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文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
CNAS检测实验室程序⽂件-记录和档案管理程序1⽬的规范记录和档案的管理控制，对相关记录进⾏有效管理，确保其完整性和可追溯性，为质量体系活动和检测⼯作符合规定要求提供事实证据。
2 适⽤范围本程序适⽤于管理体系运⾏中所有相关记录的管理。
对各类记录的分类归档、保存期限、登记和保管、借阅与保密以及过期销毁等做出了具体规定。
3 引⽤⽂件保护电⼦存储记录管理程序保密和保护所有权管理程序⽂件控制管理程序记录⽬录清单标识管理规定4 职责4.1 技术负责审批技术活动记录表格。
4.2 质量负责审批质量活动记录表格。
4.3 记录表格的使⽤部门做好各种记录表格的设计。
4.4 部门负责⼈负责组织所在部门记录的收集、整理、保存和移交。
4.5 办公室/异地实验室负责记录的归档、保存和清理。
4.6 检测⼈员完整填写检测过程原始记录，并对记录的全⾯、清楚、准确、及时性负责。
4.7 异地实验室负责异地实验室记录的控制。
5 措施/⽅法5.1 记录分为技术记录和质量记录两类。
5.1.1 质量记录是质量活动的见证性⽂件，包含了质量活动(如内部审核、管理评审、实施纠正/预防措施等)中形成的所有⽂件资料。
5.1.2 技术记录是检测技术活动的见证⽂件，可包括各种表格、合同、⼯作单、⼯作⼿册、核查表、⼯作笔记、控制图、外部(含分包⽅)和内部的检测报告、客户信函、⽂件和反馈等。
5.2 记录的保存期限5.2.1 应通过对各类记录的性质、⽤途、重要程度、保存条件等评估后分别确定其管理保存期。
5.2.2 现⾏各记录的保存期见《记录⽬录清单》和《档案归档范围、保管期限和分类编号⽅法》。
5.2.3⼈员或设备记录应随同⼈员⼯作期间或设备使⽤时限全程保留，在⼈员调离或设备停⽌使⽤后，⼈员或设备技术记录再保存3年。
5.2.4 保存期应在批准使⽤前确定。
批准⼈应适时对记录保存期进⾏评审，并根据评审结果进⾏必要的调整。
5.3 记录的编制5.3.1记录应有唯⼀性标识，并能按⼯作任务分类。
一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一文件编码规则◆质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…）质量管理手册◆管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。
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受控文件一览表
文件类别：外来文件
□有续页请″√″制表：KB/QR001-01
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受控文件一览表文件类别：一阶文件<质量手册>
□有续页请″√″制表：KB/QR001-01
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受控文件一览表
文件类别：二阶文件<程序文件>
□有续页请″√″制表：KB/QR001-01
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受控文件一览表
文件类别：三阶文件<管理性>
□有续页请″√″制表：KB/QR001-01
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受控文件一览表
文件类别：三阶文件<技术性>
□有续页请″√″制表：KB/QR001-01
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文件补发申请表
KB/QR001-03
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文件变更申请通知单
KB/QR001-04
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质量记录清单编号：
制表：KB/QR001-05
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文件分发表。
