记录管理程序

第 页，共 页记录管理程序1 目的使机构所有各种记录（包括电子的、纸质的）得到安全保护、保密、并易于识别、收集、索引、存取、维护、清理，同时为管理体系运行的符合性、持续有效性及合同与客户要求的一致性提供真实、完整、准确的客观证据并实现可溯性和重现性。

2适用范围适用于机构管理体系运行和检测工作中的各种记录的管理。

3职责3.1质量负责人及技术负责人负责记录借阅、销毁申请的批准。

3.2机构所有员工负责做好本岗位工作记录，确保记录的完整性、合理性、准确性。

3.3质量部负责原始记录、检验/检验检测报告、客户档案、合同评审记录、分包控制、样品登记记录等的归档保存，技术部负责其他质量记录和技术记录的归档保存。

4工作程序4.1记录的分类记录分为质量记录和技术记录两类：a.质量记录：指检测机构管理体系活动中的过程和结果的记录。

包括但不限于合同评审、分包控制、采购、内部审核、纠正措施、预防措施和投诉。

；b.技术记录：指进行检测活动的信息记录。

包括但不限于原始观察、导出数据和建立审核路径有关信息的记录，检验检测、环境条件控制、人员、方法、设备管理，样品和质量监控等记录，以及发出的每份检验检测报告的副本。

4.2记录的格式4.2.1记录表格的编制、审批、修订、发放、回收等应按照《文件管理程序》执行。

4.2.2记录表格编制时应确保记录信息充分。

技术记录应包括足够的“人、机、料、法、环”信息及实施检测活动和审查数据的日期和责任人的签字或等效第 页，共 页标识，确保能够在需要时识别不确定的影响因素，并保证数据的追溯性和检测的复现性。

4.2.3各部门在工作过程中应不断的改进记录表格，使得表格信息更加充分、完善，具体按照《文件管理程序》执行。

4.3记录的填写要求记录在填写时应满足以下要求：a.记录应在工作进行当时立即填写，不得补记、追记，而且应该是直接读取或获取的数据，不是经过计算的数据。

b.记录填写时应确保字迹清晰、内容完整、数据真实、时间准确，并有各负责人及审批人的签字或等效标识。

记录管理程序1.目的确保记录的真实、完整、有效，为检测室的管理体系有效运行及检测工作满足法律、法规、客户、法定机构、认可机构的需求提供客观的证据。

2.适用范围适用于本中心质量管理和检测活动各种质量记录和技术记录。

3.职责3.1技术负责人负责技术记录格式的批准。

3.2质量负责人负责质量记录格式的批准。

3.3各相关部门负责记录的填写、收集和做唯一性标识。

3.4管理部负责记录的编目、检索查阅、储存保管、维护和清理销毁处置等管理。

4.工作程序4.1记录内容4.1.1质量负责人和技术负责人根据不同要求设计质量管理记录表格和技术活动记录表格的格式。

技术记录的格式应包含足够的信息，以便根据这些信息可以复现检测活动和识别不确定度的影响因素。

记录格式经技术负责人审核批准后按《文件控制程序》受控使用。

4.1.2本检测室主要记录：4.1.2.1 质量记录至少应包括；a）内部审核和管理评审记录；b）外部审核报告；.c）纠正和预防措施，改进记录；d）质量监督记录；e）投诉处理记录和客户调查记录。

4.1.2.2 技术记录至少应包括；a）技术人员档案材料和培训、评价资料；b）仪器设备档案资料；c）环境控制记录；d）服务和供应品采购及控制的记录；e）检测室确证或制定检测／检测方法的记录；f）测量审核、能力验证和再测试记录；g）期间核查记录；h）质量结果控制记录/分析；i）分包记录k）检测工作记录，包括检测原始数据记录、委托单、报告副本；4.1.2.3 其他记录；a）计算机系统文件及资料.包括；系统存储的资料；操作说明、硬件与网络资料；软件需求报告、程序编制说明、程序框图；鉴定材料、更改维护资料等；b）科研及技术开发等技术资料；c）备份的测量软件；d）其他与检测工作有关的经有关室认为有必要归档的资料。

