试论质量管理体系与内部控制体系的整合
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试论质量管理体系与内部控制体系的整合
曾亿红
摘 要:为了实现管理水平的提高,增强竞争力,许多企业导入了质量管理体系与内部控制体系两套管理制度。但是,两者由不同专业人员主导制定,极易造成资源重复,无法有效发挥制度的主要功能。因此,如能将这两种制度进行有效整合,使之成为单一管理制度,势必能有效提升企业管理的效率和效果,进而增加市场竞争力。本文旨在对管理体系的整合提供一些思路和看法。关键词:质量管理体系;内部控制体系;整合中图分类号:F123.16 文献标识码:A文章编号:CN43-1027/F(2009)2-028-01作 者:岳阳中石化壳牌煤气化有限公司;湖南,岳阳,414003一、概念解析质量管理体系是世界上许多国家质量管理经验的科学总结,以符合顾客需求作为管理的源头,通过实施一整套标准,建立质量体系,使影响质量的各种因素处于受控状态,从而有效地减少、消除和预防不合格,确保质量方针、目标的实现。内部控制体系是为了达到经营活动的效率和效果、实现财务报告的可靠性、保护资产的安全和完整、确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。二、两套体系的关联性探讨两套体系存在很多的相同相关性,这是进行系统整合的基础。其共通点如下:11在基本架构上,均以各项与获利相关流程的交易循环为基础,规划完整的制度体系,并且落实推行;21在基本要求方面,均重视作业流程的标准化;31在目标上,均为企业经营目标的达成提供合理的保障,并形成一种企业文化氛围;41在形式上,均需建立书面制度,并定期检查评价。这种检查评价,一方面是针对制度本身是否合理有效,另一方面是针对制度执行是否不折不扣。针对不合理、不合格者,要求及时作矫正行动;51在职责上,管理阶层对制度的合理建立及维持有效性负有最终责任。重视建立公司合理有效的组织架构及分工明确的管理权责;61在过程管理中,均重视风险识别和控制,并制订相应的防范措施;71在合规性方面,均须遵守相关法律法规的基本要求;81在结果方面,强调持续改善。三、两套体系整合的实施步骤对质量管理体系与内部控制体系进行整合,并不是简单的合并,更不能“一人一把号,各吹各的凋”。这是一项系统性的工作,要在融合各自思想精髓的基础上,形成一个相互促进,相互
补充,统一有效的整体,这才是进行体系整合的根本目标。
体系整合的具体实施可分为以下步骤
:
1
1成立推动执行委员会。高层管理者及各业务单位主管
的参与、支持是体系整合、修正、执行成功的关键所在。质量管
理体系与内部控制体系的整合,必须由各部门主管与相关人员
共同进行讨论与投入才能成功。因此,整合的第一个步骤就是
,
由最高管理阶层授权管理代表成立推动执行委员会,推动整合
工作。主要任务除了负责会议召集外,还包括企业流程分析、整
合程序制订、进度报告、追踪,及整合后的执行检讨。
2
1进行文件策划和控制点的整合。质量管理体系对所有
书面文件有统一要求,其标准化的精神可应用于两套制度的整
合,通过建立标准文件将此两种制度整合成为一套企业特有的
管理制度。
建立制度首先要进行流程分析。由于各公司的规模、类型、
过程各有不同,需根据企业特点确定适宜的业务流程。
其次,在流程分析的基础上结合质量管理体系和内控体系
的要求确定所需建立的文件。已有作业但没有文件或原有文件
内容重复、交叉的,均可借此整合之机进行甄别、梳理和策划,以
建立满足需要的文件体系。
第三,对文件进行分类。可以按ISO9000要求将文件分为
三个层次:第一层手册文件是内部管理的纲领性文件,比如可以
建立诸如《业务手册》、《财务管理手册》、《质量管理体系手册》、
《人事政策手册》、《健康、安全、环保与环境管理手册》等方面的
内容;第二层程序文件规定了公司内部管理业务流程的操作程
序,是跨部门性质的程序规范。《采购控制程序》、《仓储管理程
序》、《供方评价程序》、《纠正与预防控制程序》等均可放在第二
层文件中;第三层作业文件是部门内部管理具体事务的执行指
南,比如操作指导书、检修规程等。
第四,控制点的整合。在编写文件的过程中,应进行风险分
析,针对业务可能存在的风险项目制订详细的控制程序。内部
控制制度所依托的各交易循环组成要素,如采购与付款、销售与
收款、资产管理等,其中的控制要求应融合到已策划好的相应的
文件制度中去。
3
1沟通与交流平台的搭建。企业对整合后的制度体系应
进行系统管理,并搭建信息沟通与交流的平台,让全体员工能迅
速检索适当的文件,清楚了解文件的目的、范围、操作流程,按照
文件的要求正确执行。
4
1内部稽核的整合与执行。虽然已经整合为单一管理制
度,但由于稽核人员专业不同,在执行审核时会存在一些矛盾。
从事质量管理稽核工作的人员对财务或会计面不熟悉,而内控稽
核人员对于查帐较为熟悉,但面对实际质量管理标准下的流程及
要求,其了解程度却显不足。因此可以成立单一稽核部门,配备
具有两种内部稽核专长的人员,妥善分配其熟悉的查核工作。
(责任编辑:谢 嵩)
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企业家天地・下旬刊
/2009/2