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文书与档案管理基础(三版)二单元

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文书与档案管理（章节重点）

文书与档案管理（章节重点）

文书与档案管理（章节重点）实用文书与档案管理学第一章绪论 (3)第二节文书工作的任务和责任 (3)第三节文书工作的组织机构 (3)第四节文书工作人员的素质要求 (4)第二章文书工作的基础 (4)第一节我国文书的产生和发展简况 (4)第二节公文的分类 (4)第三节公文的稿本 (4)第四节公文的种类 (4)第五节行政公文的格式 (4)第三章文书处理 (5)第一节文书处理概述 (5)第二节收文处理程序 (5)第三节发文处理程序 (5)第四节文书的特殊处理 (6)第四章文书立卷 (6)第一节文书立卷的基本原则和工作组织 (6)第二节文书立卷的方法和步骤 (6)第三节卷内文件的整理与装订归档 (6)下篇第一章档案概述 (7)第一节档案的起源与沿革 (7)第二节档案的定义 (7)第三节档案的作用 (7)第四节国家档案全宗 (7)第五节档案的种类 (7)第二章档案工作概述 (7)第一节档案工作内容 (7)第二节档案工作系统 (7)第三节档案工作的性质 (8)第四节档案工作的基本原则 (8)档案工作基本原则包括： (8)第五节档案工作的组织机构 (8)第三章档案的收集工作 (8)第一节档案收集工作的意义、内容和要求··8第二节档案室的归档工作 (8)第三节档案馆的接收与征集工作 (8)第四节丰富和优化档案馆馆藏 (9)第四章档案的整理工作 (9)第一节档案整理工作概述 (9)第二节档案的全宗及其分类 (9)第三节案卷的整理 (9)第四节档案整理工作的组织 (9)第五章档案价值的鉴定 (10)第一节档案鉴定工作概述 (10)第二节档案价值鉴定的标准 (10)档案鉴定工作的指导思想： (10)第三节档案保管期限表 (10)档案保管期限表的结构： (10)3.我国档案保管期限的种类： (10)4.编制保管期限的基本步骤： (10)第四节档案价值鉴定的方法 (11)第六章档案的保管工作 (11)第一节档案保管工作概述 (11)2.档案保管工作的具体内容：对档案实施日常管理；对一切可能会产生损毁档案的因素采取预防措施。

文书与档案管理基础教学大纲

文书与档案管理基础教学大纲

《文书与档案管理基础》教学大纲一、课程名称：文书与档案管理基础二、学时与学分：学时：72 学分：4三、授课对象：文秘专业四、课程教材：《文书与档案管理基础》高等教育出版社五、课程的性质、目的和任务：《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。

置本课程的目的和任务是使学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识,公文的概念,特点,要求等,能按照文书处理与档案管理的工作程序,进行文书处理,文件的整理与归档以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。

理论教学部分第一章文书工作与档案工作概述（8学时)教学内容：第一节文书与档案第二节文书工作与档案工作第三节文书工作与档案工作的基本原则第四节办公室的性质、地位和职能第五节文书与档案工作人员的职业道德和业务素质第六节不同性质机构中的文书与档案工作教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程,掌握文书与档案工作的基础知识,遵循文书与档案工作的基本原则,培养文秘人员应当具备的职业道德和技能。

教学重点：1. 掌握文书与档案两个概念。

2. 理解文书工作与档案工作的基本原则。

第二章文书的主体--公文 (6学时)教学内容：第一节公文的概念,种类和作用第二节公文的名称和种类第三节公文的特点及写作过程第四节制发公文的规范化要求教学要求：1. 理解公文的概念,分类,作用。

2. 了解公文的特点,写作过程及制发公文的规范化要求。

3. 掌握我国现行法规公文和事务性公文的种类和名称。

、教学重点：掌握公文的结构和格式的规范化要求.第三章文书处理（8学时）教学内容：第一节文书处理的基本知识第二节文书管理方法教学要求：1.掌握文书处理的基本知识和文书整理的方法。

2.能够对文书进行收发、登记、分送和系统整理、编目、归档. 教学重点：掌握文书处的基本知识和文书处理的方法.第四章文件的整理与归档 (10学时)教学内容：第一节文件的归档范围第二节立卷工作第三节立卷改革和《归档文件整理规则》教学要求：1.学习《归档文件整理规则》。