4.2 记录的格式依据《文件控制程序》中4.2.5执行。

4.3记录的要求4.3.1记录格式应定期评审其必要性、充分性和追溯性，并随着实践不断改进完善。

试验室《程序文件》记录管理程序一、目的为了确保试验室的各项活动和结果能够得到准确、完整、可靠的记录，并能够有效地管理和利用这些记录，特制定本程序。

二、适用范围本程序适用于试验室所有与检测、校准、检验等活动相关的记录的产生、标识、收集、归档、存储、检索、查阅、保存和处置等过程。

三、职责1、试验室主任负责批准《程序文件》记录管理程序，并对记录管理工作进行监督和指导。

2、质量负责人负责组织制定和修订《程序文件》记录管理程序，并对记录的质量进行审核。

3、各检测/校准/检验人员负责按照规定的格式和要求填写原始记录，并对记录的真实性、准确性和完整性负责。

4、资料员负责对记录进行收集、整理、归档、存储和保管，并建立记录的索引和目录，以便于检索和查阅。

四、记录的分类1、质量记录内部审核和管理评审记录人员培训和考核记录仪器设备的校准、维护和维修记录标准物质的采购、验收和使用记录质量控制活动记录投诉和申诉处理记录2、技术记录检测/校准/检验的原始记录数据处理和计算记录报告和证书的副本方法验证和确认记录不确定度评定记录五、记录的格式和要求1、记录的格式应统一、规范，并经过审批和备案。

2、记录应使用黑色或蓝色墨水笔填写，字迹清晰、端正，不得涂改。

如确需修改，应在修改处划上两条横线，并在旁边注明修改内容、修改人姓名和修改日期。

3、记录应包含足够的信息，以能够重现检测/校准/检验过程和结果。

记录的内容应包括：样品名称、编号、规格、数量、来源、检测/校准/检验项目、方法、依据、环境条件、仪器设备名称、型号、编号、校准状态、使用参数、检测/校准/检验数据、计算过程、结果判定、检测/校准/检验人员签名、审核人员签名和日期等。

六、记录的标识1、每一份记录都应具有唯一的编号，编号规则应明确并易于识别。

2、记录应标明记录的名称、编号、页码、总页数和日期等信息。

七、记录的收集1、各检测/校准/检验人员应在工作完成后及时将原始记录交给资料员。

1 目的对质量记录和技术记录进行控制，确保记录资料的真实、完整、有效，为管理体系的有效运作和检测工作符合规定要求提供证据。

2 范围适用于管理体系中所有的记录、计算和导出数据、报告等。

3 职责3.1与质量活动相关的检测部、人事行政部、市场部、财务部等完成记录的编制、填写、收集和日常管理；3.2 各部门负责人负责质量记录、技术记录格式的审核；3.3文件管理员负责记录的保存管理。

4 工作程序4.1记录分质量记录和技术记录两大类（至少包含以下项目）4.1.1 质量记录主要包括：（1）有关管理评审记录；（2）有关合同、标书、协议审查记录；（3）有关分包方的记录；（4）有关纠正与预防措施的记录；（5）有关内部管理体系审核的记录；（6）有关人员培训考核记录；（7）有关客户投诉记录。

4.1.2 技术记录主要包括：（1）有关设备采购、使用状况及校准记录；（2）有关检测原始记录和检测报告；（3）其他记录包括：光谱实验室、氨基酸实验室、液相色谱质谱实验室、精密仪器室、微生物准备室、公共实验区、天平室、精密仪器室的温湿度环境记录；细菌培养箱、霉菌培养箱温湿度记录；标准溶液、标准曲线和标准物质记录。