1.0 目的：为确保品质系统所使用的文件在制作、审核、发行、修改、保管等过程均能有效控制，确保相关部门能适时利用有效的适用文件，同时制订与维护各项品质记录之鉴定、收集、归档、取阅及保管规范。
2.0 范围：本公司内部品质文件、外部提供的品质文件及相关资料均可。
3.0 定义：无4.0 权责4.1 文件制作、审核、核准权责区分5.0 内容5.1文件分类5.1.1 公司的文件包括质量体系文件和适当的外来文件5.1.1.1 公司的质量体系文件包括：a）一阶文件-质量手册：描述公司质量管理体系的文件b）二阶文件-程序文件：规定某项工作的途径以及各部门的接口与沟通方法的文件c）三阶文件-其他质量文件：针对特定产品、项目或合同编制的质量计划或其他标准d) 四阶文件-记录文件：为活动和过程的结果提供证据的文件5.1.1.2 外来文件包括：产品标准（国家/行业）、公司法、产品质量法、安全生产管理条例、合同法以及其他国家相关法律法规、国家或行业法规性文件。
5.2 文件编号：5.2.1：各阶文件代码：5.2.1.1 一阶文件：质量手册（TQAM）；5.2.1.2 二阶文件：程序文件（TQPM）；总经办：文件与记录管理程序 BSM-TQPM-01总经办：质量体系监控管理程序 BSM-TQPM-02总经办：人力资源管理程序 BSM-TQPM-03生产部：设备设施管理程序 BSM-TQPM-04生产部：产品质量先期策划（APQP）管理程序 BSM-TQPM-05销售部：与顾客有关过程的控制程序 BSM-TQPM-06生产部：过程失效模式与后果分析（PFMEA）管理程序 BSM-TQPM-07品管部：生产件批准（PPAP）管理程序 BSM-TQPM-08采购部：采购管理程序 BSM-TQPM-09生产部：运作过程管理程序 BSM-TQPM-10生产部：仓储、物流及出货管理程序 BSM-TQPM-11品管部：监视和测量装置管理程序 BSM-TQPM-12品管部：检验试验管理程序 BSM-TQPM-13品管部：不合格品管理程序 BSM-TQPM-14品管部：数据分析管理程序 BSM-TQPM-15总经办：纠正与预防措施管理程序 BSM-TQPM-165.2.1.3 三阶文件：作业指导书a）生产工艺作业指导书（TSOP）b）检验标准指导书（TSIP）c）机器设备操作指导书（TMOP）5.2.1.4 四阶表单：表单（FM）包括生产记录、保养记录、检验记录、培训记录等各种记录表单。
三体系管理体系程序⽂件⽬录⽂件与记录管理程序1、⽬的通过对管理体系⽂件的严格控制管理，确保其⽂件使⽤的有效性、保管和更改的规定。
并对质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以控制。
以证明产品三体系满⾜规定要求、管理体系有效运⾏，并为实现可追溯性、证实作⽤以及采取纠正和预防措施提供依据。
2、适⽤范围适⽤于本公司所有管理体系⽂件及相关资料记录的管理与控制。
3、职责与权限ISO综管部负责公司管理体系⽂件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和控制有关的其他⼯作。
各部门负责本部门在⽤⽂件的管理和控制。
管理体系⽂件的分类、编制、审核、审批按下列规定执⾏：管理体系⽂件的编号、归⼝、分类、4.2.1 公司编制的各级管理体系⽂件均由综管部归⼝、分类并统⼀编号，其⽂件编号规定。
4.2.2 ⽂件受控分类管理体系⽂件分为受控原版、受控副本、⾮受控副本：1)受控原版是不须加盖受控⽂件印章，由综管部保存，仅作为复制⽤途。
2)受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红⾊“受控本”印章发放，作为公司内使⽤的合法⽂件，公司内不允许使⽤“受控本”变⿊的⾮法复印⽂件，以确保⽂件更新时能够从发放或使⽤场所撤出失效或作废的⽂件。
3）⾮受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红⾊本公司名印章作为提供给客户或公司以外的⼈员使⽤的合法⽂件。
公司内部不允许使⽤加盖红⾊本公司印章名的体系受控⽂件。
4.2.3 ⽂件版次规定为确保公司管理体系⽂件的有效性能够得到控制，对其采⽤版次来控制最新有效版次。
版次采⽤“A”+第⼏次版本,⽂件经过⼀次修改后进⾏换版，版本号增⾼⼀位（如：A0⾸次发⾏版本、A1第⼀次修改、A...n第n次修改⽂件的发放与记录4.3.1 综管部根据管理⼿册、程序⽂件、效率记录制定并及时登录《受控⽂件总表》；根据质量记录表格制定并及时登录《质量记录总表》，确保各部门使⽤最新有效的⽂件。