文书工作教材与档案管理课件

文书工作教材与档案管理课件


文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十一）意见
根据《办法》规定，意见“适用于对重要问题提出见解 和处理办法”。 按意见内容，可分为两类： 1.政策性意见，一般是为贯彻某一重大方针、政策而制 发的，重点在于阐述有关政策和工作原则。这类意见多 是党和国家的高级领导机关制发的，如《中共中央关于 加强和改进思想政治工作的若干意见》。 2.工作性意见，即布置重大任务、重要行动或重大工作 所提出的意见，如《中共中央关于在县级以上党政领导 班子、领导干部中深入开展以“讲学习、讲政治、讲正 气”为主要内容的党性党风教育的意见》。这类意见的 布置更具体，安排更明确，便于下级机关遵照执行。第二ຫໍສະໝຸດ 通用文书一、通用法定公文
（一）命令（令）
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
根据《办法》(p287)规定，“命令（令）适用于依照有 关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政 措施；嘉奖有关单位及人员”。 令有三类： 1.发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、 发布重要行政法规和规章的文件。 2.行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行 政领导与指挥职能的文件，如《国务院关于在我国统一 实行法定计量单位的命令》。 3.嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位 或人员而发布的，如《国务院对王仪轩机组的嘉奖令》。
总结、简报、调查报告等。
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（二）按公文的行文方向划分
1.上行文
上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的 行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请
示和报告。
下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行 2.下行文 文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指
示、决定等。
档案室
文书与档案管理基础试题卷二模

文书与档案管理基础试题卷二模

文书与档案管理基础试题卷一、单项选择题（每小题2分，共30分。

）1．文书处理包括了三个环节，分别是收文处理、发文处理和（）A．文书管理B．收文登记 C．核稿查验D．缮印校对2．能够明显地将办公室与其他专业职能部门区别开来的性质是它所特有的（）A．管理性B．综合性C．辅助性D．咨询性3．被称为“国之重器”的档案载体是（）A．甲骨B．青铜C．石板D．缣帛4．用来存放牌匾、印章、艺术品、文物等的专用器具是（）A．档案箱B．底图柜C．实物柜D．防磁柜5．选出不属于档案收集方法的选项（）A．“帐外”文件的收集B．科技档案的收集C．零散文件的收集D．“帐内”文件的收集6．根据人们写字和阅读习惯，竖向书写的文件，装订线一般在哪侧（）A．左侧B．上侧C．右侧D．下侧7．案卷装订打孔时要求等间距，即孔与孔之间的间距为（）A．6cm左右B．5cm左右C．4cm左右D．3cm左右8．归档文件应按件装订，下列表述正确的是（）A．定稿在前，正文在后B．被转发文在前，转发文在后C．复制件在前，原件在后D．正文在前，附件在后9．卷内文件页应有页号，并填写每份文件的起止页号，下面列举的例子中对页号表述正确的为（）A．第一页至第九页B．第1页至第9页C．1～9 D．第1～9页10．省去了复杂和繁琐的立卷过程，简便快捷，适合当前现代化办公要求的立卷方式是（）A．立薄卷B．立纯卷C．一事一卷D．以件代卷11．于右侧装订的案卷，文件的反页应在哪个位置编号（）A．左上角B．右上角C．左下角D．右下角12．文件处理部门在立卷基本结束后，编制移交案卷目录和立卷说明，连同案卷一起向机关档案室移交的工作称为（）A．归档B．组卷C．归类D．装订13．缮印好了的公文盖上印章才生效，但是有的公文可以不盖印而同样有效，下列选项中只有盖印方能生效的公文是（）A．介绍信B．省委发出的有固定版头的铅印“红头”文件C．有专门的传递途径的公文D．有代“印”作用的版头14．以下文种属于上行文的是（）A．命令B．指示C．请示D．规定15．一般机关都可以选择的简明而理想的立卷模式是（）A．分工式B．兼职式C．组织式D．集中式二、多项选择题（每小题2分，共20分。