（4）现场采样记录。

4.2 记录要求4.2.1 纸质记录的填写应字迹端正、清晰、文字通顺、条理清楚，技术术语使用准确。

不得使用铅笔填写，须用钢笔或签字笔进行填写；4.2.2 纸质技术记录不得涂改，如需改动，只能在改动处进行划改，不能使原字迹模糊或消失，且原记录人需在改动处签字；4.2.3 纸质记录表格上的签名栏，应经相关权责人员签署后始为有效，表格中若有不适用栏应予以划线，不得空缺；4.2.4 LIMS检测原始记录应包含足够的信息项目，如检测时间、人员、设备、方法、环境条件、导出的图谱等，根据这些信息实现可追溯。

填写时要求不漏项、不错项，如实填写；4.2.5 检测人员应在检测现场和检测过程中，及时填写LIMS检测原始记录；4.2.6原始记录或报告中的数据处理方法按《数据控制程序》的规定进行；4.2.7各种培养基（试剂）的制备过程需有记录，记录内容至少包含：培养基（试剂）名称、配制时间、配制人、制造商、数量、无菌措施等。

操作记录管理程序介绍操作记录管理程序是一种用于记录和管理操作记录的软件程序。

该程序能够记录用户的操作，并将其保存在一个集中的数据库中，以便后续查阅和分析。

功能1. 操作记录记录该程序能够记录用户进行的各种操作，包括但不限于文件的创建、修改、删除，系统设置的更改，以及其他与操作相关的活动。

通过记录这些操作，可以追踪和监控用户的活动，以便更好地了解系统的使用情况。

2. 操作记录查阅用户可以通过该程序查看之前记录的操作记录。

可以根据时间范围、操作类型、用户等条件进行筛选和搜索，以找到所需的操作记录。

这对于跟踪问题、审计和法律审查非常有用。

3. 操作记录分析该程序还提供了操作记录的分析功能。

可以通过聚合、统计和可视化操作记录数据，以便进一步分析用户的活动模式和系统的运行状况。

这些分析结果可以帮助决策者更好地了解系统的使用情况，并做出相应的调整和优化。

4. 操作记录保护为了保护用户的隐私和系统的安全，操作记录管理程序应该具备一定的权限控制和访问限制功能。

只有经过授权的用户才能查阅和分析操作记录，以防止未经授权的访问和操纵。

使用流程1. 用户登录操作记录管理程序。

2. 进入主界面，开始记录用户的操作。

3. 程序将记录用户的每个操作，并将其保存在数据库中。

4. 用户可以随时通过程序查看之前记录的操作记录。

5. 用户可以根据需要进行筛选和搜索，以找到所需的操作记录。

6. 用户还可以对操作记录进行分析，并获取有关系统使用情况的相关数据。

7. 用户注销或退出程序。

总结操作记录管理程序是一种可以记录、查阅和分析操作记录的软件程序。

它具备记录操作、查阅记录、分析数据等功能，有助于了解系统的使用情况，并保护用户的隐私和系统的安全。

该程序可以广泛应用于各种领域，如企业内部系统、网络服务、电子商务等。

通过使用操作记录管理程序，用户可以更好地管理和监控操作记录，为决策和问题解决提供更加准确的依据。

文件制修订记录1 目的本程序规定记录的格式设计、审定、填写、更改、标识、收集、索引、编目归档、查阅、贮存、维护和处置等基本要求。

通过本程序的实施，使本公司的记录满足检验检测任务的要求，并能为满足客户需求、监管机构及资质认定部门的规定提供客观证据。

2 适用范围本程序适用于公司的质量管理和检验检测过程中的各种质量记录和技术记录。

3 职责质量记录和技术记录格式在《文件控制程序》文件中已规定；原始记录和检验检测报告的格式由相关检测部门设计。

记录的收集由相关部门负责（见表《记录管理职责分配一览表》）。

记录的归档保存、检索查阅和销毁由资料管理员负责。

4 工作程序4.1记录的分类、编号及管理职责。

4.1.1 记录的分类4.1.1.1记录分为质量记录和技术记录二大类（见《质量记录和技术记录清单》）a)质量记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“管理要求”的各项过程要素实施中所产生的记录等；b)技术记录包括《检验检测机构资质认定评审准则》中“技术要求”的各项过程要素实施中所产生的记录。

