公司记录管理程序

ISO9001记录控制程序1.0 目的确保对品质记录的有效控制，以作为日后品质改善和追溯的有效依据。

2. 0 范围品质管理系统运行中各相关品质记录均适用之。

3.0 定义无。

4.0 权责4.1 各相关单位:品质记录的分类、归档、保存及决定保存期限。

4.2 管理者代表：外界人员调阅记录的核准。

5.0 作业内容5.1 凡描述有关作为日后品质改善、追溯及据以衡量品质系统有效运作之品质记录，均须管制, 其形式可以是卡片、表单、图表, 亦可以是磁盘、软盘等。

5.2 品质记录的分类：5.2.1 产品的检查记录；5.2.2 设备点检记录、保养、检测及校验记录；5.2.3 品质管理系统运行记录等。

5.3 品质记录的标示编号应按《文件控制程序》执行, 在制定表单时应赋予其适宜的名称, 以让使用者能够掌握记录信息的种类。

5.4 品质记录的填写与搜集：5.4.1 记录填写时，应力求清晰, 不得随意涂改, 若确有修改之必要,应有相应责任人签字并注上日期。

5.4.2 各单位应对品质记录进行标识、收集, 并进行分类归档。

归档时应保持记录相应的顺序或日期, 以便日后查阅。

5.5 品质记录的保存：5.5.1 记录的保存单位，应依记录的性质或时间分类归档保存。

5.5.2 记录保存时，应考虑储存环境、记录的性质与重要性，避免记录的损毁、变质与遗失。

5.5.3 各类品质记录之保存期限参阅表单《记录保存期限一览表》。

5.6 品质记录的调阅：5.6.1 非职务上需要，记录保管单位为保护记录，应拒绝非相关人员调阅记录。

5.6.2 如公司外界人员须调阅记录时， 则应由管理者代表同意，方可影印或借阅。

5.7 品质记录的作废：5.7.1 所有记录均需根据实际(可依客户要求或内部需求)规定其保存期限, 并汇总至文管中心, 由文管中心统一填写《记录保存期限一览表》,经审核核准后分发至各部门。

5.7.2 记录超过保存期限，由保存单位移至档案室保管, 由文管中心定期销毁。

记录管理与控制程序1.目的为了对记录进行有效的控制和管理，确保提供质量/环境/HS/职业健康安全以及社会责任管理体系有效运行的客观证据，特制定本程序。

2.适用范围本程序对记录的控制重点、标识、填写、更改、归档、保管、查阅、销毁及保存期限做出了规定。

本程序适用于公司所有记录的管理。

3.规范性引用文件文件化信息管理程序4.定义4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

注1：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

注2：通常记录不需要控制版本。

4.2 通用记录：通用记录是指相同或相似工作性质的部门、类似的过程和活动所要求形成记录的内容形式相同并可互用的文件。

本定义概指体系程序文件所使用的相关记录表单。

除此之外的记录可称之为特殊用途的记录。

5.职责5.1体系部：5.1.1负责通用记录表格的审核和统一编号，记录表单样板的备案处理5.1.2负责本部门有关的记录的整理、归档和保管。

如：内部审核记录、管理评审记录等5.2总务部：5.2.1负责人员资格、能力以及培训以及人员录用、考勤、工资核算等有关的记录5.3其他部门：负责本部门记录的整理、归档和保管6管理程序与内容6.1 记录的设置6.1.1 记录的责任部门负责识别所需的记录并制订记录的格式和传递途径，记录格式的制订应本着有效、实用、精简的原则，由体系管部负责通用记录表格的审定和编号，对审定的记录表格，体系管理部门应建立《文件资料最新版本一览表》，注明编号以便检索。

内部特殊用途的记录表格，由相关部门自行设计，并按《文件化信息管理与控制程序》进行申请受控备案6.1.2重点控制的质量/环境/HS/职业健康安全管理体系记录类型包括：a.质量管理体系重点控制的记录详见附录A；b.环境、职业健康安全管理体系重点控制的记录详见附录B；c.有害物质过程管理体系重点控制的记录详见附录C；6.2 记录标识的设置6.2.1 质量/环境/HS管理体系规定的记录表格应按《文件信息化管理程序》规定要求进行编号6.2.2记录可以是任何一种媒体形式，包括电子媒体或照片、胶片。