文书与档案管理基础 第三版

文书与档案管理基础 第三版


法定公文
议案 适用于各级人民政府按照法律程序
向同级人民代表大会或人民代表大 会常务委员会提请审议事项。
法定公文
议案 适用于各级人民政府按照法律程序
向同级人民代表大会或人民代表大 会常务委员会提请审议事项。
议案基本上是一种法律文件，一般都有较为固定的格式，使 用范围较窄。 人民政府、人大主席团、常委会、各专门委员会、中央军委、 法院、检察院、以及一个人大代表团或人大代表有权提出议 案。 议案分法律案、预算案、质询案及有关国家、地方重大事项 的议案。凡是人大职权范围内的事项皆可提出议案。
的书面形式，是执政者用来使社会按照自己的意向 发展的一种政治性的书面文体。
公文具有很强的政策性。凡是党和国家的方针、 政策、法律、法令，都要通过公文的形式去宣传和 贯彻。
公文的特点
②制发者的法定性； “法定的制发者”，是指依法成立并能以自己的名义行 使法定权利和承担义务的组织或其法人代表。
如：党政机关、团体、企事业单位。 以机关领导者名义签署的公文，并不代表领导者个 人，而是代表了法定机关。 公文的作者是法定的，阅读对象也是法定的。
②协议性会议纪要， ③研讨性会议纪要
事务性公文 计划
计划是对未来一个时期内工作、学习、生产提出预想的目标， 并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施的局面材料。
分类： 按性质分：综合计划、专题计划 按内容分：生产计划、工作计划、学习计划、学习计划 按范围分：个人计划、单位计划、地区计划 按时间分：远景规划、年度计划、季度计划、月计划
规范的公文体式，保证了公文的准确、完整、 统一、有效，以及公文正常运转并发挥其 效用。
公文的特点
⑤语言的准确性 公文语言，其最鲜明的特征是准确、简明、朴实、规范。
文书处理与档案管理复习资料

文书处理与档案管理复习资料

文书处理与档案管理复习资料第二节收文办理、公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。

包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

一、收文的范围上级来文、下级来文、不相隶属来文1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。

二、收文的程序（一）签收1. 1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。

3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）（二）登记1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。

2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用3.登记的范围：（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件（2）下级机关的请示性、报告性文件（3）重要的、带有密级的刊物、资料（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等不必等级的文件、材料包括：（1）各种公开的和内部不保密的出版物（2）一般性的简报（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。

手续简便，环节少，但不方便查找。

B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。

5.登记的形式：薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记（三）初审初审的重点：1.是否应当由本机关办理2.是否符合行文规范3.文种、格式是否符合要求4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签5.是否符合公文起草的其他要求补充：份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。

文书与档案管理基础一、二章练习824

文书与档案管理基础一、二章练习824

文书与档案管理基础一、二章练习824文书与档案管理基础一、二章练习一、填空题1．（）是下级向直属的上一级行文的最基本、最常用的方式。

2．收文办理主要的工作程序包括签收、登记、（）、（）、（）、（）、（）。

3．签收的操作步骤是（）、（）和签字4．收文登记的方法主要有（）和（）两种。

5．文件传阅，应阅人之间不（）文件，由文秘人员采用（）的方法直接传阅。

6．传阅的方法有分（）、（）和建立阅文室三种。

7.传阅文件最突出的要求，就是一个“（）”字。

8.公文办理包括（）、（）、（）9.越级行文应当同时（）被越过的机关。

10.公文文稿签发前，应当由（）进行审核二单选题1.《重大动物疫情条例>已经2005年11月16日国务院第113次常务会议通过并于2005年11月18日由国务院温家宝公布从即日起施行.公布此条例用的文种为（）A、命令B、决定C、公告D、通知2、某年,江西省九江、瑞昌两县发生里氏5.7级地震,当地政府向上级报告时采用最佳行文方式是bA逐级行文 B多级行文 C越级行文 D直达行文3.经过有关较正式的会议讨论，并投票通过，以会议名义发布才能生效的文种是（）A.决定B.决议C.报告D.请示4.下列行文方式不正确的是（）A.某企业党委向厂行政发布指示B.省教委向全省中小学发出紧急通知C. 某市发生特大持枪抢劫案件，市公安局向市政府和省公安厅紧急报告D.全国十届四次政协会议文件在报刊上发表5..（）是收文办理的一项重要环节和程序。