4.1.1.2 原始记录a）公司应确保能方便获得所有的原始记录和数据，记录的详细程度应确保在尽可能接近条件的情况下能够重复检验检测活动，记录内容包括但不限于以下信息：样品描述；样品唯一性标识；所用的检验检测方法；环境条件（适用时）；所用设备和标准物质的信息；检验检测过程中的原始观察记录以及根据观察结果所进行的计算；从事相关工作人员的标识；检验检测报告的副本；其他重要信息。

注：检验检测报告书的副本是指公司发给客户的报告或证书版本的副本，可以是纸质版本或不可更改的电子版本，其中应包含报告或证书的签发人、认可标识（如使用）等信息。

b）除特殊情况外，所有技术记录，包括检验检测的原始记录，应至少保存6年。

人员或设备记录应随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录应再保存3年。

技术记录，无论是电子记录还是纸面记录，应包括从样品的接收到出具检验检测报告过程中观察到的信息和原始数据，并全程确保样品与检验检测报告的对应性。

记录和记录管理控制程序1目的本程序用于标识、保存和处置职业健康安全记录，为职业健康安全管理体系的有效运行提供真实的证据和信息。

2范围适用于本矿与职业健康安全管理体系相关记录和管理。

3职责3.1企管科是职业健康安全记录的主管部门，负责记录的管理和监督检查。

3.2各单位负责本单位记录的填写、收集、保管、标识和管理。

4工作流程4.1记录表格的设计与要求4.1.1记录表格的内容应与职业健康安全管理体系文件协调一致，接口清楚。

4.1.2记录表格由记录产生部门设计整理。

必要时，在某些较复杂的记录表格中要有填写说明。

4.13记录表格由记录产生部门负责人审批，多部门使用的由业务归口负责人审批。

4.1.4记录表格编号按《职业健康安全管理体系文件编号规则》执行。

4.2记录的填写、收集、整理4.2.1记录必须用钢笔填写，做到内容真实、准确、完整、清晰，填写及时。

表格中的所有项目必须按规定填写。

4.2.2职业健康安全管理体系运行过程中形成的记录，由记录产生部门指定人员收集、整理。

4.2.3记录一般为文字记录形式，也可以采用磁盘、电子媒体或其他媒介等。

4.3记录的贮存和保管4.3.1记录由产生部门保存，填写人记录完毕定期交付保存者。

4.3.2记录保存者确保收集记录的连续性，不得缺损和丢失。

4.4记录的查阅外来人员查阅记录，须经管理者审批后方可进行。

4.5记录差错的修正和空格的要求4.5.1当记录存在笔误和计算差错时，只允许划改（在差错处划一道横线），并在修正处加盖修改人员印章或签名。

4.5.2当有空格时，应在空白处划一道斜线/表示此处无内容。

4.6表格的修改，4.6.1当表格不能满足要求时，记录产生部门应重新设计表格，并执行4.1条款。

4.6.2新表格到位后，表格发放部门应将作废的表格收回处理。

4.6.3每月5日前表格发放部门将新增表格和作废表格清单上报企管科。

4.7记录的处理记录超过保存期，由保管部门列出清单，填写《记录处理申请单》，由企管科批准后，处理如下：4.7.1需留着参考的，在记录的首页上加盖作废印章，分开保存。