记录控制程序1目的对记录进行有效控制和管理，以便为产品质量符合规定要求和质量管理体系有效运行提供实证，为质量跟踪、质量改进提供分析依据，特制定并执行本程序。

2范围本程序适用于公司质量管理活动和质量管理体系运行的相关记录。

3职责3.1行政部负责《质量管理记录清单》的编制、下发工作，指导各部门建立、保存和管理有关的记录。

3.2各责任部门负责按《质量管理记录清单》做好本部门记录的标识、保管、使用和销毁工作，并编制本部门记录清单，并对各自管辖范围内的记录的格式、正确性和完整性负责，并进行控制。

4工作程序4.1记录的建立和编号4.1.1记录所用的格式由各使用部门编制，经部门负责人审核后，报行政部审批。

行政部对各部门上报的各类记录进行确认、分类、统一编号、备案并规定保管期。

特殊情况下需要时也可采用其它格式或随机记录，但必须在行政部登记备案；行政部负责编制公司质量管理记录的总清单，各部门负责编制本部门质量管理记录的清单。

4.1.2各部门的记录格式需要增加、修改或作废时，应及时通知行政部登记备案。

4.1.3记录的编号按照《文件控制程序》4.3条规定执行。

4.1.4质量记录的各责任部门应按质量记录范围、类别或时间顺序收集整理质量记录，编制目录清单，应做到易于识别，便于检索，并定期归档保存。

4.2记录表格的印制质量管理体系文件规定的记录表格及各部门自用的记录表格均由行政部负责印制（用量小的表格使用部门按标准表格可进行打印或复制）。

行政部必须及时承制或委外印刷，满足各部门的使用要求。

4.3质量记录的填写4.3.1按质量记录设置的项目逐项填写，不得缺项。

某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

4.3.2记录人员必须真实、及时记录各类质量活动和结果，不得后补、伪造、随意涂改，确认记录有误可采用“划改”的方法，在原有记录相应处进行划改。

即在原有文字或数据上划两道横线，并在划改附近适当位置写出更改后的内容，划改后由划改者签名或盖章并写明日期，以明确更改人和修改日期。

记录控制工作程序【2000字】记录控制工作程序一、前言控制工作是指通过各种手段和方法，对各种工作活动进行规划、组织、指挥、协调和监督，确保工作按照既定目标和计划有序进行的过程。