根据统⼀分发号加盖红⾊“受控”印章发放，收件⼈应当场核对页数，页码和分发号⽆误后，在《⽂件发放与回收记录》上签收。
文件与记录管理程序在任何组织或企业中，文件与记录管理都是至关重要的环节。
它们不仅承载着企业的历史和当前活动，而且是未来决策和规划的基础。
本文将探讨文件与记录管理的程序，以及为何其对于组织的成功至关重要。
一、文件与记录管理的重要性1、法律法规遵守：文件和记录管理是遵守各种国家和地方法律法规的基础。
例如，财务记录需要符合税务法规，而健康和安全记录需要符合工作场所安全法规。
2、决策支持：文件和记录包含的信息可以为决策制定提供宝贵的数据。
例如，销售记录可以显示产品的销售趋势，从而为新产品开发和营销策略提供依据。
3、审计追踪：文件和记录是审计和财务审查的基础。
它们提供了交易活动的完整记录，使得审计员可以验证交易的准确性和合规性。
4、改进机会：通过对文件和记录的分析，可以发现流程中的瓶颈和问题，从而为改进和优化提供机会。
二、文件与记录管理程序1、文件分类与标识：根据文件的重要性和性质，对文件进行分类和标识。
这有助于在需要时快速找到关键文件。
2、文件存储与备份：采用适当的存储介质和方法来存储文件，并确保备份的安全性和可用性。
3、文件访问控制：为防止未经授权的访问，应对文件进行访问控制。
只有经过授权的人员才能访问敏感文件。
4、文件销毁与归档：定期对过期或不再需要的文件进行销毁，以保护敏感信息不被泄露。
同时，将重要文件归档以供未来参考。
5、记录管理：确保记录的准确性和完整性，遵循适当的记录保留政策，以避免数据丢失或不当修改。
6、电子文件安全：对于电子文件，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙，以防止数据泄露和未经授权的访问。
7、培训与意识提升：定期为员工提供培训，提高他们对文件和记录管理的意识和技能。
8、定期审计：定期对文件和记录管理程序进行审计，以发现潜在的问题并采取纠正措施。
9、持续改进：根据审计结果和市场变化，不断优化文件和记录管理程序。
三、结论有效的文件与记录管理对于组织的成功至关重要。
它不仅有助于遵守法律法规，还能为决策提供支持，同时为审计提供追踪途径。
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
本手册的管理按《文件管理控制程序》实施颁布令总经理：见附件以顾客为关注重点；3.术语和定义3.3汽车行业常用的英文缩写如下所示：系框架表述；通过输入和输出直接和外部顾客联系的过程，直接对顾客产生影响，是给公司直接带来C4过程设计开发 in过程描述：本过程定义了总经理或受权人员的领导作用和对质量管理体系的承诺，并以客户满意为关注焦点。
公司管理层为满足以下要求提供所需资源：a)建立、实施、保持质量管理体系并持续续改进其有效性；b)通过满足顾客、员工及相关方的要求，增强顾客、员工及相关方的满意程度；○生产部：参与基础设施的策划并负责基础设施使用。
过程资源：财务、人力、维修工具、白纸、笔d)对规范以外情况的影响的评估；e)在校准/验证后，有关符合规范的说明；输入信息：☆公司生产经营规划和发展战略；☆岗位配置状况识别；品质部：负责产品、过程、体系质量有关信息的收集和传递；工程部：负责过程开发所需要的信息的沟通管理；传递、收集；过程描述：本过程定义了文件、记录的创建、批准、分发更改和修订、标识和检索、贮存、使用、归档和保存期、处置/作废、管理、归档和保存期、处置/作废、管理、工程规范及时评审要过程相关职责：○研发部、品质部：参与新产品新市场相关信息的评审。
输入信息：☆质量管理体系要求；☆培训服务等；☆来电、函订单；☆顾客特殊要求；过程资源：过程绩效指标：★订单评审完成率○人力资源部：负责给予项目小组适当的培训；过程资源：新产品涉及的材料、设备、资金、人员；a) 已交付产品的质量；b) 顾客中断，包括市场退货；☆控制计划的制定和实施；☆设备、工装的预防性维护和预见性维护；☆对工装外包过程的管理；见性维护、维修的要求包括：☆有计划的维护活动；☆设备、工装和量具的包装和防护；过程资源：过程绩效指标：★模具保养计划达成率相关文件：《模具管理程序》 PR-QPM-19过程描述：本过程定义了对最终产品交付过程的出货安排、内部沟通、装运（FIFO）、交付业绩统计/分析/改进/等管理要求。