A.签收B.登记C.承办D.催办6..（）是公文办理中一项必要的制度和必不可少的环节。

A.催办B.答复C.初审D.承办7.在公文处理的基本原则中，（）是公文处理工作的质量要求。

A.准确规范B. 精简高效C.实事求是D.安全保密8. 在公文处理的基本原则中，（）是整个公文处理过程中都要高度注意的问题。

A.准确规范B. 精简高效C.实事求是D.安全保密9..本机关制定的不用归档的文件（）A.工作条例、章程、制度B. 工作计划、总结、报告C. 财务、物资、档案等的交接凭证、清册D.机关内部互相抄送的文件材料10.下列公文的发文机关标识错误的是（）A.国务院文件（一般文件式）B.X X市人民政府文件（信函式）C.中华人民共和国主席令（命令式）D.X X X会议纪要（会议纪要式）11.对上级机关进行检举、控告的文书，宜采用（）A 逐级行文B 多级行文C 越级行文D 直达行文12.对于紧急而又简短的文件，传阅时多采用（）A 分送传阅B 分散传阅C 设立阅文室D 集中传阅13..应阅人之间不横传文件，由文秘人员采用一送一退的办法直接传阅，这叫（）。

《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作

《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作

3. 文书归档：文书归档指文件办理完毕后，应当根据国家机关、企事业单位的相关规定，及时整理（立卷）、归档。
二、文书工作机构
公文工作是各机关单位的一个重要组成部分，文书工作常作为办公室工作重心。文书工作机构隶属于各级秘书机构，各级文书工作的管理机构为各单位办公厅（室）。
三、公文处理基本原则
第一，实事求是。实事求是就是各机关单位在公文处理中，要从本机关的实际出发设置公文处理的机构，配备人员，确定组织形式，要坚决反对官僚主义，文牍主义。
2.分类:分类是指将归档文件按其来源、时间、内容和形式的异同分为若干层次的类。一般是把“年度”“保管期限”“机构（问题）”作为通用的分类方法。
3.排列:为了便于对归档文件进行系统化的管理，使用，需要在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序，这就是归档文件的排列。
4.编号:归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
二、登记:登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
三、审核:审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。
四、分送:分送也称分发或分办，是指文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。
教学基本内容与教学设计
一、文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1.收文处理：凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。
《文书与档案管理基础》单元练习二

《文书与档案管理基础》单元练习二

P24；时限不严：事前、事中、事后
40、报告不可以多级行文。（ B ） P24 41、报告中不可有请示事项。（ A ） 42、请示忌多头主送。（ A ） P24；一事多事 43、请示必须事前行文。（ A ） 44、报告可以有多个主送单位。（ A ） 45、报告不可以一文多事。（ B ） 46、请示内容单一，一文一事。（ A ） 47、批复用于答复下级机关请示事项。（ A ） 48、批复的主送单位只能是请示单位。（ A ）
9、我国古代上行文给皇帝的有（ BCDF） A呈 B奏 C表 P21 D章 E申 F启 P21;诏：皇帝所下 10、我国古代通用公文上级给下级的有（ACD ） A牌 B 诏 C 票 D令 11、属于公开性、昭示性的文件有（ ACD ） A 公报 B 指示 C 公告 D通告 12、下列中属于下行文的是（ACD） A 命令 B 指示 C 报告 D 批复
P22；主要是中国共产党机关单位的会议使用
24、政府机关也用决议这一文种。（ B ） 25、决议主要是党的机关 单位的会议使用。（ A ） P22；不用、也没有 26、决定的行文主体既可以是会议，也可以是机关 P23；仅次于 单位。（ A ） 27、指示的强制性和严肃性比命令强。（ B ） 28、指示一般在工作开展前或开展中发出。（ A ） 29、意见的执行效力不如条例和规定。（ A ） 30、议案是用于向人民代表大会提请审议的议事案 。（A ） 31、议案一般都有较为固定的格式，使用范围较窄 。（ A ） P23；
21、报告是旧级单位向上级单位汇报工作、反映情况、 提出建议时所使用的一种（ D ）公文 A 询问性 B 告知性 C 答复性 D 陈述性 22、公文是党政机关、企事业单位和其他社会组织在公 务活动中，为（ C ）而制作和使用的，具有规范格 式的文种。 A 沟通信息 B 洽商工作 C 管理政（事）务 D 协调关系 23、公文法定的作者在文件上表现为（ B ） A 文件的签发者 B 行文单位 C 文件的印刷单位 D 文件的拟稿人 24、文书格式的构成是（ C ） A 文头、签署、文尾 B文头、文面、文尾 C 文头、正文、文尾 D 正文、文面、签署 25、函的内容大体是（ C ） A 方针政策 B 法律法规 C 一般事务 D 机密事项
文书与档案管理基础二单元