良好的控制工作程序能够提高工作效率、减少错误和损失，保证项目的顺利进行。

本文将记录一个典型的控制工作程序。

二、背景介绍在某公司的研发部门，由于工作任务繁重、项目众多，需要开展日常的控制工作来保证项目的质量和进度。

为了更好地组织和管理工作，提高工作效率，该公司制定了一套完整的控制工作程序。

三、具体步骤1. 目标设定在每个工作阶段的开始，负责人首先要明确和设定该阶段的工作目标。

目标要明确、具体、可操作，能够指导团队成员进行工作。

同时，目标还要与公司整体的发展目标相一致，确保顺利完成。

2. 工作规划根据目标设定，负责人需要对该阶段的工作进行规划。

规划包括工作的内容、时间安排、责任分配和资源调配等。

通过规划，可以有条不紊地进行工作，提高工作效率。

3. 进度控制在工作进行中，负责人需要定期进行进度控制。

控制的对象可以是整个项目，也可以是具体的工作任务。

通过对进度的控制，可以及时发现工作中的问题和风险，并采取相应的措施加以解决，确保项目按时完成。

4. 资源管理控制工作中的一个重要方面是资源管理。

负责人需要合理分配和利用各种资源，包括人力资源、物质资源和财务资源等。

通过优化资源配置，可以高效地完成工作，减少浪费。

5. 质量控制在工作过程中，质量控制是一个关键环节。

负责人需要制定相应的质量标准和控制措施，确保工作的质量符合要求。

同时，还要定期进行质量检查和评估，发现问题及时纠正，避免质量风险。

6. 绩效评估在每个阶段结束后，负责人需要进行绩效评估。

评估的内容可以包括工作的完成情况、工作质量、资源利用效率等。

通过评估，可以发现工作中存在的问题和不足，并提出改进意见，以提高工作绩效。

7. 反馈和总结在每个阶段结束后，负责人需要与团队成员进行反馈和总结。

记录和档案管理程序随着信息技术的不断发展，各类组织和机构处理的数据和文件越来越多，很多时候需要对这些数据和文件进行记录和档案管理。

这时候，记录和档案管理程序就显得尤为重要了。

本文将介绍记录和档案管理程序的概念、意义、分类及其应用。

一、记录和档案管理程序概念记录是指将某些事物或事件以某种形式记录下来，有时候这些记录有可能会作为某些事物的依据。

档案管理则是指对这些记录进行整理、分类、鉴定和保管等工作。

所以，记录和档案管理程序是一种管理工具，旨在协助组织和机构管理、维护和利用记录和档案等信息资源。

二、记录和档案管理程序的意义1.整合管理记录和档案管理程序可以将不同的记录和档案整合在一起，不仅方便查询，也可以减少信息的重复。

2.增强管理效率通过记录和档案管理程序，可以提高信息管理的效率和质量，减少人力资源的浪费，促进组织的效益。

3.保证信息安全记录和档案管理程序能够避免信息被盗取、误用、修改和破坏等情况，保证信息安全。

三、记录和档案管理程序的分类1.纸质记录和档案管理程序纸质记录和档案管理程序是指记录和档案都采用纸质形式管理和保管的程序。

这种方式已经逐渐被电子化取代。

2.电子记录和档案管理程序电子记录和档案管理程序是指使用电子设备记录、储存、管理和传递信息的程序。

这种方式具有效率高、信息安全等优势。

四、记录和档案管理程序的应用1.政府机构政府机构需要对各种政策、法律法规、公文等信息进行记录和档案管理，以便查询和利用。

2.企业企业需要对各种经营活动记录和档案进行管理，以便追溯历史、调查事实、准确判断。

3.医疗机构医疗机构需要对患者的病历记录和医疗档案进行管理，以便监控和评估患者的健康状态。

4.学校学校需要对教育活动记录和档案进行管理，以便归档历年的教育成果和方便评估教育质量。

五、结论记录和档案管理程序是一项重要的管理工具，它可以帮助组织和机构管理、维护和利用记录和档案等信息资源。

在信息化大潮中，将记录和档案电子化已经成为全球的趋势。

logo文件记录控制程序标准（文件类型：程序文件）文件编号：文件版本：编制：审核：批准：×××年×月×日发布×××年×月×日实施文件秘密等级：本文件解释权归×××有限公司编制/修订履历1.目的规范对质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系有关的文件进行控制，确保所有场所使用的文件是唯一的、有效的版本；规范质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系运行过程中产生的各种记录，提供各管理体系有效运行及符合要求的证据。

2.范围本程序适用于×××有限公司质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系文件，包括外来的文件和资料（如国家法律法规、标准、相关方提供的资料、设备设施附带资料等）的编制、审批、发放、使用、修改、回收、作废的控制，以及以任何媒体记载的与以上体系运行有关的所有记录的制作、收集、标识、保存、检索、处置的控制。

4.职责4.2 质量部4.2.1负责对公司所有体系受控文件进行标准化统筹管理，对所有体系文件及记录表单进行标准化审核；4.2.2负责公司质量体系管理手册的编制和维护；4.2.3 负责组织各职能部门进行质量管理体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.2.4 负责公司质量体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.2.5负责该程序文件的编制及维护。

4.3 EHS部4.3.1负责公司环境、职业健康安全体系管理手册的编制和维护；4.3.2 负责组织进行公司环境、职业健康安全体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.3.3 负责公司环境、职业健康安全体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.3.4主导公司环境、职业健康安全管理体系相关文件和记录的规范化管理。