最新公司文件管理制度最新公司文件管理制度在不断进步的社会中，制度在生活中的使用越来越广泛，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。
这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。
大家知道制度的格式吗？下面是小编为大家收集的最新公司文件管理制度（精选8篇），大家一起来看看吧。
最新公司文件管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
实验室生物安全管理体系
一整套程序文件
一、风险评估和风险控制程序
二、保证实验室诚信度的管理程序
三、保密和保护所有权程序
四、记录管理程序
五、文件控制程序
六、计算机使用管理程序
七、安全计划管理程序
八、实验室安全检查程序
九、不符合项的识别和控制程序
十、纠正措施控制程序
十一、预防措施控制程序
十二、持续改进程序
十三、安全管理体系的内部审核程序
十四、安全管理体系的管理评审程序
十五、安全岗位管理程序
十六、人员培训管理程序
十七、健康监测管理程序
十八、消耗品采购和验收程序
十九、菌（毒）种使用管理程序
二十、防止高风险和污染材料失窃管理程序
二十一、BSL-3实验室使用申请与审批程序
二十二、BSL-3实验室安全使用管理程序-
二十三、实验室内务管理程序
二十四、仪器设备采购、管理和维护程序
二十五、实验室设备去污染和维护程序
二十六、废弃物处置操作程序
二十七、样品采集、接收、保管程序
二十八、危险材料运输管理程序
二十九、生物安全意外事故及应急处理程序
三十、化学品安全使用及泄漏应急处理程序
三十一、电气设备安全使用及故障应急处理程序……三十二、消防安全及火灾应急处理程序
三十三、防水和其他自然灾害安全操作及应急处理程序三十四、BSL-3实验室人员紧急撤离程序
三十五、实验室生物安全意外事故报告程序
三十六、对未知风险材料操作的程序
三十七、使用新技术新方法工作程序
三十八、实验室终末消毒程序。
HSF记录管理程序（QC080000-2017/ISO9001-2015）1.0目的对质量管制体系和危害物质管理体系相关文件记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理进行管理，以证明质量管理体系及危害物质管理体系符合规定的要求。
2.0适用范围：本程序适用于与质量管理体系和危害物质管理体系有关的所有记录的管理。
3.0职责：3.1文管中心负责记录的归口管理。
3.2各部门负责有关职责范围内的质量记录的填写、收集，以及所属记录的保管和贮存，并对质量记录和危害物质管理体系相关文件记录的真实性和完整性负责。
4.0程序内容4.1记录的种类本公司质量管理体系的记录种类主要有：（1）各种检验记录（2）法规和其他要求文本的获取记录（3）培训记录（4）监测记录（5）不符合、预防与纠正措施记录（6）质量管理体系/危害物质管理体系审核报告（7）质量管理评审报告（8）信息交流记录4.2记录的发布（1）新版记录表随程序文件同时发放,记录编号原则参见“文件管理程序”,所有记录须登录于“记录管制列表”上,表格单独修改时，可单独发放，不用填写申请表，但得将发行记录在“文件收发记录表”中。
（2）文管中心编制全公司二阶文件质量记录表列表，并整理一套完整的二阶文件下属质量记录空白表，将其存盘。
三阶文件的记录由各部门自行管理归档。
4.3使用及管理4.3.1各使用部门按表格的要求事项如实填写，字迹清晰、完整、不得随意涂改。
若须改正，在改正处加盖修改人员印章。
4.3.2标识、收集、编目和存档（1）各使用部门对质量记录进行分类和编目，定期收集、装订，装订成册的质量记录应有封面并标识，品质记录卡应填写完整，书写工整，以便检索。
4.3.3记录的保留：由文管中心在“记录管制列表”中规定保存部门和期限。
对电子记录的保留方式，在“记录管制列表”也同时做出规定。
4.3.3.1保管期限的设定：记录保管期限应满足客户要求。
如客户无特殊要求,一般至少保持2年.各零组件之承认书、变更通知书及技术性文件，保存期限为产品截止日期再加上一年。