文书与档案管理基础二单元


任务一 收文办理
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
作用 ①管理与保护文件，防止积压和丢失； ②便于查找文件； ③便于文件的统计； ④提供凭据。
任务一 收文办理
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
初审
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 门应当进行审核。 重点 ①是否应由本机关办理； ②是否符合行文规则； ③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； ④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； ⑤文种使用、公文格式是否规范。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并 说明理由。
任务一 收文办理
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
承办时要注意的事项： ①办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理 ②如来文涉及其他有关文件的材料时，应调阅有关文件 材料，报送领导审批； ③凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门 协商处理；协办部门积极予以配合，绝对不能互相推诿 ④承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件 优先处理。
任务一 收文办理
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
基本任务
科学地组织本单位的公文处理工作； 辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生 的公文，为本单位工作服务，提高单位的工作效率。
任务一 收文办理
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
具体工作内容
1、根据有关公文处理工作的法规、制度和规范，制定 本单位公文处理工作的具体规定和制度，并对本单位的 公文处理工作进行监督、指导。 2、文书形成过程的管理。包括公文的拟写、审核、签 发、印制过程的管理和对各种会议、汇报、电话、本单 位重大活动的记录及整理。 3、公文处理的具体业务工作。包括公文的收发、登记 、审核、印制、核发、承办、传阅、催办等。 4、文书管理和归档工作。包括文书的保管、调阅及文 件材料的整理、编目、归档等。
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作

《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作

1.装订
（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。
（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。
（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
第二章文书工作课程教案
授课题目
第一节文书工作概述
课时安排
2
教学
目标
1.了解文书工作的含义
2.熟悉公文处理的基本原则
3.掌握公文的行文制度
教学重点
文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。
教学难点
文书工作的含义、公文处理的基本原则
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、案例
教学资源
多媒体、实物
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
五、传阅:传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。:
六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：

文书工作与档案管理第三版答案

文书工作与档案管理第三版答案 档案管理工作流程图单位名称行政及人力资源部流程名称档案管理工作流程层次 3 任务概要员工档案管理工作单位总经理/分管领导行政及人力资源部员工节点 A B C 9 8 7 6 5 4 3 2 1 审批结束编号入库归档标识收集员工人事材料身份证明学历学位证明各类证书招聘资料试用转正文件奖惩文件绩效评估报告劳动合同及附件离职文件各类人事通知单开始编制明细目录提供材料 档案管理工作标准任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料材料收集程序 1《个人简历》 2、《相关材料》 B2 由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案，档案材料包括：个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等每月1次 C2 员工应积极提供材料即时统一装订 1个工作日重点材料收集标准真实、严密、完整档案编号标识程序 B4 编制档案内容明细目录，形成人事档案目录一览表 1个工作日 A4 报上级审核 1个工作日将档案编号，并做出标识 1个工作日重点档案编号，并做出标识标准准确、合格、严密档案归档入库程序行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资料每月1次审核、分类、整理后查看是否符合要求即时 B7 按资料内容进行归档 1个工作日 B8 在档案明细表上补填相应内容，将档案入库 1个工作日重点档案归档入库标准准确、合格、严密 档案管理制度节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理 1．人力资源信息管理 1.1为保障合理配置人才，公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作，即建立内部人才和外部人才信息库。

1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握，包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。

外部人才信息库是在本公司外部人才市场上，对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才，尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。

1.3 公司将借助现代化的人力资源管理软件，逐步实现人力资源管理信息化。

电子教案-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第二章 文书工作

五、传阅:传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。:
六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：
第四，准确。公文的内容是广泛的复杂的。这就要求公文处理的每一项工作，每一个环节，都要周详缜密，准确无误。
第五，及时。及时是指公文处理中对时间和时限的要求。
教学基本内容与教学设计
一、文书工作的含义
文书工作也就是处理文书的一系列相关活动，主要是指公务文书的形成、处理、传递和管理等具有相关性的若干程序。具体而言，文书工作包括以下主要方面。
1.收文处理：凡是由外机关或外部门送给本机关的文件，统称为收文。
2.发文处理：发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
二、登记:登记就是对收进的文件在收文登记簿（见表2-2）上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。
三、审核:审核即在收到下级机关上报的需要办理的公文时，由文书部门对公文的内容、行文规则、文种的使用等项进行的审查核对工作，看其是否规范。