记录管理控制程序概述记录管理是一个组织中至关重要的一项活动，它有助于确保信息的准确性、完整性和易访性。

本文档旨在提供一个记录管理控制程序，旨在帮助组织有效管理和控制记录，以满足相关法规要求并提高组织的运营效率。

1. 选择适当的记录为了确保记录管理的有效性，组织应根据其业务需求选择适用的记录类型。

这些记录可能包括但不限于员工档案、财务报表、客户信息等。

在选择记录类型时，组织应考虑相关法规和内部政策要求。

2. 创建记录管理政策和程序组织应制定记录管理政策和程序，确保记录的合规性和一致性。

这些政策和程序应包括以下方面：- 记录创建和命名规范- 记录访问和权限控制- 记录保留和销毁期限- 备份和灾难恢复计划3. 确保记录的准确性和完整性为了确保记录的准确性和完整性，组织应采取以下措施：- 定期审核记录，纠正任何错误或不完整的信息- 限制记录的修改权限，确保记录的不可篡改性- 确保记录的关联性，避免信息的丢失或分散4. 有效存储和管理记录为了确保记录的易访性和长期保留，组织应采取以下措施：- 使用合适的记录存储媒体，如云存储或数据中心- 建立合理的索引和分类系统，便于记录的查找和检索- 定期备份记录，并制定灾难恢复计划5. 遵守相关法规和隐私保护组织应遵守适用的法规和隐私保护要求，以确保记录管理的合规性和数据安全性。

这包括但不限于：- GDPR（通用数据保护条例）- CCPA（加州消费者隐私法）- HIPAA（健康保险可移植性和责任法案）6. 培训和意识提高组织应提供记录管理的培训和意识提高活动，以确保所有员工理解记录管理政策和程序，并知道如何正确地创建、访问和管理记录。

以上是一个基本的记录管理控制程序，组织可以根据自身的需求进行调整和补充。

记录管理对于组织的法规遵从性、信息管理和运营效率至关重要，应被视为重要的战略性活动。

记录管理程序（ISO9001：2015）1.0 目的记录质量管理体系运作过程中的重要数据和信息，作为其改善与追溯的依据。

2.0 适用范围适用于与本公司质量管理体系相关的所有记录。

3.0 职责3.1 各部门负责本部门表格的制定、标识、收集、编目、存取、保管、归档、贮存和处置，及确定本部门记录保存期限。

3.2 文控中心负责编制《记录管理台帐》，归档、保存本公司工程类、质量类的记录，归档、保存来自供方的质量记录的原件。

4.0 定义无5.0 工作程序5.1 表单的确定5.1.1 记录表单的格式由使用部门负责设计，经各部门会签后由管理者代表审批。

5.1.2 文控中心按《文件和资料管理程序》规定进行编号。

5.1.3 表单可以采用复印件，也可采用印刷件。

5.2 表单的使用与更改5.2.1 各部门应使用相关文件规定的最新版本的表单。

5.2.2 记录者应认真填写，确保内容的真实性、完整性及准确性。

5.2.3 记录表单按实际工作的需要进行更改，涉及其它部门的须与其它部门进行沟通。

5.3 记录的更改记录原则上不可涂改，如需修改，应在原处划上双划线，并在原处旁写上正确数据，由更改者签名或盖章方可生效。

5.4 记录的标识、收集、编目与归档5.4.1 记录应及时标识、收集、编目、整理和归档。

5.4.2 归档可采取时间或类别等方式，便于检索及查阅。

5.5 记录的保管与贮存5.5.1 各部门应由兼职或专职的人员负责本部门的记录管理。

5.5.2记录应放置于适当的环境中，采取防蛀、防潮、防火、防盗措施，防止损坏和丢失，保持其完整性。

记录的保管地点参照《记录管理台帐》中的规定执行。

5.5.3 需要查询或借阅记录时应保证其完整性，不得涂改，记录的借阅原则为在保管现场阅读，若需复印应征得记录保管责任者的同意。

5.5.4 如顾客合同中有规定时，可允许顾客或其代表调阅记录或索取复印件。

5.6 记录的销毁5.6.1 原则上各部门保管责任人每年销毁一次超过保存期限的记录。