1. 目的：规范本公司文件和记录的制定、发行、使用、更改、回收、保存作业,提高文件标准化程度,并正确使用和妥善保管2. 范围:质量管理体系文件和记录的管理均属之3. 定义:文件----信息及其承载媒体质量手册----规定组织质量管理体系的文件程序----为进行某项活动或过程所规定的途径记录----阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件4. 权责:总经理：体系文件的核准发行管理者代表：质量手冊编制、程序文件审核、文件修订、补发申请的核准文管中心：文件之建档、编号、发行、签收、保管、变更、补发、回收、作废、销毁等作业相关部门：部门文件的制定、修订及使用文件的保存,配合文管中心文件管制工作5. 内容:文件类型:本公司质量管理体系文件类型:①一阶文件QM: 质量手册②二阶文件QP: 部门间运作所使用之各种执行程序;③三阶文件WI: 作业规范、制造标准、测试与检验规范、技术文件等作业指导文件④四阶文件FM: 表单记录;⑤外来文件：基于体系运行与管理目的自公司外取得作为作业依据之文件,应对其进行管理,如：各类国际标准、规范及客户、供货商提供之图面、规格等;文件结构及版式:质量手册:①由以下部分构成：1.封面、2.目錄、3.修订履历、4.手冊正文、5.附件②手冊正文结构如下：1.目的 2.范围 3.引用标准 4.質量管理体系 5.管理職責6.资源管理7.产品實現8.测量、分析与改进程序文件:①由以下部分构成：1.封面、2.程序正文②正文结构如下： 1.目的 2.范围 3.定义 4.权责 5.内容、作业流程 6.相关文件7.附件一、二阶文件使用A4纸,纵向版面;页面设置为：上㎝、下㎝、左㎝、右㎝；页眉㎝、页脚㎝；页次在页脚,水平置中文件汉字统一使用宋体,由左至右横向书写；题头公司中文名称为14号字黑体；标题栏文件名为14号字黑体,其它均为12号字黑体；正文一阶条目为12号字黑体,其它均为12号普通字体；程序文件名为12号黑体,文件编号为14号黑体前三阶条目编号使用阿拉伯数字排序,如条目编号：其中1.是一阶条目,是二阶条目,是三阶條目；第四阶条目,使用序号①、②…依次排序；若有五阶条目,则使用a、b…依次排序各阶子条目向右缩进两个字节子条目编号第一位数与上阶条目编号第二位数对齐；条目编号后间隔一个字节书写该条目内容三阶、四阶文件以适宜实际使用为原则,力求简洁、美观,由使用单位进行标准化设计,但須符合体系的文件要求文件编码规则:手册：程序书:指导书:表单记录:外来文件:①外来文件有编号的直接以原编号列管,否则以如下方式编号:T- 0608001其中T---外来文件代号,0608---表示2006年8月接收,001---接收文件流水号,每月从001编起②外来文件来源须在外来文件接收记录上注明部门代号对照表:总经理室 01 工程部 02 业务部 03 生产部 04品保部 05 资财部 06 管理部 07文件版次与页次编码原则:版次:①版次编号以阿拉伯数字编号,如：,其中1是版本号、0是版次,新做成文件均为版,修改一次即为版,依此类推……；②文件修订五次,版本号变更,即版次时,再修订后的版次变成,依此类推……；③版本变更五次,文件版本号变更为,即版次时,再修订后的版次变更为,作为新文件发行；④当体系变更时,所有文件版次全部变更为,如依ISO-9001 94标准建立的体系变更为依ISO-9001 2000标准建立体系时⑤版次修订原则：经申请核准后修改文件内容,无论修改篇幅皆视同改版一次;⑥文件改版采用整份换版方式,即文件修订后,整份文件版次增加一次,修订前之文件全部替换页次:①页次编码说明如下:1/2 --- “/”左边数字表示当前页为第1页, “/”右边数字表示总页数②文件页次以文件正文页数计算,不含附件及附表;文件的撰写:质量手册由管理代表编写,总经理核准颁布实施程序文件由相关职能单位撰写,管理者代表审核,总经理核准发行作业指导书类文件由相关职能单位组织撰写,单位主管审核,部门主管核准一、二阶文件須依要求格式进行编写,顺序合理、内容充分、要求明确、版面清晰、条款清楚、文字正确、整体美观品质记录表单由相关职能单位自行设计,部门主管审定,样本交文管中心登录①品质记录应规范填写,原则上记入栏位均需填写；无记入内容栏位,用“/”明示②品质记录须客观、真实、字迹工整、清晰、不可任意涂改,在规定的时间内上交审核③品质記錄更改内容或改错时,应用横杠划掉,更改前之内容应可辨识,記錄人更改人应在更改内容旁签名及注明更改日期④记录上各职人员签核,应用全名;不可使用英文缩写、汉语拼音、符号等无法/不易辨识的方式签核；且应注明日期⑤记录填写须用原珠笔或油性水笔,不可使用红色墨水笔或铅笔文件核决权限:文件发行：经相关权责主管人员核准发行之管制文件,原稿至文管中心编号,登录于