文书与档案管理基础知识

为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。

公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。

订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。

允许误差±4mm页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。

单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

★公文份数序号的位置在的位置。

也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。

★公文的份数序号一般是位数。

用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。

公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。

绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。

★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。

紧急程度是对公文送达时限的要求。

紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。

如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。

标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。

但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。

发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。

发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。

发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。

☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。

发文字号由机关代字、年份、序号组成。

发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。

发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。

《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作


传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。

文书处理与档案管理

主要内容
第一节 文书工作概述 第二节 文书的处理 第三节 文书档案管理
第一节 文书工作概述
一、文书工作相关概念
通常所说的文书工作，是指机关、单位在使 用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的 拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列 衔接有序的工作。
文书处理工作具有政治性、时限性、机要 性和规范性等特点。
二第、一文节书工作文的书任务工作概述 其中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确 地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发 挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会 主义现代化建设事业服务。
上述任务的具体内容主要有以下三项：
(一)文书的形成工作 包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇
撤销等材料。
通知等。
下级单位报送的报告
及统计报表。
第二节 文书的处理
2．归档的时间 按照《机关档案工作条例》的规定：机关文书
部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案 部门移交档案。
3．归档的要求 a. 归档的文件材料要齐全、完整。 b.文件和电报按其内容的联系、合并整理、立 卷。
c.归档的文件材料，要保持它们的历史联系； d.区分保存价值，分类整理、立卷； e.案卷标题简明确切，便于管理。
第三节 文书档案管理
六、编研
编研，为了更好地利用、研究档案信息，对具有 较高利用价值的档案内容进行研究、选择、编辑、 出版等。编研的成果主要有：档案文献汇编；档 案文摘汇编；档案参考资料；年鉴。
七、统计
统计，通过记录和量化的数据研究、分析档案及 其管理中的规律和发展趋势，为管理工作提供真 实可靠的原始数据，增强档案管理的科学化。
第三节 文书档案管理
一、档案管理概述

参考答案-《文书与档案管理基础知识(第三版)习题册》-A42-4261

第一章文书基础一、名词解释1.文书是人们在社会实践活动中为了记载、传递和存储信息，而形成和使用的具有一定应用性和特定格式，以文字形式处理各种事务的凭证性工具。

一切的书面材料都可以称为文书，包括纸质文书和电子文书。

2.公文：法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。

3.版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的各要素统称为版记。

位置在公文最后一页。

版记主要包括：抄送机关、印发机关和印发时间，版记各要素之间均使用分隔线。

二、填空题1.纸质书面文书和电子文书。

2.具体的文种3.定稿正式文本签发会议4.眉首主体版记5.公务文书私人文书三、不定项选择题1.D2.C3.B4.C(正确：用3号仿宋体标识)四、判断题1.×2.×3.√4.√5.×五、简答题1.文书定义的含义：第一，文书是一种文字材料，即书面材料。

第二，文书有特定的格式。

第三，文书具有应用性。

第四，文书具有很强的目的性和针对性。

第五，形成和使用文书的主体是党政机关、企事业单位、社会团体等社会组织和具体的个人和家庭。

2.公文和其他实用文体比较，具有五个明显的特点。

第一，公文有法定的作者。

公文的法定作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权、担负义务的机关与组织。

撰写公文是机关与组织的行为，它的内容受法律法规、行政授权、工作需要以及领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。

