保管单位，及时向本级档案管理部门归档。科技文件归档时间应按照工作程序，既可以分期分批归档，也可以在科技文件材料全部形成以后一次性归档。一般情况下，科学研究档案，应在每项科研任务结题或终止之后归档；基本建设档案，应在每个工程项目或阶段竣工验收之后归档；生产技术档案，应在每个产品设计定型或批量生产之后归档；设备仪器档案，应在每台仪器设备安装或使用之后归档；标准档案和运输档案，应在文件批准或开始执行之后归档。科技文件归档时，归档部门（单位）应编制移交清册（含移交目录），交接双方清点无误后，办理归档移交手续。交接手续一式二份，交接双方各执一份，以备查考。凡组织机构撤销或变更，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用或产品转产时，应将科技档案妥善整理，经本单位主要领导批准后，向接收单位办理移交手续。五、科技档案日常管理各级档案部门应提高对档案安全保管、科学利用必要性、重要性的认识，积极改善档案保管条件，确保档案用房满足档案工作发展需要；积极采用新设备、新技术，逐步实现档案信息技术现代化，提高利用效率。各级档案部门对已分类和编目的科技档案进行排列上架，分类排列应保持案卷之间的联系。科技档案应按种类划分保管区域，每个种类保管区域内按分类再划分对应的管理区域，在分类管理区域内再按属类确定不同的管理区域。档案的排列遵循案卷形成规律在属类内进行，属类内的档案按照从左到右、从上到下的原则上架排列。档案统计工作是档案管理工作的重要环节，是了解档案数量与质量、管理情况、发展情况的重要手段。各级档案部门应对库存数量、阶段归档数量和调阅利用、鉴定销毁情况进行统计，统计工作应及时进行、认真核实、逐年上报。档案信息开发与利用是档案部门提供服务的最经常、最重要的形式，主要包括档案原件阅览、提供档案复印件及档案查询等服务。各级档案部门应规范科技档案借阅和库房管理，借阅人员必须遵守借阅、抄录、复制的相关规定。各级档案部门对已超过保管期限、失去保管价值的科技档案，应定期组织有关部门进行鉴定，对确已失去保存价值的科技档案按规定进行销毁。

六、结语

综上所述，各级档案部门只有加强组织领导，完整地保存和科学地管理科技档案，确保科技档案收集齐全、归档完整、系统规范，积极主动地开展科技档案开发利用工作，根据需要不断改进检索工具、优化服务方式，编制参考资料、历史资料，才能保证其重要的工具价值、信息价值，充分发挥科技档案在运输生产、铁路建设、科学研究、设备养护维修等工作中的查考凭证作用。

（上接第91页）档案案卷的规范性与完整性，并且有利于责任划分，可以把责任具体到个人，有效提高工程建后维护管理工作。3.加强档案检索功能。在建设档案检索程序时，应根据档案分类标准，建立相应的档案检索功能，使工作人员在检索档案内容时可以根据统一的分类、文号、密级等进行灵活检索，为工作人员检索档案节省时间，提高档案的利用率。（二）加强水利工程档案管理。1.提高管理层对档案管理工作的重视。在水利工程档案管理上，管理层必须要引起足够的重视，要保证档案管理在人员上、制度上、设备上都要得到相应的工作支持，要成立专门的档案管理部门，由专门的管理人员进行管理，让员工明确具体工作内容，让档案管理工作随时处于正常作业的状态。2.加强档案管理制度的建立。加强档案管理法规建设，修订现有的档案管理规章制度，将不足之处加以完善，缺乏之处加以补充，进一步学习国家档案管理方面的规定，结合水利工程建设特点制定完善的水利工程档案管理制度。3.加强档案归档工作管理。根据我国《水利工程档案管理规定》第二十三条规定，档案归档要分阶段、分单项归档或主体工程竣工验收后三个月内完成归档工作，依据现在工程的归档时间来看，大多都不能按照规定时间完成归档工作，因此，必须要加强档案管理的规范法和标准化，加强档案归档工作的管理，进而确保工程能够严格执行《水利工程档案管理规定》的归档时间，完成归档工作。（三）加大专业档案管理人员培训力度。加大档案管理人才培养力度，增加档案管理人员对档案管理业务的指导培训，

加强档案管理人员对业务知识的掌握更新和业务技能的熟练度，安排专业的档案管理人员负责档案管理工作，组成专业的档案管理人才队伍。

三、结语综上，水利工程档案管理工作应该根据实际情况采取管理措施，针对现有的管理不足修改管理方案，调整管理思路，建立更加完善的档案管理制度，使档案管理工作能更加契合水利工程建设，能更加有效地服务水利工程建设。

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