文书与档案管理第一节PPT参考

பைடு நூலகம்
三、档案工作机构
档案工作由于是为全社会进行服务的，因此机 构的设置较为复杂，主要有三类机构。
（一）档案室
档案室各机关、团体、企事业单位等统一保存 和管理本机关档案的内部组织机构。 1、档案室的作用
它是机关工作的助手，它为机关的领导和各部 门的工作提供作为参考和依据的档案材料，为机关 工作和生产活动创造条件。
❖ 形成文书的两大要素——表述方式和载体有一 个发展变化的过程。
❖ 表达方式：
❖ 绳结、符号、图像
文字
❖ 载体：
❖ 绳、岩石（竹木、壳骨等）片
绢帛、器
皿、碑石、竹木简册
纸张、磁盘、光盘等。
结绳记事
人类在文字产生之前，常用 在绳索上打结来表达意思，传递 信息，处理事件。中国、古埃及、 秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。
档案柜
档案盒
财会档案
三、文书工作与档案管理的联系与区别
（一）联系
图1-7 文书工作与档案管理的联系
（二）区别
图1-8 文书工作与档案管理的区别
第三讲：文书工作与档案管理的组织机构
二、文书工作机构设置
机构的设置大体有两种情况： 第一，对一些较大的机关来说，设立专门的文 书工作部门，如“文书处”、“文书科”等。 第二，对于一些较小的机关或者基层单位来说， 一般只在办公室设立一两个专职或兼职的文书工作 人员。
4、整理好办公室，并锁上所有的文件和档案。
案例分析
某家公司打算在企业内部公开招聘一名总经理助理，小张 自认为条件不错，信心十足地去人事部参加了考试。
人事经理拿出一张试卷交给小张，让小张在认为正确的地 方打钩，小张拿过来一看，上面有一套测试题，内容是这样的：
有一天，天气预报说会刮台风下暴雨，总经理恰好又不在 公司，于是打电话回来告诉你说：“今天有暴风雨，顶楼有几 扇窗户还没关，你去关上吧。”答案共有三个：好的，我马 上就去关；我已经把窗户关好了我正在关窗户。小张毫不 思索，就在第二个答案后面画了钩，心想，能为领导分忧的下 属才是好下属，想领导之所想，急领导之所急才是好助理。人 事经理将试卷送到总经理办公室，回来后，很遗憾地对小张说： “不好意思，老总看了你的试卷，认为你的心理素质不太适合 做助理。”

❖ 13、利用者应在指定场所阅览档案，所调档案只限本人阅览，不得转 借他人阅览、擅自抄录、拍照、摄像、复制。
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务

案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列 顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机 构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与 年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对 应，不重，不空，不漏。
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5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
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6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
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THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
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5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
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2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
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第二节 档案统计工作
二、档案统计工作的要求
档案统计工作的要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作的 专业要求两个层次。
第二节 档案统计工作
1.一般统计工作的基本要求 一是坚持重要性原则。主要体现在统计对象及其统计项目的选择确定
上。统计对象和统计项目应有相当程度的重要性，或说应有对其进行 统计的必要性。 二是坚持可量化原则。实施统计的重要领域及其重要因素，必须是可 进行量的描述与量化研究的。
第二节 档案统计工作
三是坚持科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、 反映客观实际。
四是坚持真实性原则。指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、 分析出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。
五是坚持规范化、体系化、制度化原则。
第二节 档案统计工作
2.档案统计工作的专业要求 首先，统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和
表11-13
档案销毁清册
顺序号 案卷或文件题名
起止日期
案卷号或 文件字号
数量
规定保管 已保管年
年限
限
备考
6.档案利用效果登记
利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成果所进行的跟踪调 查。这种登记是对档案利用效果的一种信息反馈，对于档案机构调整、 改进自己的工作具有重要意义。格式见表11-14。
第二节 档案统计工作
第二节 档案统计工作
一、档案统计的类别和形式
1.档案统计的类别 从统计的对象来看，包括堆档案实体及其管理状况的统计，以及对档
案事业的组织与管理状况的统计两大类型。 从统计范围看，包括：一，全国档案工作基本情况统计；二，专业系
统档案工作情况统计；三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工 作基本情况统计；四，档案馆、档案室档案工作情况统计。