法定作者的名义不容侵犯。

第二，公文有法定的权威。

公文的法定权威是指公文的权威性和约束性。

它代表制发机关颁发的法律、命令等，传达了制发机关的决策和意图，对受文者的行为产生强制性作用。

第三，公文有特定的效用。

行政公文有特定的效用是它的政治内容所决定的。

行政公文担负着依照有关法律规定发布行政法规、宣布实行重大强制性行政措施的任务以及向国内外宣布得要事项的任务。

第四，公文有规范的体式。

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文就失去效用。因此，文书处理必须遵循
高效的原则。
1份号 5发文字号 2主送机关
4附件说明 8附注
1主题词 2抄送机关
2密级和保密期限 3紧急程度 4发文机关标志 6签发人 1标题
3正文
5发文机关署名 7印章
6成文日期
3印发机关和印发日期
4印制份数 5页码
眉首（文头部分）
份号 公文印制份数的顺序号。 涉密公文应当标注份号。
是指文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见， 以供领导批办时参考。
拟办人： 具体承办人，秘书部门负责人，有关业务部门负责人
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
承办
内容 一是从业部门的工作来说，针对来文所提出的 问题去具体执行或解决办理 二是从文书工作来说，对应办复试的文件要根 据领导批办意见办理复文。
文书工作处理的基本 准确规范 精简高效 安全保密
党 体 观 练 机 序的 要 解 良 主 意 和 效维 文 的 建 范 下 其 不现 点 关 完和 。1况 拟 和 23其又 注 文 明 公决 义 用精 公准 首护 内 立 不 次 丢公 保、 、 、发 鲜 公 整国 文，制 前次一 意 风 ， 务问 。 是简 文确 先公 容 完 安 ， 失文 证深有公文明文、家种充公 提在项质，逻活题有，是规在文的善全要、，公入的文机，处手的正分文。公。时重量反辑动还机范公要文处安的因保不的调放关结理法法确的进文要，对严的反间指关是文理全公素证破严内查矢材意构工得律，行事处原控官密重对性制、公拟工，文，公损格容研，料图严作当、格论实理则制僚，要华的发企文制作特处尤文。遵不究切及，谨条、法式证依过而，。发主条工的事处过守被的别理其实，实有内，例手规规据，程不超任文义理具公业理程党窃安是工应体掌解关容表续和范》，广中何数、清，实过文单工中全一作当的和取握决出简述齐政。的泛是，公量形楚公、一文位作，， 些 制 注 安国 、全问处洁准全策要听处要空 定文 ， 式 ， 文字依的 要家 篡首 涉 度 意 全面 题要， 确 。，求理取遵话 的的 有 主 文 具精 法质 求的 改先 及 ， 在 ，而 。确主 ，完，公意循处 的 义 理 有连 时练 进量 严要 国 消 网 确有 或真凿题 文整做见文《理 放 和 通 的篇 限， 行要 格保 家 除 络 保关 销实可突 字准到。的党的 ，， 矢 文 顺 特言 行求 执规 毁证 机 和 环 公的靠出 精程确基这政不 公都 地 牍 。 定简 政。 行定 ；公 密 防 境 文情。，础是，
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确 定分送范围。 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示 或者转有关部门办理； 需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。 紧急公文应当明确办理时限。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办 拟办
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
登记
不登记的文件 ①各种公开的和内部不保密的出版物； ②一般性的简报； ③行政事务的通知、便函、介绍信和请柬等。
方法
①流水式登记法：优点是手续简便、环节少，缺点是 不便查找； ②分类式登记法：查找使用方便，是一种科学的公文 管理方法。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
眉首（文头部分）
发文字号 发文字号又称发文编号，是发文机关对其所制发的公 文依次编排的顺序号码。 发文字号作为专指性很强的文件代号，可为引用和检索 文件提供便利，同时也便于对文件进行统计和管理。 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时， 使用主办机关的发文字号。如“万教发[2015]12号” 发文字号具有唯一性，不得出现重复编号或漏编现象。
主体
主送机关 公文的主要受理机关，即对公文承担办理或答复
责任的机关。 主送机关应使用机关全称或规范化简称、统称。
主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字 标志，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后用 全角冒号。
主体
正文 正文指公文的主体部分，用于阐述具体内容，表达 发文意图，使受文者对文件所传递的信息获得具体、 明确的认识。 正文的结构通常包括导语、主体、结束语三部分。 导语一般是用简洁的语言表明行文的目的、起因、 依据等。常用“为了……”、“根据……”、“按 照……”的句式开头引起下文。 主体要求内容完整，中心突出，数据翔实，语言表 达简明扼要。 结束语一般是总结全文或提出希望。
主体
附件说明 公文附件的顺序号和名称。
附件说明用以注明附件的顺序和名称等，以便查阅 和保护附件，防止附件零乱、丢失。
主体
发文机关署名
署发文机关全称或者规范化简称。
主体
成文日期 成文日期指形成文件的确切日期。
成文日期以发文机关负责人签发的日期为准。联合 行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 经会议讨论通过的公文，以会议通过的日期为准； 法规、规章类文件以批准日期为准； 通知、通告、简报、函等的成文日期，以印发日期 为准。 成文日期用汉字书写，年月日标全。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 承办