体系文件一览表,加盖“原稿管制章”于每份文件正文每页左下角边框内,保存于文管中心文管中心依体系文件一览表上所列单位确定复印份数,将已加盖“原稿管制章”的原稿进行复印,于复印文件正文第一页右下角正文处加盖“发行章”文管将各文件接收单位及发行份数等填写于文件分发/回收記錄表,接收单位在接收栏签收；有旧版文件时,文管将回收状况记入回收栏旧版文件均需收回,当时未收到,文管事后应追回,以防止混淆误用一、二阶文件是在公司内使用的受控文件,提供给顾客和认证机构时,不属受控文件；非受控文件无需加盖“发行章”文件保存、借阅与补发:各单位需指定对文件负责的人员责任单位须妥善保管文件与记录, 放置于合适的文件夹和文件柜内,防止撕毁、潮湿或浸水、虫蛀及丢失；进行分类标识和建立索引,以便于识别和查找需查阅或调阅文件时,要注意爱惜,使用完毕要归原处；需带离或长时调用时,需做借阅登记提供给第二方或第三方之手册和程序书,可不受控,但需经管理才代表或总经理许可若文件丢失或损坏或因需要增发时,需由需求单位填写文件增补/修订申请单,相关主管审核、管理者代表核准后,至文管中心办理一、二、三阶文件保存期限至新版发行后止;若某文件取消,应得到确认及明确的许可,则可即时取消记录的保存期限见质量记录一览表体系文件的电子文档保存在文管专用电脑的D盘“体系文件”文件夹,各阶文件分別存入体系文件夹下的相应文件夹,如“质量手冊”、“程序文件”、“三阶文件”、“四阶文件”文件夹；另在体系文件专用的移动硬盘USB上做备份；以上两份文档均设定为只读,非经文件更改程序不得修改;文件的更改、回收与销毁:文件表单使用单位人发现文件存在错误或不再适用时,可以提出修改；填写文件增补/修订申请单,写明需修订内容、修订理由及修订后之内容,征求原制定人意见,部门主管审核、管理者代表核准后方可进行更改若原制定人已去职,可向其主管人员征求意见文件更改后审批与发行依本文件、执行,更改记入文件首页文件修订履历新版文件发行时,旧版文件应同时回收,回收情况应可查；加盖“作废章”于回收文件中央,可作再生纸使用；作废文件原稿需继续保存的,加盖“作废章”后明确标识,隔离放置已满保存期限之质量記錄,可予销毁；销毁需向管理者代表提出申请,并保存销毁记录本程序作业流程如下：作业流程图权责流程说明指定人员文件撰写依本章、、、执行权责人员审核依本章文件核决权限权责人员核准依本章文件核决权限文管中心编号登录文件编号,原稿管制后列入体系文件一览表文管中心依需分发单位确定拷贝份数,加盖“发行章”分发接收单位签收,若为修订文件,旧版需同时回收各相关单位文件保存应妥善保存、保护、分类、标识,便于查找各相关单位文件更改、补发填写文件增补/修订申请单,权责人员批准6. 相关文件:无7. 附件:外来文件接收记录体系文件一览表文件分发/回收記錄表文件增补/修订申请单质量记录一览表“原稿管制章”“发行章”“作废章”。
文件与记录管理控制程序文件编号：XTQ-QP-001版本：A0编制：日期：审核：日期：批准：日期：深圳市xxx科技有限公司版本历史1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。
2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责4.1 总经理：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及审核相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回文控室。
4.4 文控室：负责公司文件、记录表单的编号、审核、存档、发放和管理；负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
NYC亚新科南岳（衡阳）有限公司企业标准ASIMCO Nanyue (Hengyang) Co.,LtdQG/NY0202.01-2004文件与记录控制程序发布日期：2004-3-30 实施日期：2004-3-30亚新科南岳（衡阳）有限公司发布前言本标准由公司标准化委员会提出。
本标准由总师办归口。
本标准由总师办负责起草。
本标准主要起草人：曹山河。
修订历史记录文件和记录控制程序1.目的进行文件资料控制的目的是：——为执行管理活动、评估质量体系、质量改进提供依据；——为日常运作及信息传递、内部质量评审、外部质量评审、客户检查提供客观证据；——对质量改进作业的展开及执行提升绩效的衡量；——维持培训认知和执行的一致性。