4.4 技术部4.4.1主导公司企业知识产权管理体系相关文件和记录的规范化管理；4.4.2 负责公司技术文件、标准、工艺文件、作业指导文件的受控管理和有效性运行监控。

文件制修订记录1 目的本程序规定记录的格式设计、审定、填写、更改、标识、收集、索引、编目归档、查阅、贮存、维护和处置等基本要求。

通过本程序的实施，使本公司的记录满足检验检测任务的要求，并能为满足客户需求、监管机构及资质认定部门的规定提供客观证据。

2 适用范围本程序适用于公司的质量管理和检验检测过程中的各种质量记录和技术记录。

3 职责质量记录和技术记录格式在《文件控制程序》文件中已规定；原始记录和检验检测报告的格式由相关检测部门设计。

记录的收集由相关部门负责（见表《记录管理职责分配一览表》）。

记录的归档保存、检索查阅和销毁由资料管理员负责。

4 工作程序4.1记录的分类、编号及管理职责。

4.1.1 记录的分类4.1.1.1记录分为质量记录和技术记录二大类（见《质量记录和技术记录清单》）a)质量记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“管理要求”的各项过程要素实施中所产生的记录等；b)技术记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“技术要求”的各项过程要素实施中所产生的记录。

4.1.1.2 原始记录a）公司应确保能方便获得所有的原始记录和数据，记录的详细程度应确保在尽可能接近条件的情况下能够重复检验检测活动，记录内容包括但不限于以下信息：样品描述；样品唯一性标识；所用的检验检测方法；环境条件（适用时）；所用设备和标准物质的信息；检验检测过程中的原始观察记录以及根据观察结果所进行的计算；从事相关工作人员的标识；检验检测报告的副本；其他重要信息。

注：检验检测报告书的副本是指公司发给客户的报告或证书版本的副本，可以是纸质版本或不可更改的电子版本，其中应包含报告或证书的签发人、认可标识（如使用）等信息。

b）除特殊情况外，所有技术记录，包括检验检测的原始记录，应至少保存6年。

人员或设备记录应随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录应再保存3年。

技术记录，无论是电子记录还是纸面记录，应包括从样品的接收到出具检验检测报告过程中观察到的信息和原始数据，并全程确保样品与检验检测报告的对应性。

记录控制程序1.0目的为确保各项质量记录能妥善且有效管理，以证明质量管理体系的有效运行，并作为日后质量改进和追溯的依据。

2.0适用范围所有与质量管理体系相关的各项记录与报告（含供应商提供的相关记录及资料）均在此范围。

3.0职责各部门对本部门使用的质量记录收集、编目、管理。

4.0定义：记录：阐明所取得的检验、试验结果或提供所完成的质量活动证据的文件。

5.0作业内容5.1质量记录的标识：通过其表格名称和编号识别，表格编码原则：5.2质量记录应正确填写、数据准确真实、字迹清晰，不可用铅笔及红颜色笔填写。

且不可随意涂改，若填写错误用划线方式更改并签名。

5.3记录搜集方式：由各部门指派专人搜集、整理，根据需要传递相关联，留存联按类归档。

5.4编制索引、归档：由各保管部门依实际需求编制索引或归档，分类，做好标识以寻找方便为原则，索引可以是客户别、产品别、日期别等。

5.5贮存与保管期限：各部门依据《记录一览表》中“保存期限”进行保管，注意保管环境应可以避免其损坏、变质、遗失。

5.6借阅质量记录，做好登记，并按时归还。

公司外部人员借阅质量记录需经总经理批准。

5.7过期记录的处理：过期的记录由负责保管部门自行处理，每年底清理记录，将超期记录列出《文件、质量记录销毁清单》，经部门负责人审批后销毁。

可背面重复使用，但正面须打“×”做标示，以免误用，有保密要求的则须经管理者代表批准后予以销毁。

5.8质量记录格式的更改需经部门负责人审核，管理者代表批准后，由文控中心打印分发。

5.9质量记录保存期在质量记录一览表中规定。

6.0相关文件《文件控制程序》7.0质量记录：《记录一览表》《文件、质量记录销毁清单》。

Changzhou Chenzhou Ligting CO.,LTD对公司现有的各类管理体系的文件及记录进行控制，以保证各档使用场所的档为最新版本之有效档；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