承办时要注意的事项： ①办理复文时要注意按政策规定和领导的批示迅速处理 ②如来文涉及其他有关文件的材料时，应调阅有关文件 材料，报送领导审批； ③凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门 协商处理；协办部门积极予以配合，绝对不能互相推诿 ④承办任务多的时候，要分清轻重缓急，保证紧要文件 优先处理。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 传阅
作用：能使一份文件在短时间内满足各方阅读需要，发 挥文件效用，已成为领导处理事务、互通信息的一种有 效方式。
方式 分送传阅： 由文秘人员采用一送一退的方法直接传阅。遵循先主 办后协办，先办事后阅知的原则。
先送机关的主要领导、主管领导、承办部门 集中传阅： 设立阅文室： 文件集中，阅读方便；安全保密，便于管理；周转速 度快，利用率高
由文件承办部门或承办人员在公文办理完毕后，在文件 处理单上注明文件办理情况，需要说明的问题和办理结 果等情况。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
基本职能
负责本单位公文的拟制、处理和管理的工作及建立有关 制度； 负责公文拟制过程的管理、公文的运转管理和公文的保 管及整理归档工作等。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
主体
标题 标题指标明某一文件主要内容的概括性名称。
一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成。 发文机关名称、事由有时可以省略，文种在任何时候都 不能省略。 公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般 不使用标点符号。
公文标题于公文首页红色反线下空2行，2号小标宋体字， 可分一行或多行居中分布。
基本任务
科学地组织本单位的公文处理工作； 辅助领导和有关部门及人员处理日常工作活动中所产生 的公文，为本单位工作服务，提高单位的工作效率。
文秘部门的基本职能、任务和具体工作内容
具体工作内容
1、根据有关公文处理工作的法规、制度和规范，制定 本单位公文处理工作的具体规定和制度，并对本单位的 公文处理工作进行监督、指导。 2、文书形成过程的管理。包括公文的拟写、审核、签 发、印制过程的管理和对各种会议、汇报、电话、本单 位重大活动的记录及整理。 3、公文处理的具体业务工作。包括公文的收发、登记、 审核、印制、核发、承办、传阅、催办等。 4、文书管理和归档工作。包括文书的保管、调阅及文 件材料的整理、编目、归档等。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
登记
对收进的文书进行注册，目的是便于对收文数量进行 统计以及今后的查考利用。 登记是文书工作的一项重要环节和程序。 形式：簿式登记和卡片式登记
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 登记
登记的文件材料 ①上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件； ②下级机关请示性、报告性文件等； ③重要的、带有密级的刊物、资料等； ④机关内部使用的文件、会议文件和音像文件等。
发文字号位于发文机关标志下空2行,3号仿宋字,居中排 布;发文字号下4MM处印一条与版心等宽的红色反线。
眉首（文头部分）
签发人 签发人指代表机关最后核查并批准公文向外发出的领
导人的姓名。 凡上行文均需标志签发人姓名。
发文字号居左空1字，签发人居右空1字。二者同处一行。 签发人用3号仿宋字，后全角冒号，冒号后用3号楷体字 标志签发人姓名。
眉首（文头部分）
发文机关标志 发文机关标志是表明公文作者的标志。 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成， 也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文 时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可 以单独用主办机关名称。 平行文或下行文中的发文机关标志上边缘至版心上边 缘为25MM；上行文中的发文机关标志上边缘至版心 上边缘为80MM。 发文机关标志使用标准宋体，红色，字号由发文机关 以醒目美观为原则酌定，一般各级行政机关标志的字 号要小于“国务院文件”的字号。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 催办
是指文秘人员对文书办理情况的督促、检查，以提醒有 关人员加快办文速度。
范围： 上级机关来文要求及时回复的； 平级机关与本机关联系工作、商洽事务需要复文的； 下级机关送本机关的请示需要批复的等。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复 答复
登记
作用 ①管理与保护文件，防止积压和丢失； ②便于查找文件； ③便于文件的统计； ④提供凭据。
收文办理程序 签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复
初审
收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部 门应当进行审核。 重点
①是否应由本机关办理； ②是否符合行文规则； ③内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； ④涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签； ⑤文种使用、公文格式是否规范。 经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并 说明理由。