对本公司与质量体系及产品有关的文件和资料（含适当的外来资料）进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本。
2.范围本程序适用于质量手册、程序文件、作业文件、外来文件、质量记录等文件资料的控制。
3.规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
3.1 QJ/NY0313设计文件编号规定3.2 QG/NY04.04产品图样及设计文件审批规则3.3 QJ/NY0310 产品型号及图样代号编制原则3.4 QJ/NY1003 工艺装备编号方法3.5 QJ/NY0604 工艺文件编号方法3.6 QG/NY0103 编制公司技术标准、管理标准、工作标准的规定3.7 QJ/NY0309 产品图样及设计文件规定3.8 QJ/NY0322 包装图样编号规定3.9 QJ/NY0602 工艺规程格式3.10 QJ/NY0603 管理用工艺文件格式3.11 QG/NY0101 企业标准管理规定3.12 QG/NY0102企业标准编号规定3.13 QGNY0611 工艺文件审批3.14 QG/NY0203.0501 受控电子媒体文件和资料的管理规定3.15 QG/NY1001 档案管理3.16 QG/NY0406 技术文件更改管理办法3.17 QG/NY1004 信息安全管理4.定义、首字母缩写词和缩略语4.1 外来文件包括客户标准、国家行业标准、国际标准、法律、法规等文件。
4.2 受控文件用于质量控制活动的文件。
4.3 非受控文件不用于质量控制活动，用于参考或以作废的文件。
4.4 企业标准包括质量手册、质量体系程序及其它管理标准在内的标准化体系。
5.权限与职责5.1 档案处负责与质量有关的文件和资料(包括适当范围的外来资料，如标准、规程和顾客提供的图样等)的归口管理。
5.2公司所有的部门对本部门所负责发放的受控文件的有效控制，包括文件发放前的审批、发放记录、归档、更改及回收处理负责，对本部门正确使用受控、有效文件负责。
5.3 总师办负责企业标准、质量记录的归口管理。
5.4 质量控制部负责产品检验及试验记录（含来自分承包方的质量记录）、计量及实验试验记录的控制和管理。
5.5 其他各部门负责本部门应开展的质量活动的记录的控制和管理。
6.过程流程图（见附录一）7.过程流程7.1文件规划7.1.1文件和资料的分类——企业标准·质量手册。
·质量体系程序（包括PPAP、APQP、FMEA、SPC、MSA和QSA）。
·其它管理标准——作业指导书、技术文件·产品技术文件(产品图纸、产品标准)·工艺技术文件(包括控制计划、FMEA文件、作业指导书及设备技术、管理文件)·采购标准、规范·产品检验和试验文件(包括检验指导文件、质量计划、质量保证计划)、计量标准、规范·检测、计量设备及工装的调试、检定规范·其它与技术、技改、设备、科技档案、质量等相关的文件和标准、规范及参考文件。
——部门级管理文件。
——合同、协议、订单·销售合同、协议、订单·采购合同、协议、订单。
——资料·国家有关法律、法令、标准·行业技术标准、规定·顾客提供的与其所购产品有关的文件（含与更改有关的文件）·供方提供的与其所供产品有关的文件（含与更改有关的文件）·证书（国家、行业、认证机构或顾客等颁发的各类证明文件）·针对某些活动所形成的统计、分析、信息反馈、报告7.1.2 上述文件和资料可以是书面形式，也可以是以电子媒体(如光盘、硬盘、软盘、磁带)、影印胶片等非书面形式存在。
7.1.3 在使用过程中分为受控文件和非受控文件。
7.1.4 记录的分类——合格证类质量记录·主要包括产品合格证、计量检定合格证、基准认定书等。
·合格证类质量记录的编目为“NY证×××”。
——计量类质量记录·主要包括各种计量、检验、试验设备和器具的校准、检定记录及测量系统分析记录。
·计量类质量记录的编目为“NY计×××”。
——检验和试验类质量记录·所有对产品进行检验和试验的记录(包括过程控制图、理化分析、产品性能测试、可靠性试验记录、来自分供方的质量记录及不合格产品记录)。
·检验和试验类质量记录的编目为“NY检×××”。
——设备、工装类质量记录·包括设备验收、精度检验、点检记录、特殊工序设备验证记录、工装的全尺寸检验、验证、周期检定及设备维修等记录。
·设备、工装类质量记录的编目为“NY备×××”。
——管理类质量记录·主要包括评审、内部审核记录、纠正和预防记录、文件资料管理记录等。