2.0 范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件和记录。

3.0 定义本程序适用本公司所有的文件相关记录与保存。

4.0 权责4.1档批准者4.1.1总经理: 批准公司质量手册，副总经理批准公司运作的程序文件。

4.1.2部门经理(主管)/其授权人: 批准作业指导书、检验标准等。

4.2 管理者代表4.2.1批准国家标准/国际标准档。

4.2.2确保公司使用最新的国家、国际标准。

4.3 行政部4.3.1对本公司所有受控档的发放和回收进行控制，并建立和维护受控文件发放和回收记录，按要求作废受控档，保证档持有者手上持有最新版本之有效文件。

4.3.2保存记录窗体样式及总表，保证公司使用最新的有效窗体。

4.4 文件持有人4.4.1收到档时，应及时签收。

4.4.2将已失效的受控档交予文控文员及时退回行政部。

4.4.3妥善保存所有受控檔。

4.5 各部门负责人.4.5.1批核及确认记录内容的正确性。

4.5.2督促本部门的运行记录及时存盘及发放到有关部门，跟进效果。

4.5.3记录的储存期内,督促本部门做好储存防护工作,防止损坏、丢失或变质。

5.0程序5.1 公司管理体系档包括:(1) 形成文件的方针、目标和指标。

(2) 管理手册（如，质量管理手册等）。

Changzhou Chenzhou Ligting CO.,LTD(3) 程序文件。

(4) 外来文件。

(5) 与管理体系有关其它文件(技术规范、质量计划、管理方案、作业指导书)等。

(6) 记录、窗体。

5.2 受控档的编号、编目及归档要求。

5.2.1所有管理体系文件应统一编号，具体规则如下：5.2.1.6文件的格式要求a.文件格式要求统一性，所有档的编制都应按公司标准档的格式编写。

一．目的为规范公司所有GMP活动中涉及的数据可靠性的管理，保障所有GMP数据真实、可靠。

二．适用范围质量、环境、职业健康安全、测量管理体系所规定的记录。

按数据完整性的要求，本规程适用于所有数据，包括手工（纸质）数据和电子数据，包括生产过程、检验过程等产生的数据。

三．责任者1.纸质记录1.1.记录填写人员：根据本规程要求进行记录的填写。

1.2.记录管理人员-根据本规程要求制定、审核、批准记录的内容和格式；-根据本规程要求对记录填写的质量、使用版本的正确性和一致性进行监督和检查；1.3.QA文件管理员：按《文件管理规程1-00001》管理原记录文件；1.4.各部门文件管理员：按本规程要求保管、归档记录。

1.5.仓库：负责空白记录的贮存、发放和销毁。

2.电子数据2.1.电子数据相关管理按照相应系统管理规程执行。

四．相关定义1. 数据可靠性：数据可靠性是指贯穿整个数据生命周期的数据采集是完整的、一致的和准确的程度。

所收集的数据应该是可归属的，清晰的，同步记录的，原始的或真实副本，并且准确的。

2. 电子数据：也称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。

五．工作程序1.纸质记录的管理1.1.记录的制定根据《文件管理规程1-00001》的要求制定记录，应留有足够的空白填写数据；根据《文件管理规程1-00001》的要求对记录进行编号。

1.2.记录的印制与发放1.2.1.批生产记录、车间化验室检验记录的印制与发放按照《工艺规程和批生产记录管理规程1-00031》的要求执行。

1.2.2.中心化验室检验记录的印制与发放按照《收样管理规程5-00027》的要求执行。

1.2.3.公用SOP所附记录由仓库负责采购和发放，非公用SOP所附记录由使用部门负责采购或印制和发放。

1.2.4.公用SOP所附记录的采购、印制和发放1.2.4.1.公用SOP修订时，修订部门填写《记录改版流转单10036》，写明拟改版记录名称、记录代号、记录原版本号、源文件名称及编号、使用部门，然后流转至仓库及使用部门。