·管理类质量记录的编目为“NY管×××”。
——生产件批准记录·生产件批准记录的编目为“NY产×××”。
——设计记录·主要包括APQP文件、设计计划、设计评审、验证、确认记录、设计失效及相的分析、纠正和预防记录、设计更改记录等。
·设计记录的编目为“NY设×××”。
——供方评审及表现记录·供方及承运商评审及表现记录的编目为“NY供×××”。
——市场记录·市场记录包括顾客满意度调查、顾客意见、售后服务等记录。
·市场记录的编目为“NY销×××”。
——职工培训类记录·包括部门级及公司级培训的记录。
·培训类记录的编目为“NY教×××”。
7.2文件编写7.2.1编写职责7.2.1.1 质量手册、程序文件由总师办组织各有关部门编写。
7.2.1.2质量部门负责编写质量计划、产品检验和试验文件、检测、计量设备的调试、检定及操作标准。
7.2.1.3 设计部门负责编写产品技术文件（产品图纸、标准、成品采购技术规范等）。
7.2.1.4 工艺部门负责编写工艺技术文件（工艺图纸、指导书、标准、半成品采购技术规范等）。
7.2.1.5 设备处负责组织编写技改、设备方面的技术及其管理文件。
7.2.1.6 档案处负责组织编写科技档案管理方面的文件。
7.2.1.7 职务说明书由人力资源部负责组织编写。
7.2.1.8 其他管理文件、标准由内控部组织编写。
7.2.1.9 建立质量记录的责任部门由质量体系程序文件予以规定。
7.2.1.10 从顾客处收到的技术文件、顾客授权、修改的文件或修改通知，接收部门(一般为市场部)必须在不超过两个工作周的期限内，组织技术及生产部门完成评审和文件转换并给予反馈。
如果在两个工作周的期限内无法完成评审和转换，须由接收部门与顾客取得联系。
7.2.2文件编号7.2.2.1 所有文件在编制前或编制后均应有适当的编号，以便于跟踪、检索管理。
7.2.2.2质量手册、程序文件以及其他质量管理文件统一纳入企业标准化管理体系，按照QG/NY0102《企业标准编号规定》的规定编号。
7.2.2.3 产品设计输出文件分别按照QJ/NY0310《产品型号及图样代号编制原则》、QJ/NY0322《包装图样编号规定》及QJ/NY0205《设计文件编号方法》的规定编号。
7.2.2.4过程设计文件分别按照QJ/NY0604《工艺文件编号方法》及QJ/NY1003《工艺装备编号方法》的规定编号。
7.2.2.5 外来文件和资料转化为本公司的文件或标准，可采用复式编号，即以本公司文件编号/原文件编号的形式（或在有关的说明中指明原文件和资料的编号），便于溯源及更改控制。
7.2.3文件格式7.2.3.1 企业标准文件格式按照QG/NY0103《编制公司技术标准、管理标准、工作标准的规定》7.2.3.2 产品图样及设计文件格式按照QJ/NY0309《产品图样及设计文件规定》7.2.3.3 过程设计文件的格式按照QJ/NY0602《工艺规程格式》及QJ/NY0603《管理用工艺文件格式》7.2.3.4 其它有关文件格式分别参照相关标准执行。
7.2.4质量记录7.2.4.1 质量记录填写要及时、真实、准确。
字迹清晰、内容完整，并按所记录的产品或其质量特性和/或项目进行标识与编码。
记录应注明日期，须经记录者签章确认。
7.2.4.2 计量器具的校准、检定记录要有必要的环境条件说明。
7.2.4.3 记录中错误的纠正，如果会影响辨认，则只允许杠改，并注明杠改人与日期。
7.3审批7.3.1 质量手册由管理者代表审核，总经理以《发布令》的形式批准发布。
7.3.2 程序文件由总师办审核，管理者代表批准。
7.3.4 其他企业标准的审批按照QG/NY0101《企业标准管理规定》。
7.3.5 产品图样及设计文件审批按照QG/NY0404《产品图样及设计文件审批规则》7.3.6 过程设计文件的审批按照QGNY0611《工艺文件审批》7.3.7 其他设计输出文件只有经技术中心主管和项目负责人及其正式指定的（书面授权）代表批准。
7.3.8 生产计划由分管生产的公司领导审批。
7.3.9 采购计划由分管的公司领导审批。
7.3.10 职位说明书由相关部门主管会签，人力资源部审核，公司分管领导批准。
7.3.11 部门级工作文件由各部门负责人审批。
7.3.12 文件的会签及报审工作由组织其编写的部门负责。
文件和资料经上述部门及人员审批通过后，便可以公司或公司标准化委员会的名义发布。
7.3.13 待评审类外来文件由接收部门主管审批如何处理所收到的文件。
